Entre os conceitos que a Urban Systems utiliza em seus processos estão a lógica urbana, que visa entender como vários aspectos de uma cidade se relacionam; e a cidade mental, em que analisam um determinado produto de acordo com perfis diferentes de população, levando em conta fatores como faixa etária e sociocultural, renda e hábitos de compra. “Estratificamos a pesquisa de um determinado projeto em planos socioeconômico, caracterizando o que existe na cidade e seus fluxos; comportamental, analisando os desejos e anseios de seu determinado público; e de negócios, em que os dados coletados são utilizados para a estruturação de produtos e cenários de demanda e comercialização”, explica Willian.

O uso do CRM da Salesforce começou há cerca de três anos, e o processo de implantação foi conduzido por uma consultoria externa. A Urban Systems enfrentava então problemas de comunicação entre os departamentos e com os clientes. “Havia falta de controle das Informações do projeto, sobre quem estava falando com determinado cliente e sobre o histórico das negociações, como as tentativas de contato e o último contato realizado”, diz Willian. O acompanhamento era feito em planilhas eletrônicas, e havia dispersão dos funcionários da área comercial, o que fazia com que parte das informações ficasse com a pessoa física e não com a jurídica, muitas vezes sem chegar às áreas técnicas e de produção.

“Com a implantação do sistema da Salesforce, essas situações cessaram, uma vez que cada tentativa de contato com o cliente, e as informações recebidas, fica em um histórico”, diz Willian. Ele destaca que qualquer pessoa com acesso ao sistema tem acesso instantâneo ao histórico de todas as negociações. Além disso, o status dos jobs passou a ser atualizado online, permitindo que o presidente e diretores da empresa saibam sobre a situação dos projetos praticamente em tempo real.

Com a implantação das soluções da Salesforce, o tempo de respostas quanto ao andamento dos projetos aos clientes caiu 60%, dando maior agilidade de retorno e precisão de informações. A implantação do sistema também agilizou processos de cobrança e de recebimento, uma vez que o departamento financeiro passou a ter as informações de conclusão de projetos de forma instantânea. Antes, esse departamento aguardava um aviso da área de relacionamento para a emissão de notas. Com o controle online do sistema da Salesforce, a comunicação é instantânea, não havendo atrasos ou falhas em razão de possíveis erros da área de relacionamento.

Willian também destaca que com a implantação do sistema, os retrabalhos e correções dos projetos foram reduzidos em 20%, uma vez que novas informações ou alterações de briefing são registradas no sistema e disparadas para as equipes.