Kosten sparen und das Unternehmen neu ausrichten – kein Widerspruch

Nach der Pandemie nun eine Wirtschaftskrise. Was vor einigen Jahren noch unvorstellbar schien, ist jetzt Realität: Die Inflation erreicht historische Höchstwerte, die Zinssätze steigen und viele Unternehmer:innen gehen davon aus, dass es zu einer Rezession kommt. 

Viele Unternehmen, besonders Kleinunternehmen abseits der Metropolregionen, finden einfach keine qualifizierten Mitarbeiter:innen mehr. Es gibt zwar Aufträge, diese können aber nicht abgearbeitet werden, weil Ihnen Personal fehlt.

In dieser prekären Lage richten viele Unternehmen nun ihr Augenmerk auf Maßnahmen, die sich schnell und wirkungsvoll umsetzen lassen. Die Kosten geraten ins Visier der Geschäftsführung.

Erfahrene Unternehmer:innen wissen allerdings, dass es nicht reicht, die Kosten zu drücken. Das neue wirtschaftliche Umfeld schreibt neue Regeln vor und nur diejenigen Unternehmen werden erfolgreich bleiben, die diese Regeln erkennen und sich ihnen anpassen. 

Eine neue Strategie muss her. 

In diesem Artikel stellen wir einige Best Practices zum Senken von Kosten vor und welche Chancen sich dabei ergeben.

Kosten senken und neue Potenziale entdecken

Wie gesagt, Kostensparen ist eine Sofortmaßnahme, die von einer neuen Strategie begleitet werden muss, um auf das neue Marktumfeld zu reagieren. Eine Strategie soll aber nicht nur auf dem Papier existieren, sondern muss umgesetzt werden. Und diese Umsetzung verursacht in den meisten Fällen viele zusätzliche Kosten.

Unternehmer:innen müssen sich also überlegen, wie sie unter Beibehaltung der vorhandenen Ressourcen gleichzeitig Kosten sparen und ihre Arbeitsweise ändern können.

Dies sind einige Potenziale, die bei der Umsetzung von Kostensenkungen entstehen:

• Kostensenkungen können KMU mehr finanzielle Flexibilität und Betriebskapital verschaffen;
• ein Überdenken der physischen Infrastruktur kann nicht nur zur Kostensenkung beitragen, sondern auch zu einer besseren EX (Employee Experience) und innovativeren Arbeitsweisen führen;
• durch das Senken von Geschäftsausgaben können Unternehmen ihre Rentabilität auch ohne Umsatzsteigerung erhöhen;
• die Steigerung der Einnahmen kann ein langfristiger Prozess sein, aber eine Kostensenkung wirkt sich unmittelbar auf den unternehmerischen Erfolg aus;
• Kostensenkungen verbessern die finanzielle Stabilität und machen das Unternehmen widerstandsfähiger für zukünftige Herausforderungen.

10 Tipps zum Senken von Kosten

Wollen Sie die Kosten in Ihrem Unternehmen senken und den Output maximieren? Hier sind 10 Tipps für das Senken von Kosten, mit den sie agiler und effizienter werden.

1. Prüfen Sie die Fixkosten Ihres Unternehmens, einschließlich Produktionskosten und Lieferantenverträge.
   1. Werden bestimmte Produkte oder Dienstleistungen überhaupt noch benötigt? Gibt es Lieferanten, die günstigere Konditionen anbieten? Sind die Leistungen zumindest ausreichend? Ist ein Wechsel möglich, und was würde dies kosten? Eventuell ist ihr aktueller Lieferant sogar von einer Insolvenz bedroht – noch ein wichtiger Grund für Sie zu handeln.
2. Automatisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe, um Effizienz und Produktivität zu steigern.
   1. Halten Sie Ausschau nach sich wiederholenden Routineaufgaben, die ihre Belegschaft davon abhalten, an Themen zu arbeiten, die von größerer Bedeutung in Ihrem Unternehmen sind, z. B. die Kommunikation mit Kunden. Wenn Abläufe automatisiert werden, führt dies meistens zu Investitionen und Kosten für die notwendigen Maschinen, Anlagen oder IT-Geräte. Analysieren Sie genau die Gesamtkosten Ihres Automatisierungsprojekts. Alle diese Kosten müssen den eingesparten Kosten gegenübergestellt werden.
3. Nutzen Sie Ihr CRM, um den Verkaufstrichter zu optimieren, und entfernen Sie alle schlechten Leads.
   1. Weniger ist mehr: Konfigurieren Sie Ihr CRM so, dass vielversprechend Leads automatisch priorisiert und weniger relevante Leads archiviert werden. Mit einem leistungsfähigen CRM können Sie weiterhin die Leads den richtigen Mitarbeiter:innen zuordnen, um so die Konversionswahrscheinlichkeit zu erhöhen. Setzen Sie im Marketing auf Daten und erteilen Sie Entscheidungen nach Bauchgefühl eine Absage.
4. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter:innen für neue Herausforderungen.
   1. Hat Ihre Belegschaft die richtigen Fähigkeiten? Identifizieren Sie Wissenslücken, die relevant in Bezug auf Ihre neue Strategie sind, und bieten Sie Ihren Mitarbeiter:innen entsprechende Fortbildungsmöglichkeiten an. Wenn Sie Ihre Prozesse automatisieren und die freiwerdende Zeit in Schulungen investieren, kann dies die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen steigern. Dies ist im Zeitalter von New Work ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.
5. Verwenden Sie Budgetierungssoftware.
   1. Legen Sie Budgetziele für einzelne Abteilungen fest und kontrollieren Sie diese Ziele. Bohren Sie nach, wenn Budgets nicht eingehalten werden, und werden Sie aktiv, wenn ungenutzte Budgets anderweitig eingesetzt werden können. Räumen Sie ihrer neuen Strategie ausreichenden Platz im Budget ein.
6. Ermitteln Sie, welche Kosten die physische Arbeitsumgebung verursacht.
   1. Sind Ihre Büroflächen zu groß, weil Ihre Mitarbeiter:innen im Homeoffice arbeiten? Denken Sie darüber nach, Hot Desks einzuführen, ihr Büro zu verkleinern oder unterzuvermieten. Betrachten Sie auch die Energiekosten, die Sie einsparen könnten.
7. Entwickeln Sie Ihre eigenen No-Code-Apps und digitalen Lösungen, um IT-Kosten zu vermeiden.
   1. Nutzen Sie Ihr bestehendes IT-Potenzial im Unternehmen, um bestimmte Elemente Ihrer IT-Umgebung in die eigene Hand zu nehmen. Verabschieden Sie sich von überdimensionierten Anwendungen und implementieren Sie stattdessen nur solche Softwarelösungen, die Sie wirklich brauchen. Für viele Unternehmensbereiche gibt es leistungsfähige SaaS-Systeme, die Sie nach Bedarf konfigurieren und skalieren können.
8. Führen Sie ein Benchmarking durch und lernen Sie von den Geschäftsmodellen Ihrer Konkurrenten.
   1. Erfolgreiche Unternehmen nutzen sämtliche Informationsquellen, um eine neue Strategie zu definieren, auch die öffentlich zugänglichen Informationen über die Konkurrenz. Beobachten Sie Ihre Wettbewerber:innen genau und lernen Sie von ihnen. Seien Sie aber wachsam: Was in der Vergangenheit funktioniert hat, muss in Zukunft nicht unbedingt die gleichen Ergebnisse bringen. 
9. Legen Sie neue KPIs für Ihre finanziellen Ziele fest.
   1. Befassen Sie sich intensiv mit ihren Zahlen und hinterfragen Sie jeden Kostenpunkt. Legen Sie neue KPIs fest und sorgen Sie dafür, dass diese im Unternehmen verstanden und unterstützt werden. Kommunizieren Sie den unmittelbaren Zusammenhang zwischen Zahlen und Strategie klar und deutlich, insbesondere außerhalb Ihrer Finanzabteilung. 
10. Überprüfen Sie alle ausgelagerten Dienstleistungen, wie z. B. Buchhaltung.
    1. Können diese ausgelagerten Dienstleistungen von einer Software übernommen werden? Gibt es Geschäftsprozesse, die automatisiert werden können? Gibt es Tätigkeiten, die nicht zum Kerngeschäft gehören und nicht ausgelagert werden, die aber ausgelagert werden könnten? Hat Ihre Auftragsbearbeitung Automatisierungspotenzial?

Sind Sie bereit für den nächsten Schritt?

Es versteht sich von selbst, dass Kostensenkungen nur dann Sinn ergeben, wenn sie Ihrem Unternehmen keinen Schaden hinzufügen. Wenn Sie beispielsweise billigeres Material einkaufen, könnte sich das auf die Qualität Ihrer Produkte auswirken. Sie könnten Kund:innen verlieren und wahrscheinlich würde auch ihr Ruf geschädigt.

Wenn Sie jedoch beides gleichzeitig tun – Kosten senken und die Qualität aufrechterhalten – dann sind Sie auf dem Weg, Ihre Rentabilität nachhaltig zu steigern und sich gegen den Wettbewerb durchzusetzen. Hier sind Unternehmertum, Mut und Kreativität gefragt. 

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Kosten ausnahmslos erfassen und mithilfe einer Budgetierungssoftware regelmäßig überwachen. Der Vorteil von Zahlen ist, dass Sie sie leicht in Metriken verwandeln können, die alle verstehen. Wenn alle an einem Strang ziehen, ist dies förderlich für die Umsetzung einer Strategie.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihr Unternehmen effizienter und smarter machen können, lesen Sie unseren Leitfaden Unlock the Superpowers of your CRM.