Bereits im Jahr 2018 verfügten 83 Prozent der mittelständischen Unternehmen über eine unternehmensweite Digitalisierungsstrategie. Dies ergab eine Umfrage der internationalen Hochschule Bad Honnef, an der sich 121 Führungskräfte aus mittelständischen Unternehmen beteiligten (s. Abb. 1). Die Studie ergab zudem, dass wiederum 87 Prozent dieser Unternehmen die Digitalisierung zum Anlass nahmen, sich die Optimierung ihrer internen Kommunikation als Ziel zu setzen (s. Abb. 2).
Abbildung 1: Digitalisierungsstrategien in mittelständischen Unternehmen
Insbesondere zu Zeiten der Corona-Pandemie und der Überführung zahlreicher Mitarbeiter in das Homeoffice ist interne Kommunikation wichtiger denn je. Dank einer entsprechenden Optimierung können sich für Sie als Unternehmen zahlreiche Vorteile wie z. B. eine langfristig verbesserte Mitarbeitermotivation ergeben.
Abbildung 2: Gründe für die Digitalisierungsstrategie in mittelständischen Unternehmen
In unserem Beitrag zeigen wir Ihnen, inwiefern eine verbesserte interne Unternehmenskommunikation und Mitarbeiterkommunikation zu einer optimierten Unternehmenskultur beiträgt und welche Herausforderungen im Prozess zu bewältigen sind. Anschließend betrachten wir Beispiele von gelungener interner Kommunikation und wie optimierte Kommunikationsprozesse in mittelständischen Unternehmen langfristig zu einer besseren Mitarbeitermotivation führen.
Interne Kommunikation als Instrument der Unternehmenskultur
Unternehmenskultur wird insgesamt als ein Konstrukt aus Werten, Leitbildern und sozialen Normen betrachtet, das Unternehmen sowohl intern als auch extern repräsentiert. Dabei ist die interne Kommunikation ein zentraler Bestandteil, da sie für den Informations- und Wissenstransfer sowie den Dialog zwischen Führungskräften und Mitarbeitern entscheidend ist. Wenn dieser Austausch gelingt, trägt das entscheidend zu einer hohen Mitarbeitermotivation bei.
Laut Bundesverband mittelständische Wirtschaft sind 99,5 Prozent der Unternehmen in Deutschland klein- oder mittelständisch. Gerade in Betrieben mit geringer Mitarbeiterzahl scheint eine Anpassung der internen Kommunikation an moderne Technologien kostenintensiv und eher lästig als nötig. Klassische Argumente sind in diesem Zusammenhang zum Beispiel, dass kurze Fußwege und der damit verbundene mündliche Austausch zwischen Mitarbeitern als Kommunikationskanal ausreiche. Das bietet Vorteile und Gefahren zugleich: Persönlicher Austausch stärkt die Verbundenheit untereinander, jedoch können so nicht alle Mitarbeiter gleichzeitig und -wertig informiert werden.
Eine Digitalisierung der internen Kommunikation bietet die Chance, durch Online-Lösungen alle Mitarbeiter untereinander und mit dem Unternehmen zu vernetzen. Teil einer guten Unternehmenskultur sollte sein, dass Sie als Führungskraft Ihren Mitarbeitern die Angst vor diesem Prozess nehmen: Wenn Sie transparent darstellen, dass sich die Qualität der Arbeitsabläufe und des Informationsaustausches positiv verändern werden, so werden Ihre Mitarbeiter eine Verlagerung der internen Kommunikation ins Digitale schnell annehmen. Wenn Ihnen als Unternehmen der Digitalisierungsprozess gelingt und als Teil dessen eine optimierte interne Kommunikation geschaffen wird, so nähern Sie sich ihren Mitarbeitern gegenüber an und verbessern langfristig Ihre Unternehmenskultur.
Optimale interne Kommunikation: diese Herausforderungen gilt es zu bewältigen
Dass der Optimierungsprozess gerade in Unternehmen ohne interne Kommunikationsabteilung mit Herausforderungen verbunden ist, liegt nahe. Gerade deshalb sollte Ihr oberstes Ziel sein, die richtigen Kanäle und Instrumente für die Kommunikation zu finden und schließlich zu nutzen. Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen beziehen Informationen auf unterschiedliche Arten: Beispielweise sind Mitarbeiter in der Produktion schwerer über einen eingerichteten Chat zu informieren als Bürokräfte. Zudem gilt es – gerade in Zeiten einer weltweiten Pandemie – Mitarbeiter im Homeoffice richtig zu erreichen.
Verwenden Sie den falschen Kanal für eine bestimmte Art von Mitarbeiter, riskieren Sie die Verbreitung von Fehl- oder unvollständigen Informationen. Erfährt ein Mitarbeiter im Nachhinein aus einer externen Quelle wie z. B. der Presse, dass er falsch informiert wurde, so sinkt sein Vertrauen in das Unternehmen. Insgesamt wirkt sich das negativ auf die Unternehmenskultur und damit sowohl auf momentane als auch auf zukünftige Arbeitnehmer aus.
Wenn es Ihnen gelingt, interne Kommunikation optimal zu gestalten, erreichen Sie gegenläufige Effekte: Mitarbeiter werden produktiver und das Vertrauen zwischen den Führungskräften und Mitarbeitern wird gestärkt.
Worauf Sie bei gelungener interner Kommunikation achten müssen
Für eine optimale interne Unternehmenskommunikation gibt es einige zentrale Regeln, die Sie beachten sollten: Wichtig ist für Sie dabei, die Optimierung der internen Kommunikation als Antreiber der Digitalisierung Ihres Unternehmens zu begreifen. Auch die Verwendung der richtigen Kommunikationsinstrumente für Ihr Unternehmen ist von großer Bedeutung.
Zunächst ist es wichtig, Ihren digitalen Status quo zu erfassen: Wie viele Mitarbeiter verfügen bereits über einen PC? Ist für alle Mitarbeiter ein unternehmensgebundenes E-Mail-Konto eingerichtet? Besitzt jeder Mitarbeiter ein Smartphone? Diese sind exemplarisch zentrale Fragen, die Sie vor der Optimierung der internen Kommunikation in Ihrem Unternehmen klären müssen. Dadurch wissen Sie, welche Instrumente Sie mit dem derzeitigen Stand Ihrer digitalen Infrastruktur nutzen können. Erst danach ist wichtig, welche Kanäle das Spektrum Ihrer internen Kommunikation zukünftig sinnvoll erweitern.
E-Mail-Konten einzurichten sowie Smartphones und PCs anzuschaffen, sind Grundvoraussetzungen für eine gelungene Digitalisierung. Gleichzeitig ist es wichtig, Ihre Mitarbeiter mit den Geräten und deren Nutzung vertraut zu machen. Wenn Ihnen das gelingt, werden sie schnell damit umgehen können. Auch für die Implementierung neuer Kommunikationsinstrumente in der Zukunft werden sie weniger Berührungsängste haben, da sie über eine grundlegende technische Intuition verfügen. Wir stellen Ihnen hier Instrumente vor, die eine schnelle Verbesserung der internen Kommunikation in Ihrem mittelständischen Unternehmen garantieren und Erfolge versprechen:
Intranet
Durch die Einrichtung eines unternehmensinternen Intranets wird sichergestellt, dass sämtliche Mitarbeiter stets Zugriff auf wichtige Informationen haben. Das hat den Vorteil, dass sowohl Mitarbeiter vor Ort als auch jene im Homeoffice stets auf dem neuesten Stand bleiben. Das Intranet entspricht der virtuellen Version des Schwarzen Bretts. Der Aufbau eines Intranets ist relativ kostenintensiv und aufwendig, lohnt sich aber nachhaltig. Deshalb nutzt dieses Instrument vor allem Unternehmen, die eine hohe Mitarbeiterzahl und mehrere Standorte besitzen.
Mobile Mitarbeiter-App
Mit Hilfe einer mobilen Mitarbeiter-App bringen Sie das Intranet auf die Smartphones ihrer Mitarbeiter. Der große Vorteil liegt für Sie darin, dass Sie so vor allem die Mitarbeiter mit wichtigen Inhalten erreichen, die nicht am Computer arbeiten. Durch eine App bleiben die Mitarbeiter dank der Nachrichtenfunktion auch untereinander vernetzt. Zudem können beispielsweise Schichtpläne eingesehen und Push-Benachrichtigungen bei wichtigen Nachrichten rund um Ihr Unternehmen versendet werden.
Kommunikations- und Video-Tools
Gerade am Anfang der Corona-Pandemie erlebten Kommunikations- und Video-Tools wie Slack, Zoom, Skype, Microsoft Teams oder Google Hangouts einen Boom. Mitarbeiter haben dort die Möglichkeit, über Textnachrichten oder per Videotelefonie miteinander unterhalten, die Kommunikationswege sind also kurz. Mit Hilfe der Programme ist auch eine einwandfreie interne Kommunikation zwischen Mitarbeitern im Homeoffice und der Unternehmenszentrale garantiert. Ihr großer Vorteil liegt in ihrer Unmittelbarkeit: Informationen und Dateien lassen sich schnell austauschen, Feedback kann umgehend erfolgen und sie lassen sich leicht auf allen Computern Ihres Unternehmens installieren.
Interner Newsletter
Der tägliche oder wöchentliche Newsletter ist ein Instrument, mit dem sich die wichtigsten internen Informationen an alle Mitarbeiter per E-Mail versenden lassen. Mit Hilfe dieses Kanals können Sie Ihre Mitarbeiter zu Wort kommen lassen: Durch Interviews mit Mitarbeitern können Sie z. B. Einblicke in verschiedene Arbeitsbereiche Ihres Unternehmens gewähren und dadurch die Bindung zwischen den Bereichen stärken.
Die Corona-Pandemie als Anlass zur Verbesserung der internen Kommunikation nehmen
Durch die Corona-Pandemie mussten vermutlich viele Ihrer Mitarbeiter ins Homeoffice wechseln. Auf diese Weise waren Sie gefordert, Ihre interne Kommunikation zu bewerten und gegebenenfalls erste Maßnahmen zu dessen Veränderung vornehmen. Dass Sie damit nicht allein waren und welch enormen Vorteil die Digitalisierung Ihrer internen Kommunikation bringt, zeigt das Beispiel der Paulaner Brauereigruppe.
Über ihre Mitarbeiter-App verbreitete das Unternehmen u. a. Richtlinien und Verhaltensweisen, die es wegen der Verbreitung von COVID-19 zu beachten gilt. Der Fokus liegt vor allem auf dem Gesundheitsschutz, der langfristig Produktivität gewährleistet. „Die ZapfApp hilft uns dabei, all unsere Mitarbeiter – ob im Vertrieb, in der Produktion oder der Verwaltung – schnell, flächendeckend und zur gleichen Zeit zu informieren“ resümiert Laura Johrend, die im Unternehmen die interne Kommunikation leitet.
Das Beispiel zeigt, dass von der Einführung und richtigen Nutzung dieser internen Kommunikationsmittel alle Seiten profitieren: Sie als Unternehmen sorgen für den Schutz Ihrer Mitarbeiter, die sich wiederum durch die gelungene Kommunikation gut informiert und wertgeschätzt fühlen.
Mit gelungener interner Kommunikation zu gesteigerter Mitarbeitermotivation
Die in diesem Beitrag vorgestellten Maßnahmen und Bedingungen zur Verbesserung der Unternehmenskommunikation machen deutlich: Eine optimierte interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen macht Sie als Arbeitgeber transparenter. Zudem begegnen Sie als Führungskraft Ihren Mitarbeitern stärker auf Augenhöhe, was diese schließlich mit Vertrauen und Motivation zurückzahlen.
Durch vielfältigere interne Kommunikationsmöglichkeiten gelingt auch die Koordination einzelner Bereiche Ihres Unternehmens besser. Können sich beispielsweise Vertrieb und Service schneller absprechen, werden Arbeitsschritte beschleunigt und so der gesamte Verkaufsprozess optimiert. Sie profitieren davon nachhaltig durch gesteigerten Umsatz sowie zufriedenere und motiviertere Mitarbeiter.
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