Método Kanban: Guia definitivo para aplicá-lo no seu negócio

Você já ouviu falar no método kanban? Bem, se o seu time começa as reuniões perguntando o que cada um está fazendo, talvez seja hora de aplicar a organização kanban no seu dia a dia.
Todo mundo já deveria saber o que cada pessoa do time está fazendo e qual é o andamento do trabalho. E é justamente aí que entra o kanban, uma metodologia visual feita especialmente para gerenciar e conduzir o demandas, independente do setor empresarial.

Vale ainda dizer que aplicar o kanban no dia a dia das equipes significa ter um entendimento holístico de como a operação afeta os objetivos macro, além de limitar as atividades em andamento e maximizar a eficiência do fluxo atual. Assim, times que usam o método kanban focam em reduzir o tempo para executar um projeto ou criar uma funcionalidade.

Siga com a gente e saiba mais sobre o método kanban.

1. O que é o Método Kanban
2. Princípios do Kanban;
3. Como o Kanban funciona;
4. Quais são os tipos de Kanban;
5. Quais os benefícios do Kanban para o meu negócio;
6. Confira modelos de Kanban para usar na sua empresa.

 

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Voltando às origens, podemos dizer que o método kanban nasceu em uma fábrica da Toyota e se popularizou por times ágeis de desenvolvimento de software graças a sua flexibilidade, velocidade e eficiência. Graças à adaptabilidade da metodologia, ela pode ser aplicada em quase qualquer indústria, o que justifica a sua fama. Times de tecnologia, marketing, vendas e atendimento ao cliente são alguns dos que mais aplicam o kanban no cotidiano. 

Uma curiosidade sobre a criação do sistema é que Taiichi Ohno, a mente por trás do método kanban, inspirou-se na forma como os supermercados locais organizavam as suas prateleiras e gerenciavam o fluxo de estoque. Basicamente, as redes varejistas estocavam produtos para atingir a demanda do consumidor, então Ohno desenvolveu o cartão "kanban" para alinhar os níveis de estoque com o uso real dos materiais para fazer os automóveis.

O plano de ação da Toyota funcionou da seguinte maneira:

Depois do sucesso nas indústrias e fábricas de bens de consumo, o kanban migrou para as empresas SaaS e de desenvolvimento de software, principalmente depois que David J. Anderson descreveu os benefícios do método no livro Kanban: Mudança Evolucionária de Sucesso para seu Negócio de Tecnologia. A obra explica como as equipes podem implementar o kanban dentro dos seus processos atuais para se tornarem mais ágeis. 

 

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Não, o método que nasceu com Taiichi Ohno no Japão não é exatamente o mesmo que usamos hoje. Apesar da teoria ser a mesma, modernizações foram feitas para adequar o modelo às mais diversas indústrias e segmentos. Nesse caso, podemos dizer que David J. Anderson foi um dos pioneiros em aperfeiçoar o kanban e torná-lo no que conhecemos hoje.
Sendo assim, Anderson cunhou alguns dos princípios kanban mais conhecidos, que estão logo a seguir.

O objetivo aqui é fazer com que a inserção do kanban na rotina dos funcionários não seja abrupta, mas se misture aos processos já conhecidos pela equipe, tornando mais fácil a sua absorção. 

• Princípio 1: Comece com o que você faz agora
  O método reconhece que os processos, funções, responsabilidades e títulos existentes têm valor e, geralmente, vale a pena preservar. Contudo, ele jogará uma luz em questões que precisam ser abordadas e ajudará a avaliar e planejar mudanças para que sua implementação seja o menos disruptiva possível. 

• Princípio 2: Concordar em buscar mudanças incrementais e evolutivas
  O kanban incentiva pequenas mudanças incrementais e evolutivas contínuas no processo atual, implementando formulários de colaboração e feedback. Em geral, mudanças radicais são desencorajadas porque geralmente encontram resistência devido ao medo ou incerteza.

• Princípio 3: Incentivar atos de liderança em todos os níveis
  A liderança em todos os níveis deriva das percepções cotidianas das pessoas e atua para melhorar sua forma de trabalhar. Nesse cenário, cada observação compartilhada promove uma mentalidade de melhoria contínua para alcançar o desempenho ideal em nível de equipe/departamento/empresa. Isso não pode ser apenas uma atividade de nível gerencial.

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Outro ponto importante do método kanban é que ele visa desenvolver uma abordagem orientada a serviços. Isso requer que você entenda profundamente as necessidades de seu cliente, crie uma rede de serviços onde as pessoas se auto-organizem em torno do trabalho e garanta que seu sistema evolua continuamente.

• Princípio 1: Foco nas necessidades e expectativas do cliente
  Entregar valor ao cliente deve estar no centro de cada organização. Compreender as necessidades e expectativas dos consumidores enfatiza a qualidade do customer service e cria valor agregado para a empresa. 

• Princípio 2: Gerenciar o Trabalho
  Gerenciar o trabalho em sua rede de serviços garante que você capacite as habilidades das pessoas para se auto-organizarem em torno do trabalho. Isso permite que você se concentre nos resultados desejados sem o “ruído” criado pelo microgerenciamento dos colaboradores.

• Princípio 3: Rever regularmente a rede de serviços
  Uma vez desenvolvida, uma abordagem orientada a serviços requer avaliação contínua para promover uma cultura de atendimento ao cliente. Por meio de revisões regulares da rede de serviços e avaliação das políticas de trabalho aplicadas, o kanban estimula a melhoria dos resultados entregues.

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Como já comentamos aqui, a metodologia visualiza o fluxo previsto de demanda, com todas as etapas envolvidas e o trabalho real, e seu objetivo é identificar os possíveis gargalos, fazendo correções para que haja fluidez nas atividades da empresa.

No entanto, para colocar o kanban para funcionar, é preciso seguir os passos abaixo.

Existem essas três colunas básicas (“a fazer”, “fazendo” e “feito”), porém a metodologia kanban pode ser organizada conforme sua necessidade, abarcando mais ou menos colunas conforme o seu fluxo de trabalho. 

Por isso, antes de mais nada, é preciso definir quais serão as colunas e o que elas representarão. É comum, por exemplo, possuir uma coluna (geralmente a primeira, à esquerda) de backlog, com cartões de tarefas que devem ser feitas, mas não são urgentes, ou que deverão ser acionadas apenas no futuro, ou mesmo que demandem aprovações.

Outra coluna comum é a de revisão ou aprovação do que foi feito internamente. Geralmente, é posicionada logo após a coluna “To Do” (A fazer, ou seja tarefas a serem feitas).

A coluna To Do costuma ser a primeira coluna à esquerda e contém os cartões das tarefas que devem ser feitas na sequência. Essa divisão precisa ser gerenciada de maneira estratégica de acordo com a metodologia de trabalho. Desse modo, assim que uma tarefa sair da coluna seguinte (geralmente a coluna Doing), o primeiro cartão na coluna To Do é movido para seu lugar.

Para facilitar, fizemos um mini glossário dos termos mais usados nas colunas kanban:

a) 🚨 To Do: o que ainda preciso ser feito; o que ainda não entrou na pauta dos colaboradores, mas precisa ficar no radar.

b) 🎯 Doing: tarefas sendo executadas no momento pelo time. Nesta coluna, estão os cartões que o time ou colaborador está se dedicando no momento. Por ser um processo de entrega contínua, assim que um cartão sai, outro entra.

c) 🏆 Done: tarefas concluídas. Se o cartão está nessa coluna, pode respirar mais aliviado pois a tarefa foi concluída! O objetivo é arrastar todos os cartões para cá com máxima agilidade.

Outro ponto importante nesse esquema é saber limitar o trabalho em progresso, como por exemplo, não iniciar uma produção sem antes despachar um pedido pronto. Isso deve ser feito para evitar o atraso nas entregas e manter um bom fluxo de trabalho. Portanto, o foco sempre deve ser em entregar as atividades com qualidade e evitar que sejam gerados gargalos entre as etapas.

Assim como outros conceitos e metodologias ágeis, o kanban também tem suas variações e tipos. Isso é apenas mais uma prova de que o método tem total capacidade de se adequar à realidade da sua empresa.  

Em geral, essa metodologia é representada por um board, conhecido como Quadro Kanban. Trata-se de uma excelente forma de organizar e priorizar seu fluxo com responsabilidade e transparência. Isso leva a focar no status em vez de nas datas de vencimento. No entanto, existe mais de uma maneira de fazer isso…

É uma adaptação do procedimento japonês de Ohno para o ambiente digital. Esse modelo permite maior agilidade e eficiência para processos de comunicação interna das empresas.

Pode ser adaptado a um software de gestão empresarial, por exemplo, ou a sistemas e aplicativos voltados para tablets e smartphones, como o Trello, um app de gerenciamento de projeto muito usado para colocar o método kanban em prática. 

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No modo kanban de produção, os murais (virtuais ou físicos) normalmente são divididos em três partes: para fazer (to do), fazendo (doing) e feito (done). Cada cartão precisa apresentar dados mínimos sobre cada atividade a ser desempenhada:

• O que é necessário fazer;

• O prazo para conclusão,

• O responsável por promover a atividade.

As cores podem servir para indicar o andamento da tarefa ou o segmento responsável. Quando os trabalhos começam, os cartões vão para a etapa posterior, até a finalização dentro do Quadro Kanban.

A coluna que estiver com uma vaga em aberto pode receber uma nova tarefa, “puxando” mais um item da linha de produção. 

Para entender melhor o kanban de movimentação, vamos voltar à origem do método, na indústria automobilística. Suponhamos que a sua fábrica crie um lote de 200 veículos. No entanto, a produção só avança a cada vinte carros, cujas fases são: 

 

Montagem ➡ ️ Pintura ➡ Acabamento

 

O ritmo de produção se torna proporcional ao padrão de consumo e ao giro dos itens. Ou seja, quanto maior o consumo e giro, maior a quantidade produzida. Isso é possível por causa dos recursos humanos e financeiros que são usados de forma responsável e sustentável.

 

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Motivado em usar o kanban como metodologia ágil? Então confira alguns dos benefícios que ele pode trazer para o fluxo de trabalho. 

O kanban disponibiliza dados atuais de cada projeto, permitindo um maior controle dos processos e das atividades. Assim, é possível aumentar a produtividade, pois encurta caminhos e torna cada execução mais direcionada.

Além disso, o kanban serve como forma de dar autonomia aos profissionais, organizando o processo produtivo e gerando confiança para que eles administrem as próprias tarefas, sem cobranças e riscos de perder o prazo negociado.

Se tudo é urgente, então nada é urgente.

Essa realidade, em que tudo deve ser feito para ontem, cria um problema real na hora de entender a priorização de tarefas. Com o kanban, isso muda. Por ter um apelo visual, a metodologia permite observar melhor o fluxo de trabalho, explorando atividades paradas e que foram finalizadas em tempo hábil.

Seu esquema hierárquico, que pode ser composto por sinalizações de prioridade nos cartões, permite balancear as demandas, estruturando as mais importantes em detrimento das menos relevantes. O resultado são decisões com clareza e menos desperdícios.

Com o método, sua empresa trabalha com eficácia e estabelece o fluxo de trabalho, o que impacta a redução de gastos cortando o desperdício de materiais e de tempo. Que empresa não sonha em poder enxugar os gastos sem prejudicar a operação?

Por mais que o kanban seja uma metodologia intuitiva e de fácil uso, é preciso da colaboração de todos os envolvidos para dar certo. Por isso, a sua equipe deve obrigatoriamente trabalhar a comunicação para que tudo dê certo, trocando ideias e trazendo feedbacks sobre o modelo de organização. 

Com o tempo, a tendência é que as execuções sejam aprimoradas e se tornem quase automáticas, porém a comunicação assertiva deve ser mantida pelo bem da produtividade do projeto.

Além de todos os pontos positivos citados acima, o kanban também transforma a produtividade do time, aprimorando o fluxo de demandas e evitando que os colaboradores fiquem sobrecarregados, diminuindo o índice de turnover. Afinal, tendo a visualização do que já está sendo feito e do que ainda precisa entrar em pauta, você consegue ter uma noção da demanda que cada colaborador tem, a cada momento da semana (ou do mês, depende da sua organização interna). 

 

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Esse quadro de gerenciamento de projeto é ótimo para evitar que gerentes quebrem a cabeça nos objetivos e planejamentos de projetos atuais e futuros.

As 2 primeiras listas do quadro não servem como um backlog tradicional, mas são ótimos pontos de referência para recursos e perguntas da equipe. O quadro, então, passa a ser um típico fluxo de trabalho kanban para que gerentes possam criar tarefas e saber os responsáveis de cada demanda com facilidade e independente do momento ou do projeto. 

Gerentes de projeto podem usar esse quadro para acompanhar um ou mais projetos e garantir que o time está trabalhando nas tarefas e cumprindo os prazos. 

Muitas empresas usam o método para administrar seus processos de venda, como acompanhamento do ciclo de vendas do início até o fim, quando um lead finalmente se transforma em cliente.

Para que isso seja feito da maneira correta, os clientes e as oportunidades são incluídos no quadro kanban como cartões em uma lista chamada "Novos pedidos", que pode ser gerada automaticamente por meio de uma integração entre o Trello e o CRM da Salesforce.

Assim, quando um membro da equipe atende essa pessoa, ele é movido pelo fluxo com base no seu status dentro do processo de venda. As listas mostram à equipe de forma rápida se um consumidor está com um pedido pendente ou precisa de um acompanhamento do suporte ao cliente.

Uma vez que eles recebem o pedido ou finalizam o ticket no sistema de chamados, o cartão do cliente é movido para a lista de "Concluído".

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Uma organização sistêmica, que permite uma visão holística dos processos operacionais, tem tudo para ajudar você a bater metas. Porém isso só é possível através de um planejamento afiado e que seja aplicável ao dia a dia das equipes. Por isso, o método kanban é tão popular entre os times dos mais diversos setores do mercado.  

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