Schritt-für-Schritt: So finden Sie das perfekte BI-Tool für Ihr Unternehmen

Sie suchen nach dem perfekten BI-Tool für Ihr Unternehmen, aber Vergleichslisten bringen Sie nicht weiter? In unserem Artikel zeigen wir Ihnen in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie das richtige BI-Tool finden und worauf Sie bei der Auswahl besonders achten sollten.

Inhaltsverzeichnis:

• Darum sind Business Intelligence Tools unverzichtbar
• In 7 Schritten zum perfekten BI-Tool
• KI und BI-Tools: Eine sinnvolle Kombination?
• Geschäftsergebnisse steigern mit BI-Tool Tableau

Darum sind Business Intelligence Tools unverzichtbar

Kundendaten, Verkaufsdaten, Maschinendaten – Unternehmen sammeln heutzutage Unmengen an Informationen. Doch der bloße Besitz dieser Daten reicht nicht aus, um erfolgreich und wettbewerbsfähig zu bleiben. Entscheidend ist die Fähigkeit, diese Daten wirklich zu verstehen und sinnvoll einzusetzen. Business Intelligence Tools (kurz: BI-Tools) ermöglichen genau das: Die Softwarelösungen helfen Unternehmen, Daten in verwertbare Erkenntnisse zu verwandeln und so fundierte Entscheidungen zu treffen.

Was macht ein BI-Tool?

Ein BI-Tool hilft Unternehmen dabei, große Mengen an Daten (Big Data) zu sammeln, zu analysieren und in übersichtlicher Form darzustellen. Eine der wichtigsten Funktionen eines BI-Tools ist daher die Datenvisualisierung. Durch interaktive KPI-Dashboards, Diagramme und Grafiken werden komplexe Informationen leicht verständlich aufbereitet. So können Nutzer:innen Trends und Muster auf einen Blick erkennen.

Auch die Datenaufbereitung ist eine entscheidende Funktion: BI-Tools helfen dabei, Daten zu bereinigen und zu transformieren. So werden die Qualität und Konsistenz der Daten sichergestellt, bevor diese im Rahmen der Data Analytics verwendet werden. Einige BI-Tools bieten auch sogenannte Self-Service-Analysen. Hier können Endanwender:innen ohne Unterstützung von Analysten eigenständig Daten analysieren und so wertvolle Erkenntnisse gewinnen. Ergänzt wird dies durch Ad-hoc-Abfragen, die es Nutzer:innen erlauben, schnell und ohne technisches Know-how spezifische Daten abzurufen. Innovative BI-Tools verstehen Anfragen in natürlicher Sprache und können auf Fragen wie „Wie viele Neukund:innen haben wir in dieser Woche gewonnen?“ unmittelbar datenbasierte Antworten liefern.

Die Datenvisualisierung und -aufbereitung unterstützt jedoch nicht nur die Entscheidungsfindung, sondern ermöglicht auch eine unkomplizierte Berichterstellung. Mit Hilfe von BI-Tools lassen sich mit nur wenigen Klicks benutzerdefinierte Berichte erstellen. So können die gewonnenen Erkenntnisse effizient an alle relevanten Entscheidungsträger:innen und Stakeholder weitergeben werden.

Weitere typische Funktionen von BI-Tools sind:

• Online Analytical Processing (OLAP): Ermöglicht multidimensionale Datenanalysen aus verschiedenen Perspektiven.
• Predictive Analytics: Liefert Vorhersagen zu zukünftigen Trends und Entwicklungen auf Basis historischer Daten.
• Integration verschiedener Datenquellen: Verbindet Daten aus verschiedenen Systemen wie CRM, Enterprise-Resource-Planning (ERP) und Cloud-Services.
• Mobiler Zugriff: Ermöglicht den Zugriff auf Dashboards und Berichte von mobilen Geräten aus, überall und jederzeit.
• Sicherheit und Zugriffskontrolle: Schützt sensible Daten und verwaltet den Zugang zu bestimmten Informationen.
• Automatisiertes Reporting: Generiert Berichte automatisch und versendet diese nach festgelegten Zeitplänen.

Ein Beispiel für ein leistungsstarkes BI-Tool, das viele dieser Funktionen vereint, ist Tableau. Es ermöglicht nicht nur eine umfassende Datenvisualisierung, sondern auch die Analyse großer Datenmengen in Echtzeit. Im folgenden Video erfahren Sie mehr darüber, wie Tableau Unternehmen dabei unterstützt, schnell und effizient datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

3 Vorteile von BI-Tools im Überblick

Sie überlegen noch, ob ein Business Intelligence Tool sich für Ihr Unternehmen lohnt? Wir zeigen Ihnen, wie Sie durch die Implementierung profitieren.

1. Datenbasierte Entscheidungsfindung

BI-Tools sammeln und analysieren Daten aus verschiedenen internen und externen Quellen in Echtzeit. So können Unternehmen fundierte Entscheidungen auf der Grundlage aktueller und genauer Informationen treffen, statt auf Vermutungen oder veraltete Informationen zurückzugreifen. Das ermöglicht schnellere Reaktionen auf Marktveränderungen und minimiert das Risiko von Fehlentscheidungen.

2. Erhöhte Effizienz und Produktivität

Mit BI-Tools lassen sich Datenverarbeitungsprozesse automatisieren und so operative Prozesse optimieren. Anstatt Daten manuell aus verschiedenen Systemen zusammenzuführen, übernimmt das BI-Tool diese Aufgabe und stellt die Ergebnisse in leicht verständlichen Dashboards bereit. Mitarbeitende können sich so auf die Interpretation der Daten und die Optimierung von Geschäftsprozessen konzentrieren. Dies führt zu einer deutlich höheren Produktivität.

3. Zentralisierte Datenquelle

Ein BI-Tool sammelt alle relevanten Daten des Unternehmens an einem zentralen Ort und stellt sie in einer konsistenten, strukturierten Form bereit. Dies erleichtert den Zugang zu Echtzeitinformationen für alle Abteilungen und vermeidet Probleme wie inkonsistente oder doppelte Datensätze. Diese zentrale Datenplattform verbessert nicht nur die interne Zusammenarbeit, sondern ermöglicht es auch, Partnern und Kund:innen schneller und präziser Informationen bereitzustellen.

In 7 Schritten zum perfekten BI-Tool

Das große Angebot an BI-Tools auf dem Markt kann schnell überfordernd wirken. Wir zeigen Ihnen, worauf es bei der Wahl des richtigen Tools ankommt, und führen Sie Schritt für Schritt durch den Auswahlprozess.

#1 Die eigenen Bedürfnisse verstehen 

Bevor Sie sich auf die Suche nach dem perfekten BI-Tool machen, sollten Sie sich zunächst intensiv mit den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens auseinandersetzen. Überlegen Sie, welche Daten Sie in welchem Umfang analysieren möchten und welche Analysearten dafür notwendig sind. Stellen Sie sich außerdem die Frage, welche Ziele Sie mit Business Intelligence (BI) erreichen möchten, in welche Prozesse die BI-Tools eingebunden werden sollen und welchen Nutzen Sie sich von der Implementierung versprechen.

Zudem ist es entscheidend, die Hauptnutzer:innen des BI Systems zu identifizieren. Sind es vor allem Analyst:innen, das Management oder auch andere Abteilungen, die das Tool nutzen sollen? Unterschiedliche Nutzergruppen haben häufig nicht nur verschiedene Anforderungen, sondern zudem unterschiedliche Wissensstände. Stellen Sie sich zu Beginn des Auswahlprozesses also auch die Frage „Wer wird das BI-Tool täglich nutzen und wie technisch versiert sind diese Personen?“.

#2 Integration und Kompatibilität prüfen

Nachdem Sie Ihre Bedürfnisse klar definiert haben, geht es nun darum, sicherzustellen, dass das ausgewählte BI-Tool nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur passt. Ein BI-Tool bringt nur dann echten Mehrwert, wenn es problemlos mit Ihren bereits genutzten Systemen und Datenquellen kommunizieren kann. Prüfen Sie deshalb vorab, ob das Tool in der Lage ist, aus verschiedenen Quellen Daten zu integrieren – sei es aus Ihrer ERP-Software, CRM-Systemen, Datenbanken oder anderen relevanten Plattformen.

#3 Benutzerfreundlichkeit bewerten

Testen Sie die Benutzeroberfläche des BI-Tools, um zu sehen, wie intuitiv Navigation, Dashboard-Erstellung und Datenvisualisierung gestaltet sind. Viele Anbieter bieten kostenlose Testversionen oder Demozugänge an, die Sie nutzen sollten, um ein Gefühl für das Tool zu bekommen. Im Idealfall führen Sie Testläufe mit unterschiedlichen Nutzer:innen durch. Achten Sie dabei besonders darauf, ob das Tool für technisch weniger versierte Benutzer:innen zugänglich und nutzbar ist. 

Fragen Sie den Anbieter nach Schulungen und informieren Sie sich über seinen Support. Ausführliche Tutorials oder geführte Anleitungen können Ihnen den Einstieg in BI-Tools erheblich erleichtern.

#4 Funktionalitäten und Features testen

Das BI-Tool sollte zwar eine einfache und intuitive Bedienung bieten, allerdings ohne dabei auf einen umfassenden und leistungsstarken Funktionsumfang zu verzichten. Die wichtigsten Funktionen eines BI-Tools haben wir Ihnen bereits zu Beginn dieses Artikels vorgestellt. In der Praxis ist hier vor allem entscheidend, dass Sie ein Tool finden, dass zu Ihren individuellen Anforderungen passt. Folgende Fragen können Sie beim Auswahlprozess unterstützen:

• Verfügt das Tool über die Kernfunktionen, die für unsere täglichen Geschäftsprozesse unerlässlich sind?
• Bietet das Tool erweiterte Analysefunktionen wie prädiktive Analysen oder maschinelles Lernen?
• Ist das Tool flexibel genug, um an unsere individuellen Bedürfnisse angepasst zu werden und mit unserem Unternehmen zu wachsen?
• Wie regelmäßig werden Updates und neue Features bereitgestellt, um das Tool weiterzuentwickeln?
• Bietet das Tool eine Cloud-basierte Lösung oder eine On-Premise-Installation? Welche Option passt besser zu unseren Datenschutzanforderungen und unserer IT-Infrastruktur?

#5 Kosten und ROI berechnen

Prüfen Sie die Kostenstruktur des favorisierten BI-Tools. Üblicherweise gibt es Modelle mit einmaligen Anschaffungskosten oder Abo-Modelle, bei denen laufende Gebühren anfallen. Häufig variieren die Kosten je nach Anzahl der Benutzer:innen. Diesen Faktor sollten Sie besonders dann berücksichtigen, wenn Sie ein großes Unternehmen haben oder in naher Zukunft weiteres Wachstum planen. Hier können Ihnen die Lizenzkosten sonst schnell über den Kopf wachsen.

Neben den direkten Kosten sollten Sie auch die versteckten Kosten berücksichtigen, wie zum Beispiel zusätzliche Lizenzen, Upgrades oder Schulungen. Viele BI-Tools bieten grundlegende Funktionen an, während erweiterte Features und regelmäßige Software-Updates zusätzlich in Rechnung gestellt werden. Es lohnt sich also, genau zu überlegen, welche Funktionen für Ihr Unternehmen wirklich notwendig sind und auf welche Sie verzichten können.

Der Return on Investment (ROI) ist dabei ein entscheidender Faktor. Schätzen Sie ab, welche Kosten Sie durch den Einsatz eines BI-Tools einsparen würden, und setzen Sie diese in Relation zu den Investitions- und laufenden Kosten. Eine exakte Berechnung ist im Vorfeld nicht möglich, aber auch eine grobe Abschätzung hilft Ihnen bei der Kosten-Nutzen-Analyse des BI-Tools.

Zu guter Letzt sollten Sie auch den Unterschied zwischen Cloud- und On-Premise-Lösungen berücksichtigen. Cloud-Lösungen sind in der Regel flexibler und einfacher zu implementieren. On-Premise-Lösungen haben höhere Anfangskosten, können aber langfristig kostengünstiger sein.

#6 Anbieter vergleichen

Sie haben ein BI-Tool auf Herz und Nieren getestet und sind von dessen Funktionsumfang überzeugt? Super, dann sind Sie schon einen großen Schritt weitergekommen. Bevor Sie sich final für ein Tool entscheiden, sollten Sie jedoch nicht nur die Anwendung, sondern auch den Anbieter genauer unter die Lupe nehmen. Ein zuverlässiger Anbieter mit einem guten Ruf ist entscheidend dafür, wie reibungslos die Implementierung und Nutzung des Tools in der Praxis verläuft.

Ebenso spielt die Qualität des Kundensupports eine wesentliche Rolle. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter umfassende und leicht zugängliche Support-Optionen anbietet, sei es durch telefonischen Support, E-Mail oder Live-Chat. Ein schneller und kompetenter Support kann gerade in der Anfangsphase oder bei technischen Problemen einen erheblichen Unterschied machen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Community rund um das BI-Tool. Eine aktive Nutzer-Community bietet zusätzliche Ressourcen, wie Foren, Tutorials oder Webinare. Das sind wertvolle Hilfestellungen, die Ihnen den Umgang mit dem Tool erleichtern.

#7 Fallstudien und Erfahrungsberichte lesen

Dieser Schritt geht Hand in Hand mit dem vorherigen Anbietervergleich. Tauchen Sie noch weiter in die einzelnen Anwendungen ein und lesen Sie Fallstudien und Erfahrungsberichte anderer Unternehmen. Achten Sie dabei besonders darauf, wie andere Unternehmen das BI-Tool zur Lösung spezifischer Herausforderungen eingesetzt haben und ob diese Erfahrungen auf Ihre eigene Situation übertragbar sind.

Kundenrezensionen und Testberichte auf Plattformen wie Gartner Peer Reviews bieten authentische und ungeschönte Rückmeldungen realer Nutzer. Sie liefern wertvolle Informationen über die Stärken und Schwächen des Tools, die in offiziellen Produktbeschreibungen möglicherweise nicht erwähnt werden. Zudem geben solche Berichte oft Hinweise darauf, wie gut der Anbieter langfristigen Support bietet und wie schnell er auf Probleme reagiert.

KI und BI-Tools: Eine sinnvolle Kombination?

An Künstlicher Intelligenz kommt heutzutage kaum ein Unternehmen mehr vorbei und das aus gutem Grund. Wir zeigen Ihnen, welche Vorteile KI-gestützte Business Intelligence Tools bieten und was Sie in puncto Datenschutz beachten sollten.

Wie KI-gestützte Analysen die Entscheidungsfindung unterstützen

Unternehmen stehen häufig vor der Herausforderung, aus riesigen Datenmengen handlungsrelevante Entscheidungen zu gewinnen. BI-Tools bieten bereits eine solide Basis für datenbasierte Entscheidungen. Doch durch die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) in BI-Tools können Unternehmen noch tiefere Einblicke gewinnen und komplexe Muster schneller erkennen.

Eine sinnvolle KI-Integration in BI-Tools zeigt sich besonders durch Funktionen wie Machine Learning (ML) und Natural Language Processing (NLP). ML-Algorithmen lernen kontinuierlich aus den vorhandenen Daten und verbessern sich dabei selbstständig. So können sie wertvolle Schlüsse aus der Analyse historischer Daten ziehen und zuverlässige Vorhersagen treffen. NLP wiederum ermöglicht es Nutzer:innen, Berichte und Abfragen einfach per Spracheingabe zu erstellen. Das vereinfacht und beschleunigt den Zugang zu komplexen Datenanalysen enorm.

Doch nicht nur der Zugang zu Datenanalysen, sondern auch die Erstellung dieser wird durch KI deutlich effizienter. KI kann große Datenmengen in Echtzeit verarbeiten, Muster erkennen und sofortige Handlungsempfehlungen liefern, ohne dass manuelle Eingriffe notwendig sind. Diese automatisierten Analysen helfen Unternehmen, ihre Kund:innen besser zu verstehen und schneller auf Veränderungen zu reagieren. 

Vorsicht geboten bei Datensicherheit und Datenschutz

Ein Knackpunkt bei all den praktischen Möglichkeiten der Datennutzung ist ihre gesetzliche Grundlage. Bei der Auswahl des passenden BI-Tools sollten Sie deshalb unbedingt die vorhandenen Sicherheitsfeatures überprüfen. Achten Sie dabei vor allem darauf, ob die Tools den relevanten Datenschutzstandards wie der Datenschutzgrundverordnung (DGSVO), entsprechen. 

Besonderes Augenmerk sollten Sie außerdem auf die Sicherheit der KI-Features legen. Prüfen Sie hierbei zum Beispiel, ob das Tool sicherstellt, dass die verwendeten Trainingsdatensätze anonymisiert sind und keine sensiblen Daten enthalten. Ein weiteres wichtiges Element ist die Transparenz der Algorithmen: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter Einblicke in die Funktionsweise der KI gibt und dokumentiert, wie Entscheidungen und Analysen getroffen werden.

Geschäftsergebnisse steigern mit BI-Tool Tableau

Das richtige BI-Tool kann den Unterschied zwischen einfachen Berichten und echten datenbasierten Erfolgsstrategien ausmachen. Bei der Auswahl des Tools sollten Sie vor allem darauf achten, dass es Ihren individuellen Anforderungen entspricht. Auch Rezensionen und Erfahrungsberichte von echten Kund:innen sind beim Auswahlprozess besonders wertvoll.

Ein BI-Tool, das regelmäßig hohe Bewertungen und Auszeichnungen erhält, ist Tableau. Als führendes Tool im 2024 Gartner® Magic Quadrant™ bietet Tableau nicht nur eine benutzerfreundliche Oberfläche, sondern auch fortschrittliche Funktionen wie KI-gestützte Analysen und Echtzeiteinblicke. Mit dem BI-Tool Tableau setzen wir uns dafür ein, Daten verständlich und zugänglich zu machen, damit Sie Ihre Daten in wertvolle, handlungsorientierte Einblicke verwandeln können. Überzeugen Sie sich selbst und profitieren Sie von schneller Entscheidungsfindung und optimierten Geschäftsprozessen mit Tableau.

Unser Tipp: Sie haben sich für ein BI-Tool entschieden? Fangen Sie direkt an Tag eins an, die Wertschöpfung Ihrer Entscheidung zu dokumentieren. Überprüfen Sie Ihre Prozesse und wie sie sich durch die Einführung des BI Tools verbessert haben. Dokumentieren Sie Zeit- und Geldeinsparungen für jeden Use Case und legen Sie somit eine Sammlung von Erfolgsstories an.