Vertriebs-automatisierung – Aufwand reduzieren, Aufträge gewinnen

Läuft es im Vertrieb schlecht, leidet das gesamte Unternehmen: Denn die Ware (oder Dienstleistung) kommt in der Regel nur durch den Vertrieb an den Kunden. Aus diesem Grund versuchen viele Unternehmer unter großem Aufwand, den Sales-Erfolg zu steigern. In diesem Artikel gehen wir auf Methoden zur Vertriebsoptimierung ein, um die allgemeine Effizienz des Vertriebs zu steigern. Ein Fokus liegt dabei auf der Optimierung des Angebotsmanagements. 

Was versteht man unter Vertriebsautomatisierung? 

Die Vorteile der Vertriebsautomatisierung zeichnen sich vor allem durch sinkende Kosten aus. Bei der Automatisierung des Vertriebsprozesses werden Tätigkeiten, die eigentlich nicht zum primären Fokus der Vertriebler gehören, eliminiert und damit die Vertriebseffizienz gesteigert. Zudem werden die essentiellen Aktivitäten durch Software und Anwendungen unterstützt. Wenn Mitarbeiter zum Beispiel viel Zeit damit verbringen müssen, Informationen über einen potenziellen Kunden zu suchen und aufzuarbeiten, haben sie weniger Zeit dafür, mit dem Kunden ins Gespräch zu kommen und einen erfolgreichen Geschäftsabschluss zu erzielen. Die Optimierung führt nicht nur zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeiter (denn unnötige Aktivitäten können Frustration auslösen), sondern auch dazu, dass Sie mit der gleichen Mitarbeiterzahl mehr verkaufen können.

Welche Ansätze zur Vertriebsautomatisierung gibt es?

Bevor wir auf die speziellen Methoden zur Vertriebsautomatisierung eingehen muss auch CRM(Customer Relationship Management)-Software erwähnt werden. CRM ist quasi das Herzstück der Vertriebsautomatisierung und man muss ganz klar sagen: Ohne geht es heutzutage nicht mehr! Wenn Sie also momentan Ihre Vertriebsaktivitäten in Excel-Tabellen organisieren, dann lautet der erste Schritt, ein geeignetes CRM-System zu implementieren. Mit welchen Schritten es anschließend weiter gehen kann, erfahren Sie in unseren folgenden 6 Tipps:

1. Terminmanagement

Die traditionelle Prozedur zum Finden eines Termins ist in manchen Fällen langwierig und monoton. Jemand schlägt einen Termin vor, der Partner hat dort keine Zeit und schlägt eine Alternative vor, die wiederum bei Teilnehmer 1 nicht passt usw. – Sie kennen das Spiel sicher. Für solche Situationen gibt es mittlerweile einige Tools, die beiden Parteien viel Zeit sparen. Sie verschicken eine Liste mit freien Terminen, die direkt aus Ihrem Kalender ausgelesen werden. Der Kunde muss dann nur noch einen Termin seiner Wahl auswählen und bestätigen. So sparen Sie nicht nur selbst Energie und Nerven, sondern auch dem Kunden.

2. Lead-Generierung und -Qualifizierung

Eine wichtige Kernkompetenz des Vertriebs ist das Akquirieren von neuen Leads, dementsprechend viel Energie investieren Vertriebsabteilungen in die Suche nach potenziellen Neukunden. Allerdings haben nicht alle Leads die gleiche Aussicht auf Erfolg. Es macht deshalb Sinn, sich bei der anschließenden Kontaktaufnahme auf die Leads zu konzentrieren, die mit hoher Wahrscheinlichkeit zu Kunden werden. Dabei kann moderne Technologie eine große Hilfe sein: So können Sie ein System implementieren, dass Besucher einer Website dazu einlädt, ihre Kontaktdaten zu hinterlassen und das Informationen zu deren Interessen und Kaufverhalten speichert. Diese Rohdaten kann ein Algorithmus danach auswerten und anhand vergangener Verkäufe feststellen, ob ein bestimmtes Kundenverhalten oder spezifische Kundendaten (Branche, Unternehmensgröße etc.) tendenziell zu einer hohen oder niedrigen Konversionsrate führen. Es folgen automatisierte Vorschläge für den Vertrieb, welche Leads als erstes angegangen werden sollten.

3. Angebotsmanagement

Auch die automatisierte Erstellung von personalisierten Angeboten kann das Leben für Vertriebsmitarbeiter um einiges einfacher machen. Zusätzlich stellt die Software sicher, dass die Daten auf dem Angebot immer aktuell sind und das Layout automatisch angepasst ist. Ein automatisches Angebotsmanagement erinnert Sie außerdem immer daran, wann es Zeit ist, beim Kunden nachzufassen und sich nach der Entscheidung des potenziellen Käufers zu erkundigen.

Ein ineffizientes Angebotsmanagement ist einer der Hauptfaktoren für unbefriedigende Ergebnisse im B2B-Vertrieb.  Was Unternehmen auf dem Weg zum Erfolg im Vertrieb hilft, können Sie im Salesforce-Whitepaper „Automatisierte Angebotserstellung für mehr Abschlüsse“ nachlesen.

4. Vernetzung von Kommunikationskanälen & Informationen

Für die meisten Menschen bedeutet der digitale Fortschritt vor allem eines: schnellere Kommunikation und stärkere Vernetzung von verschiedenen Lebensbereichen. Dies lässt sich ebenso auf eine effektivere Kommunikation am Arbeitsplatz und mit Kunden übertragen. So lassen sich Daten heute bequem zwischen Innendienst und Außendienst innerhalb von Sekunden austauschen – und das über verschiedene Geräte, beispielsweise von einem PC im Büro auf das Tablett vor Ort beim Geschäftsessen. Auch Kunden profitieren davon, Daten schneller zu erhalten und rasch mit den Mitarbeitern eines Unternehmens Kontakt aufnehmen zu können.

5. Berichterstellung automatisieren

Wenn ein zentrales System Zugriff auf wichtige Zahlen und Fakten zum aktuellen Status aller Prozesse hat, ist es besonders leicht, Berichte für verschiedene Zwecke zu erstellen, ohne dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeit dafür investieren müssen. So kann jedem Teammitglied im Vertriebsteam etwa morgens ein automatisch erstellter Bericht über die aktuellen Ziele im Vertrieb und deren Vervollständigung angezeigt werden. Anhand des Berichts erkennen die Mitarbeiter, welche Schritte sie selbst unternehmen müssen, um bestmöglich zum Erfolg des Unternehmens beitragen zu können. Der Bericht kann ebenso personalisierte Ziele für einen bestimmten Mitarbeiter enthalten. Berichte lassen sich natürlich auch für andere Zwecke erstellen, z. B. für buchhalterische Tätigkeiten und für offizielle Stellen.

Erfahren Sie, wie Denise Jurrat mithilfe von Salesforce den Vertrieb global vernetzt und die Digitalisierung vorantreibt.

6. Customer Journey optimieren

Das Customer Journey Management konzentriert sich darauf, die vom Kunden erlebten Prozesse in eine nahtlose, positive Erfahrung zu transformieren. Einige der Schritte können nämlich für eine höhere Kundenzufriedenheit automatisiert werden (z. B. das Versenden oder Empfangen von Dokumenten), andere Schritte hingegen sollten optimalerweise mit einer menschlichen Kontaktperson erfolgen. Das gilt vor allem für die persönliche Kommunikation im Vertrieb – lassen Sie also trotz aller Optimierungs-Ambitionen nie den menschlichen Aspekt Ihrer Sales-Aktivitäten aus den Augen!

Wo liegen die Grenzen der Vertriebsautomatisierung?

Eine stellenweise Automatisierung des Vertriebs erleichtert viele Aspekte der Arbeit und erhöht die Produktivität. Schießen Sie bei all den neuen digitalen Technologien aber nicht über das Ziel hinaus. Die neue Technologie dient lediglich dazu, nicht essenzielle Tätigkeiten so stark wie möglich zu reduzieren und nicht dazu die eigentliche Kernkompetenz der Mitarbeiter zu übernehmen. Speziell im Vertrieb wäre das überhaupt nicht realisierbar, denn Kunden wollen vor allem im B2B-Bereich mit echten Menschen zu tun haben. Einem Computerprogramm als Verkäufer würden Sie wohl auch wenig Vertrauen entgegenbringen, oder? Bei der Vertriebsautomatisierung kommt es also darauf an, den richtigen Grad zu finden. Darüber hinaus gibt es natürlich genauso andere Bereiche in Ihrem Unternehmen, bei denen Sie über eine Automatisierung nachdenken sollten: Lesen Sie hierzu unseren Artikel „Geschäftsprozesse automatisieren„.

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