Digitalisierung für KMU: So gelingt der Einstieg

Wussten Sie, dass nur knapp 20 Prozent der Unternehmen im deutschen Mittelstand eine übergreifende Strategie zur Digitalisierung verfolgen? Noch immer fließt ein Großteil der Investitionsgelder kleiner Unternehmen in Gebäude und Maschinen anstatt in moderne Software.

Die Gründe dafür sind vielfältig. Folgende Hindernisse und Barrieren werden am häufigsten genannt:

• fehlendes firmeninternes Know-how
• mangelnde finanzielle Mittel für Investitionen
• Infrastrukturprobleme wie kein Zugang zu Breitbandinternet
• Bedenken in Bezug auf Datenschutz
• Angst vor Cyberangriffen

Die Corona-Pandemie, der Lockdown und der überraschende Wechsel ins Homeoffice haben Firmen jedoch zum Umdenken gezwungen. Viele haben den ersten Schritt mithilfe von digitalen Kommunikations- und Kollaborationstools gewagt und erfolgreich gemeistert.

In diesem Artikel erläutern wir, von welchen Vorteilen der Digitalisierung Ihr kleines Unternehmen besonders profitieren kann, und geben 5 Tipps für den Aufbau einer erfolgreichen Digitalisierungsstrategie.

Wie sieht eine Digitalisierung für kleine Unternehmen und den Mittelstand eigentlich aus?

Digitalisierung bedeutet nichts anderes, als bestehende analoge Prozesse und Funktionen durch digitale Technologien zu ersetzen. Auf diese Weise können Unternehmen Prozesse optimieren, Umsätze steigern, ein besseres Benutzererlebnis anbieten und vieles mehr – ob im Einzelhandel, in der Industrie oder in jeder anderen Branche. Die Verbesserungsmöglichkeiten durch digitale Tools und Prozesse sind nahezu unbegrenzt.

Wie KMU von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren

Die Digitalisierung eröffnet damit nicht nur großen, sondern gerade auch kleinen Unternehmen wichtige Chancen. Vor allem während der Corona-Pandemie wurden die vielen Vorteile der Digitalisierung sichtbar:

• Kollaboration im Homeoffice: Als plötzlich alle ins Homeoffice mussten, hatten nicht wenige Führungskräfte Bedenken, ob die Zusammenarbeit mit ihrem verteilten Team funktionieren würde. Aber wir können Sie beruhigen: Diese Zweifel haben sich nicht bestätigt. Dank moderner Kommunikationslösungen macht es keinen Unterschied mehr, ob Ihre Mitarbeiter:innen im Büro oder zu Hause sitzen.
• Detaillierte Einblicke in die Kundenbedürfnisse: Nur wer Daten zu seinen Kund:innen besitzt und ihr Kaufverhalten versteht, kann entsprechend reagieren und ihnen einen Mehrwert bieten. Denken Sie beispielsweise an eine automatisierte E-Mail, die Käufer:innen an ihren virtuellen Warenkorb erinnern, in dem noch unbestellte Artikel liegen. Locken Sie die zögernde Kundschaft mit einem Rabattangebot und schlagen Sie ähnliche Produkte oder eine virtuelle Beratung vor. Die Digitalisierung bietet Ihnen enorme Vorteile bei der Stärkung Ihrer Kundenbeziehungen. Sie müssen sie nur nutzen.
• DIY, anstatt Aufgaben auszulagern: Kleine Unternehmen können dank cleverer Tools Aufgaben selbst übernehmen, für die sie früher externe Dienstleister beauftragen mussten. So gibt es inzwischen eine große Auswahl an Buchhaltungstool, die auch für Laien verständlich sind. Oder nutzen Sie eine Rechnungssoftware, die nach dem Verstreichen der Frist automatisch eine Zahlungserinnerung sendet. Auch Bildmaterial für Ihre Website oder Ihre Social-Media-Kanäle lässt sich mit einer benutzerfreundlichen Grafikdesign-Plattform besonders leicht erstellen.

All diese digitalen Möglichkeiten helfen Ihnen dabei, Ihre Effizienz und Produktivität zu steigern, Kosten zu senken und damit höhere Gewinne zu erzielen. Welches Unternehmen kann dazu schon Nein sagen?

5 Tipps für eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie

Insbesondere kleine Unternehmen haben trotz aller Vorteile oft Schwierigkeiten beim Erstellen einer digitalen Transformationsstrategie. Dabei ist der Wandel gar nicht so kompliziert und teuer, wie viele denken. Mit diesen 5 Tipps gelingt auch Ihnen der Einstieg.

1. Machen Sie den ersten Schritt

Der erste Schritt in Richtung Digitalisierung ist auch der schwerste. Besonders kleine Unternehmen mit 10 bis 49 Mitarbeiter:innen, die nicht aus dem Tech-Sektor stammen, fühlen sich schnell überfordert.

Setzen Sie die Messlatte deshalb nicht zu hoch an. Bevor Sie über komplexe Technologien wie künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen oder Big Data nachdenken, beginnen Sie mit einfachen digitalen Lösungen.

Ein hervorragender Einstiegspunkt in die Digitalisierung sind Lösungen für folgende Bereiche:

• Social Media und digitales Marketing
• E-Commerce
• Elektronische Rechnungsstellung
• Projektmanagement
• Kollaboration, Kommunikation und Terminplanung
• Verwaltung Ihrer Kundenbeziehungen mit einer CRM-Plattform

2. Setzen Sie auf die richtigen Tools

Die Qual der Wahl: Inzwischen gibt es so viele Tools für alle Lebenslagen, dass manchmal nicht die Implementierung, sondern die Auswahl zur Herausforderung wird.

Achten Sie vor allem darauf, dass die ausgewählten Tools benutzerfreundlich und intuitiv zu bedienen sind. Cloud-basierte Lösungen haben den großen Vorteil, dass Sie keine eigene IT-Infrastruktur aufbauen müssen. Alle Tools sollten zudem auch mobil über Smartphones und Tablets nutzbar sein.

Die meisten Tools werden als Abonnement angeboten. Dabei hängt der Preis in vielen Fällen von der Anzahl der Nutzer:innen oder dem Funktionsumfang ab. Viele Tools können Sie außerdem für einen begrenzten Zeitraum kostenlos ausprobieren.

3. Holen Sie alle Stakeholder an Bord

Rechnen Sie mit Widerstand, denn nicht jeder in Ihrem Betrieb wird von Veränderungen begeistert sein. Einige Mitarbeiter:innen möchten lieber bei ihrer gewohnten Arbeitsweise bleiben. Hier hilft nur viel Geduld. Erklären Sie, welche Vorteile sich für die Mitarbeiter:innen persönlich sowie für das Unternehmen ergeben, und räumen Sie alle Zweifel aus dem Weg.

Bieten Sie Ihrem Team durch Schulungsangebote oder Weiterbildungen so viel Unterstützung wie möglich.

4. Weisen Sie Schlüsselrollen zu

Bei kleinen Firmen ist die personelle Decke meist sehr dünn, das heißt, Teammitglieder müssen einen Teil der Aufgaben für die Digitalisierung mit übernehmen. Am besten bestimmen Sie eine Person als Projektmanager:in, um den Überblick zu behalten. Beauftragen Sie bei Bedarf auch ein externes Beratungsunternehmen, das Ihre Firma bei allen wichtigen Schritten begleitet. 

Und vergessen Sie nicht, alle Beteiligten an Bord zu holen. Viele denken bei der Digitalisierung nur an die Transformation der IT. Aber auch die Mitarbeiter:innen Ihrer Buchhaltungs-, Vertriebs- und Marketingabteilung sowie der Kundendienst müssen involviert werden. Besonders bei kleinen Unternehmen zählt jede Unterstützung.

5. Finden Sie den richtigen Partner

Die Wahl des richtigen Partners ist für die erfolgreiche Umsetzung Ihrer Digitalisierungsstrategie ganz entscheidend. Suchen Sie nach einem Technologiepartner, der mit Ihrer Branche oder Ihrem Geschäftsmodell vertraut ist und der zu Ihrem Budget passt.

Ihr gewählter Anbieter muss sicherstellen, dass alle Anwendungen und Systeme nahtlos integriert werden können. Denn nur wenn alle Programme reibungslos funktionieren, werden Ihre Mitarbeiter tatsächlich entlastet. Digitale Lösungen sollten niemals unnötige Mehrarbeit und Frust verursachen.

Ihr Weg in eine erfolgreiche digitale Zukunft

Es wird höchste Zeit für kleine Unternehmen, digitalisiert zu sein. Es gibt digitale Tools für beinahe alle Anwendungsszenarios – und das in allen Preiskategorien. Stellen Sie die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft.

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