Das Thema Produktivität liegt uns sehr am Herzen. Vielleicht haben Sie schon bemerkt, dass sich viele Artikel auf unserem Salesforce Blog für kleine Unternehmen genau darum drehen. Und das hat einen guten Grund: Gerade kleine Unternehmen mit wenig Personal können sich keine ineffizienten Abläufe leisten. Doch schon mit einfachen Maßnahmen steigern Sie die Produktivität Ihres Unternehmens und Teams und machen es fit für die Zukunft.
Wir stellen Ihnen nachfolgend unsere 12 ultimativen Produktivitätstipps für Start-ups und kleine Unternehmen vor.
Fünf Tipps zur Steigerung der Produktivität
In diesem Leitfaden entdecken Sie fünf wirkungsvolle Tipps, die Ihnen dabei helfen, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter anzukurbeln und einen echten Domino-Effekt in Ihrem Unternehmen auszulösen.
1. Erfassen Sie Ihre Zeit
Wissen Sie wirklich, wie viel Zeit Sie und Ihr Team tagtäglich mit dem Beantworten von E-Mails, mit Meetings und anderen administrativen Aufgaben verbringen und wie viel Zeit für eigentliche Projekte übrig bleibt?
Am besten lässt sich die Zeit mit Tracking-Tools erfassen. Die Auswahl an solchen Tools ist inzwischen enorm: In Toggl können Sie beispielsweise Projekte anlegen und einen Timer aktivieren, sobald Sie mit einer Aufgabe beginnen, und stoppen, wenn Sie damit fertig sind. Die aufgebrachte Zeit lässt sich in Diagrammen darstellen und als PDF herunterladen.
Ein Tool wie RescueTime erfasst alle Aktivitäten auf Ihrem PC und schlüsselt auf, wie viel Zeit Sie mit sozialen Medien, in Zoom-Gesprächen, im E-Mail-Programm oder in Word und anderen Tools verbracht haben. Aber Vorsicht, die ersten Ergebnisse könnten Sie eventuell schockieren. Lassen Sie sich nicht entmutigen. Nutzen Sie die Daten, um Ihre Abläufe zu straffen und Ablenkungen zu blockieren.
2. Setzen Sie auf die neueste Technologie
Moderne Technologien sind der Schlüssel zu höherer Produktivität. Nutzen Sie Kommunikations- und Kollaborationstools wie Slack, um mit Ihrem Team und Kund:innen in Kontakt zu bleiben.
Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter:innen zudem mit hilfreichen Tools für den Vertrieb, das Marketing und die Buchhaltung wie einem umfassenden CRM-System, mit dem sich viele Prozesse automatisieren lassen. Denken Sie daran: Digitalisierung ist sowohl für die Mitarbeiter- als auch die Kundenbindung im 21. Jahrhundert unerlässlich.
3. Checken Sie Ihre E-Mails nicht so häufig
E-Mails sind ein Fluch und ein Segen zugleich. Wer seine eigentlichen Aufgaben ständig unterbricht, weil ein Pop-up auf eine neue E-Mail in der Inbox hinweist, sabotiert seine Konzentrationsfähigkeit und Produktivität.
Studien haben wieder und wieder belegt, dass wir Menschen entgegen aller Behauptungen in Wahrheit gar nicht multitaskingfähig sind. Unser Gehirn kann sich nur auf eine oder maximal zwei komplexe Tätigkeiten gleichzeitig konzentrieren. Außerdem dauert es eine ganze Weile, bis wir nach einer Ablenkung wieder in die ursprüngliche Aufgabe zurückfinden.
Blockieren Sie deshalb E-Mail-Benachrichtigungen auf Ihrem PC oder Smartphone und lesen Sie Ihre E-Mails lieber nur zwei oder drei Mal pro Tag zu festen Zeiten. Eventuell müssen sich Ihre Kolleg:innen erst an Ihr neues Verhalten gewöhnen. Dabei hilft es, Ihr Vorhaben klar zu kommunizieren.
Sie können auch eine automatische E-Mail-Antwort einrichten, um darauf hinzuweisen, dass Sie Ihre E-Mails nur morgens und abends beantworten.
4. Nutzen Sie das Pareto-Prinzip
Verabschieden Sie sich vom Perfektionismus. Haben Sie schon einmal vom Pareto-Prinzip gehört? Dieses auch als 20-zu-80-Regel bezeichnete Konzept besagt, dass sich 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreichen lassen. Für die verbleibenden 20 Prozent der Ergebnisse müssen 80 Prozent des Gesamtaufwandes aufgebracht werden.
Vielleicht bemerken Sie beispielsweise, dass 80 Prozent Ihres Umsatzes oder Ihrer Gewinne von 20 Prozent Ihrer Kundschaft stammen. Konzentrieren Sie Ihre Energie und Ressourcen daher lieber auf diese profitable Minderheit und ignorieren Sie den Rest. Das Pareto-Prinzip eignet sich für alle möglichen Szenarien.
5. Automatisieren Sie Routineaufgaben mit künstlicher Intelligenz
Künstliche Intelligenz kann Ihnen das Leben erleichtern. Automatisieren Sie Routineaufgaben mit intelligenten Tools. Das können beispielsweise Zahlungserinnerungen bei ausstehenden Rechnungen, automatisierte E-Mail-Marketingkampagnen und vieles mehr sein.
Ihr Team kann sich dank der gewonnenen Zeit auf kreative und strategische Aufgaben konzentrieren.
6. Erkennen Sie Produktivitätslücken
Erkennen und schließen Sie Produktivitätslücken. Setzen Sie dabei auf die persönliche Erfahrung Ihrer Mitarbeiter:innen in den jeweiligen Abteilungen. Diese wissen am besten, wo Optimierungsbedarf besteht und welche Abläufe effizienter gestaltet werden können.
Legen Sie relevante Leistungskennzahlen (KPI) für bestimmte Prozesse fest, tracken und analysieren Sie die Ergebnisse regelmäßig, leiten Sie daraus Trends ab und nehmen Sie kontinuierlich Verbesserungen vor.
7. Bieten Sie On-Demand-Schulungen an
Befriedigen Sie den Wissensdurst Ihres Teams und bieten Sie Weiterbildungsmöglichkeiten während der Arbeitszeit an. Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter:innen dazu, selbst Lösungen für Produktivitätsengpässe zu finden.
Geben Sie ihnen die Freiheit, selbst zu entscheiden, in welche Themenbereiche sie sich vertiefen möchten. Auf Plattformen wie Trailhead stehen Ihrer Belegschaft zahllose Online-Kurse zur Verfügung.
8. Hören Sie auf Ihre innere Uhr
Sind Sie eine Lerche oder eine Eule? Nein, wir sprechen hier nicht von Ihrem Lieblingsvogel, sondern von Ihrem Chronotyp. Lerchen sind die Frühaufsteher unter uns und Eulen die Nachtschwärmer.
Geben Sie Ihren Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, ihre produktivsten Stunden gemäß ihrer inneren Uhr – also entweder frühmorgens oder nachmittags – für die wichtigsten Aufgaben zu nutzen. Das klappt im Homeoffice wahrscheinlich besser als im Büro.
Mitarbeiter:innen im Homeoffice sollten außerdem eine effektiven Morgen- oder Tagesroutine einrichten und sich im Selbstmanagement üben. Auch dabei können Sie ihnen helfen.
9. Treffen Sie bessere Entscheidungen dank Big Data
Verlassen Sie sich bei geschäftlichen Entscheidungen nicht nur auf Ihr Bauchgefühl. Setzen Sie auf Big Data und analysieren Sie Ihre Daten mithilfe von KI und maschinellem Lernen. Fundierte und faktenbasierte Entscheidungen unterstützen die Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit Ihres kleinen Unternehmens.
10. Kreieren Sie ein inspirierendes Arbeitsumfeld
Unternehmen müssen nach den vergangenen Jahre mit Homeoffice und Kurzarbeit das Vertrauen der Mitarbeiter:innen wiedergewinnen. Die 5. Ausgabe der Studie zu Trends in kleinen und mittleren Unternehmen von Salesforce hat deutlich gezeigt, mit welchen Maßnahmen das gelingen kann.
Unternehmen sollten demnach:
- transparent kommunizieren
- auf persönliche Bedürfnisse reagieren
- Feedback einholen
- Möglichkeiten der Zusammenarbeit fördern
- Autonomie erlauben
- sicherstellen, dass ihre Handlungen mit den dargestellten Werten übereinstimmen
- die Interessen der Mitarbeiter:innen mit der täglichen Arbeit verbinden
Unternehmen, die diese Leitsätze befolgen, können sich auf engagierte und motivierte Mitarbeiter:innen verlassen, die produktiv sind und das beste Interesse des Unternehmens im Blick haben.
11. Verabschieden Sie sich von Meetings
Meetings sind neben E-Mails der Top-Produktivitätskiller. Wussten Sie, dass deutsche Büroangestellte durchschnittlich 16,5 Stunden pro Monat mit Meetings verbringen? Das ist eine ganze Menge!
Bevor Sie ein Meeting arrangieren, fragen Sie sich, ob sich diese Angelegenheit nicht auch auf andere – und effektivere – Weise erledigen ließe. Vielleicht ist ein kurzes Telefonat oder eine Abstimmung per Slack ausreichend?
Falls das nicht geht, straffen Sie die Agenda Ihres Meetings und halten Sie es so kurz wie möglich. Senden Sie allen Teilnehmer:innen vorab die Themenplanung, damit alle Beteiligten sich bestmöglich vorbereiten können. Und verschieben Sie Smalltalk lieber auf einen anderen Zeitpunkt.
12. Lassen Sie es krachen
Musik streichelt die Seele und geht direkt ins Herz. Also setzen Sie Ihre Kopfhörer auf und wählen Sie einen Song oder eine Playlist passend zu Ihrer Aufgabe. Wie wäre es mit Rockys „Eye of the Tiger“ oder „What a Feeling“ aus Flashdance vor einem schwierigen Kundengespräch?
Studien zufolge soll klassische Musik die Konzentration steigern. Mozarts Kompositionen sollen sogar Babys schlauer machen. Legen Sie einfach die Musik auf, die Sie am meisten motiviert!
Produktiv in eine erfolgreiche Zukunft
Hinter uns liegen herausfordernde Zeiten. Doch kleine Unternehmen auf der ganzen Welt haben Durchhaltevermögen und Anpassungsfähigkeit bewiesen. Diese Eigenschaften werden ihnen auch zukünftig zugutekommen.
Die Steigerung der Produktivität ist eine der einfachsten, aber auch wichtigsten Stellschrauben, mit denen KMU ihre Wettbewerbsfähigkeit ohne teure Investitionen verbessern können. Davon sind wir überzeugt!
Wie Sie dank der richtigen Tools und Prozesse Ihre Produktivität noch weiter steigern können, erfahren Sie in unserem E-Book „5 Produktivitätstipps für kleine Unternehmen“.
