Nos últimos anos, o meio corporativo despertou de forma decisiva para a inteligência e segurança da informação. Tecnologias como a computação na nuvem (cloud computing) e a automação de dados – além de escândalos em torno da privacidade na internet – vêm transformando a organização interna das empresas: hoje, a maior parte dos executivos compreende a importância do big data para o planejamento estratégico e a gestão eficiente do seu negócio.
Superada esta ideia, porém, um outro problema se impõe: como sistematizar dados de modo a facilitar o acesso e uso dessas informações? Em empresas sem suporte para esta tarefa, é comum que cada equipe colete e armazene seus dados de forma isolada, concentrando-os em locais restritos e “pulverizando” o repositório da organização. É assim que surgem os chamados silos de dados (data silos) – estruturas que, embora cumpram uma função, podem prejudicar toda a administração da sua empresa sem o controle adequado.
Neste texto, vamos explicar como os silos de dados podem afetar o seu negócio, e indicar as principais maneiras de quebrá-los e preveni-los. Vale ressaltar que, com a vigência da nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), aliviar gargalos de informação é fundamental para que sua empresa opere de forma regular, garantindo a segurança e a transparência dos dados que gera. Continue a leitura e saiba como se preparar para este desafio!
Silos de dados: o que são e como se formam?
Como introduzimos acima, os silos de dados são “estoques” de informação gerenciados por um setor específico, que se mantêm isolados dos demais sistemas da empresa. É quando os colaboradores optam, por exemplo, por salvar informações em dispositivos ou plataformas de uso exclusivo de sua equipe, em vez de subi-las em uma rede ou outro diretório unificado. Os data silos armazenam big data sob diversos formatos de arquivo, desde e-mails até dados brutos, que ainda não foram processados e analisados.
Assim como os silos de grãos, os silos de dados servem para proteger as informações geradas pela empresa, evitando vazamentos e o uso indevido de dados. Além de aumentar o controle sobre o acesso, os silos podem, até certo ponto, agilizar a execução de tarefas e aplicações cuja operação é mais simples, ou diz respeito apenas a uma determinada equipe.
Por outro lado, os silos de dados decorrem, em muitos casos, do crescimento das organizações. Geralmente, as empresas não priorizam a indexação de informações em seu início; conforme os departamentos se estruturam, e novas unidades de negócio são criadas, a tendência é de que as bases de dados se fragmentem – e o fluxo de informações entre os times e braços da operação torne-se cada vez mais difícil.
Silos de dados: quais os prejuízos para a sua empresa?
Desperdício de recursos
Tecnologias de coleta e automação de dados são investimentos valiosos atualmente. Mas para aproveitá-las ao máximo, sua empresa deve ter uma estrutura capaz de ordenar e analisar as informações reunidas. Quando essas etapas não são observadas, os silos de dados se proliferam – ou seja, sua empresa gera big data sem decodificá-lo, dificultando a sua aplicação e desperdiçando suas ferramentas.
Perda de competitividade
Coletar dados sem a estrutura para processá-los gera atrasos na análise e reposição dessas informações. Isso faz com que os relatórios e projeções da sua empresa (sobretudo os do setor administrativo e financeiro) já nasçam obsoletos – pois, quando finalmente chegam às equipes competentes, os dados estão desatualizados. O resultado são oportunidades perdidas e o acúmulo de big data sem valor estratégico, constantemente aquém da realidade da organização.
Perda de credibilidade
Ainda mais arriscado que perder oportunidades de crescimento é minar a reputação que sua empresa já construiu. Pautar decisões estratégicas por dados imprecisos é uma forma garantida de fragilizar sua autoridade perante o mercado e a sua própria equipe, acusando problemas mais profundos na condução do seu negócio.
Gasto de espaço de armazenamento
Todas as suas equipes precisam, em algum momento, consultar dados da empresa para trabalhar. Quando não dispõem de um sistema em que possam acessá-los facilmente, os colaboradores tendem a salvar cópias de arquivos importantes em suas próprias máquinas, ou em contas individuais na nuvem.
Com isso, um grande espaço de armazenamento é ocupado com dados replicados – que, de quebra, ainda ficam espalhados e geram confusão quanto às versões mais recentes de cada arquivo. Essas informações entram na conta do que constitui os silos de dados, e atrasam sem necessidade a rotina produtiva.
Menos comunicação e colaboração
Explicamos que os silos de dados podem ajudar as equipes a trabalhar com mais eficiência. No entanto, ao mesmo tempo em que integram o time, essas estruturas o isolam do restante da empresa – e normalmente não compensam os ruídos de comunicação que provocam.
Na falta ou sub-utilização de sistemas unificados, a informação não circula nas organizações, e, muitas vezes, não alcança os agentes que mais precisam acessá-la. “Ilhados” com leituras diferentes sobre a operação, os colaboradores acabam perdendo o panorama geral de vista – o que pode prejudicar processos e até gerar conflitos internos, desestimulando a colaboração.
Problemas interpessoais
Além de desgastar processos internos, os silos podem concentrar dados sensíveis para o setor de recursos humanos. Por dispersar as informações das equipes, essas estruturas por vezes ocultam o real desempenho dos colaboradores, dificultando sua avaliação e o reconhecimento dos melhores. Com o tempo, as lacunas abertas por dados incompletos podem degradar a cultura organizacional – e remediá-la torna-se uma tarefa complexa e exaustiva.
Como integrar os dados da sua empresa?
Está claro que os data silos podem prejudicar o seu negócio, e que é necessário equilibrar controle e compartilhamento das informações geradas. Como, então, evitar que silos de dados se formem, e “quebrar” os que já existem na empresa? Confira alguns aspectos fundamentais desse desafio:
- Gerencie dados com sistemas unificados: para prevenir a formação de silos, o ideal é implementar sistemas unificados de gerenciamento de dados, ou adaptar os sistemas utilizados pela empresa para o armazenamento centralizado de informações. Muitas soluções exibem os dados em interfaces amigáveis e permitem atribuir o acesso a usuários específicos. Outras também vertem informação dos chamados silos transparentes – que funcionam em sincronia com outros sistemas, preservando o controle por determinados times e usuários;
- Reavalie a cultura da empresa: às vezes, os silos de dados são sintomas de problemas mais profundos nos valores e na cultura organizacional. Em ambientes muito competitivos ou com alto grau de especialização das equipes, é comum predominar a “mentalidade de silo”, que inibe o compartilhamento de dados e a colaboração entre departamentos. Se este for caso da sua empresa, será necessário inovar nos meios e estratégias para fomentar um clima mais integrado, do qual o fluxo espontâneo de informações seja consequência;
- Realize uma auditoria interna: você realmente conhece os sistemas ativos na sua empresa? Colete informações sobre as operações de cada equipe e como cada uma se apropria de ferramentas, plataformas e repositórios de dados. Este levantamento pode revelar a natureza, a proporção e as origens dos silos de dados – e, de quebra, pode engajar seus colaboradores no esforço de desconstruir essas estruturas;
- Fortaleça a equipe de TI: desenvolver e monitorar sistemas inteligentes, que atendam às necessidades da sua empresa, é um trabalho que exige infraestrutura e profissionais dedicados. Se a sua empresa é geradora de big data, contar com uma equipe interna de TI ou, pelo menos, terceirizar esse serviço é essencial para que as atividades corram com eficiência, e suas tecnologias de automação de dados sejam adequadamente manejadas;
- Seja consistente: por via de regra, reduzir os silos de dados é um trabalho a longo prazo. Se a sua empresa acumula anos de dados sem processamento, ou requer ajustes na cultura organizacional, essa afirmação é ainda mais verdadeira. Persistir no objetivo de “arrumar a casa”, trabalhando a motivação e aderência de toda a equipe, é fundamental para que as vantagens apareçam aos poucos, abrindo uma etapa mais moderna e produtiva do seu negócio.
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