Reporting für kleine Unternehmen: 5 Tipps für aussagekräftige Berichte

Treffen Sie geschäftskritische Entscheidungen aus dem Bauchgefühl heraus? Sich auf die eigene Intuition zu verlassen ist in manchen Fällen sicherlich angebracht – aber für strategische Unternehmensentscheidungen sollten Sie auf Fakten vertrauen.

Mithilfe von Reporting erhalten kleine und mittlere Unternehmen (KMU) detaillierte Einblicke in ihre Ergebnisse, auf deren Basis Mitarbeiter:innen und Führungskräfte faktenbasierte Entscheidungen treffen können, die für den langfristigen Geschäftserfolg ausschlaggebend sind.

In diesem Artikel besprechen wir, wie Sie:

• die richtigen Kennzahlen erfassen,
• die Daten angemessen aufbereiten und
• daraus wichtige Schlussfolgerungen ziehen.

Was ist Reporting?

Mit dem englischen Begriff Reporting, auf Deutsch Berichtswesen, wird die zielgerichtete Zusammenfassung von Informationen eines Unternehmens – meist in Form von Berichten – bezeichnet.

Berichte dienen unterschiedlichen Zwecken: Mit Finanzberichten werden gesetzliche Meldepflichten erfüllt, betriebswirtschaftliche Berichte dienen der strategischen und operativen Unternehmensführung und informationelle Berichte werden von den Mitarbeiter:innen für die täglichen Abläufe innerhalb des Unternehmens genutzt.

Welche Leistungskennzahlen (KPI) genau erfasst werden sollten, hängt von der jeweiligen Abteilung und dem jeweiligen Ziel ab. KMU nutzen im Allgemeinen häufig folgende Berichtsarten:

• Informationelle Berichte
• Finanzberichte
• Studienberichte
• Marktanalysen
• Trendanalysen.

Die Vorteile von Reporting

Reporting ist eine Bestandsaufnahme der Leistung eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Doch erst mittels Analysen werden Berichte für Unternehmen zu einer wertvollen Ressource und erst dann profitieren Unternehmen von diesen und weiteren Vorteilen: 

• Reduzieren Sie komplexe Sachverhalte auf die wesentlichen Erkenntnisse.
• Machen Sie Daten für bestimmte Zielgruppen zugänglich.
• Erleichtern Sie den Wissensaustausch im Unternehmen.
• Leiten Sie wichtige Erkenntnisse für die Unternehmensführung ab.
• Treffen Sie geschäftskritische Entscheidungen auf fundierter Faktenbasis.

Reporting: Die besten KPIs für jede Abteilung

Jede Geschäftseinheit hat unterschiedliche Berichtsanforderungen und verfolgt deshalb andere Leistungskennzahlen (KPI). Die Controlling-Abteilung ist an der Bilanz des Unternehmens interessiert, das Marketing-Team will wissen, wie gut die Website performt und die Personalabteilung benötigt Einblicke in die Mitarbeiterzufriedenheit.

Wir stellen nachfolgend die wichtigsten Reporting-Arten für die unterschiedlichen Abteilungen und Unternehmensbereiche vor:

• Das Finanz-Reporting umfasst sowohl vom Gesetzgeber verlangte Bilanzen und Jahresabschlüsse (externes Reporting) als auch Gewinn- und Verlustrechnungen (internes Reporting). Hierfür ist die Controlling- oder Finanzbuchhaltungsabteilung zuständig.
• Das Marketing-Reporting liefert Einblicke in die Performance der Website, Social-Media-Kanäle und Marketing-Aktionen eines Unternehmens. Aufgrund der digitalen Natur dieser Assets liegen meist zahlreiche Daten vor, die sich schnell und einfach übersichtlich aufbereiten lassen. Zu den wichtigsten KPIs gehören die Anzahl der Besucher der Unternehmenswebsite, deren Verweildauer sowie die Absprungrate, neue Follower und die Engagement-Rate der Social-Media-Kanäle sowie die Kosten pro Klick (CPC) bezahlter Werbeanzeigen. 
• Das Vertriebs-Reporting ist eng mit den Verkäufen eines Unternehmens verknüpft, was sich in den häufigsten Vertriebs-KPIs widerspiegelt: Kosten pro Lead, Kundenwert (CLV), Lead Conversion Rate, Customer Acquisition Cost (CAC) usw.
• Das Management-Reporting richtet sich vor allem an die Führungskräfte eines Unternehmens und dient der strategischen Entscheidungsfindung. Anstatt detaillierter und granularer Einblicke liefert es einen allgemeinen Überblick über die betriebswirtschaftliche Gesundheit des Unternehmens.
• Das Personal-Reporting, auch HR-Reporting genannt, bildet die Personalkennzahlen eines Unternehmens ab, wie die Mitarbeiterstruktur, Krankheitsfälle, Überstunden, Neueinstellungen und so weiter. Es liefert wertvolle Einblicke in die Mitarbeiterbindung und Mitarbeiterzufriedenheit und bildet die Basis für Ihr Recruiting und zukünftige Personalmaßnahmen.
• Beim Einkaufsreporting dreht sich alles um die Kosten und Volumen des Einkaufs von Rohstoffen sowie um die Lieferantenbeziehungen wie die Liefertermintreue und Reklamationsquote.
• Das IT-Reporting reflektiert die veränderte Rolle der IT-Abteilung, die nicht mehr nur für die technische Infrastruktur zuständig ist, sondern auch zunehmend zur Geschäftsprozessoptimierung beiträgt. Hier ist es wichtig, dass die Berichte für die jeweilige Zielgruppe angefertigt werden.

5 Tipps für bessere Geschäftsberichte

Zur Erstellung von Berichten wird im Allgemeinen das 3-Phasen-Modell empfohlen:

1. In der Selektionsphase wählen Sie die wichtigsten Leistungskennzahlen aus.
2. In der Datenphase ermitteln Sie die Datenquellen und die Qualität der Daten.
3. In der Layoutphase legen Sie die Visualisierung und Darstellung der Daten fest.

In den nachfolgenden Abschnitten finden Sie fünf weitere Tipps für bessere und aussagekräftige Berichte.

1. Erwägen Sie den Einsatz von Reporting-Tools

Die meisten KMU sammeln ihre Daten anfangs in Tabellenkalkulationen. Das geht lange gut, aber mit zunehmender Komplexität und Anzahl an Datensätzen wird das manuelle Eintragen von Daten mühsam und anfällig für Fehler.

Ab einem gewissen Zeitpunkt sollten Sie über den Wechsel zu einer Software nachdenken, die Ihnen die Erfassung, Analyse und Visualisierung der Daten abnimmt. Moderne Reporting-Tools lassen sich außerdem in Ihre bestehenden Systeme einbinden und bieten moderne Zusatzfunktionen wie Automatisierungs- und Analysemöglichkeiten an.

2. Identifizieren Sie die wichtigsten Daten

Alle technisch möglichen Daten zu erfassen klingt verlockend, aber für übersichtliche und verständliche Berichte sollten Sie sich allein auf die wichtigsten Kennzahlen Ihrer Abteilung konzentrieren.

In unserem aufgezeichneten Salesforce Webinar für Marketing-Cloud-Anwender vom Dezember 2021 erfahren Marketingprofis, welche KPIs sie für aussagekräftige Reports mit den fortgeschrittenen Features von Salesforce Datorama erfassen sollten.

3. Erstellen Sie einen regelmäßigen Zeitplan

Um die Vergleichbarkeit Ihrer Leistungskennzahlen zu gewährleisten, müssen diese in einem regelmäßigen Intervall gemessen werden. Entscheiden Sie sich beispielsweise für eine tägliche, wöchentliche oder monatliche Auswertung.

4. Automatisieren Sie die Datenerfassung

Sobald Unternehmen sich anstatt der manuellen Datenerfassung für ein Tool entschieden haben, steht ihnen im nächsten Schritt die Automatisierung dieser Abläufe offen. Integrieren Sie hierfür Daten aus Ihrem CRM-System oder Ihrer ERP-Software.

Wer noch einen Schritt weitergehen möchte, setzt auf Business Analytics-Tools (BA) und Business Intelligence Software (BI), die die Daten mithilfe von künstlicher Intelligenz analysieren, auswerten und automatisierte Vorschläge sowie Warnungen ausgeben.

5. Visualisieren Sie Ihre Daten für übersichtliche Erkenntnisse

Das menschliche Gehirn kann mit Datensätzen allein wenig anfangen. Um Erkenntnisse ableiten zu können, müssen uns Daten in visualisierter Form vorliegen. Glücklicherweise bieten alle guten Reporting-Tools eine Auswahl an verschiedenen Grafiken und Diagrammen an, die meist individuell anpassbar sind.

Entscheiden Sie sich für eine Präsentation, die Ihre wichtigsten Daten in den Mittelpunkt rückt und an Ihrer Zielgruppe ausgerichtet ist. Beschriften Sie Ihre Diagramme, nutzen Sie verschiedene Farben und vereinen Sie mehrere Diagramme in einem übersichtlichen Dashboard.

Mit der Sales Cloud von Salesforce kann Ihr Vertriebsteam aussagekräftige Berichte einfach per Drag-and-Drop erstellen, relevante Kennzahlen auch unterwegs überprüfen und so wichtige Geschäftsentscheidungen gemeinsam vorantreiben.

Intelligentes Reporting für faktenbasierte Entscheidungen

Mitarbeiter:innen und Führungskräfte benötigen Antworten auf viele kritische Fragen: Welche unserer Produkte sind am profitabelsten? Sind unsere Kund:innen zufrieden? Wie können wir unsere Effizienz steigern und Kosten senken?

Sie alle benötigen Einblicke in das operative Geschäft – und das gelingt nur mit aussagekräftigen Daten, die vergleichbar sind, übersichtlich dargestellt werden und aus denen sich Handlungsempfehlungen ableiten lassen. 

Mithilfe von datenbasierten Berichten können Ihre Teams das „Warum“ ergründen, Trends erkennen und sofort entsprechend handeln. Sie müssen nicht länger auf ihr vages Bauchgefühl vertrauen, sondern können die Fakten sprechen lassen.

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