8 armadilhas da produtividade nas vendas (e como evitá-las)
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De acordo com o relatório sobre Tendências em Operações de Vendas, uma pesquisa realizada com quase 8 mil profissionais da área, 72% do tempo dos vendedores é gasto em atividades que não são de vendas. A boa notícia? Há maneiras objetivas de redirecionar o foco dos representantes para o que realmente importa.
Comece por aqui. Compartilhamos com você como evitar as armadilhas mais comuns, que atrapalham a produtividade, consumindo receita e atrasando a vida dos vendedores. Acesse também planilhas e outros recursos úteis sobre o tema.
As armadilhas mais comuns em vendas:
- A equipe de vendas perde muito tempo com ferramentas.
- Vendedores não sabem como avançar os clientes para a próxima fase no pipeline.
- Vendedores não estão acessando todo o potencial de seus territórios de atuação.
- Os representantes levam muito tempo para aprovar orçamentos.
- Vendedores precisam de suporte para fechar negócios, mas não conseguem se alinhar.
- Gerentes de vendas têm pouco tempo para fornecer coaching.
- A equipe não sabe se o programa de capacitação funciona.
- Problemas com o bem-estar emocional prejudicam o foco dos vendedores.
Armadilha 1: A equipe de vendas perde muito tempo com ferramentas.
De acordo com nosso relatório State of Service, a equipe de vendas usa em média dez ferramentas diferentes, desde relatórios de gestão de contatos à relatórios de previsão de receita. Muitas dessas ferramentas vêm de plataformas diferentes, criando uma colcha de retalhos desconexa de dados, campos e dashboards.
Os vendedores sofrem com isso. Dois terços deles afirmam se sentirem sobrecarregados. É difícil manter a produtividade quando se tem que fazer malabarismos entre soluções pontuais para que o trabalho seja feito, e todo esse tempo gasto em ferramentas significa menos tempo para os clientes.
Solução:
Consolidar suas ferramentas para reduzir custos e liberar tempo para seus representantes usarem com clientes.
Você fará parte de 94% das equipes de operações de vendas que planejam consolidar seu stack de tecnologia nos próximos 12 meses.
Veja como:
- Faça um inventário das suas ferramentas. Você poderá descobrir que há funcionalidades redundantes entre algumas ferramentas, enquanto outras estão sendo subutilizadas.
- Priorize as ferramentas multifuncionais, em vez de monofuncionais. Tire o maior proveito possível de ferramentas com múltiplos recursos, para reduzir o esforço dos representantes alternando de funcionalidade. Além disso, busque ferramentas com funcionalidades de IA que podem poupar os representantes de tarefas manuais.
- Onde possível, remova soluções pontuais e ferramentas raramente usadas. Elimine múltiplas plataformas e reduza as tarefas que desperdiçam tempo, como redigitação de dados, aumentando a produtividade da equipe.
“Não tenha medo de desativar uma ferramenta, mesmo que tenha investido muito tempo e dinheiro nessa solução. Representantes de vendas não deveriam ter que alternar constantemente entre sistemas para poderem trabalhar no mesmo registro. Quanto mais simples for o processo de vendas, maior o nosso ganho.”
“Não tenha medo de desativar uma ferramenta, mesmo que tenha investido muito tempo e dinheiro nessa solução. Representantes de vendas não deveriam ter que alternar constantemente entre sistemas para poderem trabalhar no mesmo registro. Quanto mais simples for o processo de vendas, maior o nosso ganho.”
Baixe a apostila de produtividade nas vendas e evite essas armadilhas.
Use essas planilhas disponíveis gratuitamente e descubra como:
- Otimizar o stack de tecnologia ao consolidar as ferramentas de vendas, sem perder recursos.
- Impulsionar a eficiência de vendas ao definir critérios de passagem exatos entre as fases do seu pipeline.
- Acelerar a elaboração de orçamentos ao eliminar aprovações redundantes e ao estabelecer mais aprovações automáticas.
Armadilha 2: Vendedores não sabem quando avançar os clientes para a próxima fase do pipeline.
Um pipeline de vendas sem fases claramente definidas dificulta saber quando está na hora de progredir com as negociações. “Sem estruturação, os representantes de vendas não sabem quais os próximos passos de ação”, afirma Richard Harris, fundador do Harris Consulting Group. “Essa falta de clareza sobre os dados do pipeline vai gerar imprecisão nas previsões.”
Por exemplo, se vendedores não contam com orientação sobre quando uma negociação está pronta para seguir adiante no pipeline, oportunidades qualificadas e não qualificadas correm o risco de irem para a mesma fase, gerando desinformação e dados de pipeline confusos.
Solução:
Defina cada fase do seu pipeline de vendas com critérios de passagem claros. Assim, os vendedores sempre saberão qual o próximo curso de ação.
Aqui está como começar:
- Nomeie e defina suas fases de vendas. Segmente a jornada de vendas em atividades básicas que empurram as negociações para o fechamento (pense em telefonemas ou marcação de reuniões).
- Defina os critérios de passagem para cada fase. Liste o que é preciso acontecer antes que um cliente potencial passe para a próxima fase. (por exemplo, o cliente potencial fala que sua proposta está entre as melhores).
- Facilite a atualização de dados do pipeline para os vendedores. Adote ferramentas que ajudam os vendedores a atualizar os registros de clientes com apenas um clique e interconecte ferramentas, para eliminar atualizações redundantes.
Armadilha 3: Os vendedores não estão acessando todo o potencial de seus territórios de atuação.
De acordo com o relatório State of Service, 69% dos profissionais de vendas afirmam que seu trabalho tornou-se mais difícil na atualidade. “Representantes de vendas têm a impressão de não saber onde e quando agir”, afirma David Borrelli, Vice-Presidente Sênior de Vendas da Salesforce. “Ao longo da minha carreira, tenho visto essa sensação tomar conta dos vendedores, enquanto eles tentam assimilar seus territórios de vendas.”
Se áreas forem atribuídas a vendedores, mas eles desconhecerem quais oportunidades priorizar ou como descobrir novos leads, você tem aí um problema de produtividade.
Solução:
Defina critérios para contas de alto potencial lucrativo para proporcionar aos vendedores visibilidade sobre as oportunidades mais quentes nos seus territórios,
Veja como ajudar os vendedores:
- Represente territórios na forma de mapas, em vez de planilhas. Permita que os vendedores vejam seus territórios e as contas de alto impacto, em vez de olhar apenas dados em linhas e colunas.
- Priorize as contas de alto impacto. Ajude os vendedores a estimar rapidamente o impacto na receita para cada cliente em potencial, baseado na probabilidade de fechamento ou renovação de contratos. Se possível, use insights orientados por IA para identificar os negócios de alto valor.
- Crie planos de contas para mirar nos clientes potenciais mais importantes. Depois de identificar as contas de alto impacto, crie planos de conta. Esses planos descrevem como acessar os clientes individuais e fechar tais contratos.
“Adote processos que direcionam os vendedores para os contratos mais fáceis de fechar em seus territórios. Assim, o trabalho de pensar em como ir à campo já está feito”.
“Adote processos que direcionam os vendedores para os contratos mais fáceis de fechar em seus territórios. Assim, o trabalho de pensar em como ir à campo já está feito”.
Armadilha 4: Os representantes levam muito tempo para aprovar orçamentos.
De acordo com nosso relatório de Tendências em Operações de Vendas, criar orçamentos e obter aprovações consome mais tempo do que qualquer outra tarefa, não diretamente de vendas, na semana de trabalho de um representante. Esse tempo poderia ser gasto no estreitamento de relações e fechamento de negócios.
“Elaborar orçamentos deve ser algo fácil”, afirma Meredith Schmidt, Vice-Presidente Executiva do Revenue Cloud, Salesforce. “Mas, do nada e por motivos diversos, ao enviar um orçamento para aprovação, você precisa que quatro grupos diferentes aprovem o mesmo documento especial. Assim, um fechamento desacelera por causa de algum líder que não é da área de vendas.”
Solução:
Faça uma auditoria no processo de aprovação para cortar redundâncias e acelerar a elaboração de orçamentos. Alcance isso em três etapas. Veja por onde começar:
- Trabalhe com menos aprovadores. Identifique os múltiplos aprovadores com funções semelhantes e que podem ser substituídos por um só. Se não for possível reduzir a quantidade de aprovadores, veja se é possível estabelecer várias análises em paralelo.
- Reduza o prazo dos aprovadores. Estabeleça cronogramas mais apertados para os aprovadores. Por exemplo, você pode reduzir uma análise de aprovação de dois dias para 24 horas.
- Automatize mais termos. Identifique termos que são sempre aprovados integralmente. Esses devem ser substituídos pela aprovação automática, para que dispensem a intervenção humana.
Armadilha 5: Vendedores precisam de suporte para fechar negócios, mas não conseguem se alinhar.
81% dos representantes de vendas afirmam que a venda em equipe ajuda a fechar negócios. Mas praticamente a mesma porcentagem (82%), afirma que o alinhamento com outros vendedores é no mínimo desafiador.
Parte do desafio é superar a natureza competitiva tradicional do ambiente de vendas em favor do espírito colaborativo. Mas o alinhamento bem-sucedido também é alavancado pela venda híbrida, que cria várias vias e canais de diálogo para a equipe.
Solução:
Líderes de vendas informam que o alinhamento transfuncional é a tática número um para o crescimento. Veja como as operações de vendas podem ajudar a derrubar silos na organização e facilitar vender em equipe:
- Treine vendedores para contar com os membros da equipe como recursos. “Vendedores em equipe de excelência são aqueles que investem nas relações em toda a organização”, afirma Anita Nielsen, Presidente da LDK Advisory Services.
- Inclua a etapa de “consulta a um especialista da equipe” como parte do processo de vendas. O melhor recurso para manter as negociações caminhando em direção ao fechamento é a expertise de dentro da organização.
- Consolide toda a comunicação em um só lugar. Escape de silos de comunicação, como o e-mail, e adote uma ferramenta colaborativa que proporciona a todos os membros da equipe, sejam eles remotos ou internos, a visibilidade sobre o andamento das negociações.
Como é a venda em equipe com a Salesforce.
Desmontamos silos para que as equipes de vendas possam trabalhar em conjunto nas negociações, de qualquer lugar.
1️⃣ Trazemos para perto figuras decisivas. Transformamos em norma para o nosso processo de vendas a consulta a especialistas internos, para a obtenção de contribuições imediatas em qualquer assunto. Por exemplo, pedimos ajuda com frequência para superar uma objeção de um tomador de decisão da área técnica, ou pedimos a um especialista do setor para revisar uma apresentação.
2️⃣ Fazemos reuniões periódicas para compartilhar conhecimento. Acreditamos que as reuniões são a maneira de criar vínculos e compartilhar as melhores práticas. Isso acontece em todas as reuniões gerais, conversas informais e exercícios de formação de equipe periódicas.
3️⃣ Usamos o Slack para criar novos canais para cada conta e oportunidade. Os canais são fóruns onde as equipes podem acompanhar o andamento de cada negociação e cliente potencial, ajudando uns aos outros no fechamento. Fazemos isso até para o menor dos contratos.
Armadilha 6: Gerentes de vendas têm tempo limitado para coaching.
De acordo com nosso relatório State of Sales, apenas 26% dos profissionais de vendas recebem coaching individualizado pelo menos uma vez por semana. Isso significa que os gerentes provavelmente têm informações demais para abordar ao sentar com seus representantes de vendas, o que pode ser muito para assimilar de uma só vez.
Aumentar a frequência do coaching parece ser uma solução fácil, mas um estudo recente identificou que, na última década, gerentes têm gasto consistentemente 20% do seu tempo em coaching. Isso sugere que aumentar a quantidade pode não ser viável.
Solução:
Combine o software de coaching em atendimento, que aflora insights decisivos sobre o atendimento de vendas com o tempo de coaching produtivo que identifica áreas de alto impacto em melhorias. Veja como identificar essas áreas:
- Peça aos vendedores que se autoanalisem e identifiquem áreas para melhorias. Eles sabem melhor do que ninguém o que está indo bem ou mal. Peça aos vendedores para anotarem os problemas que estão enfrentando na semana, para preparar as conversas individuais.
- Conecte as visões pessoais à visão da equipe. Seu coaching deve levar às melhores práticas e metas para toda a equipe, para que os vendedores remem na mesma direção.
- Forneça coaching diretamente em campo. “Lidere pelo exemplo”, afirma o coach de vendas Ian Koniak. Ele conclama os gerentes de vendas a arregaçar as mangas e sair em campo junto com os representantes, até que eles estejam prontos para vender sem cobertura de retaguarda.
“O coaching de excelência não é apenas aquele que diz as coisas certas, mas também aquele que estabelece uma relação para que a mensagem seja recebida e retida.”
“O coaching de excelência não é apenas aquele que diz as coisas certas, mas também aquele que estabelece uma relação para que a mensagem seja recebida e retida.”
Armadilha 7: A equipe não sabe se o programa de capacitação está funcionando.
De acordo com o relatório State of Sales, 72% dos vendedores não têm a expectativa de atingirem suas metas no próximo ano. Líderes de vendas estão entrando em ação para ajudar, com um treinamento e capacitação de maior impacto.
Mas, a menos que você conte com uma maneira confiável de medir o valor da sua capacitação de vendas, “isso está condenado a virar uma caixa preta”, afirma Jessica Holt Ware, Vice-Presidente Auxiliar de Vendas na Salesforce. “O treinamento acontece, mas você não tem certeza do que isso gera”.
Solução:
Para mensurar e demonstrar o impacto da sua capacitação de vendas, comece com os resultados que deseja alcançar e elabore o treinamento e os marcos para chegar lá. Veja como:
- Pontue as métricas que deseja aprimorar. Exemplos podem incluir tempo de maturidade para vendas, taxa de fechamento, volume de negócios e duração do ciclo de vendas.
- Forneça um programa adequado. Por exemplo, se deseja aumentar a taxa de fechamento (a porcentagem de negócios fechados), você pode treinar os vendedores em como identificar clientes potenciais com poder de compra.
- Acompanhe a mudança de comportamento. Neste exemplo, você esperaria ver os representantes agendando visitas com contatos que ocupam as funções certas.
- Adapte, aprenda, repita. Meça o resultado de receita e entre em ação mediante isso.
Como a Salesforce capacita sua equipe de vendas.
Abaixo, compartilhamos algumas etapas do nosso programa de capacitação mais recente, atualizado no ano passado. Leia mais sobre nossa abordagem de capacitação neste post.
1️⃣ Definimos nosso resultado de receita. Nosso foco atual é criar um pipeline de alta qualidade. Queremos um funil de vendas repleto de clientes potenciais qualificados, com probabilidade de fechar.
2️⃣ Criamos uma nova via de capacitação para mudar o comportamento. Para garantir que estamos captando os melhores clientes potenciais, treinamos nossos vendedores sobre os pormenores do nosso público-alvo e definimos metas para garantir que levem à descoberta eficaz e a atendimentos qualificadores.
3️⃣ Mensuramos o atingimento dos marcos. Acompanhamos os marcos, como treinamentos a realizar e reuniões a serem marcadas, conforme esses vão sendo atingidos, vamos ajustando de acordo. Por exemplo, se reuniões de descoberta estiverem em baixa, atualizamos o marco para impulsionar um aumento.
4️⃣ Mensuramos o impacto sobre o objetivo com antecedência e frequentemente. Mensuramos o ganho de qualidade no nosso pipeline, com base na probabilidade crescente de oportunidades serem fechadas. Observamos essa métrica nas primeiras semanas do início do programa e continuamos a monitorá-la, para aprender com ela e ajustá-la rapidamente.
Armadilha 8: Problemas com o bem-estar emocional prejudicam o foco dos vendedores.
De acordo com esta pesquisa de 2021, realizada com um grupo de influencers de vendas, 60% do pessoal de vendas afirmam que seu desempenho foi inferior, devido a problemas emocionais. Isso significa mais da metade do contingente com problemas.
Um motivo é que os vendedores são seus próprios “algozes”, se martirizando quando não alcançam suas metas. “Vendedores jamais esquecem um negócio não fechado”, comenta Jen Lagaly, Vice-Presidente Executivo de Vendas da Salesforce.
Vendedores também tendem a se perder lendo notícias negativas na internet porque passam muito tempo online. “Eles leem sobre demissões, conjuntura política e tudo o mais”, afirma Lindsey Boggs, Diretora Global de Desenvolvimento de Vendas, Quantum Metric. “Começam a se preocupar sobre coisas que não estão sob seu controle”.
Solução:
Vendedores devem acompanhar e expressar sentimentos negativos, eliminar as distrações digitais e buscar ajuda profissional, se precisarem. "Tudo se resume à responsabilização," afirma Alexine Mudawar, CEO, Women in Sales. "Quando criamos um registro semanal dos sucessos, fracassos e percepções, podemos planejar como superar as áreas que atravancam o progresso."
Confira os passos a adotar.
- Registre impressões. Acompanhe como você se sente ao final da semana de trabalho para que posa identificar e lidar com as tendências de sentimentos de fracasso. Isso também é uma maneira de estar em contato com a realidade, para ver se sentimentos negativos baseiam-se em fatos, em vez de projeções de pensamentos.
- Pratique a higiene digital. “Eu imponho limites nos meus aplicativos de redes sociais”, afirma Boggs. “Após 15 minutos, minha sessão é encerrada para todos eles. Com isso, a leitura de notícias e coisas negativas não me atinge”.
- Procure ajuda profissional, se precisar. “Não sofra em silêncio”, afirma Ian Koniak, especialista em vendas. “Pronuncie-se e busque ajuda. Fale com um profissional, com a sua empresa e obtenha apoio”.
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