In 4 Schritten zur Prozessautomatisierung: So sparen Sie Zeit und Kosten

Automatisierung ist ein wichtiger Kernbereich der Wirtschaft. Seit der ersten industriellen Revolution versuchen wir, unsere Arbeitskraft und Produktivität durch Maschinen zu vervielfältigen. Die Automatisierung der Wirtschaft ist jedoch noch lange nicht abgeschlossen – wir befinden uns mitten drin. Doch was genau verstehen wir unter der Automatisierung von Prozessen? Wie müssen Unternehmen vorgehen? Und wie können sie mit wenigen Ressourcen maximale Vorteile erzielen?    

Definition: Was ist Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung beschreibt das Ziel, Arbeitsaufwand bezogen auf menschliche Intervention in einem bestimmten Prozess zu reduzieren. Durch die sinkende Arbeitszeit werden Kosten eingespart, die entweder an Verbraucher weitergegeben werden können oder die Gewinnmarge des Unternehmens vergrößern. 

Geschäftsprozesse zu automatisieren, stellt also eine zentrale Triebkraft des Wirtschaftswachstums dar und ist von wichtiger Bedeutung für jedes Unternehmen. Heute bezieht sich der Begriff Prozessautomatisierung meist auf Optimierungen, die sich mit Hilfe von digitaler Technologie umsetzen lassen. Dabei geht es in der Regel darum, komplexe Arbeitsabläufe durch ein Computersystem signifikant zu beschleunigen oder sogar komplett von menschlicher Arbeit zu lösen.

Welche Arten der Prozessautomatisierung gibt es?

Innerhalb der Prozessautomatisierung werden einige Kategorien unterschieden. Die wichtigsten sind die Anlagenautomatisierung und die Produktautomatisierung.

• Von einer Anlagenautomatisierung spricht man, wenn die Herstellung eines bestimmten Produkts durch den Automatisierungsprozess optimiert werden soll. Es ist dabei nicht wichtig, aus wie vielen Schritten der Gesamtherstellungsprozess besteht und wie das Produkt beschaffen ist. 
• Bei der Produktautomatisierung geht es nicht um die effektivere Produktion eines Gerätes oder einer Ware, sondern darum, das Produkt selbst effektiver zu machen. Beispiele hierfür sind teilautomatisierte Labore, Lagersysteme oder Roboter. 
• Die simple Prozessautomatisierung zeichnet sich dadurch aus, dass der grundlegende Prozess bereits vor der Automatisierung festen Bahnen folgt und sich durch ein einfaches Schema darstellen lässt. Zudem gibt es nur einen möglichen (oder einen klar besten) Weg durch den Prozess. Es gibt viele Beispiele für die simple Prozessautomatisierung, wie etwa die Aktualisierung von Kundendaten, das automatische Versenden von Nachrichten oder das Abwickeln von Mahnverfahren.
• Die regelbasierte Prozessautomatisierung ist etwas komplexer. Hier ist der Prozess von vielen Entscheidungen und Variablen gekennzeichnet. Die Reihenfolge der einzelnen Schritte kann unterschiedlich sein oder es müssen unstrukturierte Daten in den Prozess einbezogen werden. Diese Daten können zum Beispiel Bilder, ein Text oder gesprochene Sprache sein. Beispiele für Prozesse, die eine regelbasierte Prozessautomatisierung erfordern, können die Bearbeitung von Anträgen, Versicherungsfällen oder Empfehlungen über medizinische Behandlungen sein.
• Die intelligente Automatisierung muss noch einen Schritt weiter gehen. Grundsätzlich ist die Komplexität die gleiche wie bei Aufgaben, die von der regelbasierten Prozessautomatisierung übernommen werden, der Unterschied liegt jedoch darin, wie der Computer mit Ausnahmen umgeht (exception handling). Es kann bei komplexen Prozessen jederzeit zu einem Szenario kommen, das von Seiten der Entwickler nicht vorgesehen war und für das es dementsprechend keine Regel im Programm gibt. Ein Mensch müsste hier improvisieren, bei einem Computer ist der Einsatz einer künstlichen Intelligenz, wie der Robotic Process Automation (RPA), erforderlich. Hierbei wird RPA mit maschinellen Lern- und Analysefähigkeiten verknüpft, um die Automatisierung zu verbessern bzw. zu erweitern. Dabei kommen automatische Prozessentdeckungen, die Prozessanalyse sowie kognitive Technologien wie Bilderkennung, Verarbeitung natürlicher Sprache und Fuzzylogik zum Einsatz.

Step by Step: In diesen 4 Schritten setzen Sie Prozessautomatisierung um

Wer die Prozesse in einem Unternehmen jeglicher Art durch Prozessautomatisierung kosteneffektiver und schneller gestalten will, kann sich an den folgenden Grundregeln orientieren und diese Schritt für Schritt abarbeiten.

1. Bestimmen Sie die Art des Prozesses

Wie groß der Aufwand und die Erfolgsaussichten bei der Automatisierung eines Prozesses sind, hängt von der Aufgabe ab. Ist etwa bei einfachen Aufgaben nur eine simple Prozessautomatisierung erforderlich, so halten sich auch die Kosten in einem kleinen Rahmen. Auf der anderen Seite gibt es eventuell aber auch Aufgaben, die zu komplex sind, um sie mit heutiger Technologie, sogar unter Einsatz von KI, zufriedenstellend optimieren zu können. Skizzieren Sie die Prozesse und definieren Sie diese, um Aufwand und Aufgabenstellung als klare Grundlage vorliegen zu haben.

2. Führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch

In dem ersten Schritt haben Sie bereits eine Vorstellung über die Komplexität und damit die Kosten der Automatisierung erhalten. Ob sich eine Prozessautomatisierung lohnt, hängt weiterhin von der betriebswirtschaftlichen Bedeutung des Prozesses für das Unternehmen ab. Handelt es sich etwa um einen simplen Prozess, der täglich tausende Male im Unternehmen abläuft? In diesem Fall ist eine Automatisierung ratsam. Ein anderes Extrem wäre ein hochkomplexer Prozess, der nur in Ausnahmefällen auftritt. Dieser ist ein wenig attraktives Ziel für eine Automatisierung. Die Kosten der Erstellung eines Systems zur Automatisierung dieses Prozesses stünden in keinem sinnvollen Verhältnis zu den resultierenden Einsparungen.

3. Wählen Sie Ihr Prozessautomatisierungssystem

Haben Sie einen lohnenswerten Prozess identifiziert und seine Komplexität bestimmt, müssen Sie sich für eine Methode entscheiden, mit der Sie die Automatisierung umsetzen wollen. Hier gibt es radikalere Methoden, bei denen der gesamte Prozess von Grund auf neu aufgezogen wird, sodass möglichst viel Automatisierung in den Prozess „eingewoben“ werden kann. Man spricht hier auch von Business Process Reengineering (BRP). Auf der anderen Seite kann auch ein bereits bestehender Prozess weitgehend erhalten bleiben, einzelne Komponenten oder Schritte aber teilautomatisiert werden. Dieser Ansatz entspricht eher den klassischen Werkzeugen des Qualitätsmanagements, wie etwa dem Demingkreis, bei dem ein Prozess über einen längeren Zeitraum in kleinen Schritten verbessert wird. 

4. Überwachen Sie automatisierte Prozesse

Sobald die Automatisierung weitgehend abgeschlossen ist, kann sich das Unternehmen neuen Herausforderungen widmen, oder? Noch nicht ganz: Denn vor allem zu Beginn sollten Sie das automatisierte System nicht unbeaufsichtigt lassen.  Abgesehen davon, dass jemand die Aufgaben des Systems übernehmen muss, falls es einmal zu einem Ausfall kommt, empfiehlt sich ein regelmäßiges Review der Effektivität und Funktionstüchtigkeit des automatisierten Prozesses. Vielleicht haben sich nach einiger Zeit die Rahmenbedingungen oder die Anforderungen geändert, sodass eine Anpassung notwendig geworden ist.

Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter zudem an die Hand, denn große Veränderungen können für Unsicherheiten sorgen. Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie Ihre  Mitarbeiter schulen und nicht mit Änderungen überraschen oder sogar überfordern.

Wie wir bei Salesforce Produktivität hochhalten, Mitarbeiter motivieren und Innovation ermöglichen? Das erfahren Sie in unserem CIO Playbook:

Welche Vorteile haben Unternehmen und Arbeitnehmer von Prozessautomatisierung?

Es liegt auf der Hand: Das Unternehmen selbst profitiert von der Kostenreduktion, die eine effektive Prozessautomatisierung mit sich bringt. Es kann mit der gleichen Anzahl an Mitarbeitern deutlich mehr Arbeit erledigen, steigert seine Konkurrenzfähigkeit und sichert damit sein langfristiges Überleben auf dem Markt. 

Laut der Salesforce Studie State of Sales wird schnell klar, dass leistungsstarke Teams auf Automatisierung setzen, während leistungsschwache Teams, dies seltener nutzen.

Doch nicht nur das Unternehmen profitiert: Auch für die Mitarbeiter eines Unternehmens bringt eine Prozessautomatisierung zahlreiche Vorteile. Vor allem simple und repetitive Aufgaben, die oft als langweilige Routine empfunden werden, können durch Prozessautomatisierung fast vollständig aus dem Arbeitsalltag eliminiert werden. Durch die Prozessautomatisierung entstehen auch andere Anforderungen an die Ausbildung der Arbeitnehmer. Fortbildungen für Automatisierungssysteme, wie bspw. RPA, sorgen für neue Fähigkeiten der Mitarbeiter, Schulungen und abwechslungsreiche Aufgaben lassen den Arbeitsplatz attraktiver werden.

Fazit: Keine Zukunft ohne Automatisierung

Heute gibt es kaum ein Unternehmen, dass ohne ein Mindestmaß an Prozessautomatisierung Bestand haben kann. Dies spiegelt sich auch in den Wünschen der Kunden wider, was die Ergebnisse der Salesforce Studie State of the Connected Customer zeigen. So begrüßen vor allem die Generation Z und Millennials neu etablierte Methoden, die den Kaufprozess erleichtern. Dazu zählen beispielsweise Self-Service-Kontoportale, KI-gesteuerte Systeme oder aber innovative Angebote, die auf Automatisierungsprozessen beruhen.

Einzige Ausnahmen können Kleinunternehmen bilden, die nah am Menschen arbeiten. Ab einer bestimmten Größe eines Unternehmens lohnt sich die Investition in automatisierte Systeme, um Arbeitszeit zu sparen und Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Die Vision einer größtenteils automatisierten Arbeitswelt, die den Menschen mehr Freizeit und Lebensqualität schenkt, ist in den letzten Jahrzehnten immer näher gerückt.  Wie weit Computer, KI und Robotic Process Automation (RPA) den Menschen letztendlich ersetzen können, bleibt eine der spannenden Fragen der Zukunft.

Wie sorgen wir bei Salesforce dafür, dass Prozesse möglichst effizient sind und die Innovation gefördert wird? In dem unserem Playbook für CIOs können Sie einen Blick hinter die Kulissen werfen. Lernen Sie hier, wie Sie auch in kleinen Teams schnell zu Ergebnissen kommen und zentrale Unternehmenswerte in messbare Größen umwandeln können.