Die 27 besten Tools für die Produktivität kleiner Unternehmen

Angenommen, Sie beginnen Ihren Arbeitstag mit einem Blick in Ihre E-Mails oder auf Ihre Vertriebsstatistiken. Dann prüfen Sie den Kalender und bestätigen ein paar Meetings. Sie erhalten eine dringende Nachricht von einem Teammitglied und wechseln zum schnellen Besprechen in den Chat. Der Tag hat gerade erst angefangen. Und Sie haben bereits vier verschiedene Tools benutzt.

Egal, wie Ihre Zielsetzungen aussehen: Mit den richtigen Tools können Sie Zeit sparen, Fehler vermeiden und die Bilanz optimieren. Wir ermitteln die besten Tools für das Wachstum Ihres kleinen und mittleren Unternehmens (KMU) und die wichtigsten Merkmale, auf die Sie bei einer Vielzahl von Lösungen achten sollten.

Unsere Themen

• Warum Tools für kleine Unternehmen wichtig sind
• Wichtige Merkmale von Tools für kleine Unternehmen
• Wie Tools für kleine Unternehmen das Wachstum fördern
• Die 27 besten Tools für die Produktivität kleiner Unternehmen
• Mit Tools für kleine Unternehmen ganz groß hinauskommen

Warum Tools für kleine Unternehmen wichtig sind

Tools für kleine Unternehmen sind Software und Services, mit denen Sie Betriebsabläufe optimieren, die Produktivität steigern und einfache tägliche Routineaufgaben automatisieren. Von Projektmanagement über Produktivität bis hin zu Datenanalyse und Buchhaltung: Es gibt ein Tool dafür.

Tools sind seit jeher unverzichtbar für kleine Unternehmen, doch KI macht nun viele dieser Tools effizienter und effektiver. Ein wesentlicher Vorteil der KI-gestützten Tools ist die Automatisierung. Wenn Unternehmen Routineaufgaben wie Rechnungswesen, Bestandsmanagement und E-Mail-Marketing automatisieren, können die Teams den eingesparten Zeit- und Arbeitsaufwand in wichtigere Aufgaben wie Strategie und Vertrieb investieren.

Mit manchen Tools erzielen kleine Unternehmen durch das Optimieren der täglichen Abläufe bedeutende Produktivitätssteigerungen. Sie können beispielsweise Tools für das Projektmanagement einsetzen, um die Zusammenarbeit zu verbessern und die Teams in der Spur zu halten. Dank einer 360-Grad-Sicht auf Projekte erfassen alle Beteiligten ihre Fortschritte, Aufgaben und Termine an einem Ort, sodass sie Aufgaben mühelos zum Abschluss führen können.

Datenanalyse- und Reporting-Tools geben Ihnen wertvolle geschäftliche Einblicke. Behalten Sie die Finanzen im Blick, erfassen Sie das Kundenverhalten und nutzen Sie Dashboards zum Verfolgen der Leistungskennzahlen oder Key Performance Indicators (KPIs) – alles in Echtzeit.

Über Kommunikationstools wie Instant Messaging und Videokonferenzen können Sie sich umgehend mit Kund:innen vernetzen. Das geht deutlich schneller als per E-Mail. Diese Tools helfen Ihnen, überall vernetzt zu bleiben. Ortsferne, hybride und Vor-Ort-Teams können reibungsloser zusammenarbeiten, schneller auf Kundenanforderungen eingehen und mit weniger Aufwand bessere Ergebnisse erzielen.

Für Vertriebs- und Serviceteams ist Software für das Customer Relationship Management (CRM) unverzichtbar. CRM-Systeme bieten eine umfassende Sicht auf Kundendaten. Diese Single Source of Truth für Ihr Unternehmen ermöglicht eine strategischere Entscheidungsfindung und stärker personalisierte Interaktionen. Achten Sie bei der Auswahl weiterer Tools auf CRM-kompatible Integrationen, damit Sie Ihre Daten überall nutzen, teamübergreifend zusammenarbeiten und Ihre Workflows vereinfachen können. (Zurück zum Anfang.)

Wichtige Merkmale von Tools für kleine Unternehmen

Lesen Sie das Kleingedruckte, bevor Sie sich für ein Tool entscheiden. Die Nutzungsbedingungen mancher Tools geben der Plattform manuellen und automatisierten Zugriff auf die Benutzerinhalte. Das könnte problematisch sein, wenn Ihr Unternehmen mit urheberrechtlich geschützten Produkten oder vertraulichen Informationen arbeitet.

Achten Sie bei der Auswahl der richtigen Tools für Ihr kleines Unternehmen auf Funktionen, die Funktionalität, Effizienz, Sicherheit und Skalierbarkeit verbessern. Dazu zählen beispielsweise:

Benutzerfreundliche Oberflächen

Um lange Einarbeitungszeiten für eine neue Plattform zu vermeiden, müssen Tools intuitiv und benutzerfreundlich sein. Manche Tools erfordern mehrstündige Schulungen und einiges Umdenken, andere hingegen sind intuitiv und benutzerfreundlich konzipiert.

Integrationsfunktionen

Nichts ist frustrierender als der Kauf von Software, die nicht mit Ihren bestehenden Systemen kompatibel ist. Achten Sie auf die nahtlose Integration neuer Tools mit Ihren häufig verwendeten Programmen wie E-Mail, CRM-Software, Buchhaltungs- und E-Commerce-Plattformen.

Automatisierungsfunktionen

Sparen Sie Zeit und verringern Sie die Fehleranfälligkeit, indem Sie Tools zum Automatisieren von Routineaufgaben auswählen. Automatisierungsfunktionen ermöglichen es der Software, Aufgaben ohne Eingreifen durch Mitarbeiter:innen zu erledigen. Das reicht von einfachen Vorgängen bis zu komplexen Algorithmen für künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen. Automatisierung wird in vielen Branchen eingesetzt, um die Effizienz zu erhöhen, Fehler zu verringern, die Produktion zu beschleunigen und die Betriebskosten zu senken. 

Individuelle Anpassung

Ideal ist es, wenn Tools die Flexibilität zum Anpassen von Dashboards, Berichten und Workflows bieten. Wenn Tools an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen angepasst werden können, erledigen Sie Aufgaben schnell und nahtlos.

Funktionen für die Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit in Echtzeit über gemeinsam genutzte Workspaces, Chat und Videokonferenzen ist ein Gamechanger: Unternehmen können damit Remote-Arbeit und Sofortkommunikation ermöglichen.

Skalierbarkeit

Achten Sie darauf, dass Ihre Tools mit Ihrem Unternehmen wachsen und problemlos einen Anstieg von Daten, Nutzer:innen und Komplexität verarbeiten können, ohne dass es zu Leistungseinbußen kommt. 

Sicherheit

Datenschutzverletzungen sind ein großes und ständig neues Problem, selbst für kleine Unternehmen. Damit Ihre Daten nicht Unbefugten in die Hände fallen, achten Sie auf erweiterte Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung, sichere Zugriffssteuerung und automatisierte Backups.

Analysen

Für datengestützte Entscheidungen muss Ihr Tool Kennzahlen verfolgen und umfassende Berichtsfunktionen umfassen. Diese Art von Reporting erfordert spezialisierte Tools, die große Datenmengen verarbeiten und Trends, Muster und Anomalien erkennen können. Unternehmen nutzen Analyseberichte, um Einblick in die Performance zu gewinnen, Prozesse zu optimieren und eine Grundlage für die strategische Planung zu schaffen. 

Kundensupport

Entscheiden Sie sich für ein Tool, das einfach zu nutzende Hilferessourcen für Ihre Kund:innen umfasst, darunter Support per Live-Chat, E-Mail und Telefon oder Chatbots und Self-Service-Optionen. (Zurück zum Anfang)

Wie Tools für kleine Unternehmen das Wachstum fördern

Rund 93 Prozent der Inhaber:innen kleiner Unternehmen verwenden heute nach eigenen Angaben mindestens eine Technologieplattform. Dies geht aus einer Untersuchung der U.S. Chamber of Commerce hervor. 85 Prozent der Inhaber:innen nutzten Technologieplattformen bereits bei der Unternehmensgründung, und 94 Prozent sagen, dass Technologie ihnen hilft, ihr Geschäft effizienter zu führen.

Digitale Tools erhöhen die Produktivität, indem sie Betriebsabläufe optimieren und Routineaufgaben automatisieren. Weitere wachstumsfördernde Funktionen:

• Erweiterte Zusammenarbeit: Viele Tools fördern die Zusammenarbeit im Team durch Funktionen wie Echtzeit-Kommunikation, Aufgabenverfolgung und Projektmanagement.
• Genaue Analysen: Reporting-Funktionen mancher Tools nutzen Daten zum Erstellen von Tabellen, Diagrammen und anderen Visualisierungen, um Einblicke in Kundenverhalten, Vertriebstrends und Betriebsleistung bereitzustellen.
• Expansion in neue Märkte: Mit E-Commerce-Plattformen können Unternehmen Kund:innen in aller Welt erreichen. Diese Tools helfen Ihnen auch beim Aufbau Ihres Kundenstamms durch gezielte Marketingkampagnen und das Management der Unternehmenspräsenz in den sozialen Medien.
• Kosteneinsparungen: Wenn Sie die richtigen Tools implementieren, verringern Sie den manuellen Arbeitsaufwand und minimieren das Risiko von Benutzerfehlern, sodass Ihr Unternehmen Geld spart. Diese Einsparungen kann Ihr Unternehmen dann in anderen Geschäftsbereichen investieren, zum Beispiel Produktentwicklung, Marketing oder Expansion. (Zurück zum Anfang)

Die 27 besten Tools für die Produktivität kleiner Unternehmen

Wenn Sie im Vertrieb tätig sind, nutzen Sie wahrscheinlich bereits ein CRM-System. Laut dem (State of Sales Report stimmen jedoch nur 37 Prozent der Vertriebsexpert:innen voll und ganz zu, dass ihre Unternehmen das CRM ganz ausschöpfen – und vielleicht fragen Sie sich, ob das auch für Sie gilt.

Optimieren Sie Ihre Vorgehensweise mit Add-ons, die Ihrem Team bei spezifischen Aufgaben wie Datenanalyse, Interaktionen und mehr helfen. Achten Sie darauf, dass die Tools in Ihr CRM integriert werden können und Ihre Leistung fördern.

Die folgenden Tools integrieren sich problemlos in Salesforce:

1. Ambition: Dieses Tools für das Vertriebsmanagement schafft Transparenz zu wichtigen Kennzahlen für aussagekräftige Einblicke und vereinfachtes Reporting.
2. Cirrus Insight: Dieses Tool mit Gmail- und Salesforce-Integration bietet zuverlässige Funktionen zur E-Mail- und Kalendersynchronisierung.
3. Clearbit: Dieses Tools zur Anreicherung von Daten potenzieller Kund:innen in Ihrem CRM organisiert die Kontaktinformationen, einschließlich der Social-Media-Handles.
4. Demandbase: Ein Account-basiertes Entwicklungstool, das Marketing-, Vertriebs- und Supportteams in einer Benutzeroberfläche zusammenführt.
5. Drift: Anhand von Interaktionsdaten potenzieller Kund:innen direkt von Ihrer Website hilft dieses Tool beim Entwurf von Conversational Messaging und hochgradig personalisierten Chatfunktionen.
6. Guru: Vernetzen Sie all Ihre Apps, Dokumente und Chats und erhalten Sie dank KI-Suchunterstützung umgehende Antworten.
7. Tenfold: Durch die Integration Ihrer Daten-, Workflow- und Interaktionssysteme können Sie stärkere Beziehungen aufbauen. Dieses flexible Tool kann mit Legacy-Telefonsystemen und mehreren CRMs vernetzt werden.

Effizienz

8. Sales Dialer: Dieses Tool für das Management all Ihrer ein- und ausgehenden Anrufe hilft Ihnen, effizienter mit potenziellen und bestehenden Kund:innen zu kommunizieren.

9. Tableau: Diese Analytics-Plattform hilft Teams, Daten zu visualisieren und zu verstehen. Damit stehen Erkenntnisse für alle zur Verfügung.

10. Writer: Integrieren Sie generative KI in jeden Geschäftsprozess. Writer baut Komplexität ab, damit Sie sich ganz auf KI-orientierte Workflows konzentrieren können.

Kommunikation und Zusammenarbeit

11. Dropbox: Dieses Cloud-Speichertool bietet Dateifreigabe, Synchronisierung und Zusammenarbeit mit Teammitgliedern.

12. G Suite: Die synchronisierten Tools der G-Suite helfen Ihnen, die Produktivität in Ihrem CRM zu optimieren. Zur Optimierung Ihres Workflows können Sie E-Mail und Kalender automatisch protokollieren.

13. Slack: Diese Messaging-App unterstützt Echtzeit-Kommunikation, Dateifreigabe und Integration mit einer Vielzahl von Produktivitätstools.

14. WhatsApp: Diese beliebte Messaging-App bietet privates Messaging und kostenlose Anrufe weltweit. Durch die Integration mit Ihrem CRM können Sie einen Messaging-Kanal für den Kundensupport Ihres Unternehmens einrichten.

15. Zoom: Im Zeitalter der Remote-Arbeit ist Zoom die unverzichtbare Videokonferenz-Plattform für Online-Meetings, Webinare und Zusammenarbeit. Die Integration ermöglcht es Ihnen, Meetings direkt in Ihrem CRM zu starten und zu planen.

Projektmanagement

16. Asana: Eine Plattform für das Arbeitsmanagement, mit der Teams ihre Arbeit effizient organisieren, nachverfolgen und verwalten können.

17. Smartsheet: Mit diesem Tool erstellen Sie Berichte und Dashboards für mehr Transparenz und Abstimmung im gesamten Unternehmen und mit Kund:innen.

18. Trello: Dieses Tool für Zusammenarbeit nutzt virtuelle Pinnwände, auf denen Teams ihre Projekte und deren Details an einem zentralen Ort organisieren können. Bei Integration mit dem CRM können Sie Leads, Kontakte, Opportunities und Vorgänge als virtuelle Haftnotizen verknüpfen.

19. Wrike: Dieses Tool nutzt Automatisierung zur Prozessoptimierung, sodass Teams effizienter zusammenarbeiten können.

Marketing

20. Starter Suite: Dieses leistungsstarke CRM-Paket für kleine Unternehmen umfasst Funktionen für das E-Mail-Marketing, damit Sie mühelos effektive Nurturing-Kampagnen erstellen können. Mit integrierten Analysen können Sie Ihre Performance prüfen und Ihre Vorgehensweise bedarfsgerecht anpassen.

21. BrightEdge: Diese SEO-Lösung bietet Marketinexpert:innen Keyword-Recherche, -Empfehlungen und -Rankings in Echtzeit. Es deckt die Absicht von Suchabfragen auf, zeigt Wettbewerber mit den höchsten Rankings, gibt Anleitung zur Inhaltserstellung und ermöglicht das Monitoring der Content-Performance.

22. Optimizely: Nutzen Sie Empfehlungen auf Grundlage Ihrer E-Mail-Inhalte zum Fördern der Kundeninteraktionen auf Ihrer Website. Sie können dieses Tool auch für A/B-Tests einsetzen, um Einblicke zu gewinnen und leistungsstarke Websites zu gestalten.

23. LinkedIn: Sprechen Sie gezielt Käufer:innen und Unternehmen an, die zu Ihren Produkten und Services passen. Interagieren Sie direkt und personalisiert mit Käufer:innen und sparen Sie Zeit durch die automatische Erfassung in Ihrem CRM.

Buchhaltung und Vertrieb

24. Accounting Seed: Mit diesem hochgradig anpassbaren Tool entfällt die manuelle Buchhaltung. Es ist skalierbar und vernetzt Finanzdaten nahtlos im gesamten Unternehmen.

25. Commerce Cloud: Mit KI-gestützten Erkenntnissen, Händler-Dashboards und mehr fördern Sie den Vertrieb und sorgen für eine reibungslose E-Commerce-Journey an jedem Kunden-Touchpoint.

26. Conga Contracts: Bringen Sie Geschäfte schneller zum Abschluss –mit automatisierter Vertragserstellung, gesteuerten Verhandlungen, eSignaturen und optimierter Berichterstellung.

27. QuickBooks: Ein Buchhaltungs-Tool für Buchführung, Gehaltsabrechnungen und Finanzmanagement in KMU. CRM-Integration ermöglicht die Datenfreigabe zwischen Vertrieb und Buchhaltung, zum Beispiel für Kundendaten, Bestellungen, Spesenabrechnungen und Rechnungswesen. (Zurück zum Anfang.)

Mit Tools für kleine Unternehmen ganz groß hinauskommen

Nur mit den richtigen Tools bleiben kleine Unternehmen wettbewerbsfähig. Diese digitalen Tools haben die Arbeitswelt revolutioniert und erschließen durch Automatisierung ein ganz neues Niveau an Effizienz. Ihre Mitarbeiter:innen verbringen weniger Zeit mit Routineaufgaben und gewinnen damit mehr Zeit zum Einbringen ihrer Kreativität und Talente.

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