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Automação de processos administrativos: Por onde você deve começar?

Como selecionar os melhores processos para automatizar para sua função e setor

Tempo de leitura: 5 minutos

Ceverly Strand
Sr. Gerente de Marketing de Produto, Automação

Seus funcionários querem fazer as coisas, rápida e facilmente - e seus clientes apreciam quando o fazem. Mas com demasiada frequência, os funcionários perdem tempo preenchendo os mesmos formulários, repetindo as mesmas etapas ou procurando o que precisam. A experiência do funcionário e a experiência do cliente sofrem.

É aqui que a automação de processos administrativos pode ajudar. A automação de tarefas manuais aumenta a produtividade, melhora a experiência do cliente e reduz os custos. Quando você racionaliza tarefas demoradas e repetitivas, os funcionários são mais produtivos, mais felizes no trabalho, e mais capazes de atender melhor os clientes. É um ciclo virtuoso. Os dados mostram que a priorização da experiência do funcionário melhora a experiência do cliente e impacta a receita.

dos tomadores de decisão de serviços dizem que estão agilizando as iniciativas de automação.

“Trends in Workflow Automation,” Salesforce, March 2021

dos funcionários estão mais satisfeitos com seu trabalho e 84% estão mais satisfeitos com sua empresa como resultado do uso da automação no local de trabalho.

"Nova de Pesquisa da Força de Vendas Vincula Níveis de Estresse mais baixos e Automação Administrativa, " Salesforce, Dezembro de 2021

dos líderes técnicos que implementaram a automação veem uma economia de tempo equivalente a pelo menos quatro horas por semana de 40 horas de expediente.

“Trends in Workflow Automation,” Salesforce, March 2021

Há tantos processos potenciais que você pode automatizar para fazer estas melhorias, mas pode ser difícil saber quais devem ser tratados primeiro. Para ajudá-lo a decidir, analisamos onde as organizações líderes estão encontrando o maior sucesso com a automação e escolhemos os principais processos administrativos por setor. Use este guia para decidir onde você pode começar com a automação.

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Capítulo 1: Automação por linha de negócios

Capítulo 2: Automação por setor

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Capítulo 1: Automação por linha de negócios

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Capítulo 1: Automação por linha de negócios

Serviços
Vendas
Marketing
RH
TI

Automação de processos administrativos para equipes de serviço

Crie uma experiência de serviço positiva e você terá um cliente para toda a vida. Se não o fizer, o cliente se perde. Setenta por cento dos clientes optarão por não comprar de uma empresa novamente quando experimentarem longos períodos de espera. Ajude seus funcionários a resolver com sucesso os problemas e a proporcionar excelentes experiências aos clientes, automatizando processos que levam a um serviço mais rápido e simplificado.

dos agentes de dizem que a automação de tarefas de rotina lhes permite concentrar-se em trabalhos mais complexos.

Aqui estão algumas perguntas para ajudá-lo a decidir por onde começar com a automação de processos administrativos.

Seus clientes ou funcionários devem repetir a mesma etapa ou preencher as mesmas informações várias vezes?
Seus clientes alguma vez experimentam uma resposta atrasada?
Há muitas transferências entre suas equipes ou departamentos tentando obter respostas para os clientes?
Seu suporte de bate-papo proporciona a mesma grande experiência como uma interação com um agente?

Processos de serviço que são bons candidatos à automação

Gerenciamento de casos de clientes

Conectar sem problemas como os agentes encaminham, resolvem e reportam problemas. Tornar consistente o processamento de devoluções, reembolsos e escalonamento através de múltiplos níveis de aprovação e departamentos.

Resolução de Disputas

Para casos mais especializados, garantir uma transferência suave entre funções especialistas como disputantes, mediadores e testemunhas.

Gerenciamento de Incidentes

Facilitar a investigação, correção e resposta aos incidentes através de Operações, Engenharia, Marketing e o Jurídico. Garanta que as reclamações e preocupações dos seus clientes sejam tratadas seguindo as regras de conformidade.

Como você mede o sucesso?

Acompanhe e meça estes KPIs para avaliar como a automação está melhorando o atendimento ao cliente.

Tempos de resposta mais rápidos
Tempo médio de resolução melhorado
Maior satisfação do cliente
Diminuição dos custos

"Como aproveitamos a automação para orquestrar a melhor experiência possível para o cliente, a avaliação é crítica. Queremos ter um aprendizado contínuo - todos os dias, todas as semanas - sobre como nossos processos automatizados estão funcionando"

Alvin Stokes
, Diretor de atendimento ao cliente, SmileDirectClub

Automação de processos administrativos para equipes de vendas

Equipes de vendas bem sucedidas têm uma coisa em comum: Eles respondem rapidamente às necessidades dos clientes existentes e potenciais. Isto é realizado mais facilmente quando as tarefas repetitivas são simplificadas. Seus vendedores serão capazes de atender às necessidades dos clientes rapidamente - seja uma cotação, uma proposta ou um novo contrato - e fecharão os negócios mais rapidamente. De fato, as principais organizações de vendas estão mais propensas a automatizar as tarefas manuais manuais repetitivas, liberando o tempo dos vendedores para uma interação significativa com o cliente.

aumento da produtividade de vendas (quantidade de tempo gasto na atividade produtiva de vendas)

Aqui estão algumas perguntas para ajudá-lo a decidir por onde começar com a automação de processos administrativos.

Seus vendedores estão gastando muito tempo em tarefas manuais, tal como relatórios regulares aos clientes?
É difícil para seus vendedores encontrar os dados dos clientes de que eles precisam quando deles precisam?
Você viu um aumento no tempo gasto em e-mails e acompanhamento de chamadas?

Processos de vendas que são bons candidatos à automação

Processo de vendas
Converta seus leads em clientes em potencial mais rapidamente. Você pode racionalizar a prospecção e qualificação de leads e gerar rapidamente propostas e cotações.

Gerenciamento de contas

Dê a seus vendedores mais tempo para gastar em interações de maior valor que aprofundem as relações com os clientes. Automatizar a entrada manual de dados para que os vendedores saiam das reuniões com ações claras - não mais trabalhos repetitivos.

Integração do cliente

Colocar os clientes operando de forma eficiente. Crie um processo consistente para começar a fornecer serviços, faturamento e suporte.

Como você mede o sucesso?

Acompanhe e meça estes KPIs para avaliar como a automação está melhorando o desempenho de sua equipe de vendas.

Aumento da produtividade dos vendedores
Redução do tempo gasto na entrada de dados
Redução do tempo gasto em tarefas que não são de vendas
Fechamento mais rápido das negociações
Aumento do envolvimento e retenção do cliente

"Usando as soluções de automação da Salesforce, reduzimos drasticamente o tempo necessário para entrar na era digital, permitindo-nos oferecer melhores experiências aos clientes”.

Marc Lallemand
, CIO, ENGIE Bélgica

Automação de processos administrativos para equipes de marketing

Seus funcionários podem gastar mais tempo analisando e agindo de acordo com o feedback do cliente, inteligência competitiva e pesquisa de mercado, e menos tempo rastreando as coisas. Dessa forma, sua equipe de marketing - e suas campanhas - prosperam. Ajude sua equipe a criar campanhas eficazes e responsivas, automatizando tarefas repetitivas e manuais. Você acelerará os processos e começará a gerar leads de alta qualidade e o reconhecimento da marca mais rapidamente.

Automatizar os fluxos de trabalho de marketing impulsiona um aumento de 14,5% na produtividade das vendas e uma redução de 12,2% nas despesas gerais de marketing, de acordo com a Nucleus Research.

Aqui estão algumas perguntas para ajudá-lo a decidir por onde começar com a automação dos processos administrativos.

As pessoas estão perdendo prazos por causa de gargalos?
Os membros da equipe estão agregando percepções manualmente?
As equipes de Vendas, Finanças e Produtos estão indo e voltando repetidamente em campanhas e promoções?
Você está vendo muitos leads de baixa qualidade em sua pipeline?
Os membros da equipe estão gastando tempo em busca de dados e percepções?

Processos de marketing que são bons candidatos à automação

Geração de leads

Acompanhe eficientemente o processo de atrair, nutrir e converter leads em clientes.

Gerenciamento de campanhas

Centralize racionalmente as informações para ajudar os tomadores de decisão a segmentar audiências, personalizar mensagens, agendar comunicações, acompanhar as taxas de resposta e analisar resultados.

Como você mede o o impacto da automação dos processos de marketing?

Acompanhe e meça estes KPIs para avaliar como a automação está melhorando as operações de marketing.

Aumento das taxas de cliques (CTRs)
Aumento dos leads de alta qualidade
Aumento do retorno sobre os gastos com marketing

Automação de processos administrativos para equipes de RH

Neste mercado de poucos talentos, reter seus funcionários é uma prioridade máxima. E para as equipes de RH, atrair e reter as melhores pessoas significa proporcionar uma experiência excepcional aos funcionários. Você faz isso enquanto gerencia uma quantidade incrível de informações sobre pessoas e processos. Ao automatizar tarefas tediosas - desde atividades de integração e treinamento até solicitações de férias e reclamações de seguro saúde - você pode ter um impacto direto na satisfação dos funcionários. Ajude as pessoas a gastar seu tempo em trabalhos mais significativos que elas amam e, no processo, aumente a moral e a produtividade dos funcionários.

dos funcionários em tempo integral dizem que a automação economiza tempo e oferece um melhor equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.

"Nova de Pesquisa da Força de Vendas Vincula Níveis de Estresse mais baixos e Automação Administrativa, " Salesforce, Dezembro de 2021

Processos de RH que são bons candidatos à automação

Aqui estão algumas perguntas para ajudá-lo a decidir por onde começar com a automação de processos administrativos.

Os funcionários têm que passar regularmente por processos redundantes que você pode simplificar ou eliminar completamente?
Sua equipe luta para acessar as informações corretas e coletar percepções oportunas dos funcionários?
Seu processo de comunicação e agendamento está diminuindo seu ritmo de trabalho?
Sua equipe alterna entre vários sistemas para fazer o trabalho dela?

Integração/Desintegração de funcionários

Tornar as partidas dos funcionários eficientes e conformes. Simplifique a forma como você contrata, equipa, integra e treina novos funcionários.

Gerenciamento de Novas Contratações

Simplifique a forma como você promove funções em aberto, rastreia candidatos, entreviste e acompanhe candidatos e gera ofertas.

Gerenciamento de Dispensas

Ofereça etapas de auto-atendimento para ajudar os funcionários a solicitar uma licença de ausência.

Como você mede o sucesso?

Acompanhe e meça estes KPIs para avaliar como a automação está melhorando os processos de RH.

Tempo mais rápido para contratar
Aumento da taxa de aceitação de ofertas
Aumento da retenção de funcionários
Diminuição da rotatividade de funcionários
Melhoria da experiência dos candidatos e funcionários

Capítulo 1: Automação por linha de negócios

Decidir qual processo administrativo automatizar pode ser assustador, especialmente se o processo abranger diferentes departamentos e equipes. Saiba quais processos administrativos automatizar:

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dos líderes técnicos que implementaram a automação veem uma economia de tempo equivalente a pelo menos quatro horas por semana de 40 horas de expediente.

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