Sie haben Ihren Auftrag erledigt und möchten nun bezahlt werden. Jetzt steht also die Rechnungsstellung an. Rechnungen gehören zum Unternehmeralltag. Ganz gleich, ob Sie Waren oder Dienstleistungen verkaufen – mit der Rechnungsstellung sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen bezahlt wird. Darüber hinaus sind Rechnungen für die Buchhaltung, Projektverfolgung und Steuerabrechnung erforderlich. Hier finden Sie einen Überblick über die Rechungsstellung für Kleinunternehmen – von allem, was vor dem Versenden der Rechnung zu erledigen ist, bis hin zum Nachfassen bei unbezahlten Rechnungen.
WARUM MÜSSEN SIE RECHNUNGEN AUSSTELLEN?
Unternehmen benötigen Rechnungen aus mehreren Gründen: Unter anderem, um ein Vertrauensverhältnis zu den Kunden aufzubauen. Sie erinnern Ihre Kund:innen mit einer Rechnung daran, dass Zahlungen für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen ausstehen. Zudem ist es aus unternehmerischen und natürlich steuerlichen Gründen unerlässlich, im Auge zu behalten, welche Waren und Dienstleistungen geliefert bzw. erbracht wurden, wann das geschehen ist und wie viel dafür bezahlt wurde. Rechnungen gelten außerdem als Kauf- und Lieferbelege, die im Streitfall beide Parteien schützen und für Garantieansprüche oder Erstattungen erforderlich sind. Und schließlich schaffen Sie dadurch, dass Sie Ihre Rechnungen mit Kundennummern versehen, ein Verzeichnis Ihrer Geschäftsbeziehungen, das Sie später beim Cross- und Up-Selling oder für Kundentreueprogramme nutzen können.
Sie können Rechnungen auch zur Unterstützung von Branding, Marketing und Kundenservice einsetzen. Darauf kommen wir später zurück.
VOR DER RECHNUNGSSTELLUNG: ANGEBOTE UND LEISTUNGSBESCHREIBUNGEN
Wer sich vor Beginn der Arbeiten auf den Preis und die Bedingungen einigt, erspart sich später so manche Kopfschmerzen. In einem Angebot oder einer Leistungsbeschreibung ist genau festgehalten, welche Arbeiten oder Dienstleistungen von Ihnen erwartet werden, wie viel die:der Kund:in dafür zu zahlen hat und wann die Leistungen und die Bezahlung fällig werden. Ein Angebot (auch als Kostenvoranschlag bezeichnet) fungiert sowohl als Zusammenfassung des Projekts als auch als schriftliche Vereinbarung, auf die Sie und Ihre Kund:innen sich berufen können, falls es später zu Streitigkeiten kommt.
Legen Sie der:dem Kund:in das Dokument, in dem die Vereinbarung zwischen Ihnen dargelegt ist, vor Beginn der Arbeiten oder Erbringung der Dienstleistungen ganz formell vor. Es sollte mindestens die folgenden Aspekte abdecken:
- Welche Waren und/oder Dienstleistungen von Ihnen bereitgestellt bzw. erbracht werden.
- Wann sie geliefert werden.
- Wie viel Ihr:e Kund:in dafür zahlt und wie die Zahlung erfolgt.
- Wann die Zahlung fällig wird.
Angebote können viel zu guten Kundenbeziehungen beitragen: Weil damit sämtliche finanzielle Details im Vorfeld geklärt sind, wissen alle Beteiligten, was sie zu erwarten haben. Und falls es dennoch zu Meinungsverschiedenheiten bezüglich des Projektumfangs oder der Zahlungsbedingungen kommen sollte, kann ein Blick in das Angebot schnell Klarheit schaffen.
DIE DETAILS EINER GUTEN RECHNUNG
Rechnungen müssen natürlich die oben genannten grundlegenden Informationen enthalten. Mit ein paar einfachen Ergänzungen können Sie Ihre Rechnungen jedoch so aufwerten, dass Sie ohne großen Mehraufwand beträchtlichen Mehrwert erzielen.
- Branding – Versehen Sie Ihre Rechnungen mindestens mit dem Namen Ihres Unternehmens. Mit einem kleinen Logo oder einem Slogan auf Ihren Rechnungen und anderen Mitteilungen können Sie Markenidentität und -werte unterstreichen.
- Kontaktinformationen – Machen Sie es Ihren Kund:innen leicht, mit Ihnen in Kontakt zu treten: Nehmen Sie Ihre Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Adressen in sozialen Netzwerken in Ihre Rechnungen auf.
- Kundennummern – Entwickeln Sie ein einfaches Zahlensystem, mit dem Sie stets den Überblick darüber behalten, welche Dokumente zu welchen Kund:innen und Projekten gehören. Sie können Angebote und Rechnungen mit einer Kundennummer und individuellen Rechnungsnummer versehen, damit beide Parteien Vorgänge später mühelos zurückverfolgen können.
- Zahlungsbedingungen – Geben Sie die Zahlungsfrist auf jeder Rechnung an, selbst wenn Sie diese bereits im Vorfeld vereinbart haben. Machen Sie sich mit allgemeinen Zahlungsbedingungen wie Vorauszahlung, Zahlung bei Erhalt oder Nettozahlung vertraut. Teilen Sie Ihren Kund:innen mit, welche Zahlungsarten Sie akzeptieren und welche Zuschläge für die Bearbeitung von Kreditkartenzahlungen oder anderen Zahlungsarten anfallen.
AUTOMATISIEREN SIE IHRE RECHUNGSSTELLUNG
Nehmen Sie die Rechnungsstellung auf einem Computer vor, nicht auf Papier. Dadurch sparen Sie Zeit, Geld und Ressourcen. Vorlagenbasierte Rechnungen, die per E-Mail übermittelt werden, lassen sich problemlos erstellen und sind benutzerfreundlich und kostengünstig (kein Papier, keine Briefmarken).
Abgesehen davon kann Rechnungssoftware für Kleinunternehmen Gold wert sein: Sie automatisiert die Erstellung von Rechnungen, Mahnungen und Quittungen und lässt sich in Ihre Backoffice-Systeme einbinden. Das richtige Rechnungsstellungssystem kann Ihnen nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern auch Fehler reduzieren und Ihre Kunden mit rechnungsbezogenen Informationen auf dem Laufenden halten.
ZÖGERN SIE NICHT, NACHZUFASSEN
Das Nachfassen bei unbezahlten Rechnungen ist keine angenehme Aufgabe, aber noch unangenehmer ist es, für gelieferte Waren und Dienstleistungen nicht bezahlt zu werden. Es gehört zum Geschäftsleben dazu und sollte Sie nicht nervös machen.
Tools zur automatischen Rechnungsstellung können Kund:innen in festgelegten Abständen Erinnerungen senden, sobald eine Rechnung überfällig ist. Häufig reichen schon eine oder zwei Erinnerungen aus, damit ein:e Kund:in seine ausstehenden Rechnungen begleicht. Und bei Bedarf können Sie Ihr System so einrichten, dass Sie eine Erinnerung erhalten, wenn es an der Zeit ist, direkt mit der Kundschaft in Kontakt zu treten.
