Für Außenstehende wirkt der Vertrieb erst einmal nach einem simplen Prozess: Produkt X an so viele Kund:innen wie möglich verkaufen. Wer jedoch im Vertrieb arbeitet oder ein eigenes Unternehmen führt weiß, dass die Realität weitaus komplexer aussieht. Sales Operations (kurz: Sales Ops) und die fleißigen Sales-Operations-Manager:innen sollen Klarheit schaffen – und den Vertrieb so nachweislich erfolgreicher machen.
Denn nicht jede Verkaufsstrategie ist gleich effektiv. Die Prozesse mit zahlreichen Absprachen und individuellen Angeboten sind oft extrem vielschichtig. Individuelle Kund:innen verlangen unterschiedliche Herangehensweisen. Und Vertriebsmitarbeiter:innen können ihren Job immer nur so gut machen, wie es die Arbeitsumstände erlauben.
Kurz gesagt: Sowohl die Ansprüche und Bedürfnisse von Kund:innen als auch die Möglichkeiten für Unternehmen, sie anzusprechen, werden immer vielfältiger.
In diesem Artikel erfahren Sie, was Sales Operations genau sind und wie Sales-Operation-Teams agieren. Außerdem wird das Thema Revenue vs. Sales Operations genauer beleuchtet.
Ist Sales Operations nur ein anderes Wort für Vertriebsprozesse?
Im Gegensatz zur Geschäftswelt in den Vereinigten Staaten sind Sales Operations hierzulande ein vergleichsweise neues Tätigkeitsfeld. Während der Begriff sich wörtlich am ehesten mit „Vertriebstätigkeiten“ oder „Verkaufsprozesse“ übersetzen lässt, trifft das den Kern von Sales Ops nur unzureichend.
Sales-Operations-Teams sind in der Regel selbst keine aktiven Vertriebler:innen, sondern unterstützen diese mit Strategien, Analysen und Daten. Sie sind traditionell eher hinter den Kulissen tätig und konzentrieren sich auf Vertriebstools und -prozesse. Treffender ist daher die Bezeichnung „Vertriebsmanagement“.
Inzwischen stehen Sales-Operations-Manager:innen und ihre Teams jedoch zunehmend im Mittelpunkt der Bemühungen um mehr Effizienz und höhere Kosteneinsparungen. Unternehmen, die diese Ziele verfolgen, setzen darauf, Sales Operations in ihre Strategieplanung mit einzubeziehen.
Im von Salesforce beauftragten aktuellen „State of Sales Report“ gaben 85 Prozent der befragten Vertriebsspezialist:innen an, dass der Vertrieb immer strategischer werde. Laut 82 Prozent der Befragten spielen Sales Ops eine entscheidende Rolle für das Wachstum ihres Unternehmens – unter besonders leistungsstarken Unternehmen war diese Zahl sogar noch höher.
Nicht zu verwechseln ist der Begriff „Sales Operations” mit „Sales and Operations“ oder auch „S&O Planning“. Damit ist ein regelmäßig durchgeführter Prozess gemeint, der (extrem vereinfacht gesagt) das Gleichgewicht von Angebot und Nachfrage sicherstellen soll – also beispielsweise, dass der Produktionsplan und der Absatzplan in ausgewogenem Verhältnis stehen.
Revenue vs. Sales Operations – ist das nicht das Gleiche? Trotz des ähnlichen Namens handelt es sich hierbei um verschiedene Tätigkeitsfelder. Ein Sales-Operations-Team konzentriert sich auf die Verkaufsfunktion des Unternehmens. Die Revenue-Operations-Abteilung sammelt und verarbeitet im Hintergrund Daten von verschiedenen Abteilungen, um das Unternehmenswachstum zu fördern.
Was Sales-Operations-Manager:innen tun
Sales-Operations-Teams agieren für das Vertriebsteam etwa wie das Navigationssystems eines Autos: Selbstverständlich kommt das Auto auch ohne Navi ans Ziel. Doch die effizienteste und erfolgversprechendste Route kann es nur dank datenbasierter Unterstützung nehmen.
Ebenso liefern auch Sales-Operations-Teams dem Vertrieb wichtige Erkenntnisse zum Gestalten und Anpassen der Verkaufsaktivitäten. Das kann auf die verschiedensten Arten geschehen, nicht zuletzt durch das Auswerten von Leistungskennzahlen. Die taktische Funktion, die Sales Operations erfüllt, wird für Vertriebsorganisationen immer wichtiger.
Sales Operations ist also weit mehr als bloße Zahlenakrobatik: Es geht darum, Taktiken und Strategien zur Effizienz- und Produktivitätssteigerung des Vertriebs zu entwickeln – und damit natürlich in letzter Instanz den Umsatz und die damit verbundenen Gehälter zu erhöhen. Dazu sammeln Sales-Operations-Manager:innen Daten aus allen verfügbaren Quellen, analysieren diese und erstellen Reportings, Forecasts und Dashboards. So kann der Erfolg einzelner Maßnahmen nachvollzogen und der gesamte Prozess des Verkaufens überwacht werden.
Sales-Operations-Manager:innen müssen mehr können als mit Zahlen umgehen oder zu wissen, was sich gut verkauft. Natürlich sind ein tiefgehendes Verständnis von Unternehmens- und Vertriebsstrukturen sowie der finanziellen Zusammenhänge die absolute Basis der Expertise. Doch genauso wichtig sind organisatorische Fähigkeiten, Kompetenz in der Analyse- und Berichterstellung und Sachverstand im Management der Sales Pipeline.
Außerdem sind digitale Lösungen wichtige Bausteine für Sales Ops, weshalb es hier auch auf technisches Know-how ankommt – zumindest im Umgang mit Software für die Datenanalyse und Tools zum Customer-Relationship-Management (kurz: CRM = Kundenbeziehungsmanagement).
Was ist ein CRM? Wie funktioniert es? Welche Vorteile hat ein CRM-System? In diesem Video warten noch weitere spannende Infos & Tipps rund um das Thema auf Sie:
4 weitere Vorteile von Sales Operations für Ihr Unternehmen
Falls Sie in Ihrem Unternehmen noch keine Spezialist:innen für Sales Operations haben und Ihr Verkaufsteam trotzdem kontinuierlich Erfolge einfährt, ist das grundsätzlich natürlich erfreulich. Dennoch sollten Sie den Aufbau eines Sales-Operations-Teams unbedingt in Erwägung ziehen, schließlich kann nahezu jeder Erfolg noch gesteigert werden. Und Ihr Unternehmen profitiert von einer ganzen Bandbreite an Vorteilen:
Entlastete und produktivere Vertriebsteams
Vertriebler:innen konzentrieren sich am liebsten auf das, was sie am besten können: das Verkaufen. In der Regel verbringen sie aber nur knapp über ein Viertel ihrer Woche mit dem eigentlichen Verkauf. Sales Operations nehmen ihnen einen Großteil der Vor- und Nacharbeit ab und helfen ihnen so, ihre Produktivität zu steigern. Unternehmen mit erstklassigen Sales-Operations-Teams verzeichnen laut McKinsey einen Sprung der Vertriebsproduktivität von 20 bis 30 Prozent.
Gleichzeitig identifizieren sie Verbesserungspotenziale – nicht nur in der gesamten Vertriebsabteilung, sondern auch bei einzelnen Mitarbeiter:innen. So können diese fundiertes Feedback und gezielte Unterstützung erhalten.
Außerdem können Sales-Operations-Manager:innen zusätzlich Recruiting und Training von neuen Mitarbeitenden übernehmen und diese besonders gut in Ihren Job einarbeiten.
Besseres Verständnis der Kund:innen
Vielen Kaufentscheidungen liegen Argumente zugrunde, die sich mit einer entsprechenden Analyse im Rahmen von Sales Operations einfach nachvollziehen lassen. Denn oft sind rein wirtschaftliche Faktoren ausschlaggebend. Zu wissen, warum sich ein:e Kund:in für oder gegen ein Produkt entscheidet, ist elementar für zukünftige Interaktionen und Angebote. Sales-Operations-Manager:innen untersuchen nicht nur punktuell das Scheitern oder Gelingen von einzelnen Verkaufsaktivitäten, sondern erkennen ganzheitliche Trends und Erfolgsfaktoren.
Fundierte Customer Journeys
An einem Verkauf sind häufig verschiedene Abteilungen beteiligt: neben Vertrieb beispielsweise Marketing und Support oder auch verschiedene Vertriebler:innen. Sales-Operations-Manager:innen können als Koordinator:innen fungieren und helfen, Übergaben nahtlos zu gestalten.
Zur Unterstützung bietet sich für Sales Ops ein CRM-Tool wie die Salesforce Sales Cloud an, das die diversen Abteilungen vernetzt und eine 360-Grad-Ansicht auf jede:n einzelne:n Kund:in ermöglicht.
Digitale Transformationen im Unternehmen
Es ist zwar nicht per se die Aufgabe von Sales Operations, sich um die Digitalisierung im Unternehmen zu kümmern. Doch in der Praxis sind smarte Software und digitale Lösungen heutzutage fester Bestandteil von Sales-Operations-Tätigkeiten. Zum Beispiel können Tools mit künstlicher Intelligenz dabei helfen, Daten mehrdimensional auszuwerten und erfolgversprechende Vertriebstaktiken anzuwenden. Somit können Sales-Operations-Manager:innen auch zu Technologietreibern werden und die Kolleg:innen im Unternehmen ebenfalls zur Nutzung digitaler Lösungen motivieren – das gilt natürlich besonders für jene Systeme, die als Schnittstellen zwischen Abteilungen und Teams funktionieren.
Auch wenn es selbsterklärend ist: Hinzu kommt der nicht von der Hand zu weisende Vorteil, dass Sales Operations massiv zur Umsatzsteigerung beitragen kann. Immerhin ist die Kernaufgabe des Managements, Vertriebler:innen mehr Verkaufsabschlüsse zu ermöglichen. Durch maßgeschneiderte Strategien soll die Erfolgs- und Konversionsrate auf ein neues Level gebracht werden, während die Unternehmenskosten sinken sollen. Unterm Strich bleibt mehr Gewinn.
Fazit: Sales Operations unterstützt den Vertrieb durch Strategien, Analysen und Daten
Für den Vertrieb bedeutet Sales Operations ganz neue Perspektiven: Es macht Effizienzsteigerung möglich, indem es sowohl Führungskräfte als auch Vertriebsteams mit optimierter Technologie unterstützt, die die Strategie vorantreibt und produktiveres Arbeiten ermöglicht.
Vertriebler:innen können so ihren Fokus ganz auf ihre Verkaufstätigkeiten legen und bekommen dank des datengestützten Supports durch die Sales-Operations-Manager:innen zusätzliche Sicherheit. Die Sales-Operations-Professionals wiederum können mit dem Einsatz intelligenter digitaler Lösungen ihre eigenen Leistungen verbessern – und den Vertriebskolleg:innen so noch bessere Erkenntnisse, Orientierungshilfen und Anleitungen an die Hand geben.
Das ist wichtiger als je zuvor, denn die Geschäftswelt befindet sich in einem spürbaren Wandel. Von Digitalisierung bis Pandemie: Wie wir wirtschaften und Business betreiben, ändert sich heute in einer rasanten Geschwindigkeit. Für Vertriebler:innen ist das eine große Herausforderung. Sie müssen sich auf neue Erwartungen von Führungskräften und Kund:innen einstellen und in einer Zeit des Umbruchs den Umsatz stets auf einem Level halten.
Salesforce hat über 7.700 Vertriebsmitarbeiter:innen weltweit befragt, wie die Wertmaximierung inmitten wirtschaftlichen Gegenwinds gelingt, wie sich ändernde Kundenerwartungen erfüllt werden können, wie sie Sales Ops zu einem stärkeren strategischen Partner für den Geschäftserfolg machen und vieles mehr. Profitieren Sie von den Insights dieser globalen Befragung:
State of Sales Report: Trends & Insights
Inflation, Lieferengpässe, steigende Kundenerwartungen, sinkende Budgets – erfahren Sie, wie 7.700 Sales-Profis die aktuellen Herausforderungen meistern.
