Ein Gastbeitrag von Günter Sandmann (VP & General Manager EMEA – Litmos by CallidusCloud) und Jan-Erik Jank (Director Solution Engineering EMEA – CallidusCloud).
Die Zukunft von Unternehmen ist „social“. Das heißt auch: Kollaboration muss ermöglicht werden, wenn ein Unternehmen innovativ, anpassungsfähig und damit im Markt erfolgreich bleiben will. Die Frage ist: Wie schafft man eine Umgebung, in der wirksame Kollaboration gedeihen kann, so dass sich beste Ergebnisse für die Organisation erzielen lassen?
Es gibt viele verschiedene Aspekte, die bei einer Zusammenarbeit, die konstruktiv und gewinnbringend sein soll, zu berücksichtigen sind. Hier die wichtigsten im Überblick:
Nur Hinweise geben oder bis zur Lösung mitarbeiten
Ein Aspekt, der zu beachten ist, besteht in der Art des Beitrags: Kommunizieren Sie bloß oder leisten Sie tatsächlich einen Beitrag? Sie können auf nützliche Informationen für die jeweilige Situation hinweisen oder aber sich tatsächlich bemühen, das Problem zu analysieren, nach Auswegen suchen und mögliche Lösungen bewerten. Beide Vorgehensweisen können sinnvoll sein, stellen jedoch unterschiedliche Arten von Beteiligung dar.
Ansatzweise oder bis zum Abschluss
Ein weiterer wichtiger Faktor ist der Zeitrahmen. Arbeiten Sie daran, ein bestimmtes Problem ansatzweise zu lösen und überlassen die Umsetzung der Lösung dann jemand anderem, oder gehören Sie zu einem Arbeitsteam, das sich regelmäßig trifft und solange arbeitet, bis eine Lösung realisiert worden ist? Beide Wege sind möglich und sinnvoll, verlangen jedoch verschiedene Arten von Prozessen und Unterstützung.
Vielfalt als Herausforderung und Chance
Vielfalt kann hilfreich sein. Unterschiedliche Hintergründe, Kulturen, Herangehensweisen, Wissensbestände bei den Teammitgliedern stellen zwar zunächst eine ziemliche Herausforderung für Kollaboration dar, können aber unter den richtigen Umständen zu qualitativ besseren, im Idealfall auch zu völlig neuartigen Ergebnissen und Lösungen führen.
Richtige Teamgröße
Günstig ist die richtige Anzahl an beteiligten Personen. Es müssen einerseits genügend Mitarbeiter da sein, um die für die Ergebniserzielung nötige Breite und Tiefe an Wissen und Kompetenzen auszuschöpfen, es darf aber andererseits die Gruppe nicht zu groß sein, um die nötigen Abstimmungen und zielführendes Arbeiten nicht zu erschweren. Teams von fünf bis neun Mitarbeitern funktionieren erfahrungsgemäß am besten.
Eigennutzen oder Gesamtinteresse als Motivation
Äußerst bedeutsam ist die Motivation, um einen Beitrag zu leisten. Sie können mit- beziehungsweise zusammenarbeiten, weil Sie aus persönlichen oder äußerlichen Gründen ein Ziel verfolgen, oder weil es im übergreifenden Interesse aller, letztlich des Unternehmens und seiner Kunden ist. Letzteres zu etablieren kann schwierig werden, wenn die Kultur im Unternehmen nicht förderlich für eigene Beiträge ist.
Wille zur Verbesserung
Grundsätzlich muss eine Kultur für gemeinsames Lernen und Arbeiten vorhanden sein. Zu den wichtigsten Einstellungen jedes Einzelnen gehören dabei der Wunsch und der Wille, etwas zu verbessern. Dazu gehört die Bereitschaft, über neue Ideen nachzudenken, neuen Vorschlägen zuzuhören, ja sie zu fordern und dann auch fair zu bewerten. Das bedeutet auch glaubwürdig zu signalisieren, dass effektive Kollaboration nicht nur erwartet, sondern auch geschätzt wird.
Lohn der Mitarbeit für den Einzelnen und das Unternehmen
Zu einer für wirksame Kollaboration förderlichen Kultur gehört vor allem, dass es für die Beteiligten „gefahrlos“ sein muss, ihren Beitrag zu leisten. Wenn Sie in einer Organisation arbeiten, in der alles, was Sie sagen, gegen Sie verwendet werden kann und wird, werden Sie sich zurückhalten und eher weniger oder gar nicht mitmachen. In einer Wettbewerbsumgebung, in der Sie Ihrem Kollegen keinen Vorteil verschaffen möchten, werden Sie Informationen eher zurückhalten oder nur kommunizieren, wenn Sie einen persönlichen Nutzen daraus ziehen können. Eine für Kollaboration förderliche Unternehmenskultur besteht dann, wenn für Sie persönlicher Nutzen und Mitarbeit, die das ganze Unternehmen voranbringt, gleichbedeutend sind.
Zu dieser Kultur gehört somit auch die Entwicklung der grundlegenden Fähigkeit aller Beteiligten, Ergebnisse zu kommentieren, nicht Personen.
Verfahren zur Unterstützung von Kollaboration
Kollaboration sollte durch Verfahren unterstützt werden. Eine der besten Möglichkeiten ist, Verfahren für „lautes Arbeiten und Lernen“ oder – wie es Jane Bozarth in ihrem gleichnamigen Buch formuliert – für „show your work“ (zeige deine Arbeit) einzuführen. Hierbei werden Mitarbeiter dazu ermutigt zu zeigen, woran sie gerade arbeiten und welche Gedanken ihrer Arbeit zugrundeliegen. So können andere den Fortschritt der Arbeit mitverfolgen und wertvolles Feedback geben.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Kollaboration in formales Lernen im Unternehmen zu integrieren. In Online- und Präsenzschulungen sollten Aufgaben gestellt werden, bei denen Mitarbeiter zusammenarbeiten müssen. Idealerweise sind diese Kurse über einen längeren Zeitraum verteilt und bilden die Art und Weise ab, in der solche Aufgaben in der Praxis anfallen. Dabei sollten Mitarbeiter die im Unternehmen gängigen Kollaborations-Tools verwenden, wie ein Wiki oder Kollaborationstools für Dokumente.
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