Marko Fliege, CEO des Lösungspartners JustOn GmbH antwortet auf die häufigsten Kundenfragen.
Das Schreiben von Rechnungen stellt für viele Unternehmen eine eher lästige Aufgabe dar: Abgleichen von Rechnungs-, Verbrauchs- und Bestelldaten, Eingeben, Scannen, Versenden: diese Arbeitsschritte benötigen Zeit und verursachen Kosten. Mit Hilfe der elektronischen Rechnungsabwicklung, dem so genannten E-Invoicing lassen sich diese Abläufe kosten- und zeiteffizient automatisieren. Da Abrechnungsprozesse eine Vielzahl sensibler Informationen enthalten, ist es wichtig, für diesen Bereich einen vertrauensvollen Anbieter zu finden, der ein qualitativ hochwertiges Produkt verfügt.
Unser Partner JustOn GmbH bietet mit JustOn eine Abrechnungssoftware, die den gesamten Prozess der digitalen Rechnungsabwicklung in einer Lösung vereint und sowohl Funktionen zu Vertragsmanagement als auch zu Abrechnungs-, Zahlungs- und Forderungsmanagement beinhaltet.
Wir haben beim Geschäftsführer Marko Fliege nachgefragt, welchen Qualitätskriterien eine gute Abrechnungssoftware entsprechen sollte. Er hat die häufigsten Fragen seiner Kunden zusammengefasst und die passenden Antworten parat.
Ist es nicht sinnvoller und kostensparender, eine eigene Softwarelösung für unser Unternehmen entwickeln zu lassen?
Eine eigene Entwicklung ist nicht nur wesentlich teurer, sondern auch sehr zeitaufwändig. Daher ist es in jedem Fall effizienter und kostensparender, bereits entwickelte Software zu nutzen und damit von den Erfahrungen der Entwickler zu profitieren. Durch die hohe Konfigurierbarkeit kann die Software komplett an die Bedürfnisse der einzelnen Unternehmen angepasst werden. Ohne Programmieraufwand ist zum Beispiel unsere Softwarelösung innerhalb von weniger als zehn Tagen für den Kunden einsatzbereit. Außerdem profitieren die Nutzer dauerhaft von der Weiterentwicklung des Produkts, das permanent am Markt und den Kundenbedürfnissen orientiert erweitert wird.
Wir arbeiten bereits mit CRM- und ERP-Systemen: Lässt sich Ihre Lösung in die bestehende Unternehmenssoftware integrieren?
JustOn wurde für Salesforce-CRM entwickelt und lässt sich dort zu 100 Prozent integrieren. Für die Rechnungserstellung greift die Software innerhalb der bestehenden IT-Struktur auf alle notwendigen Informationen zu und verarbeitet sie zu einem Dokument.
Außerdem lässt sich die Software problemlos in andere CRM-, ERP- und Buchhaltungssysteme einbinden. Unsere neueste Weiterentwicklung beispielsweise erlaubt es, Rechnungsdaten direkt an Steuerberater zu senden. Da die Systeme cloudbasiert, direkt verbunden sind, entstehen für Kunden keine Probleme beim Datenaustausch, und die Rechnungen stehen dem Steuerberater ohne Zeitverzug zur Verfügung. Der Einsatz von Rechnungssoftware wird damit noch attraktiver – sowohl für mittelständische Unternehmen als auch für StartUps, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und komplexe Prozesse, wie die Rechnungsabwicklung automatisieren möchten.
Wir entwickeln unsere Geschäfts- und Preismodelle ständig weiter. Ist die Abrechnungssoftware flexibel genug, um auf Veränderungen reagieren zu können?
Ja, hochwertige Software ist flexibel konfigurierbar und unendlich erweiterbar. Mit JustOn beispielsweise ist jedes Preismodell abrechenbar – egal, ob es sich um wiederkehrende Abrechnungen oder einmalige Produktverkäufe handelt. Ideal geeignet ist die Anwendung für die periodische Rechnungsstellung, die auf individuellen Verbrauchsdaten basiert – zum Beispiel monatliche Zahlungen in Unternehmen der digitalen Wirtschaft oder Abonnenten-Abrechnung von Medienhäusern.
Über eine integrierte Self-Service-Portalfunktion können unsere Nutzer ihren Kunden sogar direkten Zugriff auf Verträge, Zugangsdaten und Rechnungen bieten. Diese Funktion ermöglicht noch mehr Flexibilität in den Verträgen und bei der Inanspruchnahme zusätzlicher Angebote.
Selbstverständlich lässt sich JustOn als Salesforce-basierte Rechnungssoftware außerdem problemlos und unendlich um bei AppExchange verfügbare Anwendungen erweitern.
Wieviel geben wir wirklich aus der Hand? Behalten wir den Überblick über unsere Finanzen und unsere Kunden?
Sie geben nur die zeitraubenden Rechnungsprozesse aus der Hand und gewinnen mit Hilfe von Softwarelösungen wie JustOn einen besseren Überblick über ihre Finanzen. Aussagekräftige Reports und spezifische Analysen sind jederzeit abrufbar und machen die Auswertung von Schlüsselkennzahlen wie Cashflow oder Kundenfluktuations- beziehungsweise -kündigungsraten möglich. So lassen sich fundierte Absatz- und Umsatzforecasts erstellen, anhand derer sie finanzbasierte Entscheidungen treffen können.
Sind unsere Daten sicher?
Wir arbeiten in einem Bereich, in dem es um sehr sensible Informationen geht. Daher kommt den Themen Sicherheit und Datenschutz große Bedeutung zu. Denn selbst, wenn ein Unternehmen die Rechnungsstellung auslagert, bleibt es für die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zuständig. Daher berücksichtigen wir im Prozess alle datenschutzrechtlichen Aspekte. Konkret verarbeiten und sichern wir die Daten ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren, die sich in direkter geographischer Nähe zum Kunden befinden. Im Gegensatz zu unternehmenseigenen Servern bietet die Cloud-Plattform wesentlich mehr Sicherheit. Wir haben mit Salesforce einen Partner gefunden, dem mehr als 150.000 Kunden vertrauen und der täglich an sicherheitsrelevanten Aspekten, wie Hackerangriffen, Datenverschlüsselung oder Zugriffsmöglichkeiten für Unbefugte arbeitet.
Ist Ihre Softwarelösung zertifiziert, sodass auch unsere Wirtschaftsprüfer zufrieden sind?
Aus steuerrechtlicher Sicht ist in Deutschland der GoBD-Standard verpflichtend. Diese „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ regeln das korrekte Digitalisieren und Archivieren von Dokumenten. Wir gewährleisten bereits heute, dass unsere Software GoBD-konform arbeitet. Um unseren Kunden jedoch größtmögliche Sicherheit zu garantieren, lassen wir unsere Software und unser Unternehmen derzeit zertifizieren.
Schulen Sie mich im Umgang mit der Software? Bieten Sie konstanten Support?
Seriöse Anbieter von Rechnungssoftware garantieren einen konstanten Support, der in verschiedenem Umfang gewährleistet wird. Wir von JustOn bieten beispielsweise Einführungen in die Software, Mitarbeiterschulungen, E-Mail- und Telefonsupport.
Entsprechen die Kosten unserem Budget?
Jeder Kunde kann natürlich das Preismodell wählen, das zu seinem Bedarf passt. Diese Modelle orientieren sich an Firmengröße, Nutzerzahl, Funktions- und Supportumfang. Da ist für jeden das passende Preispaket dabei.
Sind Sie Experten auf dem Gebiet der elektronischen Rechnungslegung?
Das ist eine der entscheidenden Fragen, da der Markt im Zuge der digitalen Transformation zunehmend unübersichtlich wird. JustOn ist seit 2010 im Bereich der automatisierten Rechnungsabwicklung tätig. Seit sieben Jahren also wird die Software stetig weiterentwickelt und wir konnten Erfahrungen in allen Details sammeln. Einige Zahlen sprechen für sich: Mehr als 100 Kunden aus den Geschäftsfeldern SaaS, Medien, Telekommunikation und Bildung vertrauen auf JustOn. Jedes Jahr wird bereits eine Milliarde Euro Umsatz mit unserer Software fakturiert und in 25 Länder werden Rechnungen mit JustOn versendet.
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