Zentrale Datenverwaltung für KMU: So legen Sie den Grundstein für Technologietrends

Die Vorteile einer zentralen Datenverwaltung sind enorm – nicht nur hinsichtlich Produktivitätszuwächsen. Erst sie machen den Einsatz moderner Technologien wie Big Data und künstliche Intelligenz möglich. Doch gerade kleine und mittlere Unternehmen haben hierbei Mühe. Oft fehlt eine unternehmensweite strategische IT-Roadmap und jedes Team setzt auf seine eigenen Tools, die nicht miteinander vernetzt sind. 

Wenn auch Ihre Mitarbeiter:innen wichtige Daten auf dem eigenen PC oder Notebook oder sogar auf einem privaten Google Drive- oder Dropbox-Konto speichern, wird es Zeit, das Projekt zentrale Datenverwaltung in Angriff zu nehmen.

Daten sind das Gold des 21. Jahrhunderts in unserer modernen Informationsgesellschaft. Welche Gründe für eine zentrale Datenverwaltung sprechen und weitere Tipps zum Thema liefert dieser Artikel. 

5 Vorteile einer zentralen Datenverwaltung

Daten sind das Rückgrat eines Unternehmens. Sie ermöglichen die Optimierung der Prozesse und geben wertvolle Einblicke in die Bedürfnisse Ihrer Kund:innen. Die Schritte hin zu einer zentralen Datenverwaltung sind nicht kompliziert – doch sie müssen gemacht werden. Haben Sie dieses Projekt erst einmal in Angriff genommen und erfolgreich in Ihrem Unternehmen verankert, stehen Ihnen alle Türen der Monetarisierung und anderweitigen Nutzbarmachung Ihrer Daten offen. Und es gibt noch mehr gute Argumente für eine zentrale Datenverwaltung:

1. Single Source of Truth (SSOT)

Der Begriff Single Source of Truth (SSOT) ist ein Prinzip aus der IT und bezeichnet einen Datenbestand, der immer korrekt, auf dem aktuellen Stand und damit verlässlich ist. Dies gelingt nur, wenn die Daten an einem zentralen Ort – einem firmeninternen Server oder in der Cloud – gespeichert werden, auf die alle anderen Systeme zugreifen.

Diese Datenintegrität spielt eine entscheidende Rolle. Führungskräfte müssen sich auf die Richtigkeit und Aktualität der Daten verlassen können, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Das ist nicht möglich, wenn Teammitglieder wichtige Dateien und Informationen dezentral auf der Festplatte ihrer eigenen Geräte speichern und diese Daten dadurch nicht frei zugänglich sind.

2. Stärkere Datensicherheit

Zentral gespeicherte Daten lassen sich wesentlich besser schützen, verschlüsseln und sichern als dezentral verstreute Daten. Was passiert, wenn das Notebook eines Teammitglieds plötzlich den Geist aufgibt und es keine Sicherungskopie der für morgen geplanten wichtigen Kundenpräsentation gibt? Oder nutzen Ihre Mitarbeiter:innen ihre Betriebs-PCs im Homeoffice eventuell für private Zwecke? Wie können Sie dann garantieren, dass wichtige Firmendaten nicht kompromittiert werden?

Eine zentrale Datenverwaltung ist für beide Szenarien die ideale Lösung. Machen Sie Ihre Daten unabhängig von den Geräten der Endnutzer:innen und setzen Sie auf cloud- oder serverbasierte Lösungen mit modernsten Datensicherheits- und Backup-Technologien.

3. Gesteigerte Betriebseffizienz und geringere Betriebskosten

Sind Ihre Mitarbeiter:innen frustriert, weil sie viel Zeit mit der Suche nach Dateien oder Daten verschwenden? Verwalten Sie Ihre Daten an unterschiedlichen Stellen doppelt und dreifach? Das muss nicht sein: Moderne Software oder cloudbasierte Lösungen helfen Ihnen bei der Verwaltung und Zusammenführung Ihrer Daten. Stellen Sie Ihrem Team die erforderlichen Daten per Mausklick bereit und steigern Sie somit die Effizienz Ihres gesamten Betriebs.

Mit Effizienz- und Produktivitätssteigerungen gehen schon bald niedrigere Betriebskosten einher. Zentrale Systeme erleichtern außerdem die Wartung, Pflege und Sicherung der Systeme und entlasten somit Ihre IT-Abteilung.

4. Das Ende von Silos: Abteilungsübergreifende Daten

In einigen Unternehmen fungieren die einzelnen Abteilungen wie abgeschottete Silos. Sie sind häufig nicht nur räumlich voneinander in separaten Zimmern oder sogar Etagen getrennt, sie unterhalten oft auch eine eigene IT-Infrastruktur mit eigenem Server, auf die andere Mitarbeiter:innen des Unternehmens gar nicht oder nur über Umwege zugreifen können.

Eine vereinheitlichte Datenverwaltung ist der erste Schritt hin zu einer engeren Kollaboration zwischen Abteilungen. Entscheiden Sie sich für eine abteilungsübergreifende Infrastruktur, auf die alle Stakeholder gemäß ihrer Nutzerberechtigungen zugreifen können, und verabschieden Sie sich von Insellösungen.

5. Implementierung von Trends

Die zentrale Datenverwaltung ist eine der Grundvoraussetzungen für die größten technologischen Trends der Zukunft wie Big Data, Industrie 4.0, das Internet der Dinge und Bring-your-own-device (BYOD). Denn Daten müssen an einem zentralen Ort gebündelt und konsolidiert werden, damit sie von künstlicher Intelligenz nach wichtigen Erkenntnissen durchforstet werden können.

Aber das ist nicht alles: Zentralisierte Daten helfen nicht nur im großen Maßstab dabei, den technologischen Trends von morgen den Weg zu bereiten. Durch automatisierte Auswertungen und intelligente Mustererkennungen machen sie diese und viele weitere Trends überhaupt erst sichtbar – zum Beispiel bei den Erwartungen Ihrer eigenen Kund:innen.

Weitere Tipps für die Zentralisierung Ihrer Datenverwaltung

Mit wachsender Unternehmensgröße steigen die Anforderungen an das Datenmanagement. Damit Ihnen die Zentralisierung dennoch gelingt, sollten Sie noch ein paar weitere Tipps beachten.

Setzen Sie auf ein Masterdaten-Management (MDM)

Alle Ihre Teammitglieder benötigen Zugriff auf sämtliche Daten eines Produktes, sei es um direkt daran zu arbeiten oder es zu verkaufen. Denken Sie daher über die Einrichtung eines Masterdaten-Management-Systems (MDM) nach, in dem alle Stammdaten eines Unternehmens an zentraler Stelle gespeichert werden.

Solch ein Stammdatensatz ist auch die perfekte Grundlage für Datenanalysemöglichkeiten wie künstliche Intelligenz und Business Intelligence.

Holen Sie alle Stakeholder an Bord

Klar, nicht alle Personen in Ihrem Unternehmen werden von Veränderungen begeistert sein. Holen Sie daher alle Stakeholder an Bord – besonders die Mitarbeiter:innen, die tagtäglich mit der neuen zentralen Datenverwaltung arbeiten werden.

Erläutern Sie die Vorteile, die sich für das Team und das Unternehmen ergeben und gehen Sie behutsam vor. Bieten Sie Ihren Mitarbeiter:innen auch entsprechende Schulungen während der Arbeitszeit an, damit sie mit der neuen IT-Infrastruktur vertraut werden.

Optimieren Sie Ihre Data Governance

Data Governance regelt die ganzheitliche Verwaltung aller Daten eines Unternehmens oder einer Organisation. Erstellen Sie Richtlinien und Prozesse rund um Ihr Datenmanagement, um dessen Qualität und Schutz sowie die Einhaltung rechtlicher Vorgaben sicherzustellen.

Legen Sie beispielsweise Folgendes für Ihre Daten fest:

• Wer ist deren Eigentümer:in?
• Wer ist für Pflege und Verwaltung zuständig?
• Wer hat in welchem Umfang Zugriffsrechte?
• Wie werden die Daten gesichert, geschützt, gespeichert und archiviert?
• Wer ist für bestimmte Aktionen autorisiert

Monetarisieren Sie Ihre Daten

Ziehen Sie mit Datenmonetarisierung auch unmittelbare finanzielle Vorteile aus Ihren Daten. Auf externer Ebene besteht die Möglichkeit, die Daten selbst oder die daraus gewonnenen Erkenntnisse (Insights as a Service) als Produkt zu verkaufen. Auf interner Ebene können Sie Ihre gesammelten Daten zur Optimierung Ihrer Prozesse, Umsätze und natürlich für die Entwicklung von Produkten und Services einsetzen.

Ein holistischer Blick auf Ihr Unternehmen

Eine zentrale Datenverwaltung ermöglicht einen holistischen Blick auf alle Abläufe in einem Unternehmen. Im Idealfall sind alle Systeme miteinander kompatibel und vernetzt – und intelligente Lösungen wie KI können die großen Datenmengen analysieren.

Nur dann können Ihre Teams abteilungsübergreifend reibungslos zusammenarbeiten und sich eine 360-Grad-Sicht auf alle internen Prozesse und Ihre Kund:innen verschaffen.

Nutzen Sie Ihre Daten und treffen Sie fundierte und faktenbasierte Entscheidungen für die Zukunft Ihres KMU.

Wie können Sie als kleines Unternehmen von der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen profitieren? Unser neues E-Book liefert Antworten.