Trabalho Remoto: Como Integrar Equipes?

No início de 2020, o trabalho remoto era uma tendência do mercado em transformação. Desempenhada em casa, em coworkings e espaços afins, a modalidade tornava-se atraente para empresas em busca de redução de custos, aumento da produtividade e modelos inovadores de gestão.

Com a pandemia de COVID-19, o que era uma alternativa virou, em muitos casos, uma necessidade. Adaptar as equipes ao trabalho remoto foi a medida que garantiu a sobrevivência de diversos negócios ao distanciamento social.

Empresas que já praticavam o teletrabalho ampliaram a estrutura dedicada a sustentar operações nesse formato. Mas quem foi pego de surpresa pela pandemia encarou, além dos habituais desafios do trabalho remoto, os contratempos da implementação de emergência.

Muitas das dificuldades enfrentadas dizem respeito à integração de equipes. Longe do escritório, os profissionais conciliam o trabalho com os afazeres domésticos e a família – administrando, ainda, os riscos da pandemia.

Somados à atenção dividida, o afastamento dos colegas e as limitações técnicas interferem na comunicação, podendo prejudicar o rendimento e a motivação dos colaboradores.

Dessa forma, como executar projetos com eficiência? De que modo as lideranças podem fortalecer a cultura organizacional, apoiando seus times e estimulando o compromisso com a empresa?

Não há respostas únicas para essas questões. O que se sabe é que desenvolver estratégias de colaboração à distância será útil mesmo após a pandemia, com tantas empresas constatando pela primeira vez os benefícios do trabalho remoto.

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Para auxiliar você nesse processo, selecionamos dicas para a sua empresa produzir melhor, manter as equipes engajadas e reajustar políticas internas em função do trabalho remoto. Assim, navegar o teletrabalho durante a pandemia será mais simples, e adotá-lo no “novo normal” será seguro e vantajoso.

Pronto para estruturar essa transição? Leia o artigo na íntegra e confira!

Dicas para engajar e integrar equipes remotas

Entre os principais desafios do trabalho remoto, estão as dificuldades de comunicação e sinergia entre as equipes. Frequentemente, esses problemas inspiram desconfiança por parte dos gestores – já que, em tese, não ocorreriam na modalidade presencial.

A verdade, porém, é que qualquer modelo de trabalho terá suas limitações, e as de dinâmicas inovadoras têm se revelado na prática. Isso não significa que você deva se apegar a esquemas tradicionais menos eficazes.

Com a escuta ativa dos envolvidos e um planejamento cuidadoso, é possível traçar estratégias de teletrabalho que aliam flexibilidade, fluidez e bem-estar.

Para facilitar o trabalho remoto em meio à pandemia, confira pontos essenciais de atenção para integrar o seu time:

1. Forneça a tecnologia necessária A qualidade do trabalho remoto depende das tecnologias utilizadas. Empregar dispositivos e softwares obsoletos, ou cujo funcionamento não é claro para a equipe, abre espaço para problemas de comunicação e desempenho.

O que fazer:

• Mapeie as tecnologias necessárias para a realização das atividades, avaliando o custo-benefício;
• Apoie os colaboradores na obtenção de recursos técnicos (computadores, periféricos, artigos de escritório, entre outros exemplos);
• Ofereça suporte para a instalação e uso das tecnologias empregadas;
• Mantenha as versões e licenças de software atualizadas, realizando upgrades sempre que preciso.

2. Pratique a comunicação transparente, acessível e empática

Vários elementos compõem a comunicação no trabalho remoto. Além dos aspectos técnicos (qualidade da conexão, acesso a dispositivos específicos), há a defasagem de tempo da conversa e as características de cada mídia. Assim, transmitir a mesma mensagem por texto, áudio ou videoconferência pode ter efeitos bem diferentes.

Como regra geral, expressar-se com clareza e ter sensibilidade na escolha dos canais é a chave para eliminar boa parte dos ruídos em reuniões e alinhamentos pontuais. Combater os silos de informação também é de extrema importância. Por isso, orientar o compartilhamento de dados em plataformas apropriadas é fundamental para o andamento das tarefas.

O que fazer:

• Implemente uma rede social corporativa para aproximar os colaboradores, além de centralizar informações e comunicados importantes;
• Crie protocolos para o uso de softwares e redes sociais externas;
• Fortaleça a cultura do feedback, para direcionar os colaboradores quanto ao trabalho;
• Se necessário, crie um hub de conteúdo sobre a COVID-19 para informar os colaboradores e atualizá-los sobre decisões estratégicas da empresa.

3. Planeje e conduza bem as reuniões

Teleconferências são um aspecto central do trabalho remoto. Do fechamento de negócios a alinhamentos internos, passando pelas happy hours, esses encontros constroem o contato humano e a proximidade de que toda equipe necessita.

O que fazer:

• Adiante o briefing e anexe documentos para estudo prévio. Isso mantém as reuniões objetivas e auxilia no planejamento dos participantes;
• Permita que os colaboradores adicionem os encontros às suas agendas virtuais (enviando convites pelo Google Agenda, por exemplo);
• Realize videoconferências sempre que possível. Expressões faciais e voz humanizam a conversa e enriquecem a comunicação;
• Respeite o tempo da reunião e marque novos encontros para discutir pautas secundárias;
• Suba as atas de reunião em plataformas compartilhadas, para que os participantes possam consultar as deliberações.

4. Revise os processos de trabalho

Nem sempre os métodos de trabalho presencial podem ser replicados remotamente. Com a pandemia, é possível que, além dos ajustes esperados, sua empresa tenha que compensar falhas ou lacunas criadas pela “transição relâmpago”.

Colaboradores desmotivados e queda na produtividade são os principais indicadores de processos ineficientes. Ouça sua equipe para saber onde e como o fluxo de atividades pode ser aprimorado.

O que fazer:

• Determine os responsáveis pela revisão de processos (gerais e de cada time). O “comitê” pode trocar impressões e pensar em saídas que beneficiem a todos;
• Incentive as equipes a criarem checklists de boas práticas. Isso evita erros simples, mas cuja correção toma tempo (salvar arquivos no formato errado, por exemplo);
• Trabalhe com base em objetivos, priorizando as entregas e não o controle de horas diárias. Em uma pandemia, o micromanaging pode desgastar ainda mais a sua equipe;
• Investigue conflitos e comportamentos atípicos. Estes podem sinalizar sobrecarga de algum colaborador, ou a persistência de processos ineficazes.

5. Fortaleça o RH

Se a sua empresa não conta com uma estrutura ampla de recursos humanos, esta pode ser uma frente importante de desenvolvimento na pandemia.

Diversos fatores de estresse podem diminuir a produtividade e a segurança dos colaboradores em relação ao próprio trabalho, aos colegas e à empresa em geral. Realizar ações voltadas às pessoas é essencial para tranquilizá-las, integrar as equipes e trazer bem-estar em um período tão desafiador.

O que fazer:

• Trace planos de apoio (permanentes ou temporários) aos colaboradores;
• Capacite as lideranças para gerenciar as equipes com empatia e confiança;
• Monitore regularmente o clima organizacional por meio de pesquisas, conversas individuais e ações do gênero;
• Promova palestras e encontros para abordar temas de interesse da equipe (gestão do tempo, saúde mental, entre outros);
• Em circunstâncias e condições seguras, organize encontros presenciais periódicos para aproximar o corpo da empresa.

Nossas dicas ajudaram você?

Esperamos que, com a assimilação do trabalho remoto, sua equipe aprimore cada vez mais os processos internos, atuando de forma integrada e colaborativa.

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