Effizientes Bestandsmanagement: So meistern Sie die Herausforderung der Lagerverwaltung

Ihre Produkte oder Dienstleistungen und Ihre Kund:innen zusammenzubringen, ist der Schlüssel zum erfolgreichen Geschäft. Durch intelligentes und flexible Bestandsmanagement gelingt das auch im unbeständigen Zeitalter der Digitalisierung. In diesem Artikel erfahren Sie, was zu einem leistungsfähigen Bestandsmanagement gehört und wie Ansätze von KI bis BOPIS die Aufgaben des Bestandsmanagements verändern.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist Bestandsmanagement?
• Wie funktioniert Bestandsmanagement?
• Wichtige Kennzahlen des Bestandsmanagements
• Technologische Trends im Bestandsmanagement

Was sind die Aufgaben des Bestandsmanagements?

Vom kleinen inhabergeführten Laden über Unternehmen mit einem landesweiten Filialnetz bis hin zu reinen Onlineshops: All diese Geschäfte sichern Ihre Effizienz durch optimiertes Bestandsmanagement. Damit das funktioniert, müssen Prozesse vom Einkauf über die Lagerung bis zum Fulfillment nahtlos ineinandergreifen. Zu den Methoden der Bestandsplanung zählen klassischerweise drei Faktoren:

• Bedarfsplanung: Hier wird der zukünftige Bedarf an Waren festgelegt, und zwar sowohl hinsichtlich Menge als auch Zeiträumen.
• Bestandsplanung: Zur Bestandsplanung gehören einerseits der optimale Sicherheitsbestand und andererseits der Bestellauslösebestand, ab welchem Nachschub geordert wird.
• Beschaffungsplanung: Lieferanten, Bestellmengen und Ordertermine abhängig von Produkten machen die Beschaffungsplanung aus.

Wichtig ist, dass diese drei Teilaspekte aufeinander aufbauen. Da es sich hier um komplexe Planungen für die Zukunft handelt, ist eine digitale Bestandsmanagementlösung ebenso wichtig wie die Integration mit dem Order Management System (OMS).

Die Bedeutung von Bestandsmanagement für Ihr Unternehmen

Wie Kund:innen zu Ihnen kommen, hat sich in den letzten beiden Dekaden grundlegend geändert. Die um die Jahrtausendwende einsetzende Digitalisierung gab den Anstoß. Spätestens die von Dynamik und vielen Unsicherheiten geprägten 2020er-Jahre sorgten für eine rapide Beschleunigung.  Laut dem „State of the Connected Customer Report“ von Salesforce legen „54 % der Geschäftskund:innen und 51 % der Endkund:innen Wert auf Bequemlichkeit.“ 

Sich auf diese Entwicklung einzustellen und entsprechende Fulfillment-Optionen anzubieten, ist dementsprechend unerlässlich. Ein effizientes Bestandsmanagement trägt maßgeblich dazu bei, den Erwartungen Ihrer Kund:innen zu entsprechen. 

Ein Beispiel aus dem Alltag verdeutlicht dies: Angenommen, ein:e Kund:in bestellt ein Kleidungsstück in einem Onlineshop und entscheidet sich für die Option, das Produkt noch am selben Tag in einer nahegelegenen Filiale abzuholen. Dank eines gut organisierten Bestandsmanagements kann das System in Echtzeit überprüfen, ob das gewünschte Kleidungsstück in der gewünschten Größe und Farbe in der Filiale verfügbar ist. Dadurch wird sichergestellt, dass der/die Kund:in die Bestellung zeitnah abholen kann. Das erhöht die Zufriedenheit und steigert die Wahrscheinlichkeit, dass er/sie in Zukunft erneut bei Ihnen einkauft. 

Neben der Kundenzufriedenheit verfolgt das Bestandsmanagement weitere wichtige Ziele.

Optimierung der Bestände

Die Optimierung der Lagerbestände stellt ein wesentliches Ziel des Bestandsmanagements dar. Sie sollten sicherstellen, dass stets die angemessene Menge an Produkten und Materialien verfügbar ist, um Produktions- und Lieferabläufe ohne Unterbrechungen aufrechtzuerhalten. Ein idealer Lagerbestand bedeutet, dass nicht übermäßig viel Kapital in den Beständen gebunden ist, während gleichzeitig ausreichend Waren vorhanden sind, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Dies erfordert eine präzise Bedarfsprognose sowie regelmäßige Überprüfungen, um sicherzustellen, dass die Bestände an die aktuellen Marktgegebenheiten und Produktionsbedürfnisse angepasst werden.

Minimierung der Lagerkosten 

Ein weiteres zentrales Ziel des Bestandsmanagements besteht in der Reduzierung der Lagerkosten. Hierzu zählen die Aufwendungen für die Lagerhaltung, das Handling sowie die Verwaltung der Bestände. Durch eine effektive Lagerhaltung und den Einsatz innovativer Technologien können Sie diese Kosten signifikant verringern. Dies umfasst die Reduktion von Lagerflächen, die Optimierung der Lagerprozesse und die Minimierung der Zeit, die Produkte im Lager verbringen. So können Sie Ihre Margen verbessern und wettbewerbsfähiger bleiben.

Sicherstellung der Lieferfähigkeit 

Stellen Sie sich vor, Sie betreiben einen gut laufenden Onlineshop. Doch plötzlich gerät der Erfolg ins Stocken. Nicht etwa, weil Ihre Kund:innen ausbleiben, sondern weil Sie die Bestellungen nicht ausliefern können. Die Sicherstellung der Lieferfähigkeit ist für den Erfolg eines Unternehmens entscheidend. Das bedeutet, dass alle Produkte und Materialien in der benötigten Menge und zur richtigen Zeit verfügbar sein müssen. Ein effizientes Bestandsmanagement sorgt dafür, dass Lieferketten stabil bleiben und Kund:innen ihre Bestellungen pünktlich erhalten. 

Wenn beispielsweise ein:e Hobby-Aquarist:in dringend eine neue Aquarium-Pumpe benötigt, weil die alte defekt ist, benötigt er/sie diese Pumpe innerhalb der nächsten Tage. Wenn Sie erst nach 4 Wochen liefern können, wird der/die Kund:in in diesem Fall einen anderen Onlineshop aufsuchen. Eine kurze Lieferzeit steigert nicht nur die Zufriedenheit Ihrer Kund:innen, sondern auch die Reputation Ihres Unternehmens. Um dies zu erreichen, müssen Sie Ihre Bestandsdaten genau überwachen und flexibel auf Änderungen in der Nachfrage reagieren.

Vermeidung von Über- und Fehlbeständen 

Die Vermeidung von Überbeständen und Fehlbeständen ist ein Balanceakt, den das Bestandsmanagement meistern muss. Überbestände binden Kapital und verursachen Lagerkosten, während Fehlbestände zu Produktionsausfällen oder Umsatzeinbußen führen können. Ein effektives Bestandsmanagement sorgt dafür, dass genau die richtige Menge an Lagerbeständen vorhanden ist, um die Nachfrage zu decken, ohne unnötige Kosten zu verursachen. Dies erfordert eine präzise Planung und kontinuierliche Anpassung der Bestandsstrategien.

Steigerung der Effizienz in der Lieferkette

Ein effektives Bestandsmanagement steigert die Effizienz in der gesamten Lieferkette. Sind alle Schritte von der Rohstoffbeschaffung bis zur Auslieferung des fertigen Produkts optimal aufeinander abgestimmt? Eine gut geführte Lieferkette reduziert Verzögerungen, senkt Kosten und verbessert die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kund:innen. Wenn Sie Ihre Lieferkette effizient verwalten, können Sie schneller auf Marktveränderungen reagieren und Ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern.

Verbesserung der Kundenzufriedenheit 

Kundenzufriedenheit ist das A und O jedes erfolgreichen Unternehmens. Die Zufriedenheit der Kund:innen ist stark davon abhängig, ob Sie Produkte rechtzeitig liefern und in welcher Qualität Sie dies tun. Ein gut organisiertes Bestandsmanagement stellt sicher, dass Kund:innen jederzeit die Produkte erhalten, die sie benötigen. Belohnt werden Sie mit zufriedenen und treuen Kund:innen. Dies wiederum kann zu einer Steigerung des Umsatzes und einer besseren Marktposition führen. Die Sicherstellung einer hohen Verfügbarkeit der Produkte ist daher ein zentrales Ziel des Bestandsmanagements.

Risikomanagement

Ein weiteres Ziel des Bestandsmanagements ist das Risikomanagement. Bestände können einem hohen Risiko von Verderb, Veralterung oder Verlust ausgesetzt sein. Durch eine verbesserte Kontrolle und Überwachung der Bestände können Sie Risiken verringern. Dazu gehört auch die Planung für unerwartete Ereignisse, wie beispielsweise Lieferverzögerungen oder Schwankungen in der Nachfrage, um die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen so gering wie möglich zu halten. Ein wirkungsvolles Risikomanagement im Bereich der Bestände trägt wesentlich dazu bei, die Stabilität und Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens zu gewährleisten.

Wie funktioniert Bestandsmanagement?

Im Bestandsmanagement gibt es einige etablierte Methoden, die jeweils spezifische Vorteile bieten und in verschiedenen Kontexten angewendet werden. Nachfolgend zählen wir einige der bekanntesten Methoden auf:

Just-in-Time (JIT)

JIT zielt darauf ab, Materialien und Produkte genau zum Zeitpunkt des Bedarfs zu liefern. Dadurch werden Lagerhaltungskosten minimiert. Diese Methode ist besonders effektiv in Umgebungen mit hoher Produktionsgeschwindigkeit und stetiger Nachfrage.

CHANCEN:	RISIKEN:
Reduzierung von Überbeständen	Erfordert präzise Planung
Minimierung von Lagerkosten	Hohe Abhängigkeit von Lieferanten
Verbesserung der Cash-Flow-Effizienz	Störanfälligkeit durch enge Taktung

Material Requirements Planning (MRP)

MRP ist ein systematischer Ansatz zur Planung und Steuerung von Materialbeständen. Er basiert auf Produktionsplänen und Bestellzyklen. MRP ist geeignet für Produktionsunternehmen mit komplexen Fertigungsprozessen und kommt vor allem im B2B-Bereich zum Einsatz.

CHANCEN:	RISIKEN:
Verbesserte Bestandskontrolle	Erfordert akkurate Daten
Effizientere Produktionsplanung	Kann bei unvorhergesehenen Nachfrageschwankungen anfällig sein
Geringere Lagerbestände

Bestellpunkt/Bestellmenge (ROP/ROQ):

Konzept: ROP (Reorder Point) ist der Bestandsspiegel, bei dessen Unterschreitung eine Bestellung ausgelöst wird. ROQ (Reorder Quantity) bezieht sich auf die Menge, die bei Erreichen des ROP bestellt wird. Angenommen, ein Supermarkt hat für ein besonders beliebtes Produkt, wie beispielsweise Erdbeerjoghurt der Marke „A“, einen ROP von 50 Einheiten festgelegt. Sobald der Lagerbestand auf 50 Erdbeerjoghurtbecher sinkt, wird automatisch eine Nachbestellung ausgelöst, um den Vorrat wieder aufzufüllen. Die ROQ könnte dabei festlegen, dass stets 200 Becher nachbestellt werden. Dabei ist es unerheblich, dass der Supermarkt noch 100 Erdbeerjoghurtbecher der Marke „B“ im Sortiment hat. Der Bestellpunkt und die Bestellmenge wird für jedes Produkt individuell festgelegt. Die Kombination dieser beiden Ansätze ist daher nützlich für Unternehmen mit vorhersehbarer Nachfrage und regelmäßigen Bestellzyklen.

CHANCEN:	RISIKEN:
Ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung des Lagerbestands	Erfordert genaue Bestandsaufzeichnungen
Rechtzeitige Nachbestellungen präzise planbar	Inneffektiv bei stark schwankender Nachfrage
Vermeidung von Lagerleerstand

ABC-/XYZ-Analyse

Die ABC-/XYZ-Analyse hilft Unternehmen dabei, ihre Bestände zu klassifizieren und Prioritäten zu setzen. Die ABC-Analyse fokussiert sich auf den Wert der Artikel, während die XYZ-Analyse die Vorhersagbarkeit der Nachfrage betrachtet. Durch diese Klassifizierung können Unternehmen ihre Lagerbestände gezielt optimieren, indem sie die Aufmerksamkeit auf die wichtigsten und am stärksten nachgefragten Artikel legen.

CHANCEN:	RISIKEN:
Ressourcen können gezielt auf die Artikel konzentriert werden, die den größten Wertanteil oder die stabilste Nachfrage haben	Die Klassifizierung der Analyse basiert auf statistischen Daten. Markveränderungen werden möglicherweise nicht rechtzeitig berücksichtigt
Bestände von stark nachgefragten Artikeln können besser kontrolliert werden	Unterschätzung von selten benötigten, aber kritischen Artikeln
Die Vorhersehbarkeit des Verbrauchs kann besser bewertet werden

Jede dieser Methoden zum Bestandsmanagement bietet spezifische Vorteile und kann je nach Art des Unternehmens und der Art der gehandhabten Produkte unterschiedlich effektiv sein. Die Auswahl der richtigen Methode für Ihr Unternehmen hängt daher von Faktoren wie der Nachfragevariabilität, der Lieferantenbeziehung und der internen Prozesseffizienz ab. 

Wichtige Kennzahlen des Bestandsmanagements

Nun wissen Sie, welche Vorteile Bestandsmanagement für Ihr Unternehmen hat und wie Sie es umsetzen. Doch einmal implementiert, ist auch das Bestandsmanagement ein kontinuierlicher Prozess, der darauf abzielt, die Lagerbestände an die sich verändernden Marktbedingungen und Unternehmensanforderungen anzupassen. Ein effizientes Bestandsmanagement erfordert daher die regelmäßige Überwachung und Analyse verschiedener Kennzahlen und Key Performance Indicators (KPIs). Zu den wichtigsten KPIs zählen die Lagerumschlagshäufigkeit, die Reichweite der Bestände und die Bestandsquote.

• Lagerumschlagshäufigkeit: Sie misst, wie oft ein Lagerbestand innerhalb eines bestimmten Zeitraums komplett erneuert wird. Ein hoher Wert deutet auf eine effiziente Nutzung der Bestände hin.
• Reichweite der Bestände: Sie gibt an, wie lange die aktuellen Lagerbestände voraussichtlich ausreichen, um die Nachfrage zu decken. Dies schafft Planungssicherheit.
• Bestandsquote: Sie setzt den Lagerbestand ins Verhältnis zu den Umsätzen und gibt einen Einblick in die Effizienz der Bestandsnutzung.

Technologische Trends im Bestandsmanagement

Der Bereich des Bestandsmanagements entwickelt sich stetig weiter. Neue digitale Technologien und gesellschaftliche Trends sind dabei Impulsgeber für die wichtigsten Entwicklungen. Besonders hervorzuheben sind die Trends rund um das BOPIS-Modell (Buy Online, Pick-Up In-Store) und generative KI.

Automatisierung und Softwarelösungen

Das Bestandsmanagement umfasst unterschiedliche Teilbereiche in Ihrer Lieferkette und ist zudem eng mit Prozessen wie Order Management und Fulfillment verbunden. Ein effizientes Tool zum Bestandsmanagement sollte daher alle relevanten Aufgaben in einer Software vereinen. Dafür ist es wichtig, dass Silos aufgebrochen werden und Teams aus allen Unternehmensbereichen Zugriff auf für sie relevante Daten in Ihrer Software für Bestandsmanagement haben.

Wie Künstliche Intelligenz das Bestandsmanagement unterstützt

Spätestens mit dem Launch von ChatGPT im Herbst 2022 hat Künstliche Intelligenz (KI) eine Welle digitaler Revolutionen ausgelöst. Da effizientes Bestandsmanagement auf verlässlichen Prognosen beruht, eignen sich KI-Modelle hervorragend, um große Datenmengen zu analysieren und Handlungsempfehlungen aus diesen abzuleiten. So unterstützen generative KI-Modelle Unternehmen beispielsweise bei der genauen Vorhersage von Nachfragetrends, optimieren die Lagerhaltung und stärken die Resilienz von Lieferketten durch intelligente Diversifizierung.

Der Einsatz von KI im Bestandsmanagement ermöglicht es Unternehmen also, schneller und präziser auf Marktdynamiken zu reagieren und ihre Bestandsstrategien kontinuierlich zu verbessern. Optimierte Prozesse wirken sich damit direkt auf die Einkaufserfahrung und die Kundenloyalität aus.

BOPIS: Online kaufen, im Markt abholen

In unserer digitalen Welt gewinnt BOPIS (Buy Online, Pick-Up In-Store) zunehmend an Bedeutung. Kund:innen kaufen Produkte hierbei online und holen sie im Geschäft ab. Für Kund:innen bedeutet das Modell mehr Flexibilität und Komfort, da sie nicht auf Lieferungen warten müssen und ihre Ware sofort erhalten. Als Händler:in profitieren Sie von einer engeren Verknüpfung ihres Online- und Offline-Geschäfts, was zu höherer Kundenzufriedenheit und möglicherweise zu zusätzlichen Verkäufen beim Abholen führt. BOPIS eignet sich besonders für Einzelhändler, die sowohl einen starken Online-Auftritt als auch physische Ladengeschäfte haben und ihre Kundenbindung stärken möchten. Zudem trägt das Modell auch zur Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens bei, indem es den Verkehr von Lieferwagen reduziert und Verpackungsmaterial spart.

Bestandsmanagement als Schlüssel zu Ihrem Unternehmenserfolg

Bestandsmanagement ist ein zentraler Erfolgsfaktor für jedes Unternehmen, das Lagerbestände verwaltet. Es sorgt nicht nur für Kosteneffizienz durch optimierte Lagerbestände, sondern gewährleistet auch die Lieferfähigkeit und damit die Zufriedenheit der Kund:innen. Dank des Einsatzes moderner Technologien wie Automatisierung, Künstliche Intelligenz und spezialisierter Software können Unternehmen ihre Bestände präzise verwalten und kontinuierlich an die Marktbedingungen anpassen. Ein effektives Bestandsmanagement bietet somit nicht nur operative Vorteile, sondern trägt maßgeblich zur langfristigen Stabilität und zum Wachstum Ihres Unternehmens bei.