Die gute Nachricht zuerst: Laut Daten der OECD aus dem Jahr 2020 lag Deutschland in Sachen wirtschaftlicher Produktivität nur knapp hinter Frankreich (Platz 2) und den USA (Platz 1) auf Platz 3 der Weltrangliste.
Doch die schlechte Nachricht nach einer Studie des ifo Instituts lautet, dass das Wirtschaftswachstum in Deutschland in den kommenden Jahrzehnten spürbar abnehmen wird. Dadurch werden auch die Arbeitsproduktivität und der Lebensstandard wesentlich langsamer steigen. Der Hauptgrund dafür: der demografische Wandel.
Fünf Tipps zur Steigerung der Produktivität
In diesem Leitfaden entdecken Sie fünf wirkungsvolle Tipps, die Ihnen dabei helfen, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter anzukurbeln und einen echten Domino-Effekt in Ihrem Unternehmen auszulösen.
Allerdings sind nicht alle Unternehmen gleichermaßen von diesem Produktivitätsrückstand betroffen. Vor allem kleine Unternehmen ohne großes Budget für Innovationen, die es auch im Wettbewerb um gut ausgebildetes Fachpersonal schwerer haben als ihre größeren und in der Regel bekannteren Mitbewerber, werden demnach zurückfallen.
Wachsende Ungleichheiten zwischen Klein- und Großunternehmen
Laut der Bertelsmann-Stiftung klafft in Deutschland eine zunehmende Produktivitätslücke: „Die Produktivität der großen Firmen ist zwischen 2012 und 2016 um zwölf Prozent stärker gewachsen als die von kleineren Arbeitgebern“, so schreibt das Institut. „Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) hinken in puncto Arbeitsproduktivität immer stärker sogenannten Großunternehmen (GU) hinterher.“
Ausschlaggebende Faktoren für die Produktivitätsentwicklung sind vor allem Investitionen und die Innovationskraft der einzelnen Unternehmen.
Wie Sie als KMU trotz Fachkräftemangel und Budgeteinschränkungen innovativ bleiben und nicht den Anschluss verlieren, erklären wir Ihnen in den folgenden 5 Schritten.
So erkennen und schließen Sie Produktivitätslücken in nur 5 Schritten
An erster Stelle steht natürlich die Frage, wie Sie Produktivitätslücken in Ihrem Unternehmen am besten erkennen und analysieren können. Die Methoden dafür unterscheiden sich je nach Branche. Im verarbeitenden Gewerbe gelten beispielsweise andere Maßstäbe als im Dienstleistungssektor.
In einem früheren Artikel zu Produktivitätssteigerungen für den Maschinenbau haben wir bereits ausführlich beschrieben, welche Faktoren in dieser Branche Einfluss auf die Produktivität haben – wie beispielsweise die Fertigungstiefe, die Exportquote und die Fertigungsart. In Ihrer Branche können ganz andere Faktoren ausschlaggebend sein. Wenn Sie sich aber die folgenden 5 Schritte zu Herzen nehmen, werden Sie Probleme mit der Produktivität in Ihrem kleinen Unternehmen oder Start-up sicherlich schnell in den Griff bekommen.
1. Legen Sie relevante KPIs fest
Ohne Einblicke in die tatsächliche Leistung eines Unternehmens lassen sich kaum Engpässe ermitteln und somit auch keine Optimierungen erzielen. Legen Sie daher relevante Leistungskennzahlen, auch KPIs (Key Performance Indicator) genannt, für jede Funktion und Abteilung fest und messen und überwachen Sie diese kontinuierlich.
Marketingabteilungen, die beispielsweise die folgenden KPIs im Blick behalten, können ihr Marketingbudget effektiv und effizient mit höchstmöglicher Kapitalrendite einsetzen:
- Kosten pro Akquisition (CPA)
- Kosten pro Lead (CPL)
- Umsatzziel
- Kapitalrendite (ROI)
- Absprungrate
- Klickrate (CTR)
- Kosten pro Klick (CPC)
Viele dieser KPIs lassen sich mit modernen Tools wie der Marketing Cloud von Salesforce vergleichsweise einfach tracken und analysieren. Sie warnen auch vor plötzlichen Leistungsabfällen, wodurch Sie schnell Gegenmaßnahmen ergreifen können, bevor Probleme und Umsatzausfälle kritisch werden.
2. Investieren Sie in die Qualifikation Ihres Teams
Vor allem kleine Unternehmen spüren die Auswirkungen des Fachkräftemangels schon heute. Das Anwerben hochqualifizierter Mitarbeiter:innen wird immer schwieriger. Die Generation der sogenannten Babyboomer verabschiedet sich langsam aus dem Erwerbsleben und gut ausgebildete Nachwuchskräfte sind Mangelware.
Sie sollten daher zuerst in Ihr bestehendes Team investieren. Bieten Sie regelmäßige Weiterbildungen und Schulungen an und stellen Sie allen Mitarbeiter:innen ein Weiterbildungsbudget zur Verfügung. Fortbildungen sollten zudem während der Arbeitszeit und nicht in der Freizeit stattfinden.
Das Angebot an Online-Kursen und E-Learning-Plattformen, wie Udemy, Coursera oder Trailhead von Salesforce, ist in den vergangenen Jahren förmlich explodiert und es gibt für jede noch so kleine Nische ein passendes Training – vom Erlernen neuer Programmiersprachen über das perfekte Selbstmanagement bis zu aktuellen Marketingpraktiken.
3. Überprüfen Sie Ihre Führungs- und Managementprozesse
Die World Management Survey (WMS), an der auch 700 deutsche Unternehmen teilnahmen, zeigte einen starken Zusammenhang zwischen der Qualität des Managements und der firmenspezifischen Produktivität. „In Deutschland lassen sich etwa 25 % der Unterschiede in der Totalen Faktorproduktivität zwischen den Unternehmen durch die Qualität des Managements erklären“, schreibt der Wirtschaftsdienst.
Zudem würde die Unternehmensgröße mit der Managementqualität korrelieren. Die Daten deuten darauf hin, „dass Großunternehmen in der Regel professioneller und struktureller organisiert sind, was sich in Produktivitätsvorteile ummünzt.“
Aber was bedeutet das nun konkret für ein KMU? Vielen Start-ups und kleinen Unternehmen fehlt eine übergreifende Unternehmensstrategie und Zukunftsvision, anderen mangelt es an einer effektiven Unternehmensstruktur. Ein erster Schritt in die richtige Richtung ist die Durchführung einer SWOT-Analyse.
Setzen Sie sich als Führungskraft mit Ihrem Kernteam zusammen und analysieren Sie die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken Ihres Unternehmens und Ihrer Branche. Auf diese Weise lassen sich leicht Zusammenhänge erkennen.
Entwickeln Sie als Nächstes einen Plan, um Ihre Stärken auszubauen und Risiken abzuschwächen. Mit solch einer Strategie in der Tasche werden Sie die Produktivität Ihres Unternehmens gezielt steigern können.
4. Optimieren Sie Ihre Prozesse
Die Prozessoptimierung ist eine wichtige Aufgabe in jedem Unternehmen und sollte im Idealfall bereichsübergreifend sein. Ineffiziente Abläufe kosten nicht nur Zeit und Geld, sondern auch die Nerven Ihrer Mitarbeiter:innen.
Im Allgemeinen erfolgt eine Prozessoptimierung in fünf Phasen:
- Vorbereitung
- Potenzialanalyse
- Redesign
- Umsetzung
- Nachbereitung
Für die Prozessoptimierung steht Ihnen ein ganzer Baukasten an Methoden zur Verfügung – darunter das Total Quality Management (TQM), das Lean Management, die japanische Kaizen-Methode zur schrittweisen Verbesserung der Prozesse oder Six Sigma.
Entscheiden Sie sich für eine Methode oder einen Mix verschiedener Ansätze, die jeweils am besten zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Branche passt.
5. Vergleichen Sie Tools und Technologien
Eng mit der Prozessoptimierung verknüpft ist die richtige Auswahl von Tools und Technologien. Mithilfe neuester Innovationen lassen sich Abläufe digitalisieren und automatisieren. Und entgegen herrschender Vorurteile müssen die ersten Schritte hin zur Digitalisierung auch nicht übermäßig teuer oder kompliziert sein. Zudem sind viele Tools äußerst benutzerfreundlich und erfordern keine komplexen IT-Kenntnisse oder -Infrastrukturen.
Dank praktischer Tools lassen sich neben der Optimierung von Abläufen auch ganz neue Erkenntnisse über Ihre Prozesse und Ihre Kundschaft gewinnen. Hochmoderne Technologien wie künstliche Intelligenz oder maschinelles Lernen nutzen große Datenmengen und liefern Ihnen Einblicke, die Ihnen ansonsten verborgen geblieben wären.
Steigern Sie Ihre Innovationsfähigkeit dank höherer Produktivität
Sobald Sie relevante KPIs messen, Mitarbeiter:innen qualifizieren, zielgerichtete Unternehmens- und Managementstrategien entwickeln, Engpässe in Ihren Abläufen beseitigen und moderne, genau zu Ihren Anforderungen passende Tools einsetzen, werden Sie aller Wahrscheinlichkeit nach deutliche Produktivitätssteigerungen sehen.
Und nicht nur das: Ihre stets weitergebildeten und von Routineaufgaben entlasteten Mitarbeiter:innen werden dann auch in der Lage sein, sich auf kreative und strategische Aufgaben wie die Produktentwicklung zu konzentrieren. Damit bringen Sie Ihr Unternehmen wirklich voran.
Das Ergebnis ist eine höhere Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit für Ihr kleines Unternehmen. Und die Gefahr, den Anschluss aufgrund von Produktivitätslücken zu verlieren, ist gebannt.
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