Mit diesen Tipps optimieren Sie Ihr Projektmanagement

Projektmanagement-Lösungen helfen Ihnen, Projekte zeitgenau, in der versprochenen hohen Qualität und im Rahmen des vordefinierten Budgets umzusetzen. In unserem Beitrag stellen wir einige Tools vor.

10. Juni 2016 9 Minuten Lesezeit

In welchen Unternehmen sie sich auch umsehen: Marketing-Mitarbeiter stehen oft gehörig unter Druck. Die Kunden wollen kompetent beraten werden und schnelle Lösungen sowie individuelle Services erhalten, die genau auf sie zugeschnitten sind. So hat jedes Unternehmen mit knappen Deadlines zu kämpfen und mit Produktzyklen, die immer schneller neue Produkte auf den Markt bringen.

Vor allem in technisch-orientierten Unternehmen besteht der Alltag überwiegend aus Projekten und dem damit verbundenen Projektmanagement. Und Projekte gibt es in allen Abteilungen reichlich – egal ob es sich um kaufmännische, organisatorische, technische oder informationstechnische Projekte handelt.

Projektmanagement ist wichtiger als je zuvor

In den vergangenen Jahrzehnten haben etliche Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen ein professionelles Projektmanagement eingeführt. Es wurden Tools und Software-Lösungen für effizientes Projektmanagement entwickelt, Mitarbeiter darin geschult und Normen und Regeln aufgesetzt. Die Zeiten haben sich geändert: Der Verlauf von Prozessen hat sich beschleunigt und das Projektmanagement und seine Lösungen werden dieser Entwicklung nicht gerecht.

Das Projektmanagement ist die wichtigste Arbeits- und Organisationsform zur systematischen Bewältigung komplexer und neuartiger Aufgabenstellungen. Projekte mutieren zu immer komplexeren Aufgaben, an denen meist ganze Teams unterschiedlicher Disziplinen arbeiten. Nicht selten kommt es dabei vor, dass auch externe Unternehmen oder einzelne Dienstleister hinzugezogen werden, um das Projekt erfolgreich zu Ende zu führen. Das Projektmanagement sollte daher Projekte zeitgenau, in der versprochenen hohen Qualität und im Rahmen des vordefinierten Budgets umsetzen. Ob diese Vorgaben eingehalten werden können, entscheidet nicht zuletzt die Professionalität des Projektmanagements. Um diesem Anspruch zu genügen, werden immer leistungsfähigere digitale Lösungen für erfolgreiches Projektmanagement entwickelt.

Projektziele festlegen und kommunizieren

Eine Zieldefinition vorab ist unerlässlich – nur so stellen sich Erfolge in Projekten ein. Ehe Sie also Ressourcen planen, ist die Zieldefinition ausschlaggebend für den weiteren Projektverlauf. Unterscheiden Sie in Ihrem Projekt jeweils drei voneinander abhängige Teilziele:

Zeitziele: Legen Sie fest, wann Ihr Projekt starten und wann es enden soll. Beachten Sie, dass diese Timeline Teilprojekte und Arbeitspakete beeinflusst.
Kostenziele: Fixieren Sie das Budget. Damit sind nicht nur die Qualifikationen und Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter gemeint, sondern auch zusätzliche externe Ressourcen.
Qualitätsziele: Definieren Sie die Qualität Ihrer Arbeitsergebnisse. Gibt es bestimmte Vorgaben, die Sie erreichen müssen?

Bevor Sie die Zieldefinition abschließen, überprüfen Sie sie hinsichtlich fünf „SMART“-Kriterien:

S: Spezifizieren Sie das Ziel eindeutig.
M: Planen Sie Ziele so, dass sie messbar sind.
A: Initiieren Sie Ziele so, dass sie attraktiv auf das Projektteam wirken.
R: Ziele müssen realistisch und umsetzbar sein.
T: Terminieren Sie Ziele, setzen Sie eine zeitliche Grenze.

Planen Sie Ihre Ressourcen sinnvoll

Ehe Sie Ressourcen festlegen und planen, unterteilen Sie sie anhand verschiedener Kriterien.

Personalressourcen: Planen Sie Personal ein, erfassen Sie ihre Verfügbarkeit zusammen mit ihren Personalkosten. Urlaubs-, Krankheits- und sonstige Fehlzeiten sollten unbedingt einkalkuliert werden. Ziehen Sie Stunden- und Tagessätze heran und kalkulieren Sie so präzise wie möglich.
Sachressourcen: Dazu zählen unter anderem Software-Lizenzen, die Anmietung von Besprechungsräumen oder externe Dienstleister. Klären Sie vorab, welcher Mitarbeiter mit der Anschaffung von Sachressourcen beauftragt wird und berücksichtigen ihn bei der Planung der Personalressourcen.
Investitionen: Wenn Sie für ein bestimmtes Projekt spezielle Hardware benötigen, sollte diese Investition zum Projektbudget gegengerechnet werden. Stellen Sie sich auch stets die Frage, ob eine Investition nur für ein Projekt oder zum längerfristigen Nutzen getätigt wird.

Für die Planung von Ressourcen sollte unbedingt die Projektleitung zuständig sein. Delegieren Sie diese Aufgaben nicht, sondern besorgen Sie sich alle notwendigen Informationen von Ihren Team-Mitgliedern.

Erstellen Sie Statusreports

Berichte über den Projektverlauf richten sich in erster Linie an Kunden oder Vorgesetzte, um sie je nach Wunsch kurz oder umfassend zu informieren. Beide schätzen einfach aufbereitete, aber dennoch detailreiche Informationen.

Neben dem Namen und dem Verantwortlichen des Projekts sollten in einem Statusreport die bisherigen Kosten, die investierte Zeit und die Abschlussquote angegeben werden. Fassen Sie den Ist-Stand in Visualisierungen zusammen. Nennen Sie Risiken und aktuelle Probleme. Geben Sie zum Schluss einen realistischen Ausblick auf die weiteren, bevorstehenden Maßnahmen.

Die Frage nach der Häufigkeit von Statusreports lässt sich nicht eindeutig beantworten. Testen Sie einfach aus, in welcher Frequenz es für Sie und Ihre Projektarbeit am sinnvollsten ist. Dabei können folgende Informationen helfen:

Je mehr Reports erstellt werden, desto weniger sorgfältig sind die enthaltenen Informationen aufbereitet.
Die Anfertigung von Statusreports benötigt wiederum wertvolle Projektarbeitszeit.

Mit der Kanban-Methode zu mehr Effizienz und Transparenz

Mit der sogenannten Kanban-Methode können Sie agil und flexibel im Projektmanagement auf Störungen reagieren. Bei diesem Verfahren rückt das Team in den Mittelpunkt: Es organisiert Projekte selbst, verteilt Arbeitsaufträge je nach Präferenzen und kann pro Mitarbeiter einzelne Aufgaben limitieren. So können sich Mitarbeiter auf Ihre Stärken konzentrieren. Der Vorteil: Einzelne Prozesse im Projekt werden transparenter, die Mitarbeiter arbeiten selbstbestimmt und somit effektiver.

Durch dieses Verfahren sorgt das Team untereinander für eine optimale Verteilung der Projektaufgaben. Anhand von Visualisierungen erkennen alle Team-Mitglieder in einer morgendlichen Runde (Standup), welche Teilaufgaben mehr Zeit als ursprünglich geplant beanspruchen. Ebenso können unvorhergesehene Verzögerungen dargestellt werden. Ein weiterer Vorteil der Kanban-Methode ist, dass sich auch neue Mitarbeiter schnell zurechtfinden. Eine Rücksprache mit einem Teamleiter entfällt. Seine Aufgabe ist lediglich die Einhaltung der Prioritäten.

Für Kunden hat dieses Vorgehen natürlich auch Vorteile: Projekte laufen effizienter und transparenter ab, als mit einem üblichen Projektmanagement.

Tipps für das eigene Projektmanagement

Ähnlich wie im „Real Life“ ist Projektmanagement im Agenturalltag eine erlernbare Fähigkeit. Wie in Ihrer Freizeit sollten Sie auch Ihren Berufsalltag mit den Grundzügen des Projektmanagements versehen, in dem Sie Aufgaben priorisieren. Nach dem Eisenhower-Prinzip sortieren Sie alle Aufgaben danach, ob sie …

… sofort zu erledigen sind.
… wichtig sind, aber in die Wiedervorlage können.
… an kompetente Mitarbeiter übergeben werden können.
… zu vernachlässigen sind.

Für Ihre tägliche Routine sollten Sie folgende Dinge beachten bzw. einrichten:

Sortieren Sie Ihr E-Mail-Postfach und legen Sie Ordner nach bestimmten Kategorien an (z.B. Kunden, Newsletter, Partner, Intern, Nachfassen).
Definieren Sie feste Zeiten für die Prüfung Ihrer E-Mails. Denn auch Ablenkung durch neu eingetroffene E-Mails frisst Zeit.
Sammeln Sie Ihre Gedanken und Ideen mit einem für Sie passenden Tool.
Legen Sie nach dem oben beschriebenen Eisenhower-Prinzip Kurznotizen für alle bevorstehenden Aufgaben an – je nach Priorität.

Praktische Tipps für Ihre tägliche Projektarbeit

Folgende Arbeitsschritte sollten Sie kontinuierlich umsetzen:

Planen Sie Ihre kommende Arbeitswoche am Freitag. So können auch mögliche zeitliche Puffer im Vorfeld rechtzeitig einkalkuliert werden.
Bitten Sie regelmäßig um das Feedback von Vorgesetzten oder Kunden. Wenn Sie nach dem Pareto Prinzip 20% Ihres Aufwands in ein Projekt stecken, haben Sie bereits 80% des Ergebnisses fertiggestellt. Frühzeitiges Feedback vermeidet so Missverständnisse im weiteren Projektablauf.
Auch klassische Post-its haben neben allen digitalen Lösungen Ihre Daseinsberechtigung.
Sorgen Sie für einen Mix zwischen stressigen und entspannten Aufgaben. So vermeiden Sie frustrierende Phasen und das Aufschieben ungeliebter Aufgaben.
Seien Sie realistisch und melden Sie sofort, wenn die eigentlich angedachte Zeit zur Bewältigung einer Aufgabe nicht ausreicht. Rechtzeitiges Informieren sorgt für ein gutes Team-Klima.
Vermeiden Sie „Aufschieberitis“, denn es sorgt bei Ihnen für ein schlechtes Gefühl und eine schlechte Stimmung im Team.

Tipps für das Projektmanagement in Online-Marketing-Agenturen

Agenturen haben andere Schwerpunkte und Ansprüche an das Projektmanagement als andere Unternehmen. Beachten Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Lösung folgende Punkte:

Skalierbarkeit: Wollen Sie wachsen, sollte das verwendete Tool skalierbar sein.
Usability: Managen Ihre Mitarbeiter Projekte selbst und verfolgen Sie den zeitlichen Arbeitsaufwand, sollte Ihr Tool leicht konfigurierbar sein.
Flexibilität: Eventuell ist es von Vorteil, dass Ihr PM-Tool mit anderen IT-Lösungen (CRM o.ä.) kompatibel ist.
Anpassungsfähigkeit: Einige Lösungen ermöglichen es, dass Sie mit Kunden auf einer Plattform zusammenarbeiten können.
Schwerpunkt: Mittlerweile können PM-Tools die ausgefuchsten Features umsetzen – aber benötigen Sie wirklich alle?
Kundenfreundlichkeit: Greifen Kunden auf Ihre PM-Lösung zu, sollten Sie fragen, ob sie sich damit zurechtfinden.
E-Mail-Integration: Diese Option kann die interne Abstimmung verbessern.
App: Auch diese Option kann Sie dabei unterstützten, dass Projekte reibungsloser ablaufen.
Service: Ein schneller Kunden-Service kann Sie aus vielen brenzligen Situationen befreien.
Ziele: Definieren Sie konkrete Zwecke, die Sie mit einem PM-Tool verfolgen.

Überblick über Projektmanagement-Tools

Basecamp: Ein Tool, das Sie auch mobil benutzen können. Es ist geeignet für Agenturen, die ein leicht bedienbares Tool favorisieren, das auch die Kommunikation durch Chat-Funktionen zwischen den Nutzern vereinfacht.
Workamajig: Dieses Tool vereint Rechnungswesen, Kunden-Management, Web-Analyse, Kreation und Medien der einzelnen Abteilung von Agenturen zusammen in einer Software-Umgebung.
FunctionPoint: In diesem Tool mit der Oberfläche eines „Cockpits“ werden einzelne Werkzeuge für alle Abteilungen dargestellt, einschließlich Buchhaltung, Kundendienst, Web-Traffic und Kreation.
Trello: Besonders die aufgeräumte Oberfläche und sehr verständliche Nutzerführung erleichtert das Management von Projekten in kleineren Agentur-Teams. Auf dem „Board“ können Sie Projekte in Karten und Listen ablegen, die Sie Kategorien zuordnen.

Fazit

Die Zeit, als langatmige E-Mail-Schleifen versuchten, Projekte zu koordinieren und Projekte zu steuern ist vorbei. Da die Komplexität von Projekten unaufhörlich steigt, sind Projektmanagement-Lösungen nicht nur ressourcen-, sondern auch nervenschonend. Egal für welches System oder welche Tool-Kombination Sie sich entscheiden: Geben Sie sich und Ihren Kollegen die nötige Zeit, Workflows aufeinander abzustimmen und das Verfahren zu standardisieren.