Bye-bye, Rechnungschaos: Wie ein smartes Billing-System das Finanzmanagement zum Kinderspiel macht

Veraltete Zahlungsbedingungen, verspätete Rechnungen und Zahlungen, fehlende Unterlagen oder lange Genehmigungsverfahren – mit einem automatisierten Billing-System gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Erfahren Sie, wie Sie Verkaufsprozesse beschleunigen, Fehler auf ein Minimum reduzieren sowie Ihren Vertrieb und die Finanzabteilung vernetzen können – für nachhaltig mehr Effizienz für Ihr Unternehmen. 

Inhaltsverzeichnis: 

• Was ist Billing? Eine Definition
• Transformation Ihres Billing-Systems
• Die Vorteile eines Billing-Systems auf einen Blick
• Die drei wichtigsten Schritte im Billing-Prozess
• Vier verschiedene Billing-Arten – Eine Übersicht
• Fazit: Erfolg durch optimierten Billing-Prozess
• FAQ: Häufig gestellte Fragen zu Billing

Was ist Billing? Eine Definition

Nehmen wir an, Sie haben erfolgreich einen Auftrag abgeschlossen, die Kund:innen sind zufrieden und nun geht’s an die Bezahlung. Der nächste Schritt lautet also: Rechnung stellen. Egal, ob Start-up, großer Konzern oder kleines Unternehmen, der Prozess der Rechnungsstellung gehört immer dazu und ist von großer Bedeutung. Doch zu einer Rechnung gehört noch viel mehr: Sie müssen die Daten der Kund:innen erfassen und bereitstellen, die Rechnung schreiben und versenden sowie das Geld verwalten, nachdem Sie es erhalten haben. Diesen holistischen Prozess nennt man Billing. Das englische Wort billing bedeutet ins Deutsche übersetzt so viel wie „Rechnung“ oder „Abrechnung“.

Warum ist der Billing-Prozess in einem Unternehmen so wichtig? Ganz einfach: ohne Rechnung keine Einnahmen. 

Fehler im Abrechnungsprozess bzw. beim Billing führen zu Streitigkeiten und damit zu unzufriedenen Kund:innen. Ist eine Rechnung fehlerhaft zu Lasten des Unternehmens bedeutet das: entgangene Einnahmen – oder auch „revenue leakage“.

Übrigens: Fakturierung oder auch Rechnungsstellung ist im Rechnungswesen die Erstellung einer Rechnung über eine geleistete Lieferung.

Transformation Ihres Billing-Systems

Stehen Sie vor der Herausforderung, dass Ihr Unternehmen wächst und Ihr Billing-System Ihren Anforderungen nicht mehr standhalten kann? Wollen Sie neue Modelle, wie beispielsweise Abonnements, einführen? Oder verlassen Sie sich bei der Abrechnung mit Ihren Kund:innen immer noch auf verschiedene Tabellenkalkulationen? Dann ist es allerhöchste Zeit, Ihr Billing-System zu transformieren. Ein modernes Abrechnungssystem steigert die Effizienz Ihres Unternehmens: Es automatisiert Ihre Backoffice-Aufgaben, reduziert die Zahl der verspäteten Zahlungen und stärkt die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen Ihres Unternehmens.

Häufig sind Abrechnungssysteme für einmalige Käufe entwickelt und funktionieren für neue Abonnementmodelle nicht mehr. Sie werden also plötzlich mit vielen neuen Aufgaben konfrontiert und stehen vor Problemen: Der Vertrieb spricht nicht mit der Finanzabteilung und Rechnungen werden fehlerhaft verschickt – ein Desaster. Fest steht: Sie brauchen ein neues Billing-System, das eine laufende Kundenbeziehung unterstützt. Der Schlüssel liegt in automatisierten Prozessen mit Hilfe einer Billing-Software. 

Was Sie bei der Transformation Ihres Billing-Systems beachten müssen, erklären wir Ihnen in vier Schritten:

#1 Verbinden Sie den Vertrieb und die Finanzabteilung

Um Ihre Geschäfte und die Umsatzrealisierung zu beschleunigen, ist eine reibungslose Übergabe von Informationen vom Vertriebsteam an die Finanzabteilung essenziell. Vertriebsmitarbeiter:innen müssen frühzeitig wissen, welche Rechnungsdaten sie erfassen sollen. Nur so können automatisch fehlerfreie Rechnungen erstellt und zeitnah verschickt werden.

Nicht nur die Vernetzung von Vertrieb und Finanzabteilung ist für das Wachstum und die maximale Effizienz eines Unternehmens von Bedeutung. Um Geschäftsabschlüsse zu erzielen, arbeiten Vertriebsmitarbeiter:innen häufig mit anderen Teams zusammen. Ziehen Vertrieb, Finance, Marketing, der Kundendienst, Sales Operations und andere Vertriebsprofis an einem Strang und teilen Kundeninformationen, kommt das auch bei Kund:innen gut an. Das bestätigt der Salesforce State of the Connected Customer Report: 83 Prozent der Kund:innen sagen, dass sie eher jenen Unternehmen treu bleiben, die abteilungsübergreifende Konsistenz bieten. 

Auch Vertriebsleiter:innen haben den Wert einer funktionsübergreifenden Abstimmung erkannt: Sie ist ihre Top-Strategie für die Wachstumsförderung eines Unternehmens. Und das zu Recht, wie 81 Prozent der Sales-Agent:innen bestätigen: Sie erzielen mit einem teamorientierten Ansatz mehr Abschlüsse (State of Sales, 5. Ausgabe). 

Daher: Überwinden Sie Silodenken für mehr Effizienz für Ihr Unternehmen.

#2 Berücksichtigen Sie den Customer Lifecycle

Die Beziehung zu Ihren Kund:innen ändert sich im Zuge der Umstellung Ihres Billing-Systems. Betrachten Sie die Rechnungsstellung als wichtigen Teil des Customer Lifecycle und machen Sie Ihre Kund:innen glücklich, indem Sie großen Wert auf diesen Schritt legen:

• Machen Sie die Rechnungsstellung lesbar. Ihre Kund:innen wollen schnell verstehen, wofür sie bezahlen, ohne dass sie mit Vertriebsmitarbeiter:innen in Kontakt treten müssen. 
• Setzen Sie auf eine schnelle Rechnungsstellung. Das garantiert Ihren Kund:innen und Sales-Agent:innen Zeitersparnis. Jeder Stolperstein, der in dieser Phase des Customer Lifecycle beseitigt wird, verbessert die Customer Experience und Zufriedenheit Ihrer Kund:innen.
• Nutzen Sie die Rechnungsstellung als Element der Personalisierung. Bieten Sie Ihren Kund:innen zum Beispiel verschiedene Zahlungsmethoden an und die einfache Änderung des Auftrags oder bestehenden Vertrags.

#3 Minimieren Sie Fehler

Fehler passieren und sind menschlich. Und genau hier liegt der Vorteil eines automatisierten Billing-Systems: Es verringert den manuellen Aufwand für diesen Risiko- und Compliance-Prozess. Sie können Regeln und Kontrollen für die Preisgestaltung Ihrer Produkte oder Dienstleistungen festlegen. Diese werden automatisch bei der Rechnungsstellung angewandt – Ihre Mitarbeiter:innen sparen Zeit und können sich auf den reinen Verkauf konzentrieren. 

Außerdem sind Rabatte im System hinterlegt, sodass Sales-Agent:innen diese einfach und schnell in Angebote integrieren können. Die Billing-Software stößt automatisch Genehmigungsketten durch Vorgesetzte an, wenn die Rabattgrenze in individuellen Fällen überschritten werden muss. So garantieren Sie die Einhaltung Ihrer Unternehmensrichtlinien.

#4 Machen Sie Billing zu einem Touchpoint der Customer Experience

Denken Sie Abrechnung neu. Billing ist nicht nur Teil von Finance oder einem ERP-System (Enterprise Resource Planning) – machen Sie die Rechnungsstellung zu einem Kontaktpunkt in der Customer Experience. Bringen Sie Billing auf dieselbe Plattform, auf der Sie Ihre Kundenbeziehungen verwalten. Das Ergebnis: Die Rechnungsstellung vervollständigt die 360-Grad-Sicht auf Ihre Kund:innen. Vertriebsmitarbeiter:innen können so die Interaktion mit allen Kund:innen individuell gestalten, um die perfekte Lösung zu finden

Die Vorteile eines Billing-Systems auf einen Blick

Billing ist Teil des Order-to-Cash-Prozesses – auch bekannt als O2C oder OTC. Dieser Geschäftsprozess umfasst das gesamte Auftragsbearbeitungssystem: von der Angebotserstellung und der Verhandlung mit Käufer:innen, über den Eingang der Bestellung bis hin zur Rechnungsstellung und der Erfassung des Eintrags in Ihren Buchhaltungssystemen. Ist der OTC-Prozess in Ihrem Unternehmen automatisiert, steigern Sie die Vertriebseffizienz. 

Setzen Sie zusätzlich auf ein Billing-System, profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

• Automatisierung: Ein Billing-System automatisiert den Rechnungsstellungsprozess. Dadurch sparen Sie Ressourcen und Zeit. Menschliche Fehler bei der Erstellung der Rechnungen werden eliminiert.
• Effizienz: Rechnungen können schnell und einfach erstellt und versendet werden. Sie behalten den Überblick über offene Rechnungen und ausstehende Zahlungen.
• Genauigkeit: Rechnungsfehler gehören mit einer Billing-Software der Vergangenheit an. Dies führt zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit und es stärkt das Vertrauen Ihrer Kundschaft in Ihr Unternehmen.
• Verbindung von Vertrieb und Finanzabteilung mit automatisierten Prozessen: Geschäfte werden schneller abgewickelt – und nicht ausgebremst. Geschäftsabschlüsse werden schneller möglich gemacht, indem Preise zur direkten Genehmigung weitergeleitet und die Dokumentation der Vertragsbedingungen vereinfacht werden. Chief Revenue Officers erhalten Einblick in Kundendaten, die bisher in Buchhaltungssystemen hinterlegt waren.
• Compliance: Sämtliche Transaktionen werden anhand definierter Geschäftsregeln automatisch validiert.
• Skalierbarkeit: Sie können ein Billing-System leicht auf die Bedürfnisse eines wachsenden Unternehmens anpassen. Es unterstützt verschiedene Abrechnungsmodelle, wie zum Beispiel Abonnements oder Stückpreis-Abrechnungen. 
• Inkasso-Effizienz: KI überwacht Ihre Accounts und leitet automatisch Mahnverfahren ein, um verspätete Zahlungen schneller einzutreiben.

Wir raten Ihnen: Wagen Sie den Schritt und transformieren Sie Ihr Billing-System. Sie erstellen, bearbeiten und verfolgen zukünftig Rechnungen schnell und einfach. Durch diese effiziente Verwaltung Ihres Rechnungsprozesses sparen Sie Zeit und Geld. Ihre Mitarbeitenden haben mehr Zeit, sich auf strategische Accounts, Neukundenakquise und die Zufriedenheit bestehender Kund:innen zu konzentrieren.

Die drei wichtigsten Schritte im Billing-Prozess

Grundsätzlich hängt der Ablauf eines Billing-Prozesses von der Branche, dem Unternehmen, der Tarifgestaltung und dem verwendeten Billing-System ab. Im Folgenden gehen wir auf die drei wichtigsten Schritte ein. Beachten Sie, dass diese Schritte mit einer entsprechenden Software nicht nur vereinfacht, sondern auch schneller werden.

#1 Überprüfen der Rechnungsinformation

Im ersten Schritt müssen Sie alle Informationen, die für die Erstellung einer Rechnung benötigt werden, sammeln und analysieren. In der Praxis heißt das: Alle Produktcodes und die entsprechenden Preise müssen überprüft werden, Steuern und Lieferkosten addiert und die im Voraus vereinbarten Zahlungsbedingungen bestätigt werden. 

Je nachdem, ob Sie physische Produkte oder Dienstleistungen anbieten, unterscheiden sich die zu prüfenden Rechnungsinformationen. 

#2 Rechnung erstellen

Nachdem alle notwendigen finanziellen Informationen über den Verkauf gesammelt und überprüft wurden, können Sie Ihre Rechnung erstellen.

Jetzt entwerfen Sie entweder Ihre eigene Rechnungsvorlage von Grund auf oder verwenden eine Vorlage, die Sie gemäß Ihrer CI personalisieren. Das sieht meistens weder professionell aus, noch ist es schnell gemacht.

Daher empfehlen wir Ihnen: Überlassen Sie den Prozess der Rechnungserstellung einer Software. Mit einer Rechnungssoftware brauchen Sie nur den Rechnungsgenerator aufzurufen, die für Ihren Kunden spezifische Rechnungsvorlage auszuwählen und auf „Senden“ zu drücken.

#3 Rechnung versenden

Rechnungen auf dem Postweg oder per Fax zu versenden, gehört der Vergangenheit an. Auch das aufwendige Versenden einer Rechnung im E-Mail-Anhang ist nicht wirklich praktikabel. Sparen Sie sich Zeit und Mühe und versenden Sie Ihre Rechnung per E-Mail über eine Rechnungssoftware. Nachdem Sie die Rechnung erstellt haben und den Befehl zum Versenden erteilt haben, übermittelt die Software die Rechnung direkt an Ihre:n Kund:in. 

Vier verschiedene Billing-Arten – eine Übersicht

Damit Sie einen Rundumblick erhalten und das passende Billing-Modell für Ihre Unternehmensstrategie finden, erklären wir für Sie im Folgenden die vier Billing-Arten.

Subscription Billing

Subscription Billing kommt bei Abonnements zum Einsatz – Beispiele sind Streaming-Dienste, Fitnessprogramme, Online-Dienste und vieles mehr. Der Vorteil für Ihr Unternehmen: garantierte Einnahmen und Kalkulation mit der genauen Höhe und Laufzeit. Mit Subscription Billing erfolgt die Abrechnung für die digitale Dienstleistung automatisch in einem festgelegten Zeitplan.

Usage Based Billing

Die sogenannte nutzungsabhängige Abrechnung erlaubt es Ihnen, individuelle Preismodelle einzusetzen und auf der Grundlage der Kundennutzung abzurechnen. Je nach Verbrauch Ihrer Produkte oder Dienstleistungen rechnen Sie ab, wobei die endgültige Rechnung am Ende des Abrechnungszyklus erstellt wird. 

Ein typisches Beispiel sind Fahrdienste: Kund:innen zahlen nur für die Entfernung oder Dauer, über die sie die Dienstleistung in Anspruch genommen haben, aber keine regelmäßigen Beiträge. 

Dynamic Billing

Bieten Sie Produkte oder Dienstleistungen an, bei denen sich die Nachfrage täglich ändern kann, dann ist Dynamic Billing für Ihr Unternehmen das richtige Modell. So können Sie tageszeitabhängig unterschiedliche Preise ansetzen – je nach Nachfrage teurer oder günstiger. Ein Flugticket ist beispielsweise drei Tage vor Abflug deutlich teurer, als wenn Sie es bereits Monate im Voraus kaufen.

Hybrid Billing

Bei Hybrid Billing werden zwei oder mehrere Abrechnungsmethoden kombiniert. In der Regel handelt es sich um die Kombination aus einem Abonnement und nutzungsbasierten Modellen. Hybride Modelle bringen häufig mehr Umsatz und eine höhere Kundenzufriedenheit als traditionelle oder reine Abonnementmodelle. 

Ein Beispiel wäre ein monatliches Abonnement einer Gemüsekiste mit der Möglichkeit, jederzeit Küchenutensilien, wie einen Kartoffelschäler oder eine Reibe, hinzuzufügen – ohne, dass diese im Abonnement enthalten sind.

Fazit: Erfolg durch optimierten Billing-Prozess 

Billing ist ein wichtiger Baustein in Ihrem Unternehmen. Bei der Rechnungsstellung treffen viele Abteilungen aufeinander: Vertrieb, Finanzabteilung beziehungsweise Buchhaltung, Marketing und Support. Schenken Sie dem Billing-Prozess also besondere Aufmerksamkeit und optimieren ihn, dann profitieren Sie von der Automatisierung vieler Geschäftsprozesse und erheblicher Zeitersparnis für Ihre Mitarbeiter:innen. 

Mit einem automatisierten Billing-System und der dadurch entstehenden Vernetzung mit der Finanzabteilung kann sich der Vertrieb auf die Kundenbindung und das Upselling mit Hilfe der Daten konzentrieren, die bei oder nach der Rechnungsstellung und Umsatzrealisierung durch die Finanzabteilung bereitgestellt werden. 

Für die Mitarbeitenden der Finanzabteilung verbessert sich die Kassenführung. Dank einer integrierten 360-Grad-Sicht auf die Kund:innen und eines noch effizienteren Performance-Managements mit Verkaufsprognosen profitieren alle Abteilungen.

Die neueste Ausgabe des State of Sales bestätigt genau das: Teams, die intelligent arbeiten, sind am erfolgreichsten. Was aber bedeutet das? Die Verantwortlichen von erfolgreichen Abteilungen setzen auf automatisierte Prozesse, künstliche Intelligenz, nutzen Erkenntnisse zur Effizienzsteigerung und fördern einen teamorientierten Vertriebsansatz. Außerdem versuchen sie, die Mitarbeitererfahrung stetig zu verbessern.

Sie stehen vor der Herausforderung neuer Vertriebsbedingungen und möchten diese ebenfalls durch intelligente Prozesse meistern? Im State of Sales liefern wir Ihnen Insights in das Denken und Handeln von Kund:innen. Vertriebsprofis aus aller Welt verraten Ihnen Erfolgs- und Wachstumsstrategien, von denen auch Ihr Vertrieb profitieren kann.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zu Billing

In diesem Abschnitt beantworten wir häufig gestellte Fragen rund um das Thema Billing.

Was ist Billing?

Der Begriff Billing kommt aus dem Englischen und bedeutet so viel wie „Rechnung“ oder „Abrechnung“. Unter Billing versteht man den Prozess der Rechnungsstellung und -verwaltung. Dazu gehören sowohl das Versenden von Rechnungen als auch die Überwachung von Geldeingängen und Zahlungsfristen. 

Was ist ein Billing-System?

Ein Billing-System – oder auch Abrechnungssystem – ist eine komplexe Software, die Zahlungen, Rechnungen, Einnahmen und vieles mehr erstellt und automatisiert. Es ermöglicht aufschlussreiche Analysen, die Überprüfung von wiederkehrenden Einnahmen, Geschäftsdaten und Berichten. 

Darüber hinaus ist das Billing-System für viele Unternehmen ein Nebenbuch, in dem die eingehenden Einnahmen im Detail eingesehen werden können. Aktivierung, Controlling, Bewertung, Rechnungsstellung, Mahnwesen und Inkasso sind somit Teil eines guten Online-Billing-Systems.

Was ist CPQ?

CPQ steht für Configure, Price, Quote und beschreibt eine Prozessabfolge im Vertrieb: Produktkonfiguration, Preiskalkulation und Angebotserstellung. CPQ kommt häufig bei Produkten oder Dienstleistungen vor, die aus verschiedenen Einzelkomponenten speziell miteinander kombiniert werden können. Mit einer CPQ-Software kann diese Prozesskette unterstützt, digitalisiert und optimiert werden. Das System führt Vertriebsmitarbeiter:innen schnell und sicher durch alle Schritte, sodass der Prozess der Angebotserstellung beschleunigt und optimiert wird.

Im ersten Schritt „Configure“ stellen Vertriebsmitarbeitende mit Hilfe der Software Produkte oder Dienstleistungen aus verschiedenen Elementen für Kund:innen zusammen. Individuelle Wünsche können mit einem Produktkonfigurator in konkrete Lösungen übersetzt werden. 

Die Preiskalkulation („Price“) wird anhand einer detaillierten Stückliste des konfigurierten Produkts erstellt. Alle Elemente, die in der Konfiguration verbaut sind, werden aufgelistet und fungieren als Basis für den Preis. Durch eine integrierte Rabattfunktion können Sales-Agent:innen individuelle Sonderkonditionen ergänzen. Die CPQ-Software prüft dabei automatisch, ob Vertriebsmitarbeitende ihre Rabattgrenzen einhalten. Muss die Rabattgrenze überschritten werden, stößt die Software automatisch einen Genehmigungsprozess durch einen Vorgesetzten an.

Haben Vertriebsmitarbeiter:innen das Produkt zusammengestellt und ist die Preiskalkulation abgeschlossen, dann führt die CPQ-Lösung alle Informationen zusammen. Produktbeschreibungen, Preise, Visualisierungen oder Fotos werden verknüpft und in ein CI-konformes Layout gebracht. Fertig ist das Angebot. 

Was ist Self-Billing?

Beim Self-Billing erstellt nicht der Lieferant oder Dienstleister die Rechnung, sondern der/die Kund:in selbst. Der/die Kund:in entrichtet dabei die Mehrwertsteuer eigenständig an das Finanzamt. Self-Billing kann nur angewendet werden, wenn ein:e Kund:in mehrwertsteuerpflichtig ist. Das bedeutet: Eine Privatperson kommt für Self-Billing nicht in Frage.