Modernes Bestandsmanagement: Zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Ihre Produkte oder Dienstleistungen und Ihre Kund:innen zusammenzubringen, ist der Schlüssel zum erfolgreichen Geschäft. Durch intelligentes und flexibles Bestandsmanagement gelingt das auch im unbeständigen Zeitalter der Digitalisierung. In diesem Artikel erfahren Sie, was zu einer leistungsfähigen Bestandsverwaltung gehört und wie Ansätze von KI bis BOPIS die Aufgaben des Bestandsmanagements verändern.

Das erwartet Sie in diesem Artikel:

• Was ist Bestandsmanagement?
• Ziele und Aufgaben von Bestandsmanagement
• So funktioniert modernes Bestandsmanagement
• Blick in die Zukunft: Trends im Bestandsmanagement

Wie Bestandsmanagement funktioniert

Vom kleinen inhabergeführten Laden über Unternehmen mit einem landesweiten Filialnetz bis hin zu reinen Onlineshops: All diese Geschäfte erreichen ihre Kund:innen durch effizientes Bestandsmanagement. Damit das funktioniert, müssen Prozesse vom Einkauf über die Lagerung bis zum Fulfillment nahtlos ineinandergreifen. Zu den Methoden der Bestandsplanung zählen klassischerweise drei Faktoren:

• Bedarfsplanung: Hier wird der zukünftige Bedarf an Waren festgelegt, und zwar sowohl hinsichtlich Menge als auch Zeiträumen.
• Bestandsplanung: Zur Bestandsplanung gehören einerseits der optimale Sicherheitsbestand und andererseits der Bestellauslösebestand, ab welchem Nachschub geordert wird.
• Beschaffungsplanung: Lieferanten, Bestellmengen und Ordertermine abhängig von Produkten machen die Beschaffungsplanung aus.

Wichtig ist, dass diese drei Teilaspekte aufeinander aufbauen. Da es sich hier um komplexe Planungen für die Zukunft handelt, ist eine digitale Bestandsmanagementlösung ebenso wichtig wie die Integration mit dem Order Management System (OMS).

Warum Bestandsmanagement wichtig für Ihr Unternehmen ist

Wie Kund:innen zu Ihnen kommen, hat sich in den letzten beiden Dekaden grundlegend geändert. Die um die Jahrtausendwende einsetzende Digitalisierung gab den Anstoß, spätestens die von Dynamik und vielen Unsicherheiten geprägten 2020er-Jahre sorgten für eine rapide Beschleunigung.  Laut dem „State of the Connected Customer Report“ von Salesforce legen „54 % der Geschäftskund:innen und 51 % der Endkund:innen Wert auf Bequemlichkeit.“

Sich auf diese Entwicklung einzustellen und entsprechende Fulfillment-Optionen anzubieten, ist unerlässlich. Durch ein gut organisiertes Bestandsmanagement steigern Sie also die Kundenzufriedenheit. Denn wenn Sie Kund:innen den gewünschten Komfort verlässlich bieten, werden Sie mit Treue belohnt. 

Gleichzeitig hilft Ihnen effizientes Bestandsmanagement dabei, die Kostensituation Ihres Unternehmens zu optimieren. Wenn Sie sowohl Überbestände als auch Fehlbestände reduzieren, nutzen Sie Ihre Lagerkapazitäten optimal. Eine Optimierung Ihres Bestandsmanagements macht also unter Umständen Ressourcen frei, die Sie an anderer Stelle effektiver einsetzen können.

Achtung: Diese Aspekte sind kein Bestandsmanagement

Es gibt verschiedene Prozesse, die häufig mit dem Bestandsmanagement gleichgesetzt werden, aber tatsächlich eigenständige Aspekte sind. Viele dieser Aspekte sind aber wichtige Faktoren für eine funktionierende Bestandsverwaltung. Hierzu gehören die Bestandsplanung, das Fulfillment oder die Bestellverwaltung.

Die Bestandsplanung befasst sich mit der Vorhersage der benötigten Bestandsmengen. Sie ist also ein direkter Teil des Bestandsmanagements. Das Fulfillment umfasst hingegen die gesamte Prozesskette der Auftragsabwicklung. Somit ist ein gelungenes Fulfillment auch die Konsequenz eines effizienten Bestandsmanagements. Die Bestellverwaltung bezieht sich auf die Überwachung und Verwaltung von Kundenaufträgen. Sie ist somit ein Bindeglied zwischen Bestandsplanung und Fulfillment und gibt Aufschluss zur möglichen Optimierung beider.

Ziele und Aufgaben von Bestandsmanagement

Das Hauptziel des Bestandsmanagements besteht darin, die Erwartungen von Kund:innen und die Leistungen von Händlern hinsichtlich der Warenverfügbarkeit und -bereitstellung möglichst eng aneinander anzupassen. So schaffen Sie ein optimales Gleichgewicht zwischen Kundenzufriedenheit und betrieblicher Effizienz.

Erwartungen der Kunden:innen

Sei es online oder im Laden: Ihre Kund:innen suchen das beste Angebot zu den besten Bedingungen. Damit sie ihnen dieses bieten können, müssen sie ihre Grundbedürfnisse beim Einkauf kennen. Zu diesen gehören:

Pünktlichkeit: Hierfür sollten Kund:innen in die Lage versetzt werden, die Verfügbarkeit der Ware sowie die geschätzte Lieferzeit konsistent an jedem Kontaktpunkt zu erkennen.

Personalisierung: Dies betrifft nicht nur die Ware an sich, sondern auch die Art des Fulfillments – seien Sie flexibel, um die unterschiedlichen Vorlieben von Expresslieferung bis Click-and-Collect bedienen zu können.

Nachhaltigkeit: Mehr als nur ein Modebegriff – in Zeiten spürbarer Klimaveränderungen legen viele Menschen Wert auf nachhaltigen Handel. Das gilt für alle Schritte der von Ihnen bevorzugten Unternehmen, von der Ressourcenbeschaffung bis hin zum Fulfillment.

Ziele des Einzelhandels

Für Sie als Einzelhändler:in ist es essenziell, die Erwartungen Ihrer Kund:innen zu kennen und diese durch intelligentes Bestandsmanagement zu erfüllen.

Warenverfügbarkeit: Das bedeutet, dass Ihre Waren immer dann und dort verfügbar sind, wo sie am dringendsten benötigt werden. Eine nahtlose Integration mit Ihrem Order Management System (OMS) ist dafür unerlässlich.

Hohes Serviceniveau: Sie möchten eine ausgewogene Balance zwischen niedrigen Lagerbeständen und hoher Lieferbereitschaft zu halten, um das Niveau Ihres Angebots verlässlich zu gestalten.

Flexibilität und Verlässlichkeit: Die Anforderungen an Ihr Angebot sind für alle Kund:innen individuell – und Sie möchten auf möglichst viele verschiedene Bedürfnisse eingehen können.

Letztendlich geht es für den Einzelhandel darum, die Einkaufsgewohnheiten der Kund:innen zu kennen und zu bedienen.

Aufgaben des Bestandsmanagements

Angesichts der Erwartungen der Kund:innen und der Ziele der Einzelhändler:innen ergeben sich folgende zentrale Aufgaben für das Bestandsmanagement:

1. Optimierung der Warenverfügbarkeit: Ihr Bestandsmanagement muss sicherstellen, dass Produkte stets verfügbar sind, insbesondere an Orten und zu Zeiten, an denen die Nachfrage am höchsten ist. Durch eine enge Integration mit dem OMS sorgen Sie durch Verkaufsprognosen dabei für präzise Abstimmung Ihrer Lagerbestände.
2. Flexibilität im Fulfillment: Die Erwartungen der Kunden an personalisierte Einkaufserlebnisse erfordern ein hohes Maß an Flexibilität im Bestandsmanagement. Dies beinhaltet die Bereitstellung verschiedener Fulfillment-Optionen wie Expresslieferung, Click-and-Collect oder BOPIS (Buy Online, Pick Up in Store), um den unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht zu werden.
3. Nachhaltigkeitsaspekte berücksichtigen: In Zeiten zunehmender Umweltbedenken muss Ihr Bestandsmanagement nachhaltig und ökologisch verantwortungsbewusst gestaltet sein. Dazu gehören die Reduzierung von Abfall durch effiziente Lagerhaltung, die Minimierung des ökologischen Fußabdrucks der Lieferketten und die Berücksichtigung umweltfreundlicher Verpackungsmethoden.
4. Aufrechterhaltung eines hohen Serviceniveaus: Einzelhändler müssen eine Balance zwischen niedrigen Lagerbeständen und hoher Lieferbereitschaft finden, um das Serviceniveau aufrechtzuerhalten. Dies erfordert sorgfältiges Monitoring des Bestands mit modernen Softwarelösungen, um Über- und Unterbestände zu vermeiden.
5. Kundenpräferenzen analysieren: Lernen Sie die Einkaufsgewohnheiten Ihrer Kund:innen bezüglich Ihres Angebots kennen. Wenn Sie Produkte des täglichen Bedarfs anbieten, die spontan und häufig nachgekauft werden, sollten Sie beispielsweise ermöglichen, dass Berufstätige diese in Ihrer Mittagspause bestellen und noch am selben Tag nach Feierabend abholen können.

Sie sehen: Die Aufgaben für modernes Bestandsmanagement sind vielfältig und komplex. Doch die Vorteile für Ihr Unternehmen sind enorm – und mit den richtigen Werkzeugen meistern Sie die Herausforderungen.

So funktioniert modernes Bestandsmanagement

Bestandsmanagement-Methoden haben sich im Zeitalter der Digitalisierung und des E-Commerce schnell weiterentwickelt. Sie nutzen fortschrittliche Technologien und Tools, um die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und den Kundenservice zu verbessern.

Methoden im Bestandsmanagement

In der Bestandsverwaltung gibt es einige etablierte Methoden, die jeweils spezifische Vorteile bieten und in verschiedenen Kontexten angewendet werden. Nachfolgend zählen wir einige der bekanntesten Methoden auf:

Just-in-Time (JIT)

JIT zielt darauf ab, Materialien und Produkte genau zum Zeitpunkt des Bedarfs zu liefern, wodurch Lagerhaltungskosten minimiert werden. Es ist besonders effektiv in Umgebungen mit hoher Produktionsgeschwindigkeit und stetiger Nachfrage.

CHANCEN:	RISIKEN:
Reduzierung von Überbeständen	Erfordert präzise Planung
Minimierung von Lagerkosten	Hohe Abhängigkeit von Lieferanten
Verbesserung der Cash-Flow-Effizienz	Störanfälligkeit durch enge Taktung

Material Requirements Planning (MRP)

MRP ist ein systematischer Ansatz zur Planung und Steuerung von Materialbeständen. Er basiert auf Produktionsplänen und Bestellzyklen. MRP ist geeignet für Produktionsunternehmen mit komplexen Fertigungsprozessen und kommt vor allem im B2B-Bereich zum Einsatz.

CHANCEN:	RISIKEN:
Verbesserte Bestandskontrolle	Erfordert akkurate Daten
Effizientere Produktionsplanung	Kann bei unvorhergesehenen Nachfrageschwankungen anfällig sein
Geringere Lagerbestände

Bestellpunkt/Bestellmenge (ROP/ROQ):

Konzept: ROP (Reorder Point) ist der Bestandsspiegel, bei dessen Unterschreitung eine Bestellung ausgelöst wird. ROQ (Reorder Quantity) bezieht sich auf die Menge, die bei Erreichen des ROP bestellt wird. Die Kombination dieser beiden Ansätze ist nützlich für Unternehmen mit vorhersehbarer Nachfrage und regelmäßigen Bestellzyklen.

CHANCEN:	RISIKEN:
Ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung des Lagerbestands	Erfordert genaue Bestandsaufzeichnungen
Rechtzeitige Nachbestellungen präzise planbar	Ineffektiv bei stark schwankender Nachfrage
Vermeidung von Lagerleerstand

Jede dieser Methoden zur Bestandsverwaltung bietet spezifische Vorteile und kann je nach Art des Unternehmens und der Art der gehandhabten Produkte unterschiedlich effektiv sein. Die Auswahl der richtigen Methode für Ihr Unternehmen hängt daher von Faktoren wie der Nachfragevariabilität, der Lieferantenbeziehung und der internen Prozesseffizienz ab. 

Unverzichtbare Tools für effizientes Bestandsmanagement

Das Bestandsmanagement umfasst unterschiedliche Teilbereiche in Ihrer Lieferkette und ist zudem eng mit Prozessen wie Order Management und Fulfillment verbunden. Ein effizientes Tool zur Bestandsverwaltung sollte daher alle relevanten Aufgaben in einer Software vereinen. Dafür ist es wichtig, dass Silos aufgebrochen werden und Teams aus allen Unternehmensbereichen Zugriff auf für sie relevante Daten in Ihrer Software für Bestandsmanagement haben.

Salesforce Order Management ist ein zentrales Tool für effizientes Bestandsmanagement. Als Teil der Commerce Cloud hilft es Ihnen dabei, Fulfillment-Prozesse zu automatisieren, Kosten zu reduzieren und die Effizienz der Lieferungen zu steigern. Die Bestandsmanagement-Software ist darauf ausgelegt, die Bedürfnisse aller Beteiligten zu berücksichtigen:

• Kund:innen können Bestellungen von jedem Vertriebskanal aus über den gesamten Zyklus der Bestellung einreichen.
• Händler:innen richten maßgeschneiderte Prozesse für die Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung, Zahlungen und den Versand ein.
• Servicemitarbeiter:innen erhalten einen umfassenden Überblick über den Verlauf einer Bestellung und können Stornierungen, Retouren sowie Umtausch effizient bearbeiten.

Blick in die Zukunft: Trends im Bestandsmanagement

Der Bereich des Bestandsmanagements entwickelt sich stetig weiter, wobei neue digitale Technologien und gesellschaftliche Trends Impulsgeber für die wichtigsten Entwicklungen sind. Besonders hervorzuheben sind die Trends rund um das BOPIS-Modell (Buy Online, Pick Up in Store) und generative KI.

BOPIS: Online kaufen, im Markt abholen

Nicht erst seit der Corona-Pandemie gewinnt BOPIS (Buy Online, Pick Up in Store) zunehmend an Bedeutung. Kund:innen kaufen Produkte hierbei online und holen sie in einem lokalen Geschäft ab. Für Kund:innen bedeutet das Modell mehr Flexibilität und Komfort, da sie nicht auf Lieferungen warten müssen und ihre Ware sofort erhalten. Als Händler:in profitieren Sie von einer engeren Verknüpfung ihres Online- und Offline-Geschäfts, was zu höherer Kundenzufriedenheit und möglicherweise zu zusätzlichen Verkäufen beim Abholen führt. BOPIS eignet sich besonders für Einzelhändler, die sowohl einen starken Online-Auftritt als auch physische Ladengeschäfte haben und ihre Kundenbindung stärken möchten. Zudem trägt das Modell auch zur Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens bei, indem es den Verkehr von Lieferwagen reduziert und Verpackungsmaterial spart.

Wie generative KI das Bestandsmanagement unterstützt

Spätestens mit dem Launch von ChatGPT im Herbst 2022 hat Künstliche Intelligenz (KI) eine Welle digitaler Revolutionen ausgelöst. Da effiziente Bestandsverwaltung auf verlässlichen Prognosen beruht, eignen sich KI-Modelle hervorragend, um große Datenmengen zu analysieren und Handlungsempfehlungen aus diesen abzuleiten. So unterstützen generative KI-Modelle Unternehmen beispielsweise bei der genauen Vorhersage von Nachfragetrends, optimieren die Lagerhaltung und stärken die Resilienz von Lieferketten durch intelligente Diversifizierung.

Der Einsatz von KI im Bestandsmanagement ermöglicht es Unternehmen also, schneller und präziser auf Marktdynamiken zu reagieren und ihre Bestandsstrategien kontinuierlich zu verbessern. Optimierte Prozesse wirken sich damit direkt auf die Einkaufserfahrung und die Kundenloyalität aus.