Ganz gleich, ob Big Ben oder Armbanduhr: Ein Uhrwerk ist auf die perfekte Abstimmung und präzise Zusammenarbeit seiner Zahnräder angewiesen. Dies verdeutlicht auch, wie entscheidend die Mitarbeiter für den Erfolg eines Unternehmens sind. Und, dass Maßnahmen zur Personalentwicklung für kleine und mittelständische Unternehmen ebenso wichtig sind, wie für die Global Player.
Um es vorerst kurzzufassen: Der Begriff Personalentwicklung bündelt Maßnahmen zur vorausschauenden Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern in einem Unternehmen. Vorausschauend heißt: rechtzeitig agieren statt nur zu reagieren, wenn es eigentlich schon zu spät ist. Zu spät wofür? Mitarbeiter sind eine der wichtigsten, wenn nicht die wichtigste Ressource, um Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig und zukunftsorientiert zu gestalten. Alles zu den Maßnahmen und Instrumenten der strategischen Personalentwicklung erfahren Sie in diesem Artikel.
Die Basis zur Personalentwicklung ist Personal
Bevor Sie etwas weiterentwickeln können, muss es erst einmal da sein. So selbstverständlich das klingen mag, so schwierig kann die Suche nach qualifiziertem Personal sein, insbesondere für Startups.
Haben Sie die gewünschte Anzahl idealer Kandidaten gefunden und für sich gewonnen, sie ihren Aufgaben in Ihrem Unternehmen zugewiesen und mit Ihrer Unternehmenskultur vertraut gemacht, dann bieten sich innovative Teambuilding-Maßnahmen an.
Sehen Sie dann Ihr Team als ausreichend besetzt, up-to-date und fachlich qualifiziert an, gilt es, diesen Status zu halten. An diesem Punkt kommt die strategische Personalentwicklung ins Spiel.
Personalentwicklung ist wichtig – aus folgenden Gründen
Wie oben eingangs angesprochen, geht es übergeordnet vor allem darum, dass sich Ihr Unternehmen langfristig am Markt behaupten kann. Gehen wir weiter ins Detail, so muss zwischen internen und externen Aspekten unterschieden werden.
Aus Unternehmensperspektive (intern) sprechen folgende Gründe für die Personalentwicklung:
Bindung der Mitarbeiter an Ihr Unternehmen durch regelmäßige Schulungsmaßnahmen
Zukünftige Besetzung von Führungspositionen
Aufbau von Kompetenzen und Qualifikation für anspruchsvolle Aufgaben
Aufbau von Know-how in komplexen Produkten und Sachverhalten
Steigerung der Attraktivität Ihres Unternehmens für Fachkräfte
Ebenso gilt es, die gesellschaftlich relevanten (externen) Aspekte zu berücksichtigen:
Dem Fachkräftemangel entgegenwirken und Nachwuchskräfte fördern
Unabhängigkeit des eigenen Unternehmens steigern
Mitarbeiter bei allgemeinen Entwicklungen up-to-date halten
Mitarbeiter auch auf den Einsatz am internationalen Markt vorbereiten
Diese Beispiele verdeutlichen, dass nicht nur eigennützige Motivationen die Personalentwicklung vorantreiben sollten, sondern dass Sie auch stets im Interesse Ihrer Mitarbeiter und der Gesellschaft handeln.
Grundsteine legen, Ziele setzen und die Weichen stellen
Mögliche Ziele der Personalentwicklung sind so individuell wie Ihre Mitarbeiter, Ihr Unternehmen und der Markt. Diese müssen Sie selbst für sich definieren. Dabei gilt es, zwischen strategischen und operativen Zielen zu unterscheiden.
Strategische Ziele sind langfristig und formal zu betrachten. Beispiele hierfür sind etwa:
- Auszubildende werden (bei guten Leistungen) stets in ein festes Beschäftigungsverhältnis übernommen.
- Führungskräfte gehen individueller und empathischer auf ihre Mitarbeiter ein.
- Die Entwicklungsabteilung ist immer auf dem neuesten technischen Stand.
- Der Vertrieb baut mehr fachliche und soziale Kompetenzen auf.
Die entsprechenden operativen Ziele sind klar definiert und nennen konkrete Maßnahmen zur Erreichung der strategischen Zielsetzungen:
- Die Auszubildenden bekommen das notwendige Lernmaterial vom Unternehmen zur Verfügung gestellt und erfahren eine engmaschige Betreuung durch einen festen Ansprechpartner.
- Die Abteilungsleiter erhalten ein Coaching im Bereich sozialer Kompetenzen.
- Es finden regelmäßige (bspw. monatliche) Schulungen statt, die eng an den Arbeitsalltag der jeweiligen Mitarbeiter gebunden sind.
- Es wird in interne und externe Trainings für den Vertrieb investiert.
Dies sind nur Beispiele, die das Spektrum der strategischen Personalentwicklung verdeutlichen. Doch wie gehen Sie dabei wirklich strategisch und systematisch vor? Und welche Schwierigkeiten und Herausforderungen sind damit insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen verbunden?
Mit Strategie zum Ziel
Ziele erreichen heißt, sie im Vorfeld klar für sich zu definieren. Das ist leichter gesagt als getan. Die Ziele müssen realistisch und in der Praxis umsetzbar sein. Sie müssen auf einer Zeitachse festgelegt werden – sei es in drei, fünf oder gar zehn Jahren. Da das alles Zukunftsmusik ist, müssen auch mögliche Szenarien für die Entwicklung des eigenen Marktes, des Arbeitsmarktes sowie Veränderungen in gesellschaftlicher und technologischer Hinsicht Berücksichtigung finden.
Erst, wenn diese Basis geschaffen ist, sollten Sie die weiteren Schritte gehen:
- Bedarfsermittlung. Wie viele Mitarbeiter mit welchen Fachkenntnissen benötigen Sie bis wann?
- Einschätzen des Status Quo. Wie ist Ihr Unternehmen derzeit aufgestellt? Anzahl, Alter und Qualifikation der Angestellten sind hier relevant. Sofern möglich, sollten Sie an dieser Stelle auch ermitteln, wie hoch die Abwanderungswahrscheinlichkeit der Leistungsträger in Ihrem Unternehmen ist.
- Soll-/Ist-Vergleich. Stellen Sie Punkt 1) und 2) gegenüber. Besteht akuter Handlungsbedarf? Besonders in diesem Punkt gilt es, dynamische Entwicklungen zu berücksichtigen.
- Maßnahmenplanung. Es gibt in Ihrem Unternehmen keine großen Diskrepanzen zwischen Soll und Ist? Hervorragend! Dennoch sollten Sie sich über Maßnahmen Gedanken machen, um den Status Quo beizubehalten. Und umso intensiver, wenn es starke Abweichungen gibt. Mehr über konkrete Maßnahmen der Personalentwicklung erfahren Sie im weiteren Verlauf dieses Artikels.
- Erfolgskontrolle. Überprüfen Sie in regelmäßigen Intervallen, ob Sie mit Ihren Maßnahmen den richtigen Weg eingeschlagen haben. Noch viel wichtiger und interessanter ist es aber, Ihre Prognosen und Annahmen zu den dynamischen Entwicklungen zu prüfen und gegebenenfalls den Kurs zu korrigieren.
Ein wichtiger Punkt, der hier immer wieder Erwähnung findet, sind die dynamischen Entwicklungen, auf die Sie nur sehr beschränkt Einfluss haben. Was also, wenn gesellschaftliche Themen oder der (Arbeits-)Markt unvorhersehbare Entwicklungen aufzeigen? Versuchen Sie, alle Eventualitäten abzudecken, entwickeln Sie Handlungsalternativen und investieren Sie Zeit in die Ausarbeitung von Plan B.
Besondere Herausforderungen in kleinen und mittleren Unternehmen
Vor Herausforderungen stellt Sie nicht nur die Gesellschaft und der Markt, sondern auch Ihre eigene Rolle als kleines oder mittelständisches Unternehmen. Doch wie genau grenzt sich eigentlich der Mittelstand von Großkonzernen ab? Neben der Mitarbeiterzahl sind auch die „Einheit von Leistung und Eigentum“ sowie Unternehmenskultur, -struktur und -tradition relevant.
Damit verbunden sind spezielle Herausforderungen, aber auch Chancen in der Personalentwicklung:
KMU verfügen nicht immer über eine eigene Personalabteilung. Die Folge: Personalangelegenheiten werden outgesourct oder sind Chefsache. Beide Situationen sind nicht optimal, doch lassen Zeit, Kapazitäten und Finanzen oft keinen großen Handlungsspielraum zu. Das Problem: Externe Dienstleister haben in den meisten Fällen nicht den nötigen Bezug zu und Einblick in Ihre Unternehmenskultur und -struktur. Auf der anderen Seite hat der Chef oft nur wenig Zeit und Lust, sich mit Personalfragen zu beschäftigen.
Versuchen Sie, trotz allem etwas Zeit in die Personalentwicklung zu investieren. Es empfiehlt sich nicht, die Bildungsmaßnahmen von großen Unternehmen als Vorbild zu sehen und diese auf Ihr Unternehmen entsprechend herunterzubrechen. Zu groß sind dafür die strukturellen Unterschiede zwischen KMU und Großunternehmen.
Diese Tatsache ist nicht zwingend als Problem, sondern auch als Vorteil und Chance zu betrachten: weniger Bürokratie heißt mehr Flexibilität. Sie benötigen zwar Mitarbeiter, die ein breites Qualifikationsspektrum abdecken, aber haben Sie diese erst einmal gefunden bzw. selbst aus- und weitergebildet, so haben Sie mehr Spielraum auf wichtigen Schlüsselpositionen.
Maßnahmen und Instrumente der Personalentwicklung
Zu guter Letzt widmen wir uns den konkreten Vorgehensweisen in der Personalentwicklung. Die Maßnahmen reichen von berufsvorbereitenden, über berufsbegleitende bis hin zu solchen, die abseits des Arbeitsplatzes stattfinden.
- Into the job. Investieren Sie in die Zukunft: Machen Sie Ihr Unternehmen attraktiv für die Fachkräfte von morgen. Stellen Sie sich für Ausbildungen, duale Studiengänge und Praktika zur Verfügung. Unternehmensführungen oder ein Tag der offenen Tür für Interessierte sowie die Präsenz auf relevanten (Job-)Messen sind weitere denkbare Maßnahmen, die den Nachwuchs auf Ihr Unternehmen als potenziellen Arbeitgeber aufmerksam machen.
- On the job. Heißen Sie neue Mitarbeiter herzlich willkommen und nehmen Sie sie an die Hand. Stellen Sie feste Ansprechpartner und Mentoren zur Verfügung. Auch das Hineinschnuppern in andere Abteilungen und Tätigkeiten (Job Rotation) kann von Vorteil sein, um das Unternehmen ganzheitlich kennenzulernen.
- Along the job. Diese berufsbegleitenden Maßnahmen können vielschichtig sein und definieren sich durch den direkten Bezug zum Arbeitsplatz. Unter diese Kategorie fallen Trainings, Coachings und Mentoring-Programme, die in der Regel während der regulären Arbeitszeit stattfinden.
- Near the job. Ebenfalls während der regulären Arbeitszeit aber abseits vom üblichen Arbeitsplatz sind beispielsweise diese Maßnahmen zu finden: Projektarbeiten oder der Mitarbeiteraustausch zwischen unterschiedlichen Betriebsstätten.
- Off the job. Workshops, Seminare und umfangreichere Fortbildungen müssen nicht selten sowohl zeitlich als auch räumlich vom Unternehmensalltag getrennt stattfinden. Die Wahl fällt häufig auf Wochenendkurse. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass die Mitarbeiter die entsprechende Motivation mitbringen und die Weiterbildungsmaßnahme nicht als notwendiges Übel betrachten.
Fazit: Durch langfristige und nachhaltige Personalentwicklung zum Erfolg
Die Aus- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter ist eines der wichtigsten Kriterien, wenn es um die sichere und erfolgreiche Zukunft Ihres Unternehmens geht. Deshalb gilt: vorbeugen, vorausschauen und rechtzeitig agieren.
Die strategische Personalentwicklung ist nicht nur ein Katalog aus Zielen, Maßnahmen und Instrumenten, sondern vielmehr ein dynamischer Prozess, der hin und wieder angepasst werden kann – oder sogar muss.
Vergessen Sie dabei nicht den wichtigsten Faktor: den Menschen. Personalentwicklung ist auch eine Gratwanderung. Geben Sie Ihren Mitarbeitern das Gefühl, nicht nur die eigenen, unternehmensbezogenen, sondern vor allem deren Interessen im Kopf zu haben. Fordern Sie nicht nur, sondern fördern Sie auch. Regelmäßige Gespräche mit Ihren Angestellten helfen, Motivation aufzubauen und besondere Talente aufzuspüren.
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