Prozessmanagement für kleine Unternehmen: 6 Tipps für einen erfolgreichen Einstieg

Solide Geschäftsprozesse bilden das Rückgrat jedes erfolgreichen Unternehmens und die Basis für zufriedene Mitarbeiter:innen und Kund:innen. Mithilfe von Prozessmanagement oder Business Process Management (BPM) können Unternehmen ihre Abläufe kontinuierlich optimieren, digitalisieren und schlussendlich automatisieren.

Entgegen der häufigen Annahme eignet sich BPM nicht nur für Großkonzerne, sondern auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Nur wer seine bestehenden Prozesse wirklich versteht, kann sie optimieren, an die Kundenbedürfnisse anpassen und damit langfristig wettbewerbsfähig bleiben.

In diesem Artikel stellen wir die Grundlagen des Prozessmanagements vor und geben Ihnen 6 Tipps für einen erfolgreichen Einstieg.

Was ist Prozessmanagement?

Der deutsche Begriff Prozessmanagement oder Business Process Management (BPM) auf Englisch beschreibt die Modellierung, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen. Mit diesem betriebswirtschaftlichen Konzept sollen die Unternehmensziele erreicht und die Basis für die digitale Transformation gelegt werden.

BPM ist ein kontinuierlicher Prozess, der die folgenden fünf wesentlichen Schritte umfasst:

1. Prozessdesign und -analyse
2. Prozessmodellierung
3. Prozessausführung
4. Prozessüberwachung
5. Prozessoptimierung und Prozessautomatisierung

Salopp gesagt soll mit BPM die folgende Frage beantwortet werden: Wer macht was, wann, wie und womit?

Dies geschieht durch eine visuelle und übersichtliche Abbildung aller Prozesse einer Organisation in einer grafischen Benutzeroberfläche, einer sogenannten BPM-Software, die sich in andere Unternehmenslösungen wie einem ERP-System einbinden lässt.

Die Vorteile von Prozessmanagement

Damit kleine und mittlere Unternehmen das volle Potenzial ihres Betriebs ausschöpfen können, sollten Sie unbedingt ein Prozessmanagement einführen und anschließend optimieren. Ohne einen klar definierten Masterplan werden Sie es anderenfalls schwer haben, ineffiziente Abläufe zu identifizieren und zu verbessern.

Unternehmen, die sich die anfängliche Mühe machen, um alle Abläufe aufzulisten und zu visualisieren, und anschließend kontinuierlich nach Verbesserungsmöglichkeiten suchen, profitieren langfristig von folgenden Vorteilen:

• Reduzierung von Kosten
• Verbesserung der Qualität
• Erhöhung der Transparenz
• Steigerung der Produktivität
• Stärkung der Kundenzufriedenheit
• Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit

Besonders die Stärkung der Mitarbeiterbindung sollte in der Ära des Fachkräftemangels für alle Betriebe höchste Priorität haben. Das Einstellen von neuen Teammitglieder ist eine beschwerliche und teure Angelegenheit.

Neue Mitarbeiter:innen, die schon nach kurzer Zeit kündigen, kosten ein Unternehmen meist einen unteren fünfstelligen Betrag. Beträge, die Unternehmer:innen besser für andere Investitionen einsetzen sollten.

Die Digitalisierung als Einstiegsfenster in das Prozessmanagement 

Der Einstieg in die Welt des Prozessmanagements wird für kleine Unternehmen immer einfacher. Eine aktuelle Studie zu Trends in kleinen und mittleren Unternehmen von Salesforce hat gezeigt, dass vor allem wachsende KMU ihre Technologieinvestitionen während der Corona-Pandemie erheblich gesteigert haben.

Inzwischen nutzen 53 Prozent aller KMU eine Kundenservice- und E-Mail-Marketing-Software, 51 Prozent E-Commerce-Software sowie Kollaborationstools.

Sie setzen damit auf digitale Tools und Lösungen, um ihre Teammitglieder zu entlasten, Prozesse zu verknüpfen, Einblicke in ihre gesamte Organisation in Echtzeit zu erhalten und die Zusammenarbeit zu fördern.

Mithilfe dieser modernen Technologien und Strategien schaffen KMU eine solide Basis für den Aufbau und die Verwaltung ihrer bestehenden Prozesse. Der nächste logische Schritt ist die Investition in eine BPM-Software.

BPM-Software

Eine spezielle Business Process Management Software oder auch Business Process Management Suite (BPMS) genannte Option unterstützt Unternehmen bei ihren BPM-Aktivitäten.

Tools der neuen Generation – iBPMS – integrieren zudem hochmoderne Funktionen wie künstliche Intelligenz, Robotic Process Automation (RPA) und Process Mining, die Automatisierungs- und Optimierungspotenziale frühzeitig erkennen, Workflows automatisieren und sich wiederholende Tätigkeiten übernehmen.

Kleine Unternehmen sollten sich von diesen hochtechnischen Lösungen jedoch nicht abschrecken lassen. Anbieter wie Salesforce bieten auch Platform-as-a-Service-Optionen (Paas) an, die mit den Anforderungen Ihres Unternehmens mitwachsen. So können Sie klein starten und nach und nach neue Funktionen übernehmen.

Beginnen Sie beispielsweise mit der Digitalisierung und Automatisierung Ihres Prozesses von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsnachverfolgung (Quote-to-Cash). 

6 Tipps für einen erfolgreichen Einstieg in das Prozessmanagement

Nachfolgend geben wir Ihnen 6 Tipps, wie der Einstieg in das komplexe Thema Business Process Management reibungslos gelingt:

1. Denken Sie aus einer horizontalen Ende-zu-Ende-Perspektive

Die meisten Unternehmen sind vertikal aufgebaut und in verschiedene Abteilungen gegliedert, wie Vertrieb, Marketing, Produktion, Kundendienst und Buchhaltung. Ein Kundenauftrag wandert zur Abwicklung daher bereichsübergreifend von einer Abteilung zur nächsten. 

Kund:innen nehmen Unternehmen jedoch aus einer horizontalen Perspektive wahr. Leider ist in vielen Unternehmen oft niemand für diese Ende-zu-Ende-Prozesse verantwortlich. Mit zunehmender Komplexität stößt dieser funktionale Aufbau daher an Grenzen. Hier setzt die prozessorientierte Unternehmensführung an, die einen ganzheitlichen Blick auf das Unternehmen und alle Betriebsabläufe liefert.

Nehmen Sie daher eine Ende-zu-Ende-Kundenperspektive ein und richten Sie Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse zur Auftragsbearbeitung besser an den Bedürfnissen und Anforderungen Ihrer Kund:innen aus.

2. Suchen Sie nach Automatisierungsmöglichkeiten

Sobald Sie Ihre Prozesse grafisch abgebildet haben, sollten Sie nach Automatisierungsmöglichkeiten suchen. Ein paar Beispiele aus der Praxis:

• Automatisieren Sie den Freigabeprozess Ihrer erstellten Marketingmaterialien.
• Pflegen Sie Bewerbungsunterlagen von Kandidaten automatisch in eine Datenbank ein.
• Beschleunigen Sie Onboarding-Prozesse von Neukunden mithilfe verknüpfter Formulare.
• Senden Sie nach einem abgeschlossenen Kundenauftrag automatisch eine Bitte um eine Produktbewertung.

Sie können die Abläufe in Ihrem Unternehmen somit erheblich beschleunigen und ermöglichen gleichzeitig ein reibungsloseres Kundenerlebnis.

3. Sorgen Sie für eine klare Rollenverteilung

Trotz der Automatisierung von Geschäftsprozessen benötigen Sie noch stets Personen, die die Verantwortung für einen bestimmten Prozess übernehmen. Hierfür eignet sich das AKV-Prinzip: Definieren Sie, wer welche Aufgaben übernimmt, welche Kompetenzen für diese Rolle erforderlich sind und welche Verantwortlichkeiten, also Rechte, Befugnisse und Pflichten, damit einhergehen.

Zudem unterscheidet man im BPM zwischen drei Arten von Prozessrollen:

• ausführende Prozessrollen
• führende Prozessrollen und
• beratende Prozessrollen.

4. Beauftragen Sie einen externen Business Process Manager

Wenn Ihnen die Modellierung von Prozessen zu komplex erscheint und sie intern nicht über ausreichend Know-how verfügen, können Sie auch die Unterstützung durch einen Business Process Manager in Betracht ziehen.

Sie legen dafür strategische Ziele fest und der Business Process Manager entwickelt operative Lösungen für den entsprechenden Prozess. Diese Person kann Sie auch bei der Auswahl der für Ihr Unternehmen am besten geeigneten BPM-Software beraten.

5. Unterscheiden Sie zwischen kurz- und langfristigen Prozessen

Im BPM wird zwischen kurz- und langfristigen Prozessen unterschieden. Die kurzfristigen Prozesse umfassen meist ein Kalenderjahr und beinhalten die operativen Geschäftsabläufe, sprich das Tagesgeschäft. Bei den langfristigen Prozessen handelt es sich um die Entwicklung strategischer Prozessziele mit einem Horizont von bis zu 20 Jahren.

Beide Prozesse sind eng miteinander verknüpft: Das Tagesgeschäft soll sicherstellen, dass die langfristigen Unternehmensziele erreicht werden und die strategischen Prozessziele garantieren umgekehrt die Machbarkeit der operativen Abläufe.

6. Erwerben Sie ein Zertifikat und bilden Sie sich und Ihr Team fort

Als Teilbereich der Betriebswirtschaftslehre ist das BPM ein komplexes Thema, das den Rahmen dieses Blogartikels sprengt.

Glücklicherweise gibt es zahlreiche Schulungsanbieter in Deutschland, die Seminare zum Thema Prozessmanagement anbieten und vom TÜV Rheinland geprüfte Zertifikate im Bereich operatives Prozessmanagement und strategisches Prozessmanagement ausstellen. Auch verschiedene Universitäten bieten ein Fernstudium in diesem Bereich an. 

Wenn Sie tief in diese Materie einsteigen wollen, lohnt sich eine solche Fortbildung für Sie oder Ihr Team auf jeden Fall.

BPM als langfristige Erfolgsstrategie für kleine und mittlere Unternehmen

Der Einstieg in Business Process Management ist eine langfristige und recht komplexe Angelegenheit, die Unternehmen strategisch angehen sollten. Doch der Aufwand und die Mühe lohnen sich.

Unternehmen aller Größen können damit

• die Workflows im gesamten Unternehmen verbessern
• ihre Produktivität steigern
• konsistente Ergebnisse erzielen
• ihre Mitarbeiter:innen von Routineaufgaben entlasten und
• die Kundenzufriedenheit steigern.

Langfristig gesehen kommt kein erfolgreiches und wachsendes Unternehmen daran vorbei.