Mittelstand 4.0: Herausforderungen und Chancen für deutsche KMU

Über 99 Prozent der deutschen Unternehmen sind Klein- und Mittelunternehmen (KMU) – so der Bundesverband für mittelständische Wirtschaft. Sie sind wirtschaftlich selbstständig und inhaber- oder familiengeführt. Mittelständische Unternehmer prägen Handel, Dienstleistungen, Landwirtschaft, Handwerk sowie Industrie und erwirtschaften einen großen Anteil des Bruttosozialprodukts. Der Mittelstand trägt zu Beschäftigung und Ausbildung sowie zum Steueraufkommen bei – Mittelständische Unternehmen sind somit eine treibende Kraft des Wirtschaftsstandortes Deutschlands. Sie sind eine Säule von Wohlstand, wirtschaftlicher und gesellschaftlicher Vielfalt. Das sollte auch in der Zukunft so bleiben. Um im regionalen, nationalen und internationalen Wettbewerb weiterhin zu bestehen, muss der Mittelstand die Chancen der Digitalisierung nutzen, die Risiken kennen und Hemmnisse überwinden. Kurz: Sie müssen zum Mittelstand 4.0 werden.

So werden KMU zum Mittelstand 4.0

Unternehmen des Mittelstand 4.0 können im Wettbewerb mit anderen Mittelständlern besser bestehen, sie haben die Chance, sich auch gegenüber Großkonzernen Marktanteile zu sichern, neue Zielgruppen erschließen und weitere Märkte erobern. Eine wachsende Konkurrenz für KMU sind international agierenden Internetkonzerne, welche mithilfe der Digitalisierung zunehmend auch in Nischen- und Regionalmärkte eintreten oder mit ihren disruptiven Geschäftsideen ganze Märkte und das Kundenverhalten verändern. Nur Mittelständler, die sich der Digitalisierung öffnen, können in diesem intensivierten Wettbewerb bestehen und Wachstum erzielen.

Den Mittelstand 4.0 gibt es noch nicht überall: wo stehen die KMU aktuell?

Viele Mittelständler haben noch Nachholbedarf beim Einsetzen von digitaler Technik und Software, bei Vernetzung, fortschreitender Automatisierung, webbasierter Organisation bis hin zur praktischen Nutzung Künstlicher Intelligenz. Eine Studie des Leibniz-Zentrums für Europäische Wirtschaftsforschung sieht nur knapp ein Fünftel (19 Prozent) als Vorreiter beim Digitalisierungsgrad. 49 Prozent werden dem mittleren Bereich zugeordnet; fast ein Drittel (32 Prozent) sind bei der Digitalisierung jedoch eher Nachzügler. Dazu zählen vor allem Mittelständler mit weniger als 50 Mitarbeitern. Eine umfassende Digitalisierungsstrategie als Grundlage für den Weg zum Mittelstand 4.0 fehlt ebenfalls in der Praxis vieler KMU.

4.0 für alle: Industrie, Handel, Handwerk und Dienstleistungen

Wenn es um das Wirtschaften der Zukunft geht, steht meist die Industrie 4.0 im engeren Sinne im Mittelpunkt. In der „Smart Factory“ sind nicht nur die Maschinen und Produkte im sogenannten „Internet der Dinge“ miteinander vernetzt. Der gesamte Produktionszyklus, von Beschaffung, Lagerhaltung, Produktion bis zu Vertrieb, Wartung, Reparatur und Recycling basiert auf Daten – ebenso wie die Planung von personellen, finanziellen und materiellen Ressourcen.

Die Daten werden dynamisch in Echtzeit ausgetauscht und für die Steuerung sowie permanente Optimierung der Prozesse aufbereitet. So soll der Mensch durch die Technik umfassend unterstützt werden, während immer mehr Abläufe vollautomatisiert sind. Mittlerweile nehmen Software-Systeme dank der generierten Daten permanent Anpassungen vor, zum Beispiel bei den optimierten Bestell- und Lagermengen, der Maschinenauslastung oder im Warenversand. Schnittstellen in Controlling- und Buchhaltungssysteme sowie umfassendes Management der Kundenbeziehungen und des Marketings sorgen für zusätzliche Effizienzsteigerungen. Nicht nur die Wirtschaftlichkeit der eingesetzten Mittel, sondern auch die Möglichkeiten, betriebliche Entscheidungen zu dezentralisieren, steigen. Mit der Industrie 4.0 hält Künstliche Intelligenz endgültig Einzug in die Unternehmen.

Die Mitarbeiter werden von Routineaufgaben entlastet

Die Praxis zeigt: Kundenbestellungen und -wünsche können schneller und individueller bedient werden, in der Folge können die Qualität, die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit, Umsätze sowie die Rentabilität gesteigert werden. Die Grundzüge der Industrie 4.0 beziehen sich aber nicht nur auf Industriebetriebe in Maschinenbau oder Elektrotechnik. Auch Bauunternehmen, Handwerksbetriebe, Software-Hersteller oder Dienstleister, die Touristikindustrie, Gastronomie, Beratungs- oder Handelsunternehmen können erfolgreicher werden. Das geschieht durch intelligente Vernetzung ihrer Mitarbeiter, Lieferanten oder ihrer Produktionsmittel.

Ein Beispiel: Handwerksbetriebe, Vertriebsunternehmen oder Pflegedienste können ihre Fachkräfte im Außendienst effektiv unterstützen – in dem die aktuelle Verkehrssituation in Echtzeit von einer Software erfasst wird, um die Touren entsprechend anzupassen. Parallel werden Mitarbeiter und Kunden automatisch über die angepassten Besuchstermine informiert. Der Außendienstler selbst wiederum wird von administrativen Aufgaben entlastet, indem er seine Berichte von den Kundenterminen nicht mehr auf einem Laptop erfassen muss. Stattdessen diktiert er sie einfach mündlich dem Smartphone. Eine spezielle App „lernt“, die Stimme des Mitarbeiters zu „verstehen“ und überträgt das Gesprochene direkt in die Berichtssoftware des Unternehmens. Der Mitarbeiter braucht den Bericht nur noch gegenzulesen und freizugeben. So gewinnen er oder sie Zeit, die dem Kundenservice oder der eigenen Entspannung gewidmet werden kann.

Ein langer Weg zum Mittelstand 4.0: gemeinsam mit den Mitarbeitern

In einer Studie von innovation alliance zu psychologischen Aspekten der Digitalisierung meinten nur 12 Prozent von 500 befragten Entscheidern in größeren mittelständischen Unternehmen, dass die Hälfte des Weges zur Digitalisierung bereits geschafft sei. Was mit der Einführung der Fließbandproduktion und Automatisierung mit Maschinen begann, vollzieht mit der digitalen Industrie 4.0 einen Quantensprung: Der Mensch im Betrieb wird noch stärker von Routinearbeiten entlastet. Diese Entwicklung stellt besondere Anforderungen an die Mitarbeiter im Mittelstand 4.0 – und an die Unternehmer und Personalentwickler. Denn die Menschen werden keineswegs überflüssig, aber sie müssen sich qualifizieren, um die komplexen Prozesse im Mittelstand zu planen, aufzubauen und zu entwickeln.

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Fachliche Weiterbildung ist dabei ebenso wichtig wie die Bereitschaft und Energie, Veränderungen anzunehmen

Mit dem Trend zum Mittelstand 4.0 wird auch der Fachkräftemangel zunehmen. Mittelständler konkurrieren mit Großunternehmen, aber auch mit öffentlichen Arbeitgebern, immer intensiver um die besten Köpfe. Umso wichtiger sind die Qualifizierung und Motivation der Mitarbeiter im modernen Mittelstand. Unternehmer und ihr Führungspersonal sollten die Mitarbeiter „mitnehmen“ – indem sie frühzeitig über die Veränderungen informieren, Weiterbildungs- und Coaching-Angebote organisieren.

Die Work-Life-Balance ist auch im Mittelstand 4.0 von Relevanz

Dank der internetbasierten Kommunikationstechnologien steigt zwar die Effizienz im Betrieb. Aber auch die Geschwindigkeit der Prozesse und der Rhythmus der Veränderungen nehmen zu. Das Risiko, dass Arbeits- und Privatleben miteinander verschmelzen, steigt ebenfalls – bis hin zur Entstehung von stressbedingten Krankheiten, mentaler Erschöpfung und Burn-Outs. Wird jedoch die Work-Life-Balance gewahrt oder dank moderner Technik sogar verbessert, bleiben die Mitarbeiter möglichst motiviert und gesund. Zudem können im Mittelstand 4.0 neue Fachkräfte gewonnen werden, die bei der Auswahl des Arbeitgebers auf die Ausgewogenheit von Arbeits- und Privatleben Wert legen. Viele moderne Mittelständler achten aus diesen Gründen darauf, dass die Mitarbeiter sich nicht „kaputtarbeiten“ – indem die Chefs zum Beispiel von ihren Teams keine permanente Erreichbarkeit erwarten. Auch betriebliche Unterstützung von Sport-, Gesundheits- und Entspannungskursen bietet sich an. Manche Unternehmen sperren die E-Mail-Accounts und andere Firmensysteme an arbeitsfreien Tagen – damit die „Workaholics“ unter den Mitarbeitern in ihrer Freizeit entspannen, statt zu arbeiten.

Digitalisierung: aber sicher!

Ein Thema, dass zentral im Mittelstand 4.0 ist: Die Anforderungen an den Datenschutz steigen stetig, wie beispielsweise beim Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung, und spielen deshalb eine immer wichtigere Rolle. Im Wesen der Digitalisierung, der betriebsinternen und externen Vernetzung, liegt aber auch eine höhere Anfälligkeit – gegen Zugriffe von Unbefugten oder versehentlich angerichtete Schäden. Wird das komplexe System eines modernen Betriebes beeinträchtigt, können existenzbedrohende wirtschaftliche Schäden entstehen. Zum Beispiel könnte die Produktion fehlerhaft sein oder gar zusammenbrechen. Auch hohe Strafzahlungen wegen Datenschutzverstößen können fällig werden. Deshalb spielen Schutz und Sicherheit der Daten eine entscheidende Rolle. In Zeiten der Digitalisierung und Produktion 4.0 ist das keine nebensächliche Aufgabe der IT-Abteilung mehr. Datenschutz sowie Datensicherheit sind „Chefsache“ und eine alltägliche Herausforderung für die Mitarbeiter in allen betrieblichen Abteilungen. Sowohl Digitalisierungsstrategie, Sicherheitskonzepte, Hard- und Software sowie die sicherheitsrelevante, praxisnahe Qualifikation aller Mitarbeiter spielen eine wichtige Rolle. Physische und virtuelle Zugänge sowie die Datennutzung müssen mehrstufig abgesichert und nachvollziehbar protokolliert werden. Mittelständler sollten sich auch um ein vorausschauendes Recovery-Management bemühen: Wenn Firmenrechner zum Beispiel mit einem Trojaner oder Virus befallen sind oder wenn es im Server-Raum brennt, müssen die Daten mit vertretbaren Kosten gesichert beziehungsweise schnell wiederhergestellt werden können.

Viele Fördermöglichkeiten dank Kompetenzzentrum Mittelstand 4.0

In über 25 bundesweit eingerichtete Kompetenzzentren können Mittelständler gezielt nach Unterstützung suchen: Zum Beispiel erhalten sie im Kompetenzzentrum Knowhow-Transfer durch Experten, Networking-Angebote und erfahren in Best Practice-Studien, wie andere erfolgreich zum Mittelstand 4.0 geworden sind. Ziel ist es, durch Erfahrungsaustausch untereinander in der Praxis zu profitieren, Synerigen zu nutzen und gut gerüstet in die Zukunft zu schauen. Die von 2011 bis 2018 durchgeführte Initiative zur Einführung von digitalen Standards wird in eStandards-Projekten fortgeführt. Digitale Standards, zum Beispiel bei Datenformaten und Schnittstellen, erleichtern auch kleinen Mittelständlern die Vernetzung mit Marktpartnern und die Nutzung professioneller Software-Tools. Das Förderprogramm „go-digital“  des Bundesministeriums für Wirtschaft unterstützt bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen sowie beim Erarbeiten und Umsetzen von IT-Sicherheitsstrategien. Auch der Aufbau von Webshops und Online-Marketing wird unterstützt, um neue, digitale Märkte zu erschließen. Die Ministerien der Bundesländer, unternehmensnahe Stiftungen, Verbände und die Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) bieten zahlreiche weitere Unterstützungsleistungen.

Auch die Politik ist gefordert: auf nationaler und kommunaler Ebene

Das Institut der Deutschen Wirtschaft in Köln fordert, den Ausbau des schnellen Internets mit staatlicher Förderung voranzutreiben. Zudem sollten Datenschutzregeln schnell umgesetzt und ein klarer europäischer Rahmen für digitale Märkte geschaffen werden. Der Staat sollte Unternehmen die Möglichkeit geben, gesetzliche Pflichten wie die Aufbewahrung von Unterlagen so digital und kostenschonend wie möglich zu erfüllen. Der Wissenstransfer und Erfahrungsaustausch zwischen allen Beteiligten, die Zusammenarbeit zwischen klassischen Mittelständlern, Start-Ups, Universitäten und Instituten muss weiter ausgebaut werden. Damit sich Unternehmer, öffentliche Institutionen und alle Beteiligten einfach finden, sind klare Zuständigkeiten und übersichtliche Informationen nötig. So können sich auch kleine Unternehmen mit begrenzten Zeit- und Kostenbudgets einen Überblick verschaffen, um von Networking und Knowhow-Transfer zu profitieren. Zudem wird das Risiko von unnötigen Doppelarbeiten vermieden.

Fazit: Innovativ, flexibel und selbstbewusst: so gewinnt der Mittelstand 4.0

Unternehmer und ihre Mitarbeiter, die die Chancen und Herausforderungen der Industrie 4.0 offen angehen, können ihren Betrieb permanent aus sich heraus erneuern. Sie nutzen neue, digitale Technologien, um ihre Betriebs- und Produktionsprozesse digital miteinander zu vernetzen – intern wie extern. Dank immer günstiger werdender Hard- und Softwaretechnologie können auch kleine Unternehmen die Vorteile des Mittelstands 4.0 für sich nutzen: Sie setzen auf effizientere und individualisierte Produktion, Kundennähe und Flexibilität. Dabei werden die Innovationszyklen der Industrie 4.0 künftig noch kürzer sein. Häufig verändern sich Märkte und Unternehmen in ungeahnter Geschwindigkeit (Disruption).

Die Industrie 4.0 wirkt tiefgreifend auf alle betriebsinternen und externen Prozesse, auf Beziehungen zu Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten. Das erfordert von Unternehmern und ihren Fachkräften Lernbereitschaft, Flexibilität und Schnelligkeit. Alles das können Mittelständler besonders gut realisieren: Viele KMU haben es traditionell in ihrer „DNA“, mutig, visionär, kunden- und mitarbeiternah zu denken und zu arbeiten. Dank ihrer flachen Hierarchien entwickeln sie innovative Strategien und setzen Neuerungen schnell um. Auch ihre Mitarbeiter sind oft hochmotiviert und werden vom Unternehmer gut informiert und qualifiziert. Das gesamte Team hat im Idealfall viel Energie für die Zukunft. Viele Fachkräfte wissen, dass der mittelständische Arbeitgeber langfristig auf sie setzt – ideale Voraussetzungen also, um ohne Blockaden angstfrei und innovativ voranzugehen. Eine besondere Herausforderung für den Mittelstand 4.0 ist die Sicherheit und der Schutz der Daten. Öffentliche Institutionen wie das Bundesministerium unterstützen den Mittelstand auf dem Weg in die Wirtschaft 4.0 – mit Förderungen, Beratungsangeboten, klaren Zuständigkeiten und dem Ausbau des Breitband-Internets auch an ländlichen Unternehmensstandorten.

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