Sales Ops: Como montar e otimizar sua equipe?

Com a transformação digital, o processo de vendas foi diretamente impactado. Nesse sentido, muitos sistemas, plataformas, equipes e profissionais foram surgindo para adaptar os vendedores a essa nova realidade, oferecendo eficiência na hora de negociar com novos clientes.

Esse cenário impulsionou a criação de sistemas que otimizam o trabalho da equipe de vendas, como é o caso do Sales Ops. Pensando nisso, no conteúdo a seguir iremos explicar o que é o Sales Ops, para que serve e como você pode implementá-lo da melhor maneira possível na sua empresa. Confira!

O que é Sales Ops e para que serve

O Sales Ops (sigla para Sales Operations) ou S&OP (sigla para Sales Operations Planning) é uma sistema de operações que reúne profissionais e ferramentas para auxiliar nas atividades do setor de vendas. Nesse sentido, esse sistema permite a otimização dos processos que envolvem a venda de produtos ou serviços de uma organização.

De forma prática, o Sales Ops auxilia diretamente na identificação de erros e pontos fracos dentro do processo de vendas. Por conta disso, é a partir desse sistema que a empresa poderá entender os motivos que estão influenciando, por exemplo, na perda de leads ou até mesmo no não batimento de metas. A partir dessas informações, é possível criar um planejamento estratégico que traz ações específicas para solucionar os problemas nas vendas.

Com relação às funções, o Sales Ops auxilia na otimização de diferentes atividades, como geração de leads, análises de vendas, definição da jornada do cliente, dentre outras práticas. Nessa perspectiva, é uma área da empresa que analisa diferentes indicadores a partir de uma visão crítica para encontrar melhorias e oportunidades nos dados coletados.

Depois de identificar todas as possibilidades, o sistema irá enviar essas informações para a equipe de vendas, melhorando o relacionamento da empresa com seus clientes e aumentando as chances de negociação com os leads qualificados.

Como o time de Sales Ops melhora a gestão comercial da empresa?

Como o Sales Ops é focado na otimização de processos, influencia diretamente nas práticas e atividades da gestão comercial. A seguir separamos os principais benefícios desse sistema para o seu negócio.

Reúne as informações de vendas em um só lugar

Uma das principais vantagens do Sales Ops é que o sistema reúne diferentes informações sobre vendas em um só lugar. Sendo assim, os gerentes e líderes possuem o registro de todos os processos e dinâmicas com os clientes, o que facilita a análise desses dados e a criação de ações assertivas para resolver os problemas identificados.

Otimiza os processos da empresa

Como o Sales Ops tem o intuito de qualificar e otimizar as vendas da organização, todos os processos da empresa acabam sendo impactados por esse sistema, pois é possível estruturar um modelo de negociações, prevendo a participação de outras áreas no processo de vendas e adaptando as estratégias a partir das mudanças no comportamento do cliente.

Agiliza o dia a dia do vendedor

Muitas vezes os vendedores passam por dificuldades na hora da negociação, seja porque o lead não está qualificado o suficiente ou até mesmo por falta de dados para construir uma boa estratégia. Nesse sentido, a área de Sales Ops agiliza diretamente o dia a dia desse profissional, já que disponibiliza métricas e KPI ‘s importantes para ele entender quem está mais propenso a compra e como fazer a melhor abordagem.

Quais as diferenças entre Sales Ops e as outras áreas?

No meio de tantas siglas, áreas e técnicas, pode ser que você fique um pouco confuso na hora de diferenciar o Sales Ops das outras áreas que utilizam dados no dia a dia.

Pensando nisso, é importante entender que o Sales Ops não faz parte da equipe de Gestão de Vendas, já que não está diretamente ligado às negociações, estratégias de prospecção, metas e etc. No entanto, ele oferece um suporte a essa área, fornecendo informações úteis para quem vai de fato vender

Já o Business Intelligence (BI) é outra área que também pode ser confundida por usar dados. Nesse caso, a diferença está no foco e objetivo de cada área. Enquanto o Sales Ops procura identificar problemas no processo de vendas para qualificá-lo, o BI possui uma visão muito mais ampla da organização, sendo utilizado principalmente na hora de analisar dados de mercado e concorrentes, avaliando o desempenho da empresa como um todo.

Dicas para estruturar a área de Sales Ops e montar seu time

Agora que você já sabe o que é e como funciona o Sales Ops, trouxemos dicas práticas que irão ajudar você a montar uma área especializada na sua empresa. Confira!

1. Busque profissionais qualificados

Antes de tudo é essencial buscar profissionais que já tenham experiências e qualificação no uso de dados para vendas. Nesse contexto, é legal entender quais são as suas possibilidades de investimento, pois às vezes é possível montar um time completo com profissionais de diferentes níveis, e em outros momentos o ideal é investir em apenas um especialista técnico.

Outro ponto importante é que esses profissionais fiquem em locais reservados como backoffices, já que são espaços que oferecem mais concentração para a leitura dos dados.

2. Pense nas estratégias de negócio

A área de Sales Ops precisa estar alinhada com as demais estratégias do seu negócio. Por conta disso, é muito importante definir objetivos, KPI’s, planejamentos e outras estruturas para que o time fique organizado e consiga entender onde ele está localizado na estratégia macro da organização.

3. Fique atento aos ajustes na área

Essa é uma das áreas que mais precisa ficar atenta às mudanças no comportamento dos clientes e no relacionamento que eles têm com a empresa. Sendo assim, lembre-se de medir, planejar e executar o tempo inteiro, ajustando a equipe a partir das novas tendências, tecnologias ou demandas do cliente.

4. Utilize as tecnologias das ferramentas

Atualmente existem diversas ferramentas que auxiliam na coleta e controle de informações dos clientes. O CRM é uma das melhores plataformas para entender os problemas e as potencialidades nas vendas. No entanto, é essencial contratar apenas ferramentas úteis e que irão fazer a diferença no dia a dia, evitando assim prejuízos e investimentos desnecessários.

LEIA TAMBÉM: Como escolher o melhor CRM para a sua empresa?

Métricas que o Sales Ops deve acompanhar

A seguir trouxemos as principais métricas que a equipe de Sales Ops deve acompanhar na sua rotina de trabalho. Leia atentamente para garantir um bom desempenho da área!

Tempo de Resposta

Para analisar a velocidade no atendimento da equipe de vendas existe a métrica “tempo de resposta”. Esse é um dado legal para descobrir se o tempo de espera é um problema na hora que um novo cliente busca a empresa.

Taxa de Fechamento

Uma das métricas mais importantes é a “taxa de fechamento”. Ela diz respeita a quantidade de vendas realizadas, por isso se for um número baixo pode significar que o lead não está qualificado ou que existem problemas no discurso usado pelo vendedor, abordagens, etc.

Lifetime Value (LTV)

O LTV é uma métrica relacionada com a quantidade de produtos vendidos para o mesmo cliente. É um dado interessante para perceber se os vendedores estão conseguindo manter os clientes ativos nas compras, ou se é necessário pensar em alguma ação para aumentar a frequência nas compras.

Potencial de Vendas do CRM

Como dito anteriormente, o CRM é a melhor ferramenta para coletar dados sobre o relacionamento com os clientes. Por conta disso, é essencial ficar de olho na plataforma para visualizar a evolução do contato através do funil de vendas.

Custo de Aquisição de Clientes (CAC)

Como o próprio nome já diz, o CAC irá trazer o valor investido (tanto de vendas quanto de marketing) para conquistar seus clientes. Nesse sentido, é um dado que mostra se os esforços das equipes estão valendo a pena ou se será necessário algum ajuste de investimento.

LEIA TAMBÉM: Métricas e indicadores de atendimento.

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