Robotic Process Automation: Der Schlüssel zur Effizienzsteigerung in Unternehmen

Robotic Process Automation (RPA) treibt die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen voran, indem sie einfache manuelle Tätigkeiten und Prozesse durch Softwareroboter automatisiert. Dieser Artikel beleuchtet die Grundlagen und Anwendungsgebiete von RPA in verschiedenen Branchen und Bereichen. Zudem werfen wir einen Blick auf die Zukunftsperspektiven dieser Technologie. Entdecken Sie, wie Sie dank RPA Ihre Geschäftsprozesse effizienter gestalten.

Grundlagen von Robotic Process Automation

Bevor wir auf den Nutzen von Robotic Process Automation näher eingehen, besprechen wir die Grundlagen von RPA.

Definition: Was ist RPA?

Robotic Process Automation ist eine Technologie, mit der sich wiederholende, einfache und regelbasierte Aufgaben durch Softwareroboter automatisiert werden können. Bei diesen „Robotern“ handelt es sich nicht um physisch existente Roboter, wie sie in der Industrie beispielsweise in Fertigungsstraßen eingesetzt werden, sondern um Programme, die als digitale Assistenten administrative Tätigkeiten übernehmen. Das spart Ihrem Unternehmen nicht nur Zeit, sondern minimiert auch menschliche Fehler.

Wie funktionieren RPA-Bots?

RPA-Bots ahmen die Interaktion eines menschlichen Benutzers mit der Benutzeroberfläche eines Computersystems nach. Sie können Daten eingeben, Dateien verschieben, Berechnungen durchführen und sogar komplexe Entscheidungen treffen.

Welche Prozesse lassen sich mit Softwarerobotern automatisieren?

Fast jede wiederkehrende Aufgabe, die klar definierten Regeln folgt, ist ein Kandidat für die Automatisierung. Dazu zählen die Bearbeitung von Rechnungen, die Pflege von Kundendaten und die Verwaltung von Lagerbeständen. Unternehmen sollten jedoch sorgfältig prüfen, welche Prozesse sich am besten für die Automatisierung eignen und sicherstellen, dass die Implementierung gut geplant und überwacht wird, um das Potenzial von RPA voll auszuschöpfen.

Was ist der Unterschied zu intelligenter Automatisierung und Business Process Management (BPM) Lösungen?

Im Gegensatz zu RPA integriert intelligente Automatisierung (IA) Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML), um komplexe Entscheidungen zu treffen und sich kontinuierlich selbst zu verbessern. So kann IA beispielsweise unstrukturierte Daten analysieren und adaptive Entscheidungen treffen, während RPA auf klaren, vorhersehbaren Regeln beruht, die keine menschliche Intelligenz erfordern.

BPM-Lösungen sind umfassender und umfassen die Modellierung, Überwachung und Steuerung von Geschäftsprozessen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Sie bieten Funktionen zur Analyse, Optimierung und Verwaltung von Prozessen, während RPA spezifische manuelle Aufgaben innerhalb dieser Prozesse automatisiert. RPA kann Teil einer BPM-Lösung sein, aber nicht ihr alleiniger Schwerpunkt.

Vorteile von RPA-Tools

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile.

Kosteneinsparungen

RPA trägt erheblich zur Senkung Ihrer Betriebskosten bei, indem zeitaufwändige und teure Standardvorgänge mithilfe von Robotern erledigt werden. Das Einsparpotenzial durch RPA liegt je nach Quelle zwischen 30 und 80 Prozent – und das bei vergleichsweise geringen Investitionen. 

Erhöhte Effizienz

Roboter können sich wiederholende Aufgaben schneller und präziser ausführen als Menschen – und das rund um die Uhr. Ein Bot erledigt vergleichbare Aufgaben über Benutzerschnittstellen etwa drei bis vier mal schneller als ein Mensch.

Verbesserte Qualität und Genauigkeit

RPA verringert menschliches Fehlerpotenzial und erhöht die Genauigkeit von Prozessen. Ein praktisches Beispiel ist der Datentransfer zwischen Systemen: Ein Roboter kann Daten aus einer Excel-Tabelle auslesen und in ein CRM-System eingeben, ohne Tippfehler oder andere menschliche Fehler zu machen, die bei der manuellen Eingabe häufig vorkommen.

Entlastung der Mitarbeiter:innen

Durch die Übernahme monotoner und repetitiver Aufgaben durch Roboter werden Ihre Mitarbeiter:innen entlastet und können sich mehr wertschöpfenden Tätigkeiten wie komplexen Analysen und strategischen Planungen widmen.

Skalierbarkeit

RPA-Lösungen können leicht an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Wenn das Geschäftsvolumen zunimmt, können Sie einfach mehr Roboter hinzufügen, ohne größere Änderungen an der bestehenden Infrastruktur vorzunehmen. Beispielsweise kann robotergesteuerte Prozessautomatisierung in einem wachsenden E-Commerce-Unternehmen zur Bearbeitung von Bestellungen und Rücksendungen eingesetzt werden, wobei die Anzahl der Roboter je nach Bedarf erhöht werden kann.

Verbesserte Compliance

RPA stellt sicher, dass alle Prozesse konsistent und regelkonform ausgeführt werden. Dies erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Ein Beispiel hierfür ist die automatische Überwachung und Berichterstattung von Finanztransaktionen, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Dies reduziert das Risiko von Compliance-Verstößen und die damit verbundenen Strafen.

Einsatzgebiete von RPA-Anwendungen

RPA-Anwendungen sind vor allem in folgenden Bereichen und Branchen im Einsatz.

Vertrieb

Robotic Process Automation (RPA) steigert die Effizienz im Vertrieb, indem Routinetätigkeiten durch Automatisierung erledigt werden. So wird zum Beispiel die Erstellung und der Versand von Kundenrechnungen beschleunigt und fehlerfreier. Die Überprüfung von Kundendaten, wie die Liquidität, erfolgt automatisch durch die Überprüfung relevanter Finanzinformationen. Das Anlegen und Pflegen von Kundenstammdaten sowie das Erfassen von Kundenaufträgen in ERP-Systemen wird effizienter. Auch die Erstellung von Auftragsbestätigungen wird automatisiert, was die Reaktionszeit auf Kundenbestellungen verkürzt und die Genauigkeit erhöht. 

Finanzwesen & Buchhaltung

Wenn Sie eine große Anzahl von Rechnungen zu verarbeiten haben, kann RPA im Finanz- und Rechnungswesen dazu beitragen, die Bearbeitung von Rechnungen zu optimieren, die Abstimmung von Konten zu automatisieren und die Erstellung von Finanzberichten zu erleichtern. Das Ergebnis sind schnellere Finanztransaktionen und eine geringere Fehlerquote.

Banken & Versicherungen

Banken und Versicherungen profitieren von RPA, indem sie die Bearbeitung von Kundenanfragen, die Konfiguration neuer innovativer Dienstleistungen und die Verwaltung von Abrechnungssystemen automatisieren. Dies ermöglicht einen schnelleren, flexibleren und genaueren Kundenservice und steigert die Kundenzufriedenheit. Beschäftigte im Bank- und Finanzwesen können die gewonnene Zeit nutzen, um sich auf höherwertige Aufgaben wie beispielsweise Kundenbindung und Risikomanagement zu konzentrieren. 

Personalwesen

Personalabteilungen sind oft noch stark manuell geprägt, weshalb Softwareroboter im Personalwesen einen hohen Mehrwert bieten. RPA-Bots im HR verwalten Mitarbeiterdaten, beschleunigen Onboarding-Prozesse und verbessern die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen. Dies führt zu einer effizienteren Verwaltung und besseren Eingliederung neuer Mitarbeiter:innen. Ein RPA-Tool kann zum Beispiel genutzt werden, um neue Mitarbeiter:innen automatisch im System zu registrieren und ihre Daten in verschiedene Softwarelösungen zu übertragen. Diese Aufgabe, die manuell mehrere Stunden dauern würde, wird mit robotergesteuerter Prozessautomatisierung in wenigen Minuten erledigt.

Einzelhandel

Im Einzelhandel wird RPA eingesetzt, um die Rechnungsbearbeitung, die Retourenabwicklung und das Bestandsmanagement zu automatisieren. Dies sorgt für einen reibungsloseren Ablauf der Geschäftsprozesse und eine bessere Kontrolle über den Warenbestand.

Logistik

In der Logistik erleichtert RPA die Datenerfassung und Bestandsverwaltung, sodass die Lagerhaltung optimiert und die Reaktionszeiten auf Änderungen in der Nachfrage verkürzt werden. Dadurch wird die Effizienz der gesamten Lieferkette verbessert.

Gesundheitswesen

Im Gesundheitswesen hilft RPA bei der Verwaltung von Patientendaten und Abrechnungsprozessen. Dies führt zu einer höheren Datengenauigkeit und einer schnelleren Bearbeitung von Abrechnungen. Dadurch wird das medizinische Personal entlastet und kann sich auf die Patientenversorgung konzentrieren.

Herausforderungen und Risiken von RPA-Lösungen

Obwohl die robotergestützte Prozessautomatisierung viele Vorteile bietet, sind auch Herausforderungen und Risiken bei der Einführung von Robotic Process Automation Tools zu berücksichtigen:

Skalierbarkeit und Komplexität

RPA ist besonders effektiv bei repetitiven, regelbasierten Aufgaben. Bei komplexeren Prozessen, die ein hohes Maß an Variabilität oder Entscheidungsfindung erfordern, stoßen RPA-Lösungen oft an ihre Grenzen. Beispiele hierfür sind die Verarbeitung unstrukturierter Daten oder der Umgang mit Ausnahmesituationen, die ein menschliches Eingreifen nötig machen.

Integration in bestehende Systeme

Die nahtlose Integration von RPA in existierende IT-Infrastrukturen kann Unternehmen vor große Herausforderungen stellen. Unterschiedliche Systeme, Formate von Daten und Sicherheitsprotokolle können die Implementierung und Skalierung von RPA erschweren. Ein Beispiel hierfür sind Legacy-Systeme, die nicht standardmäßig unterstützt werden und zusätzliche Anpassungen erfordern.

Auswirkungen auf die Arbeitsplätze

Obwohl RPA darauf ausgelegt ist, sich wiederholende Aufgaben zu übernehmen und menschliche Fehler zu reduzieren, können Bedenken hinsichtlich der Arbeitsplatzsicherheit aufkommen. In einigen Fällen befürchten Beschäftigte, dass ihre Arbeitsplätze durch Roboter ersetzt werden. Ein Beispiel ist der Einsatz von RPA in der Buchhaltung, wo einfache Buchungen automatisiert werden, was möglicherweise zu einer Verringerung des Bedarfs an Buchhalter:innen führt.

Sicherheit und Datenschutz

Die Automatisierung von Prozessen durch RPA kann Sicherheitslücken zur Folge haben, insbesondere wenn sensible Daten betroffen sind. Beispiele hierfür sind unzureichende Kontrollen der Zugriffsrechte auf automatisierte Systeme oder die unverschlüsselte Übertragung sensibler Informationen.

Wartung und Management

RPA erfordert eine regelmäßige Wartung, Überwachung und Aktualisierung der Automatisierungsregeln und -prozesse. Die Verwaltung einer wachsenden Anzahl von RPA-Bots kann zu einer Herausforderung werden, insbesondere wenn verschiedene Teams oder Abteilungen RPA unabhängig voneinander implementieren. Ein Beispiel hierfür ist die Notwendigkeit einer klaren Governance und eines Change Managements, um Inkonsistenzen oder Konflikte zwischen verschiedenen Automatisierungsinitiativen zu vermeiden.

Diese Herausforderungen und Risiken zeigen, dass RPA zwar viele Vorteile bietet, aber sorgfältig implementiert und verwaltet werden muss, um die erwünschten Effekte zu erzielen. Ein Nachteil von RPA besteht letztlich auch darin, dass ineffiziente Prozesse automatisiert werden und dadurch Optimierungspotenziale im Verborgenen bleiben. 

Welche Funktionen bietet MuleSoft RPA?

MuleSoft RPA bietet eine Reihe von Funktionen, die die Automatisierung Ihres Unternehmens effizienter und benutzerfreundlicher gestalten:

• RPA Manager: Verwalten Sie jeden Schritt Ihrer Automatisierungsreise und überwinden Sie Unternehmenssilos.
• RPA Recorder: Erfassen Sie Ihre Geschäftsprozesse schnell und einfach über Desktop- und Webanwendungen hinweg. Beispielsweise können Sie mit dem Recorder einen Automatisierungsprozess erstellen, der automatisch Daten aus einem CRM-System extrahiert und in ein Buchhaltungssystem überträgt.
• RPA Builder: Der RPA Builder bietet die Möglichkeit, Bots schnell zu konfigurieren und zu debuggen, um den Automatisierungszyklus zu optimieren. Ein Beispiel ist die Konfiguration eines Bots, der automatisch Bestellvorgänge in einem E-Commerce-System überwacht und bei Bedarf reagiert, um Lagerbestände aufzufüllen.
• Nahtlose Integration: Erreichen Sie eine End-to-End-Automatisierung, indem Sie RPA-Bots nahtlos mit Customer 360, Anypoint Platform und Composer integrieren.
• Transparenz und Überwachung: Behalten Sie die Effizienz Ihrer Automatisierungen im Auge und verbessern Sie die Leistung der Bots mit vollständiger Sichtbarkeit von ROI, Prozesslebenszyklen, Gewinnanalysen und Bot-Nutzung.

Jetzt den ersten Schritt zur Automatisierung machen

Robotic Process Automation bietet Unternehmen erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Kosteneinsparungen und Qualitätssicherung. Von der Automatisierung repetitiver Aufgaben im Finanz- und Personalwesen bis hin zur Logistik erweist sich RPA als vielseitige Lösung für zahlreiche Branchen und Bereiche. Zukünftige Entwicklungen versprechen eine stärkere Integration mit KI und ML, um noch komplexere Prozesse zu automatisieren und weiter zu optimieren.