Digital und sozial: Familienzentrum WIECKIE rückt näher an die Menschen heran

Vom Konzept zum Familienzentrum WIECKIE: Bei der Umsetzung stand nicht nur die Sozialarbeit im Vordergrund – sondern auch die Nutzung neuer digitaler Technologie als Brückenbauer zu den Menschen in der Gemeinde. Gemeinsam mit Salesforce Partner IBM iX wurde dafür in nur sechs Wochen die Service Cloud eingeführt. Sie erleichtert einerseits den Bürgerinnen und Bürgern von Wietze die Teilhabe am Angebot vom WIECKIE, da über eine neue Website einfach Kurse und Veranstaltungen gebucht werden können, und vereinfacht andererseits die Verwaltungsarbeit rund um das Familienzentrum.

Gerade einmal acht Monate hat es gedauert, bis das neue Familienzentrum WIECKIE seine Pforten öffnete – sowohl physisch als auch digital. Das WIECKE sitzt ganz zentral in Wietze im Obergeschoss des Bürgerhauses. Vier Veranstaltungsräume finden auf mehr als 300 Quadratmetern Platz und beherbergen seit September 2020 ein abwechslungsreiches Angebot für alle Bürgerinnen und Bürger: von Kursen aller Art für sämtliche Zielgruppen vom Säugling bis zu Senioren über Begegnungs- und Weiterbildungsformate wie Cafés und Workshopgruppen bis hin zu sozialer Beratung.

Das Konzept für das Familienzentrum wurde gemeinsam mit Vertretern von Vereinen und Kirchen, der freien Wohlfahrt und aus verschiedenen Bildungsinstitutionen erarbeitet. Die Idee dahinter: Das Zentrum auf moderne Art mit Leben zu füllen und damit ein offenes, zugängliches Forum für Freizeitgestaltung, Weiterbildung und Begegnung schaffen. Dafür sollte in jedem Fall eine full-responsive Webseite entstehen, die eine wichtige Rolle für den laufenden Betrieb des Familienzentrums spielt. „Bürgerinnen und Bürger sollen nicht nur die Möglichkeit bekommen, sich online über die Angebote des WIECKIE zu informieren, sondern bestenfalls Kurse gleich online buchen und auch bezahlen können“, erklärt Bürgermeister Wolfgang Klußmann. Für die Mitarbeitenden des Zentrums sollte außerdem eine Erleichterung geschaffen werden, Buchungen einfach und schnell zu verwalten.

Digital Nähe schaffen

Gemeinsam mit Salesforce Partner IBM iX hat die Gemeinde auf dieser Grundlage ein Pilotprojekt für die Implementierung der Service Cloud unter Einbezug von Schnittstellen zu Standardsystemen der Verwaltung durchgeführt. Das Ergebnis ist eine digitale Plattform für die Gemeinde, die sowohl effizient ist als auch die die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung erfüllt. „Die Umsetzung des WIECKIE Familienzentrums verbindet die Anforderungen der mit örtlichen Vertretern abgestimmten Konzeption mit denen moderner Bürger“, betont der Fachbereichsleiter des Bürgerservices Kjell Petersen und Bürgermeister Wolfgang Klußmann fügt hinzu: „Eine wachsende Gemeinde wie die unsere braucht ein flexibles Familienzentrum. Die Technologie ermöglicht es uns, die Angebote jederzeit situativ anzupassen und dabei effizient zu arbeiten.“

In nur sechs Wochen startklar

In nur sechs Wochen implementierte IBM iX auf Basis der Salesforce Service Cloud eine voll responsive Webseite für das neue Familienzentrum, die größtmögliche Automation bei Verwaltungsarbeiten bietet. Gemeinsam wurde in einem Co-Creation Model die Lösung entworfen, in agilen Wochensprints entwickelt und in kürzester Zeit live geschaltet. Bei der Entwicklung der Lösung durch IBM iX war neben der technischen Salesforce-Kompetenz auch die langjährige Erfahrung des Teams mit digitalen Projekten im öffentlichen Sektor ausschlaggebend für die erfolgreiche Umsetzung.

Auf einen Blick und über jedes Endgerät erhalten Nutzerinnen und Nutzer sämtliche Informationen zur Einrichtung und den Angeboten – von Babykursen über Seniorentreffs bis hin zu Beratung in verschiedensten Lebenslagen. Einen hohen Nutzen für die Bürgerinnen und Bürger von Wietze sowie umliegender Gemeinden bietet die schnelle und einfache Buchung der Kurse, die sie ohne Registrierung und Log-in vornehmen können, um die Hürden zur Teilnahme so gering wie möglich zu halten.

Vom hohen Mehrwert der Funktionalitäten in der Service Cloud profitiert Lisa Eickhoff, Leiterin des Familienzentrums WIECKIE bei ihrer täglichen Arbeit. „Wenn beispielsweise Kurse kurzfristig ausfallen oder verschoben werden, kann ich mit wenigen Klicks in der Salesforce App auch von unterwegs oder von zuhause aus die Teilnehmerinnen und Teilnehmer informieren und muss sie nicht einzeln abtelefonieren“, sagt sie. „Und weil alle Informationen im System hinterlegt sind, kann ich im Zweifel immer kurz nachsehen, wer die Person ist, mit der ich gerade gesprochen habe, wie das Kind heißt, wofür sie angemeldet war und so weiter. Auf diese Weise rücken wir als Gemeinde durch die digitale Technologie näher an unsere Bürgerinnen und Bürger heran.“

Nahtlose Integration in die IT-Systeme der Gemeinde

Doch nicht allein bei den organisatorischen Abläufen im Familienzentrum leistet die Service Cloud wertvolle Unterstützung. Salesforce soll schon bald mit dem Zahlungssystem pmPayment sowie der Finanzsoftware proDoppik der Kämmerei der Gemeinde über Schnittstellen verbunden werden. So können zukünftig kostenpflichtige Angebote nicht nur online von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern bezahlt, sondern ebenso alle Zahlungsdaten automatisiert in die Kassensoftware übernommen werden. „Das spart mir enorm viel Zeit und Mühen“, erklärt Eickhoff.

„Auch die öffentliche Hand muss ihre Ausgaben rechtfertigen“, erklärt Kjell Petersen, Fachbereichsleiter bei der Gemeinde Wietze. „Die zentrale Datensicht und die vielfältigen Analysen, Auswertungs- und Visualisierungsmöglichkeiten über Reports und Diagramme in Salesforce helfen uns in diesem Punkt sehr.“ Das WIECKIE Familienzentrum ist so in der Lage, seine Arbeit für die Gemeinde nachhaltig zu gestalten sowie noch bessere und effektivere Arbeit für die Menschen vor Ort zu leisten.  „Nach einigen Wochen im Echtbetrieb sind wir mit der Umsetzung zufrieden“, so Bürgermeister Wolfgang Klußmann. „Salesforce ermöglicht eine einfache Teilhabe für alle Bürgerinnen und Bürger und die Lösung erleichtert gleichzeitig die Arbeit für unsere Mitarbeiter.“

Weitere Informationen zum Familienzentrum WIECKIE in Wietze erfahren Sie hier: www.wieckie.de.