Erfolgreiche Cloud-Implementierung für kleine Unternehmen: die wichtigsten Fragen

Cloud Computing war schon 2012 auf der Cebit in Hannover ein Top-Thema – inzwischen ist die Cloud auch im deutschen Alltag angekommen, und wir alle nutzen sie, bewusst oder unbewusst. Beim Senden von E-Mails. Beim Teilen von Fotos auf Instagram. Beim Streamen von Filmen und Musik.

Cloud-Lösungen stehen zudem im Mittelpunkt der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen aller Größen. 70 Prozent aller Organisationen gaben bei einer Befragung an, dass sie sich damit einen Wettbewerbsvorteil erhoffen oder bereits erzielt haben. Der Siegeszug der Cloud schreitet also unaufhaltsam fort.

Doch wie genau gelingt kleinen und mittleren Unternehmen der Einstieg in die Cloud – auch ohne enorme Budgets und ohne eine große IT-Abteilung?

In diesem Artikel stellen wir Ihnen kurz die Vorteile von Cloud Computing für kleine und mittlere Unternehmen vor und nennen Ihnen acht Fragen, die Sie vor der Entscheidung für und Implementierung einer Cloud-Lösung beantworten sollten.

Was ist Cloud Computing?

Bei Cloud Computing werden Daten nicht länger auf einem lokalen Client-PC verarbeitet, sondern auf externen Servern in großen Rechenzentren. Unternehmen nutzen diese Technologie, um ihre IT-Infrastruktur und IT-Services in weltweit vernetzte Systeme auszulagern, anstatt sie vor Ort selbst verwalten und warten zu müssen.

Anwender benötigen allein eine schnelle Internetverbindung, um mit ihren Endgeräten wie Smartphones, Tablets oder Laptops jederzeit und überall auf ihre Daten und Anwendungen zugreifen zu können. 

Die Vorteile von Cloud Computing für kleine und mittlere Unternehmen

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen, die meist über keine große IT-Abteilung und entsprechende interne Ressourcen verfügen, sind Cloud-Lösungen hervorragend geeignet. Sie können damit:

• ihre IT-Ausgaben verringern
• von geringen Einstiegskosten profitieren
• ausfallsichere Daten garantieren
• Datensilos beseitigen
• bessere Einblicke in ihr Geschäft bekommen
• von einer modernen Datenkultur profitieren und
• stets die neuesten Software-Versionen nutzen.

In unserem Artikel „Cloud Computing für kleine Unternehmen: ein Game Changer“ gehen wir detailliert auf die zahlreichen Vorteile dieser Technologie ein.

8 Tipps für eine erfolgreiche Cloud-Implementierung: Diese Fragen sollten Sie vorab beantworten

Die wichtigste Frage lautet nicht, ob Sie sich für eine Cloud-Lösung entscheiden sollten, sondern für welche Cloud-Lösung. Ein Abonnement für ein SaaS-Tool ist mit wenigen Klicks oft schnell abgeschlossen, aber passt dieses eigentlich zu Ihrer langfristigen Gesamtstrategie?

Bevor Sie den Sprung in die Cloud wagen, sollten Sie einige wichtige Fragen beantworten. Jegliche Änderungen an der IT-Infrastruktur eines Unternehmens kosten Geld und binden die wertvolle Zeit Ihre Mitarbeiter:innen.

Wir geben Ihnen nachfolgend 8 wichtige Fragen mit auf den Weg:

Welche Art von Cloud-Service ist für Ihr kleines Unternehmen die Richtige?

Grob betrachtet gibt es vier verschiedene Arten von Cloud-Services, die sich für unterschiedliche Anforderungen eignen:

• Bei Instrastructure-as-a-Service (IaaS) lagern Unternehmen ihre IT-Infrastruktur an ein externes Rechenzentrum aus. Sie müssen ihre Software aber noch stets selbst installieren, sichern und warten.
• Bei Platform-as-a-Service (Paas) nutzen Programmierer externe Plattformen, um schnell neue Anwendungen für ihr Unternehmen zu entwickeln.
• Bei Software-as-a-Service (SaaS) handelt es sich um Software-Lösungen, die nicht länger auf den Computern der Anwender laufen, sondern in der Cloud. Die Dateneingabe und -ausgabe erfolgen meist benutzerfreundlich über einen Browser, aber die gesamte Verwaltung, Speicherung und Datenverarbeitung ist ausgelagert. Beliebte Beispiele für SaaS sind Mail-Programme und CRM-Systeme.
• Bei Function-as-a-Service (FaaS) werden nur einzelne Softwarefunktionen über die Cloud abgewickelt.

Überlegen Sie, welcher Cloud-Service Ihrem Unternehmen die meisten Vorteile liefert.

Welches Cloud-Modell eignet sich für Ihr KMU?

Unternehmen haben die Auswahl aus drei verschiedenen Cloud-Modellen:

• Public Cloud: Bei diesem Modell teilen sich die Kund:innen eines Cloud-Anbieters einen oder mehrere Server und deren Rechen- und Speicherleistung. Die Daten und Anwendungen der einzelnen Kund:innen sind natürlich voneinander getrennt und geschützt. Die Public Cloud (auch öffentliche Cloud genannt) ist das preiswerteste aller Cloud-Modelle. Amazon, Microsoft und Google sind einige der größten Public Cloud-Anbieter.
• Private Cloud: Unternehmen, die sich für eine Private Cloud entscheiden, nutzen einen eigens für sie dedizierten Server, der entweder von einem externen Cloud-Anbieter oder vom Unternehmen selbst verwaltet und gewartet wird. Die Private Cloud bietet das höchste Maß an Kontrolle und Sicherheit an und ist daher ein Favorit für Finanzinstitute, Behörden und andere kritische Industriezweige. Gleichzeitig ist sie die teuerste der drei Cloud-Modelle.
• Hybrid Cloud: Bei diesem Modell setzen Unternehmen auf eine Public Cloud in Kombination mit einer Private Cloud und/oder On-Premise Infrastruktur. Einige Daten werden in der öffentlichen andere in der privaten Cloud gespeichert. Die Vorteile der Hybrid Cloud liegen auf der Hand: höhere Sicherheit für kritische Daten bei gleichzeitiger Flexibilität und Kostenersparnissen.

Überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem Team, welches Cloud-Modell für Ihr kleines Unternehmen am besten geeignet ist. Wägen Sie eventuelle Kosten mit dem für Sie und Ihre Daten erforderlichen Maß an Sicherheit und Kontrolle gründlich ab, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Wie sehen Ihre allgemeinen Rahmenbedingungen aus?

Trotz diverser Internetinitiativen der Bundesregierung stecken viele ländlichen Regionen Deutschlands im Funkloch fest. Bevor Sie über eine Implementierung von Cloud-Lösungen nachdenken, sollten Sie unbedingt prüfen, ob Ihre Internetverbindung und die Ihrer Homeoffice-Mitarbeiter:innen überhaupt mit den technischen Anforderungen mithalten kann.

Wenn nicht, plant Ihre Gemeinde oder die Telekom in nächster Zeit eine Verlegung von Glasfaserkabeln? Sollte auch das nicht der Fall sein, dann wird es schwierig mit modernen Cloud-Lösungen.

Sind Ihre bisherigen Systeme mit den Cloud-Lösungen kompatibel?

Prüfen Sie, inwiefern Ihre bestehenden Systeme, wie Ihr CRM oder ERP, durch eine Cloud-Implementierung beeinflusst werden und ob die verschiedenen Programme miteinander kompatibel sind.

Können Sie Ihre aktuellen Abläufe einfach in die Cloud auslagern oder benötigen Sie eine maßgeschneiderte und hybride Lösung? Im zweiten Fall entstehen weitere Kosten, die nicht zu vernachlässigen sind.

Wie qualifiziert sind Ihre Mitarbeiter:innen?

Nehmen Sie die Fertigkeiten Ihrer Mitarbeiter:innen unter die Lupe und finden Sie heraus, ob es Wissenslücken gibt. Können alle Teammitglieder sofort mit den neuen Tools arbeiten oder benötigen sie zusätzliche Schulungen?

Denken Sie eventuell über eine On-Demand-Schulungsplattform wie myTrailhead von Salesforce nach, wo Ihre Mitarbeiter:innen Kurse zu genau den Themen finden, die für sie gerade wichtig sind.

Durch die Einführung von modernen Cloud-Lösungen wird sich womöglich auch der Aufgabenbereich einiger Teammitglieder verschieben. Überlegen Sie vorab gemeinsam, wie sich Abläufe und Prozesse in den einzelnen Abteilungen verändern werden und bereiten Sie Ihr Mitarbeiter:innen darauf vor.

Erfüllen die neuen Lösungen alle regulatorischen Anforderungen?

Besitzt Ihr Unternehmen eine Data Governance-Richtlinie? Diese legt fest, wer innerhalb einer Organisation Zugriff auf und Kontrolle über welche Datensätze hat. Diese Richtlinie definiert die Personen, Prozesse und Technologien für einen sicheren und effizienten Umgang mit allen Daten.

Denken Sie auch an die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Werden die neuen Cloud-Lösungen alle regulatorischen Anforderungen zum Datenschutz erfüllen? Wo werden die Daten verarbeitet und gespeichert? Am besten Sie suchen nach einem Anbieter mit Rechenzentren in der EU. Unternehmen, die gegen diese Regeln verstoßen, riskieren hohe Bußgelder.

Wie hoch sind die Kosten für eine Cloud-Implementierung?

Führen Sie eine Kostenanalyse durch und berücksichtigen Sie dabei nicht nur die laufenden Kosten für die Cloud-Services und deren Wartung, sondern auch die einmaligen Ausgaben für die Anpassung von Apps und Programmen, Schulungskosten für Ihre Mitarbeiter:innen sowie regelmäßige Lizenzkosten.

Wie lassen sich Ihre Prozesse dank einer Cloud-Lösung optimieren?

Könnten Sie gewisse Prozesse in Ihrem Unternehmen durch die Entwicklung einfacher, cloudbasierter Apps möglicherweise automatisieren oder optimieren? Ließen sich dadurch Produktivitätslücken in Ihren Abläufen schließen?

Mit Cloud Computing starten kleine Unternehmen in eine profitable Zukunft

Cloud Computing gehört zweifellos die Zukunft – und auch kleine und mittlere Unternehmen können von dieser bezahlbaren Technologie profitieren. Wer sich für die Cloud entscheidet, sagt ja zu:

• schnellen Funktionseinführungen
• geringen Investitionskosten und
• sofortiger Skalierbarkeit.

Darüber hinaus schafft Cloud Computing die besten Voraussetzungen für den Einsatz zukunftsfähiger Technologien wie Big Data und künstliche Intelligenz. 

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