Vom Fax in die Cloud: Der Weg zur digitalen Behörde

Von Verwaltung bis Bürgerkommunikation – (fast) alle Aufgaben des öffentlichen Dienstes lassen sich auch digital erledigen. Voraussetzung: Gut vernetzte Behörden, die keine Angst vor Veränderungen haben. Wir sagen Ihnen, welche Vorteile die Digitalisierung des öffentlichen Dienstes bietet, welche Schritte bisher unternommen wurden und wo Herausforderungen liegen. Mit unseren strategischen Ansätzen und Beispielen für hilfreiche Tools können Sie analoge Verwaltungsabläufe zu den Akten legen.

Das erwartet Sie in diesem Artikel: 

• Was versteht man unter der Digitalisierung von Behörden?
• Willkommen im 21. Jahrhundert: Warum ist die Digitalisierung von Behörden wichtig?
• Welche Schritte wurden bisher unternommen, um den öffentlichen Dienst zu digitalisieren?
• Nichts geht über das Fax? Herausforderungen bei der Digitalisierung von Behörden
• Digitaler Wandel: Strategische Ansätze zur Digitalisierung im öffentlichen Dienst
• Welche Tools helfen bei der Digitalisierung von Behörden?
• Zukunftsaussichten und Trends für die Digitalisierung von Behörden
• Fazit: Mehr Digitalisierung wagen 

Willkommen im 21. Jahrhundert: Warum ist die Digitalisierung von Behörden wichtig?

Die Vorteile sprechen für sich: Ziel von digitalisierten Behörden ist es, den Zugang zu staatlichen Dienstleistungen zu verbessern, Kosten zu senken und die Kommunikation zu vereinfachen. Kurzum: Eine moderne und zukunftssichere Verwaltung zu schaffen. Besonders in Anbetracht der aktuellen Situation des öffentlichen Dienstes mit vielen Städte und Gemeinden am Belastungslimit ist die Digitalisierung von Behörden aus mehreren Gründen wichtig:

• Effizienzsteigerung: Digitale Prozesse reduzieren den Verwaltungsaufwand und beschleunigen die Bearbeitung von Anträgen und Dokumenten.
• Bürgerfreundlichkeit: Online-Dienste ermöglichen Bürger:innen den Zugang zu Verwaltungsleistungen rund um die Uhr, ohne physisch anwesend sein zu müssen.
• Zeitersparnis: Automatisierung und digitale Lösungen können langfristig Zeit einsparen, indem Papierkram und manuelle Prozesse reduziert werden.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Digitale Systeme erleichtern die Nachverfolgung und Überwachung von Anträgen und Verwaltungsprozessen, was die Transparenz erhöht.
• Zukunftssicherheit: Die Digitalisierung bereitet Behörden auf zukünftige technologische Entwicklungen vor und ermöglicht die Einführung neuer innovativer Dienstleistungen.

Welche Schritte wurden bisher unternommen, um den öffentlichen Dienst zu digitalisieren?

Auch, wenn es nicht immer so scheint – der öffentliche Dienst in Deutschland nähert sich der Digitalisierung an, wenn auch sehr gemächlich. Wir geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten gesetzlichen Änderungen und Projekte der letzten Jahre.

Gesetzliche Rahmenbedingungen

Von OZG bis IT-Sicherheitsgesetz, die folgenden Gesetze bilden den Rahmen für die Digitalisierungsbestrebungen von Behörden: 

• Onlinezugangsgesetz (OZG): Das 2017 verabschiedete und 2024 angepasste Onlinezugangsgesetz verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, ihre Verwaltungsleistungen auch digital anzubieten. Ziel ist es, einen Großteil von Verwaltungsleistungen online bereitzustellen​. Nach der Anpassung des Onlinezugangsgesetzes haben Bürger:innen künftig das Recht auf digitale Verwaltung. Sie können den Anspruch auf elektronischen Zugang zu den Verwaltungsleistungen des Bundes geltend machen. Dieses Recht tritt vier Jahre nach der Verkündung des Gesetzes in Kraft.
• E-Government-Gesetz (EGovG): Fördert die elektronische Kommunikation und Verwaltung innerhalb der öffentlichen Verwaltung. Das 2013 in Kraft getretene Gesetz regelt unter anderem die elektronische Aktenführung und die Nutzung von E-Government-Diensten.
• IT-Sicherheitsgesetz 2.0: 2021 in Kraft getreten, zielt es darauf ab, die IT-Sicherheit in Deutschland zu erhöhen. Behörden müssen Maßnahmen ergreifen, um ihre IT-Systeme gegen Cyberangriffe zu schützen und die Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit von Daten zu gewährleisten. Eine Version 3.0 ist in Planung.
• Registermodernisierung: Das 2021 verkündete Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) ergänzt die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes. Ziele sind die Vereinfachung der Nachweisübermittlung durch vernetzte Register und die Umsetzung des Once-Only-Prinzips, bei dem Bürger:innen ihre Daten nur einmal angeben müssen. Ein bundesweites Datenschutzcockpit soll die Datenverarbeitung transparent machen. 

Projekte und Initiativen: Onlinezugangsänderungsgesetz

2024 hat die Bundesregierung ein Paket zur digitalen Verwaltung in Deutschland beschlossen, das umfassende Maßnahmen zur Modernisierung und Digitalisierung der Verwaltungsdienste beinhaltet. Größter Punkt ist das Onlinezugangsänderungsgesetz mit Fokus auf den folgenden Projekten:

• Einführung der BundID als zentrales Bürgerkonto.
• Fokus auf 16 besonders wichtige digitale Verwaltungsleistungen, wie die Möglichkeit von Ummeldungen, Eheschließungen, Baugenehmigungen und das Elterngeld deutschlandweit digital beantragen zu können.
• Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit und Barrierefreiheit digitaler Dienste.
• Erhöhung der Effizienz durch Digitalisierung zur Bekämpfung des Fachkräftemangels.
• Verpflichtung zur elektronischen Bereitstellung von Verwaltungsleistungen ab 2028.

Beispiel-Projekt: BundID (DeutschlandID)

2019 wurde die BundID als zentrales digitales Bürgerkonto eingeführt, das es Bürger:innen ermöglicht, sich digital zu identifizieren und Verwaltungsleistungen online zu beantragen. Dazu gehört auch ein digitales Postfach für die Kommunikation mit Behörden. 2024 wurde beschlossen BundID in DeutschlandID umzubenennen.

Hier sind einige wichtige Punkte zur DeutschlandID:

• Zentraler Zugangspunkt: Die DeutschlandID dient als einheitlicher Zugangspunkt für eine Vielzahl von digitalen Verwaltungsdienstleistungen. Bürger:innen müssen sich nur einmal registrieren und können auf verschiedene Dienste zugreifen, ohne sich mehrfach anmelden zu müssen.
• Sichere Authentifizierung: Die DeutschlandID bietet verschiedene Möglichkeiten der Authentifizierung, darunter die Nutzung des neuen Personalausweises (nPA) mit Online-Ausweisfunktion, die Anmeldung über Benutzername und Passwort sowie die Nutzung von Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).
• Datenschutz und Sicherheit: Die Plattform erfüllt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und setzt moderne Sicherheitsstandards ein, um die Daten der Nutzer:innen zu schützen.
• Integration in verschiedene Verwaltungsdienste: Die DeutschlandID kann in eine Vielzahl von Verwaltungsdiensten integriert werden, wie etwa die Beantragung von Elterngeld, die Ummeldung nach einem Umzug oder die Beantragung eines Führerscheins.
• Erleichterung der Verwaltungsprozesse: Durch die Einführung der DeutschlandID können Verwaltungsprozesse effizienter gestaltet werden. Behörden können schneller auf die notwendigen Daten zugreifen und Bearbeitungszeiten verkürzen.
• Once-Only-Prinzip: Die DeutschlandID unterstützt das Once-Only-Prinzip, bei dem Bürger:innen bestimmte Informationen nur einmal angeben müssen. Diese Informationen können dann sicher zwischen verschiedenen Behörden ausgetauscht werden, ohne dass die Bürger:innen sie mehrfach einreichen müssen.

Nichts geht über das Fax? Herausforderungen bei der Digitalisierung von Behörden

Faxt Du noch oder kommunizierst Du schon digital? In vielen Behörden schlagen Papier, Fax und Vor-Ort-Termin weiterhin jede Art der Digitalisierung. Das liegt an verschiedenen Herausforderungen.

Datenschutz und IT-Sicherheit

Der Schutz personenbezogener Daten und die Sicherstellung der IT-Sicherheit sind zentrale Herausforderungen bei der Digitalisierung. Behörden müssen hohe Standards einhalten, um Datenlecks und Cyberangriffe zu verhindern. Dies erfordert erhebliche technische und organisatorische Datenschutz-Maßnahmen.

Interoperabilität und Standardisierung

Die Vielzahl an verschiedenen IT-Systemen und Softwarelösungen innerhalb der Verwaltung erschwert die Integration und Interoperabilität. Es ist notwendig, standardisierte Schnittstellen und Datenformate zu entwickeln, um einen reibungslosen Datenaustausch zwischen den Systemen zu ermöglichen​.

Widerstand gegen Veränderungen

Der kulturelle und organisatorische Wandel in Behörden kann auf Widerstände stoßen. Mitarbeiter:innen müssen geschult und auf die neuen digitalen Prozesse vorbereitet werden, was Zeit und Ressourcen erfordert. Der Widerstand gegen Veränderungen und die Angst vor Arbeitsplatzverlust können die Umsetzung verlangsamen​.

Finanzierung und Ressourcen

Die Digitalisierung erfordert erhebliche Investitionen in Technologie, Infrastruktur und Schulungen. Die Finanzierung dieser Maßnahmen stellt eine große Herausforderung dar, insbesondere für kleinere Kommunen und Behörden mit begrenztem Budget​​.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Anpassung bestehender Gesetze an die digitale Realität sind komplex und zeitaufwendig. Es müssen neue rechtliche Rahmenbedingungen geschaffen werden, um digitale Prozesse rechtssicher zu gestalten​.

Technische Infrastruktur

Die digitale Infrastruktur muss flächendeckend ausgebaut werden, um eine reibungslose und schnelle digitale Kommunikation zu ermöglichen. Dies umfasst den Ausbau von Breitbandnetzen und die Bereitstellung moderner IT-Ausstattung in den Behörden​.

Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz

Die digitalen Dienstleistungen müssen benutzerfreundlich gestaltet werden, um eine hohe Akzeptanz bei den Bürger:innen zu erreichen. Komplexe und schwer verständliche Systeme können dazu führen, dass Bürger:innen weiterhin die traditionellen analogen Wege bevorzugen​.

Digitaler Wandel: Strategische Ansätze zur Digitalisierung im öffentlichen Dienst

Von misstrauischen Beant:innen bis zu fehlender IT-Infrastruktur – viele der digitalen Herausforderungen können mit der richtigen Strategie, sorgfältiger Planung und passenden Ressourcen gemeistert werden. Wir stellen Ihnen einige der wichtigsten strategischen Ansätze vor.

1. Entwicklung einer klaren Digitalisierungsstrategie

Eine umfassende Digitalisierungsstrategie, die klare Ziele und Prioritäten setzt, ist entscheidend für die Umsetzung von Maßnahmen. Diese Strategie sollte folgende Elemente enthalten:

• Vision und Ziele: Langfristige Vision für eine digitale Verwaltung und konkrete Ziele zur Verbesserung der Dienstleistungsqualität und Effizienz.
• Fahrplan und Meilensteine: Detaillierter Plan mit spezifischen Meilensteinen und Zeitrahmen zur Umsetzung der Digitalisierungsmaßnahmen​​.

2. Förderung der Interoperabilität und Standardisierung

Die Schaffung standardisierter IT-Systeme und Schnittstellen bildet die Grundlage für einen reibungslosen Datenaustausch zwischen verschiedenen Behörden und Ebenen der Verwaltung:

• Einheitliche IT-Standards: Entwicklung und Einführung einheitlicher Standards für IT-Systeme und Datenformate.
• Interoperable Systeme: Sicherstellung der Kompatibilität und Integration verschiedener IT-Systeme​​.

3. Investition in digitale Infrastruktur

Ein leistungsfähiges Breitbandnetz und moderne IT-Infrastruktur sind Grundvoraussetzungen für die Digitalisierung:

• Breitbandausbau: Ausbau des Breitbandnetzes, insbesondere in ländlichen Gebieten, um flächendeckenden Zugang zu digitalen Dienstleistungen zu gewährleisten.
• Cloud-Lösungen und Rechenzentren: Einsatz von Cloud-Technologien und zentralen Rechenzentren zur Optimierung der IT-Infrastruktur und zur Verbesserung der Datensicherheit​.

4. Nutzerzentrierung und Benutzerfreundlichkeit

Digitale Verwaltungsdienste sollten benutzerfreundlich und leicht zugänglich sein:

• Design Thinking und Co-Creation: Einbindung der Bürger:innen in den Entwicklungsprozess digitaler Dienstleistungen durch Workshops und Feedbackmechanismen.
• Intuitive Benutzeroberflächen: Gestaltung von Websites und Anwendungen, die einfach zu bedienen sind und eine positive Nutzererfahrung bieten​​.

5. Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter:innen

Die Digitalisierung erfordert neue Kompetenzen und Fähigkeiten:

• Fortbildungsprogramme: Entwicklung und Bereitstellung von Schulungen und Weiterbildungsprogrammen für Verwaltungsmitarbeiter.
• Change Management: Maßnahmen zur Unterstützung des kulturellen Wandels innerhalb der Behörden, um die Akzeptanz und das Verständnis für digitale Prozesse zu fördern​​.

6. Förderung der Datensicherheit und des Datenschutzes

Datensicherheit und Datenschutz sind zentrale Aspekte der digitalen Verwaltung:

• IT-Sicherheitsmaßnahmen: Implementierung robuster Sicherheitsprotokolle und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.
• Einhaltung der DSGVO: Sicherstellung, dass alle digitalen Prozesse und die Verarbeitung von Daten den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung entsprechen​​.

7. Entwicklung digitaler Identitäten und Authentifizierungssysteme

Digitale Identitäten erleichtern den Zugang zu Online-Diensten:

• Einführung der BundID: Zentrale digitale Identität für Bürger:innen zur Authentifizierung und Nutzung digitaler Verwaltungsdienste.
• Einmalige Anmeldung (Single Sign-On): Ermöglichung der Nutzung mehrerer Dienste mit einer einzigen Anmeldung​​.

8. Pilotprojekte und Innovation Labs

Innovative Ansätze und Pilotprojekte helfen, neue Technologien und Prozesse zu testen:

• Pilotprojekte: Durchführung von Pilotprojekten zur Erprobung neuer digitaler Dienstleistungen und Technologien.

Innovation Labs: Einrichtung von Laboren und Innovationszentren, in denen neue Ideen und Lösungen entwickelt und getestet werden können​.

Welche Tools helfen bei der Digitalisierung von Behörden?

Bei der Digitalisierung von Behörden kommen verschiedene Tools und Technologien zum Einsatz, die unterschiedliche Aspekte der digitalen Transformation unterstützen. Hier sind einige der wichtigsten Tools:

• Content Management Systeme (CMS): Verwaltung und Organisation von Dokumenten und Inhalten, erleichterte Zusammenarbeit und Informationsaustausch innerhalb der Behörde​.
• E-Government-Plattformen: Bereitstellung digitaler Verwaltungsdienstleistungen für Bürger:innen, Unterstützung bei der Abwicklung von Anträgen und Verwaltungsprozessen online​.
• Customer Relationship Management (CRM) Systeme: Verwaltung von Bürgeranfragen und -interaktionen, Verbesserung des Bürgerservices und der Nachverfolgbarkeit von Anträgen​.
• Elektronische Signaturen und Identifikationssysteme: Ermöglichung rechtsverbindlicher elektronischer Unterschriften, sichere Authentifizierung und Identifikation von Bürger:innen​.
• Cloud-Lösungen: Skalierbare IT-Infrastruktur, Datenspeicherung und -verwaltung, Unterstützung der digitalen Zusammenarbeit und des Fernzugriffs auf Systeme und Daten​.
• Datenanalyse und Business Intelligence (BI) Tools: Analyse und Visualisierung von Daten, Unterstützung bei der Entscheidungsfindung und Optimierung von Verwaltungsprozessen durch datengestützte Erkenntnisse​. Ein Beispiel-Tool ist die Analytics-Plattform Tableau. 
• Workflow-Automatisierungstools: Automatisierung von Routineaufgaben und Prozessen, Reduzierung manueller Arbeit und Erhöhung der Effizienz​.
• Kommunikations- und Kollaborationstools: Verbesserung der Bürgerkommunikation und Förderung der Zusammenarbeit und des Informationsaustauschs innerhalb der Behörde​.
• Geografische Informationssysteme (GIS): Verwaltung und Analyse geografischer Daten, Unterstützung bei der Planung und Entscheidungsfindung in Bereichen wie Stadtentwicklung und Katastrophenschutz​.
• IT-Sicherheitslösungen: Schutz der IT-Infrastruktur und Daten vor Cyberangriffen, Sicherstellung der Datensicherheit und -integrität​.

Diese Tools und Technologien helfen dabei, die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit der öffentlichen Verwaltung zu steigern, Prozesse zu automatisieren und den Bürgerservice zu verbessern.

Zukunftsaussichten und Trends für die Digitalisierung von Behörden

Die Zukunft der Digitalisierung von Behörden ist von mehreren wichtigen Trends und Entwicklungen geprägt, die darauf abzielen, die Effizienz, Transparenz und Bürgerfreundlichkeit weiter zu verbessern. Wir wagen einen Blick in die Zukunft und stellen Ihnen einige der zentralen Trends vor.

1. Künstliche Intelligenz und Automatisierung

Künstliche Intelligenz (KI) wird noch stärker zur Automatisierung von Routineaufgaben, zur Verarbeitung großer Datenmengen und zur Bereitstellung intelligenter Entscheidungsunterstützung eingesetzt.

Beispiele: Chatbots für Bürgeranfragen, Automatisierung von Antragsprozessen und Data Analytics zur vorausschauenden Planung​​.

2. Cloud Computing und Edge Computing

Cloud- und Edge-Computing-Lösungen werden vermehrt zur Skalierung von IT-Ressourcen und zur Bereitstellung von Diensten in Echtzeit eingesetzt.

Beispiele: Zentralisierte Datenverwaltung, flexible und skalierbare IT-Infrastrukturen sowie verbesserte Datensicherheit und -verfügbarkeit​​.

3. Interoperabilität und offene Daten

Die Interoperabilität zwischen verschiedenen Verwaltungssystemen wird gefördert und offene Daten zur Unterstützung von Transparenz und Innovation werden bereitgestellt.

Beispiele: Entwicklung standardisierter Schnittstellen und Datenformate, Bereitstellung öffentlicher Datenportale und Förderung von Open Government Initiativen​​.

4. Nutzerzentrierung und personalisierte Dienste

Es werden vermehrt digitale Dienstleistungen, die stärker auf die individuellen Bedürfnisse der Bürger zugeschnitten sind, entwickelt.

Beispiele: Personalisierte Online-Portale, maßgeschneiderte Informationsangebote und benutzerfreundliche Interfaces​.

5. Smart Cities und Internet of Things (IoT)

IoT-Technologien und smarte Lösungen werden zur Verbesserung der städtischen Infrastruktur integriert und sorgen für Bereitstellung intelligenter öffentlicher Dienste.

Beispiele: Intelligente Verkehrssteuerung mit Technologie, vernetzte öffentliche Dienstleistungen und Umweltsensoren zur Überwachung der Luftqualität​.

6. Bürgerbeteiligung und partizipative Verwaltung

Die Bürgerbeteiligung wird durch digitale Plattformen und Tools gefördert, die es Bürger:innen ermöglichen, aktiv an Entscheidungsprozessen teilzunehmen.

Beispiele: Online-Beteiligungsplattformen, digitale Umfragen und Crowdsourcing-Initiativen zur Einbeziehung der Bürger:innen in politische Entscheidungen​​.

Fazit: Mehr Digitalisierung wagen 

Die Digitalisierung von Behörden ist ein entscheidender Schritt in Richtung einer modernen, effizienten und bürgerfreundlichen Verwaltung. Sie ermöglicht nicht nur eine schnellere und transparentere Abwicklung von Verwaltungsprozessen, sondern auch eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Bürger:innen und Behörden. Trotz der Herausforderungen in Bezug auf Datensicherheit, Interoperabilität und Kulturwandel bietet die Digitalisierung enorme Potenziale. Sie kann die öffentliche Verwaltung zukunftssicher gestalten und den Bürger:innen einen besseren Service bieten. Voraussetzung für den Erfolg des digitalen Wandels ist die kontinuierliche Anpassung und Verbesserung digitaler Lösungen.