So steigern KMU mit Datenmanagement ihre Produktivität

Viele kleine Unternehmen managen ihre Kundschaft, Aufträge oder Rechnungen am Anfang manuell in Bestellbüchern oder in einfachen Tabellenkalkulationen. Das geht eine Weile gut, bis sie wachsen, ihr Team und ihren Kundenstamm vergrößern und ihre Verbindlichkeiten zunehmen. Mit dem Wachstum dauert es nicht mehr lange, bis der Überblick verloren geht.

Die meisten Unternehmen entscheiden sich zu diesem Zeitpunkt für eine Investition in digitale Lösungen, sei es eine Buchhaltungssoftware oder ein Tool zur automatischen Erstellung von Rechnungen. Viele investieren auch bald darauf in Vertriebs- und Marketinglösungen – wenn sie es nicht schon getan haben.

Dieser erste Schritt in Richtung Digitalisierung bietet enorme Möglichkeiten. Neben ihrem unmittelbaren Zweck, wie beispielsweise der Erstellung von Rechnungen, sammeln diese Tools Daten zu allen Ereignissen und Prozessen und bilden diese oft visuell in Diagrammen oder in übersichtlichen Statistiken ab.

Unternehmen erhalten dadurch nützliche Einblicke in ihre betrieblichen Abläufe und die Präferenzen und Gewohnheiten ihrer Kund:innen, die ihnen ansonsten verschlossen geblieben wären. Wie Sie mithilfe von Datenmanagement Ihre Produktivität steigern können, werden wir nachfolgend erläutern.

Warum Datenmanagement wichtig ist

Datenmanagement bezeichnet die Erfassung, Eingabe, Speicherung, Verarbeitung sowie Löschung und Archivierung aller Datensätze eines Unternehmens. Datenanalyse bezieht sich hingegen auf die Auswertung dieser Unmengen an Daten. Sie extrahiert versteckte Muster, Markttrends und Kundenpräferenzen.

Gemeinsam bieten beide Technologien unter anderem folgende Vorteile:

• einfacher Zugriff auf Daten
• keine umständliche Suche nach Informationen
• alle Mitarbeiter:innen verfügen über dieselben aktuellen Daten
• aufbereitete, saubere Daten ermöglichen fundierte Entscheidungen
• Datenanalyse ist der Grundstein für Personalisierung

Erst wenn Datenmanagement und Datenanalyse funktionieren, werden Unternehmen in die Lage versetzt, wichtige Leistungskennzahlen (KPI) zu verfolgen und zu messen. Anhand dieser Erkenntnisse lassen sich anschließend Abläufe optimieren – und damit die Grundlage für Produktivitätssteigerungen legen.

Wie Sie mithilfe von Datenmanagement die Produktivität steigern

Die Gründe für eine geringe Produktivität oder Produktivitätslücken sind oft veraltete Technologien oder Engpässe in den Abläufen. Manche davon sind offensichtlich wie die zeitintensive manuelle Erstellung oder Begleichung von Rechnungen, andere hingegen werden erst nach der Digitalisierung dieser Prozesse deutlich.

Dank Datenmanagement und Datenanalyse können Schwachstellen im Unternehmen aufgedeckt und behoben werden, gleichzeitig erkennen Sie wichtige Chancen. Wussten Sie beispielsweise, dass Ihnen ein modernes Customer Relationship Management-System (CRM-System) Hinweise darüber geben kann, welche Leads am erfolgversprechendsten sind oder wann Sie einen Lead erneut kontaktieren sollten, bevor er „kalt“ wird?

Nur wer entsprechende Daten sammelt, kann zielgerichtete und effiziente Entscheidungen treffen und Maßnahmen ergreifen. Ihre Vertriebsmitarbeiter:innen können sich dann auf diese aussichtsreichen Kund:innen konzentrieren und ihnen ein individuelles, direkt auf ihre Bedürfnisse abgestimmtes Angebot unterbreiten.

Mit dieser Art der Datenmonetarisierung profitiert Ihr Unternehmen neben der Produktivitätssteigerung auch direkt von messbaren ökonomischen Vorteilen durch einen erfolgreicheren Vertrieb und höhere Umsätze.

5 Tipps zur Steigerung der Produktivität mithilfe von Daten

Die Vorteile von Daten liegen auf der Hand. Aber wie können kleine und mittlere Unternehmen mithilfe von Datenmanagement ihre Produktivität ganz konkret steigern? 

1. Setzen Sie auf die richtige Technologie

Die Wahl der richtigen Tools ist für den Erfolg ausschlaggebend. Die Tools, für die Sie sich entscheiden, müssen vor allem zu Ihrem Unternehmen und Ihren Anforderungen passen. Denken Sie über folgende Fragen nach:

• Wie viel technisches Know-how bringen Sie und Ihr Team mit?
• Bevorzugen Sie eine Cloud- oder On-Premise-Lösung?

• Wie benutzerfreundlich und intuitiv sollte das Tool sein?

• Wie sieht Ihr finanzieller Rahmen aus?
• Kann das Tool mit Ihrem Unternehmen mitwachsen?
• Unterstützt dieses Tool auch andere Anwendungen und lassen sich verschiedene Geschäftsbereiche und Abteilungen darin verknüpfen?
• Bietet das Tool intelligente Funktionen wie KI oder maschinelles Lernen?
• Können Sie Aufgaben automatisieren und so eine direkte Entlastung für Ihr Team erreichen?

Überstürzen Sie die Auswahl nicht, sondern testen Sie ein aussichtsreiches Tool ausgiebig, bevor Sie Ihre Entscheidung fällen.

2. Automatisieren Sie die Datenanalyse mithilfe künstlicher Intelligenz

Der wahre Wert von Daten liegt in ihrer Analyse und Auswertung. Natürlich können Sie Ihre Daten an einen externen Verarbeiter schicken und von diesem aufbereiten und auswerten lassen.

Einfacher, schneller und oft auch kostengünstiger ist aber der Einsatz einer Software, die bereits mit umfassenden Analysefunktionen ausgestattet ist. So kann sie im Hintergrund ganz automatisch mithilfe künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen die besten Schlussfolgerungen aus ihren Daten ziehen und übersichtlich in Dashboards und Grafiken präsentieren.

Solche Dashboards sollten außerdem personalisierbar sein, damit Sie genau die Daten und Leistungskennzahlen (KPI) nachverfolgen können, die für Ihren Betrieb auch relevant sind.

Nach einiger Zeit werden Sie erste Rückschlüsse und Vergleiche ziehen können. Welche KPIs haben sich verbessert oder verschlechtert? Was sind die Gründe dafür? Anhand dieser Daten werden Sie Optimierungsmöglichkeiten erkennen können.

3. Optimieren Sie Ihre Produktivitätskennzahlen mithilfe von Daten

Wie messen Sie eigentlich die Produktivität in Ihrem Unternehmen? In der Fertigungsindustrie gilt noch heute die Formel Produktivität = Input / Output. Als Input dient meist die geleistete Zeit und der Output könnte eine Stückzahl produzierter Artikel sein. Diese Formel sagt aber leider gar nichts über die Qualität oder die Kosten der geleisteten Arbeit aus.

Messen Sie statt der investierten Zeit lieber die Qualität und setzen Sie auf konkrete KPIs, die zu Ihren Geschäftsabläufen passen. Das könnte der Gewinn oder Umsatz pro Mitarbeiter:in sein, die Bearbeitungszeit für eine konkrete Aufgabe (zum Beispiel die Erstellung einer Rechnung), die Besucheranzahl auf der Website, der Net Promoter Score (inwiefern Kund:innen ein Produkt weiterempfehlen würden) und vieles mehr.

4. Leiten Sie aus Daten neue Erkenntnisse ab

Eine Analyse Ihrer Betriebsdaten kann erstaunliche Erkenntnisse zu Tage fördern –

positive als auch negative. Vielleicht ist der eine Großkunde gar nicht so profitabel, wie Sie immer dachten. Vielleicht war Ihre letzte E-Mail-Kampagne viel erfolgreicher, als Sie annahmen. Vielleicht sind Sie überrascht, über welchen Kanal die Kund:innen auf Ihre Website gelangen.

Sollten Sie beispielsweise feststellen, dass fast niemand über Instagram auf Ihre Website gelangt, könnten Sie entweder Ihre Social-Media-Strategie anpassen oder Ihre Energie und Ressourcen in andere Plattformen stecken. Möglicherweise nutzt Ihre Zielgruppe lieber LinkedIn. 

Nutzen Sie diese Erkenntnisse auch für die Produktentwicklung und passen Sie Ihr bestehendes Serviceangebot an die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Kund:innen an.

5. Überdenken Sie Ihre Vertriebs- und Marketingstrategie

Gerade für Vertrieb und Marketing sind Daten und Zahlen unerlässlich. Das gilt insbesondere, wenn Sie auf Werbung setzen und Ihre Produkte über Google Ads oder Facebook Ads vermarkten.

Wenn Sie die falsche Zielgruppe anvisieren, freuen sich allein Google und Facebook über die Einnahmen aus Ihren Werbeanzeigen. Nur Unternehmen, die ihre Kundschaft ganz genau kennen, wissen, mit welchen Produkten oder Werbeaktionen sie punkten können. Zielgerichtete Werbekampagnen können dann auch äußerst effektiv und profitabel sein. Aber eben nur dann.

Passen Sie Ihre Vertriebs- und Marketingstrategien also immer wieder an und messen Sie die Ergebnisse. Nur so erkennen Sie Trends und können sich schnell auf neue Kundenanforderungen einstellen.

Daten sind das neue Gold

Das Datenmanagement und die Datenanalyse sind unverzichtbare Werkzeuge für Unternehmen aller Größen. Nur Unternehmen, die detaillierte Einblicke in ihre betrieblichen Abläufe haben, können effizient und produktiv arbeiten.

Und nur Firmen, die eine 360-Grad-Sicht auf Ihre Kund:innen haben, können Produkte und Dienstleistungen anbieten, nach denen der Markt tatsächlich verlangt.

Daten sind das neue Gold des 21. Jahrhunderts. Also nutzen Sie das Potenzial Ihrer Daten optimal aus, steigern Sie Ihre Produktivität und machen Sie Ihr Unternehmen auch langfristig wettbewerbsfähig.

Denken Sie über die Einführung eines modernen Tools zur effizienten Verwaltung Ihrer Daten nach? Hilfreiche Tipps für den erfolgreichen Einsatz von Customer Relationship Management-Systemen finden Sie in unserem CRM-Leitfaden!