Robotic Process Automation (RPA) ist ein unaufhaltsamer Digitalisierungstrend. MuleSoft RPA ergänzt das MuleSoft-Portfolio rund um Datenintegration und Prozessautomatisierung. Erfahren Sie in den folgenden Kapiteln dieses Blogs, was RPA ist und kann, warum RPA-Projekte fehlschlagen, und wie MuleSoft RPA Ihre Automatisierungsinitiativen über den gesamten RPA Lifecycle hinweg sicher zum Erfolg führt.
Automation now: Jobs für Bots
Es scheint wie Magie und die ultimative Antwort auf branchenübergreifende Herausforderungen wie Innovationsdruck und Fachkräftemangel: Die Software-Technologie RPA automatisiert wiederkehrende Aufgaben schnell und kosteneffizient. Fehlerfrei und stoisch erledigen RPA-Bots digitale Routinetätigkeiten: Sie vergleichen Preise, beantworten Standardanfragen, erstellen Lohnabrechnungen oder generieren Passwörter.
Solche lästigen und fehleranfälligen Arbeiten beanspruchen und langweilen hochqualifizierte Mitarbeiter:innen in allen Abteilungen und kosten Unternehmen viel Zeit und Geld. Mit RPA gehören sie der Vergangenheit an. In mindestens 60 % aller Jobs können Software-Roboter rund ein Drittel aller Aufgaben automatisieren, nach weniger als einem Jahr RPA-Betrieb können 20 % Vollzeitäquivalente eingespart werden. Was für ein Potenzial!
RPA für alle: der No-Code-Hype
RPA-Bots imitieren die Aktivitäten menschlicher Anwender beim Bedienen digitaler Systeme: Sie öffnen und schließen sie Programme, identifizieren Inhalte auf dem Screen und führen Mausklicks oder Tastatureingaben aus. Dabei folgen sie einem vorgegebenen Skript, das den bisher manuell durchgeführten Arbeitsablauf automatisiert.
Für das Erstellen dieser Skripte bieten moderne RPA-Tools typischerweise einen grafischen No-Code-Ansatz: Die gewünschten Benutzeraktivitäten werden über vordefinierte Bausteine mit einfachen Drag & Drop-Aktionen zu Automatisierungs-Workflows zusammengefügt.
Mit diesem intuitiven Verfahren können auch Business-User ihre Arbeitsabläufe eigenständig automatisieren. So lässt sich enormes Digitalisierungspotenzial über die begrenzten Ressourcen der IT-Abteilungen hinweg erschließen. Bis 2023 sollen große Unternehmen viermal mehr Citizen Developer als professionelle Softwareentwickler beschäftigen.
Fail to scale: Warum RPA scheitert
Also schwingen immer mehr Unternehmen den RPA-Zauberstab und erhoffen deutlich mehr Effizienz und weniger Kosten im Handumdrehen. Doch häufig bleibt das Wunder aus: 30 – 50 % aller RPA-Initiativen scheitern, so das desillusionierende Resultat nach dem initialen Hype am Markt. Und darum läuft RPA oft schief:
RPA-Fehler 1: Business im Alleingang
Häufig starten ambitionierte Fachabteilungen das Thema RPA in Eigeninitiative. Warum auch nicht? Schließlich kennen die Mitarbeiter:innen aus dem Business ihre Arbeitsabläufe am besten und können dank No-Code tatsächlich einige Aufgaben in kurzer Zeit automatisieren. Aber läuft RPA als reine „Schatten-IT“ in den Fachabteilungen, fehlt es an allem, was ein professionelles Software-Projekt braucht: eine ordentliche und auditfähige Dokumentation, Entwicklungs- und Delivery-Standards, eine sauber aufgesetzte Infrastruktur, eine kontinuierliche Wartung und Überwachung des RPA-Bot-Betriebs.
Das heißt: Prescht das Business im Alleingang voran, laufen die Bots früher oder später stillschweigend auf Fehler und dann nie mehr wieder los. Das Risiko der Datenschutzverletzung ist außerdem enorm: RPA-Bots arbeiten als „digitale Kollegen“ in produktiven Systemen und Prozessen – das Einhalten von Compliance- und Security-Richtlinien wie z.B. das Managen von Zugriffsrechten ist also besonders kritisch. Kurz: RPA geht nicht ohne die Kompetenzen der IT-Abteilung!
RPA-Fehler 2: Planlos durchstarten
Schnell irgendwelche Aufgaben irgendwie und irgendwo automatisieren ist möglich, aber wenig zielführend. RPA braucht wie jedes digitale Projekt eine Strategie und eine auf die übergeordneten Unternehmensziele abgestimmte Roadmap. Ohne eingehende Planung und Analyse werden mit großer Wahrscheinlichkeit wenig rentable Prozesse automatisiert und die Ergebnisse sind dürftig. So werden Ihre RPA-Vorhaben die Führungsebene kaum überzeugen und langfristig nicht unterstützt.
RPA-Fehler 3: Den Überblick verlieren
Wer entwickelt Bots? Welche Aufgaben werden automatisiert? Wo und wie häufig laufen die Automatisierungen? Welche Geschäftsergebnisse werden damit erzielt? Wenn Sie diese Fragen nicht beantworten können, fehlt es an Transparenz, zentraler Steuerung und Erfolgskontrolle: Ohne diese Governance-Aspekte wird Ihre Automation Journey zur Blindfahrt.
So geht RPA: Erfolgsfaktoren
Die Komplexität von Prozessautomatisierung sollte niemals unterschätzt werden. RPA ist mehr als einfache Aufgabenautomatisierung. Soll sich die Wirkung von RPA im großen Maßstab entfalten, müssen Unternehmen diese Erfolgsfaktoren beachten:
Die richtigen Prozesse auswählen
Nicht jeder Prozess lässt sich automatisieren – und nicht jede Prozessautomatisierung ist tatsächlich rentabel. Sie müssen also vorab evaluieren, welche Prozesse technisch automatisierbar sind und ob ihre Automatisierung betriebswirtschaftlich sinnvoll ist.
RPA Teams managen
Es braucht natürlich Entwickler:innen für das Bauen und Testen der RPA-Bots, aber auch Process Owner aus dem Business, die mögliche RPA-Kandidaten identifizieren und die RPA-Pipeline kontinuierlich befüllen, IT-Administrator:innen, die die Infrastruktur stellen und den laufenden Bot-Betrieb überwachen sowie Projektmanager:innen, die den Projektablauf steuern und die Kosten im Blick behalten. Für eine effiziente und sichere Kollaboration aller RPA-Akteure müssen alle erforderlichen Rollen, Kompetenzen und Rechte klar definiert sein.
RPA zentral steuern und dezentral umsetzen
Unternehmen, die RPA erfolgreich umsetzen, steuern ihre gesamte Automatisierungslandschaft zentral unter Anwendung höchster Compliance- und Sicherheitsstandards. Gleichzeitig beteiligen sie Business-Anwender:innen in allen Unternehmensbereichen aktiv an der Prozessautomatisierung, erschließen so zusätzliche Digitalisierungskapazitäten und entlasten die IT-Abteilung. Diese Balance zwischen RPA Governance und RPA Enablement erreichen sie durch einen plattformbasierten Management-Ansatz und No-Code-Technologien.
Bot-Entwicklung standardisieren
Ein RPA-Bot ist letztendlich eine Software, die bestimmte Business-Anforderungen zuverlässig erfüllen soll. Deshalb eignen sich die Projektphasen des Software Development Lifecycle perfekt für die Entwicklung hochwertiger RPA-Bots. Ein standardisierter RPA Lifecycle vereinfacht und steuert den Projektverlauf und die Zusammenarbeit der involvierten Akteure und stellt sicher, dass RPA das Business optimal unterstützt.
MuleSoft RPA Lifecycle: Von der Prozess-Evaluierung bis zum Bot-Betrieb
MuleSoft RPA ist eine enterprisefähige Management-Plattform für Prozessautomatisierung und bringt nutzerfreundliche No-Code-Tools und eine robuste Robotics-Technologie mit. Jedes Automatisierungsprojekt durchläuft den kompletten RPA Lifecycle. Die Vorteile:
- Zentrale Steuerung und volle Kontrolle der unternehmensweiten RPA-Landschaft
- Intuitive und gezielte Nutzerführung durch alle Phasen eines RPA-Projekts
- Hohe Profitabilität und betriebswirtschaftliche Transparenz
- Effiziente Zusammenarbeit aller Akteure und RPA-Stakeholder
- Standardisierte, hochwertige Bot-Entwicklung
- Stabiler, sicherer RPA-Betrieb
Sie wollen wissen, wie es geht? Kommen Sie mit auf eine Reise durch den Mulesoft RPA Lifecycle und die einzelnen Phasen der Prozessautomatisierung:
RPA Lifecycle Phase I: Evaluation
Prozesse bewerten und priorisieren
Alle RPA-Projekte werden zentral über den cloudbasierten Server RPA Manager gesteuert. Hier beginnt die Automation Journey: In der ersten Phase des RPA Lifecycle prüfen Akteure mit einem profunden Prozesswissen, z.B. Fachbereichsverantwortliche oder Prozessmanager, ob sich RPA-Kandidaten tatsächlich für die Automatisierung eignen.
- Für die RPA-Profitanalyse werden Dauer, Kosten und Häufigkeit der manuellen Prozessausführung erfasst.
- Über einen intuitiven Schieberegler wird der Prozess hinsichtlich diverser Kriterien wie Stabilität, Regelhaftigkeit und Format bzw. Struktur der zu verarbeitenden Daten bewertet.
- Nach abgeschlossener Kriterienanalyse wird die RPA-Fähigkeit des Prozesses über eine einfach verständliche Ampelsymbolik visualisiert.
- Alle evaluierten Prozesse werden in einem Prozess-Log gelistet. Die aggregierte Visualisierung verdeutlicht, welche Prozesse Sie für die Automatisierung priorisieren sollten.
RPA-Projektmanagement
Zur sicheren Projektsteuerung durch den RPA Lifecycle gehören Freigabeschritte für die Übergabe in die nächste Projektphase. Nach erfolgreicher Evaluierung übergibt der Process Owner den Prozess an den verantwortlichen Projektmanager. Vorbereitend definiert das Projektmanagement alle für die RPA-Entwicklung erforderlichen Settings, stellt das verantwortliche RPA-Team zusammen und führt eine Kosten-Nutzen-Analyse durch.
- Der Prozess wird für die Automatisierung freigegeben und erscheint im Backlog des zugewiesenen Projektmanagers.
- Der Projektmanager spezifiziert die an der Automatisierung beteiligten Applikationen.
- Der Projektmanager stellt das RPA-Team zusammen und erteilt Zugriffsrechte für die verschiedenen Projektphasen
RPA-Teams, Rollen und Rechte
An RPA-Projekten beteiligen sich von Prozessanalyst:innen über Bot-Entwickler:innen bis zu IT-Admins viele Akteure mit verschiedenen Aufgaben. Ein feingranulares und flexibles Rollen- und Privilegienkonzept definiert und steuert Kompetenzen und Zugriffsrechte und ermöglicht eine kontrollierte Zusammenarbeit aller Teams in allen Phasen des RPA Lifecycle.
- Alle User auf der MuleSoft RPA Plattform werden im User Management konfiguriert und verwaltet.
- Einzelnen Usern oder Teams werden bestimmte Privilegien zugewiesen, die sie für die erfolgreiche Ausführung ihrer Aufgaben im Projekt benötigen.
RPA-Kosten und RPA-RoI
Zum RPA-Projektmanagement gehören auch betriebswirtschaftliche Analysen, die die Profitabilität geplanter und laufender Prozessautomatisierungen veranschaulichen. RPA-Projektmanager können so den monetären Erfolg der Automatisierungsintiativen einfach überblicken und an relevante Stakeholder berichten.
- Die Kostenevaluation visualisiert die RPA-Kosten, die durch die Automatisierung erzielten Einsparungen (basierend auf den erfassten Werten für manuelle Prozessdauer, -kosten und -ausführungshäufigkeit) und daraus resultierend den Reingewinn im Verlauf der Zeit.
- Die Break-Even-Analyse zeigt, ab wann der RPA-Prozess rentabel wird (RPA Return on Invest)
RPA Lifecycle Phase II: Design
Prozesse modellieren
In der Design-Phase des RPA Lifecycle wird zunächst der gesamte Businessprozess als Flowchart in der grafischen Standardsprache Business Process Model Notation (BPMN) abgebildet. Der BPMN-Flowchart bildet das „Skelett“ für die anschließende Implementierung der RPA-Bots. Neben den automatisierbaren Bot Tasks kann das BPMN manuelle User Tasks für „Attended bot operations“ einbinden: In diesem Fall kooperieren Mensch und Bot im Prozessablauf.
- Das BPMN-Design erfolgt über ein einfaches Drag-and-Drop-Kontextmenü. Ebenso können vorhandene BPMNs hochgeladen werden.
RPA Requirements aufzeichnen
Sobald der Businessprozess als BPMN vorliegt, werden die zu automatisierenden User-Aktivitäten mit dem RPA Recorder aufgezeichnet. Dabei werden die RPA Requirements, d.h. alle erforderlichen Informationen für die anschließende Bot-Entwicklung erfasst. Dieses komfortable Recording-Feature beschleunigt die Bot-Entwicklung deutlich und war ausschlaggebend für MuleSofts Positionierung als Visionär im Gartner® Magic Quadrant for RPA 2022.
- Der RPA Recorder zeichnet alle User Activities, die automatisiert werden sollen – Klicks und Eingaben – Schritt für Schritt einfach auf, hier einen User Login.
- Der RPA Recorder wandelt alle aufgezeichneten User Activities in einen eigenen BPMN-Flow um. Für jedes Element dokumentiert er alle erforderlichen Informationen für die anschließende Bot-Entwicklung.
- Die aufgezeichneten RPA Requirements werden in das Prozess-BPMN eingebunden. Das Prozess-Design ist jetzt abgeschlossen.
RPA Lifecycle Phase III: Build
RPA Bots implementieren
Jetzt schlägt die Stunde der Bot-Entwickler:innen: Für jede Bot-Task im BPMN-Prozess soll auf Basis der aufgezeichneten RPA Requirements ein robuster RPA-Workflow erstellt werden. MuleSoft RPA Builder ist ein intuitives und mächtiges Low-Code-Tool mit einer breiten Palette automatisierbarer User-Aktivitäten in einer umfassenden Action Step Toolbox. Dazu gehören
- Screen-Recognition-Technologien wie Bild- und Mustererkennung
- intelligente OCR zum Auslesen von Texten aus Bildern und PDFs
- typische Nutzeraktionen wie Mausklicks oder Tastatureingaben
sowie zahlreiche weitere RPA-Bausteine, die das Automatisieren typischer Office-Anwendungen und das Abbilden von Prozesslogiken vereinfachen.
- Der BPMN-Prozess wird in den RPA Builder geladen. Hier wird für jede Bot Task ein RPA Workflow gemäß den aufgezeichneten RPA Requirements entwickelt. Jeder RPA Workflow besteht aus verschiedenen Action Steps, die über Drag & Drop auf die Arbeitsfläche gezogen, als logische Sequenz angeordnet und über Wizards konfiguriert werden.
- Hier z. B. soll der Bot innerhalb eines RPA-Workflows auf der MuleSoft Community-Seite den Link „Find a Meetup near you“ finden und anklicken. Dazu muss er zunächst den Link auf der Seite finden. Dafür wird der Action Step „Image Search“ genutzt und auf die Arbeitsfläche gezogen. Der Wizard für die Bildsuche öffnet sich.
- Die Konfiguration der Bildsuche wird gestartet: Die in einem vorigen Action Step geöffnete MuleSoft Community-Seite wird angezeigt und das Wort „Find“ in „Find a Meetup near you“ wird für die Bildsuche definiert.
- Jeder fertig konfigurierte Action Step kann sofort auf seine Funktionalität getestet werden.
- Nachdem der Bot über die Bildsuche den Link „Find a Meetup near you“ gefunden hat, soll er darauf klicken. Diese Aktion wird vom Action Step „Mouse Action“ unterstützt.
- Über den Mouse Action Wizard öffnet sich wieder die MuleSoft Community-Seite, die Bildsuche aus dem vorigen Schritt ist mit einem roten Kasten markiert. Der Mausklick auf diesen Bereich wird aufgezeichnet.
- Nach diesem Verfahren reihen die RPA-Entwickler:innen Action Steps aneinander, bis am Ende der Build-Phase für jede Bot Task ein RPA Workflow implementiert und lokal auf der Entwicklermaschine getestet ist.
RPA Lifecycle Phase IV: Test
Nur gute Bots gehen live
Wie jede Software wird die fertig implementierte Prozessautomatisierung vor der Abnahme in den operativen Betrieb getestet. Dazu durchläuft der RPA-Prozess auf Bot-Instanzen verschiedene Testpläne, die mögliche „Real-World-Szenarien“ abdecken. Die Testausführung dabei kann in Echtzeit verfolgt werden.
Bei fehlgeschlagenen Testläufen wandert der Prozess zurück in die Build-Phase, für die Fehlerbehebung steht den Entwickler:innen ein automatisch generiertes Analysepaket zur Verfügung (vgl. RPA Troubleshooting).
- Sind alle Tests erfolgreich gelaufen, wird die Automatisierung für den Betrieb freigegeben.
RPA Lifecycle Phase V: Deployment
Prozessautomatisierung planen und starten
Kurz vor Go: Jetzt wird festgelegt, wann und wie häufig die Prozessautomatisierung ausgeführt werden soll – und auf welchen Bot-Instanzen.
- Eine Schedule definiert Zeitraum und Intervall der Prozessautomatisierung.
- Die Prozessautomatisierung wird verfügbaren RPA-Bots zugewiesen.
RPA Lifecycle Phase VI: Betrieb und Monitoring
Bot-Betrieb überwachen
Ihre Prozessautomatisierung läuft – die RPA-Bots sind am Werk! Sie können die Arbeit einzelner Bots im Livestream verfolgen oder Analysen zu allen laufenden Prozessautomatisierungen über Dashboards auf einen Blick erfassen.
- Im Bot-Livestream verfolgen Sie in Echtzeit die Aktivitäten, die ein RPA Bot ausführt.
- Individuell konfigurierbare RPA-Dashboards analysieren alle laufenden Prozessautomatisierungen.
RPA Troubleshooting
Für einen stabilen RPA-Betrieb braucht es zuverlässige Recovery-Werkzeuge. Wenn RPA-Bots auf Fehler laufen, informiert das Alerting-Modul umgehend zuständige IT-Administrator:innen – und ein detailliertes Analysepaket hilft RPA-Entwickler:innen, die Störung schnell und gezielt zu beheben.
- Für jeden fehlgeschlagenen RPA Workflow steht ein Analysepaket zum Download bereit.
- Das Analysepaket kann direkt in den RPA Builder geladen werden und öffnet den betroffenen RPA-Workflow. Die detaillierten Informationen aus dem Analysepaket vereinfachen und beschleunigen die Fehlerbehebung.
MuleSoft RPA Lifecycle: Ihre Automation Journey beginnt jetzt
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