Deshalb ist die IT-Transformation bei der Digitalisierung so wichtig

Zur Digitalen Transformation gehört auch die Transformation der IT

Damit Ihr Unternehmen die Herausforderungen der Digitalisierung meistern kann, müssen Sie an unzähligen Stellschrauben drehen. Sie haben unter anderem bestehende Prozesse zu verschlanken, digitale Hard- und Softwarelösungen einzuführen, neue Geschäftsmodelle zu entwickeln, die Mitarbeiter zu schulen und ganz allgemein: offener zu denken. 

Das bedeutet, Sie stellen Schritt für Schritt Ihr gesamtes Unternehmen auf den Kopf. Das gilt besonders für Ihre IT-Abteilung, denn sie gehört zu den wichtigsten Treibern und Unterstützern des Digitalen Wandels. Stockt es hier, kann das ein Flaschenhals werden, der die gesamte Digitalisierung Ihres Unternehmens ausbremst – und Ihr Geschäft zurückwirft. Wie genau eine IT-Transformation Schritt für Schritt gelingt, ist extrem vom Unternehmen abhängig. Darauf können wir in diesem Artikel keine allgemeingültige Antwort geben. Was jedoch beantwortet wird, sind Chancen, Herausforderungen und eine erste Annäherung an dieses Thema.

Was bedeutet „IT-Transformation“?

Damit Ihre gesamte IT – die Hard- und Software wie auch die verantwortlichen Mitarbeiter – fit für die Gegenwart und für die Zukunft sind, muss es einen fortwährenden Veränderungsprozess geben. Das bedeutet, die Veränderungen der Infrastruktur im IT-Bereich sind keine klassischen Projekte mit einem festen Anfang und einem festen Ende. Stattdessen ist alles im ständigen Fluss.

Denn die Digitalisierung läuft mit einer sehr hohen Taktung. IT-Systeme, -Lösungen, -Standards und -Modelle verändern sich extrem schnell: Was heute noch als modern gilt, kann morgen Standard und übermorgen schon veraltet sein.

Um bei diesen rasanten Veränderungen mithalten und Ihr Geschäftsmodell daran anpassen zu können, ist eine Transformation der IT unerlässlich. Damit einher gehen neue Herausforderungen und Risiken, aber genauso tun sich neue Chancen auf.

Transformation der IT: Was sind die Ziele?

Hier ein Software-Update, dort eine neue Hardware: Bei der IT-Transformation geht es nicht darum, dass Sie bestehende Systeme ein wenig pflegen und etwas optimieren. Vielmehr sollten Sie in einigen Aspekten das große Rad drehen.

Der lateinische Begriff „transformare“ bedeutet „umformen“ und „verwandeln“. Bei der IT-Transformation geht es genau darum: Sie haben die Aufgabe, die gesamte IT-Organisation mit allen Bestandteilen zu durchleuchten und unter Umständen radikal zu verändern.

Das Ziel: Ihre IT muss die Digitale Transformation einzelner Abteilungen, Bereiche und des gesamten Unternehmens ermöglichen. Dabei gilt es, die aktuellen wie auch zukünftigen Herausforderungen zu meistern. Mehr zur Transformation anderer Abteilungen können Sie in unserem Artikel “Geschäftsprozesse automatisieren” lesen.

Was sind die größten Herausforderungen?

Die Digitale Transformation durchdringt im besten Fall alle Bereiche und Abteilungen Ihres Unternehmens – von Buchhaltung, über Vertrieb bis zum Service. In vielen mittelständischen und großen Firmen können die zahlreichen Aufgaben nicht mehr durch die interne IT allein gemeistert werden. Deshalb gilt es hier Lösungen zu finden, die Ihnen helfen die vielen „Baustellen“ agil und flexibel zu bewältigen.

Ein Weg ist der Umbau Ihrer IT-Abteilung zu einem Service-Provider, also zu einem internen Dienstleister. Dieser IT-Dienstleister gibt die Richtlinien vor und überwacht die einzelnen Digitalisierungsvorhaben in Ihrem Unternehmen, kümmert sich aber nicht um alles selbst. Stattdessen sind andere Lösungen zu finden. Zum Beispiel:

• Sie lagern spezifische Tätigkeiten an externe IT-Berater, -Systemhäuser und -Agenturen aus. Zum Beispiel die Entwicklung eines neuen Webshops oder die Einführung einer neuen CRM-Software.
• Sie ermöglichen, dass einzelne Mitarbeiter oder ganze Abteilungen eigenständig gewisse IT-Aufgaben erledigen können. Ein Beispiel: Ein Fachbereich möchte seine Geschäftsprozesse automatisieren. Setzt der Fachbereich auf eine Low-Coding-Lösung, lassen sich ohne große Programmiererkenntnisse Anwendungen entwickeln.

Anwendungen programmieren ohne Programmierkenntnisse – wie geht das? Erfahren Sie in unserer kostenlosen IT-Masterclass mehr über Low Code und seine ganz besonderen Vorteile.

Welche Probleme und Risiken können sich ergeben?

Wenn in einem Unternehmen zahlreiche Digital- und IT-Projekte parallel laufen, schafft das eine hohe Komplexität und erfordert Organisation. Die IT steht bei diesem Transformationsprozess dann unter anderem vor diesen Aufgaben:

• Einerseits gilt es, Altsysteme (sogenannte „Legacy-Systeme“) abzubauen und durch neue Systeme zu ersetzen. Diese müssen jedoch in die gesamte Systemlandschaft passen, ansonsten entstehen inkompatible Daten-Silos.
• Arbeiten mehrere Akteure an IT-Lösungen, indem sie beispielsweise Apps entwickeln (lassen), entsteht oft eine „Schatten-IT“. Das Ergebnis sind Insellösungen, die nicht richtig funktionieren.
• Was nie vernachlässigt werden darf: die Themen Informationssicherheit, Datenschutz und Compliance. Geschäfts- und Kundendaten sind zu schützen! Kommt es zu Verstößen gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), kann das teure Strafen nach sich ziehen. Zudem sollte Ihr Unternehmen stets bestmöglich gegen „Cyber-Attacken“ abgesichert sein, damit keine Geschäftsgeheimnisse abfließen.
• Zum Thema Datenschutz gehört die Datensicherung. In Ihrem Unternehmen darf an relevanten Daten nichts verloren gehen.
• Unterstützen externe Dienstleister den Transformationsprozess wie auch den Betrieb Ihrer IT- und Digital-Lösungen, müssen diese gemanagt werden. Zudem ist auf das Budget zu achten.
• Wie erwähnt besitzen viele Digitalisierungs- und Transformationsvorhaben keinen festen Zeitrahmen. Dementsprechend fällt es schwer, feste Budgets zu planen und die Abläufe zu steuern. Neue Vorgehensweisen sind nötig. In der Regel ersetzen Unternehmen ihr klassisches Projektmanagement nach dem Wasserfallmodell durch agile Methoden wie Kanban und Scrum.
• Neue IT-Systeme sind kein Selbstzweck. Sie müssen am Ende von Ihren Mitarbeitern verstanden und genutzt werden. Dafür sind Schulungen und Fortbildungen notwendig.
• Veränderungen benötigen auch einen Kulturwandel in Ihrem Unternehmen. Bei der IT-Transformation wie der Digitalisierung im Gesamten lösen neue Prozesse und Strukturen die alten ab. Damit kommt nicht jeder zurecht, eventuell entstehen massive Widerstände. Solche Widerstände können Sie durch ständigen Austausch und das Schaffen von Vertrauen lösen.
• Kommen die neuen Prozesse, Lösungen und Strukturen in Schwung, sind diese zu verfestigen. Es darf kein Zurück geben, ansonsten bringen die Veränderungen nicht viel.
• Schließen Sie interne und externe Dienstleistungsvereinbarungen ab, sogenannte SLA (Service Level Agreements). In diesen regeln Sie, wer, was, wann und wie an Leistung zu erbringen hat. So halten Sie Ihre Qualitätsanforderungen transparent und nachvollziehbar fest. Werden die schriftlich vereinbarten Vorgaben gebrochen, sind unverzüglich Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

Wie können Sie die IT-Transformation bewerkstelligen?

Leider gibt es keine immer gültige, ultimative Empfehlung, wie jedes Unternehmen die Transformation der IT meistern kann. Statt den Königsweg zu suchen, benötigen Sie eine individuelle Lösung. Eine, die zu Ihrem Unternehmen, seinen Strukturen, seinem Geschäftsmodell, seinen Ressourcen (Personal, Budget, Zeit), seinem Service, der Architektur des Unternehmens, der Unternehmensstrategie und dem Marktumfeld passt.

Ein Start-up, das im Technologie-Sektor tätig ist, hat ganz andere Anforderungen und Herausforderungen als ein Jahrzehnte altes, mittelständisches Unternehmen in der „Old Economy“. Auch die Basis sieht überall anders aus. Gerade bei Mittelständlern finden sich noch viele veraltete Systeme, starre Strukturen und eingefahrene Prozesse. Hier fällt der Wandlungsprozess wahrscheinlich schwieriger und langwieriger als bei einer New-Economy-Firma aus.

Trotz der teilweise großen Unterschiede, können Sie die IT-Transformation in den meisten Unternehmen grundsätzlich ähnlich angehen. Hier eine stark vereinfachte Empfehlung:

1. Erfassen Sie den Status Quo (IST-Zustand): Wo steht Ihre IT aktuell? Welche Systeme und Infrastrukturen gibt es über alle Bereiche hinweg?
2. Definieren Sie konkrete Ziele (SOLL-Zustand): Wohin soll die Reise in den nächsten 1, 2 und 5 Jahren gehen? Blicken Sie auch weiter in die Zukunft, indem Sie Visionen für die nächsten 5 bis 10 Jahre niederschreiben.
3. Erarbeiten Sie eine Strategie, in der Sie Maßnahmen zur Erreichung der Ziele festhalten. Denken Sie an die Verteilung der Ressourcen und Verantwortlichkeiten.
4. Gehen Sie den Wandel mit Bedacht an. Gerade bei großen Unternehmen und/oder „verfilzten“ Strukturen kann es sinnvoll sein, professionelles Change-Management anzuwenden.

Transformieren Sie Ihre IT!

Will Ihr Unternehmen die zahlreichen Herausforderungen der Digitalisierung schaffen, müssen dazu verschiedene Zahnräder ineinandergreifen. Ein wichtiges Zahnrad stellt Ihre IT-Abteilung und Ihre IT-Systemlandschaft dar. Wenn beides gut „geschmiert“ und bereit für die Zukunft ist, kann das große Getriebe in Gang kommen. 

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Mehr über Jürgen Kroder erfahren:

Jürgen Kroder liebt Digitalisierung, Start-ups und Marketing. Deswegen schreibt er als freier Fachautor für bekannte Publikationen über diese Themengebiete. Und er unterstützt als Coach und Berater mittelständische Unternehmen bei ihrer Marketing-Strategie.