7 Sales Dashboards, die jedes Team braucht (mit Beispielen)

Zelle ausfüllen. Zeile hinzufügen. Spalte aktualisieren. Neue Registerkarte. Auf das Beste hoffen. Und all das 10 Mal pro Tag. Kommt Ihnen das bekannt vor? Meiner Erfahrung nach erfassen unzählige Unternehmen (auch Großkonzerne) Verkaufsdaten in Tabellen wie diesen und versuchen dann, sie zu analysieren. Bei kleinen Projekten können Tabellen zweifellos nützlich sein. Für komplexe Verkaufsdaten sind sie jedoch ungeeignet.  

Die Lösung: Sales Dashboards!

Mit den richtigen Sales Dashboards können Sie Ihre Daten automatisch abrufen, organisieren und übersichtlich anzeigen lassen. Wichtige Kennzahlen werden nach Funktion segmentiert und in Echtzeit aktualisiert, sodass alle Beteiligten die jeweils neuesten Informationen sehen. Doch nicht alle Sales Dashboards sind gleich. Nachfolgend empfehle ich einige spezielle Arten von Dashboards, die Ihnen auf jeder Ebene einen klaren Überblick über die Vertriebsleistung verschaffen – von den einzelnen Vertriebsmitarbeiter:innen bis hin zur Vertriebsorganisation.

Was ist ein Sales Dashboard? 

Ein Sales Dashboard ist eine visuelle Darstellung von Vertriebskennzahlen, normalerweise in Form eines Diagramms oder Schaubilds. Das Sales Dashboard ist Teil des CRM oder der Vertriebsanalysesoftware eines Unternehmens und gruppiert zusammenhängende Kennzahlen, sodass der Fortschritt beim Erreichen von Vertriebszielen auf einen Blick ersichtlich ist. Ein regelmäßig verwendetes Sales Dashboard kann aufzeigen, in welchen Bereichen Vertriebsteams eine gute Leistung erbringen und wo Verbesserungspotenzial besteht.  

Sales Dashboards werden in der Regel von Vertriebsmanager:innen, Vertriebsleiter:innen und Sales-Operations-Teams erstellt. Vertriebsmitarbeiter:innen können jedoch ebenfalls Sales Dashboards anlegen, um ihre eigenen Accounts nachzuverfolgen. Bei besonders flexiblen CRMs können Teams ihre Sales Dashboards mit anderen Beteiligten im Vertriebsteam und im restlichen Unternehmen teilen – für maximale Transparenz.

Ein Sales Dashboard sehe ich besonders häufig: Das vom Vertriebsmanagement erstellte Team-Pipeline-Dashboard. Es enthält die Gesamtzahl der Leads, die in einem bestimmten Quartal von den Vertriebsmitarbeiter:innen generiert wurden, die Gesamtzahl der Leads in jeder Pipeline-Phase und die Konversionsrate des Teams (der Prozentsatz der Leads, die einen Kauf abschließen). Der/Die Vertriebsmanager:in kann anhand dieser Daten den Umsatz für das Quartal prognostizieren und identifizieren, wo Coaching erforderlich ist.

Erstellen eines Sales Dashboards 

Wie Sie ein Sales Dashboards erstellen, hängt von der verwendeten Analytics-Plattform ab. Allerdings gibt es ein paar typische Schritte: Sie bestimmen, welche Ziele und Kennzahlen Sie verfolgen möchten, wählen ein Tool aus, das Ihnen diese Nachverfolgung ermöglicht, synchronisieren Ihre Verkaufsdaten mit dem neuen Tool und erstellen die Sales Dashboards für Ihr Team.

1. Legen Sie fest, welche Vertriebsziele Sie nachverfolgen möchten. Möglicherweise haben Sie ein jährliches Umsatzziel von 1 Million US-Dollar. 
2. Ermitteln Sie die Kennzahlen, die das Erreichen dieser Ziele unterstützen. Wenn das zentrale Ziel der Gesamtumsatz ist, sollten Sie Sales KPIs nachverfolgen, die dieses Ziel unterstützen, z. B. generierte Leads, Leads in der Pipeline und Pipeline-Wert. (Meine Empfehlung: Beschränken Sie sich auf drei oder vier Kennzahlen pro Ziel. Anderenfalls ist es schwierig, die Dashboards einzurichten, und noch schwieriger, sie zu interpretieren.)
3. Legen Sie fest, wer auf welches Sales Dashboard zugreifen kann. In vielen Fällen empfiehlt es sich, die Dashboards zwecks maximaler Transparenz mit dem gesamten Team zu teilen. Allerdings sind einige Dashboards, darunter die Verfolgung der Gesamtumsatzziele, für die Vertriebsmitarbeiter:innen bei ihrer täglichen Arbeit nicht sehr hilfreich. 
4. Wählen Sie ein Analytics-Tool oder CRM, mit dem Sie Sales Dashboards zu den festgelegten Kennzahlen erstellen können. Viele CRM-Tools (Customer Relationship Management) bieten vordefinierte Vorlagen und Drag-and-Drop-Funktionen zum einfachen Erstellen von Sales Dashboards. Ich empfehle die Auswahl eines Tools, mit dem sich Sales Dashboards basierend auf der Rolle oder Funktion in nur wenigen Klicks erstellen lassen.
5. Synchronisieren Sie Ihre Daten. Achten Sie bei der Aufnahme eines neuen Analytics-Tools in Ihren Tech Stack darauf, dass es sich nahtlos in Ihre anderen Tools integrieren lässt und darauf ausgelegt ist, Kunden- und Verkaufsdaten regelmäßig zu synchronisieren – am besten in Echtzeit. Oder vermeiden Sie das Verketten verschiedener Technologien ganz, indem Sie ein CRM auswählen, das zuverlässige Analysefunktionen inklusive anpassbarer Sales Dashboards umfasst (oder indem Sie auf ein solches CRM umstellen). 
6. Erstellen und teilen Sie Ihre Sales Dashboards. Befolgen Sie dazu die von Ihrem Analytics- oder CRM-Anbieter empfohlenen Schritte. 

7 Beispiele für Sales Dashboards 

Den besten Überblick über den Vertriebs- und Unternehmensstatus liefern einfache Sales Dashboards, die der gesamten Vertriebsorganisation zur Verfügung stehen und durch Echtzeitdaten unterstützt werden. Ich verwende die folgenden sieben Sales Dashboards am häufigsten:

1. Dashboard zum Status des Vertriebs

Für: Vertriebsmanagement und Führungskräfte

Zu berücksichtigende KPIs: Gesamtumsatz des Teams, Gesamtbetrag der Geschäftsabschlüsse in der Pipeline, durchschnittlicher Prozentsatz der Quotenerfüllung, Prognosegenauigkeit (Weitere mögliche KPIs: Gesamtzahl neuer Leads, Mitarbeiterzufriedenheit und -fluktuation, pro Quartal/Jahr gebuchte Gespräche, durchschnittlicher Betrag der Geschäftsabschlüsse im Team)

Verwendung: täglich oder wöchentlich

Vorteile: Stellen Sie sich das Dashboard zum Status des Vertriebs als eine Art Command Center vor. Es liefert einen Überblick über alle wichtigen Kennzahlen, die sich auf die teamweiten Vertriebsziele auswirken. Sie erkennen anhand dieser Kennzahlen, ob es nötig ist, die übergeordnete Vertriebsstrategie anzupassen, Gebiete neu aufzuteilen oder die Enablement-Bemühungen zu verstärken. 

2. Prognose-Dashboard 

Für: Vertriebsmanagement und Führungskräfte

Zu berücksichtigende KPIs: Erfolgsquote des Teams, durchschnittlicher Betrag der Geschäftsabschlüsse, durchschnittliche Länge des Vertriebszyklus, Gesamtwert der Pipeline 

Verwendung: wöchentlich

Vorteile: Stellen Sie sich dieses Dashboard als Wettervorhersage für Ihr Vertriebsteam vor. Anhand der jeweils neuesten Verkaufsdaten wird ermittelt, wie wahrscheinlich es ist, dass Sie Ihre übergeordneten Vertriebsziele erreichen. Zusätzlich werden Ihre Vertriebsmitarbeiter:innen auf potenzielle Krisen vorbereitet. Dieses Sales Dashboard sollte wöchentlich auf Probleme überprüft werden, z. B. geringes Lead-Volumen oder ungewöhnlich lange Vertriebszyklen, die verhindern, dass Sie Ihre Gesamtumsatzziele erreichen. 

3. Dashboard zur Leistung der Vertriebsmitarbeiter:innen

Für: Vertriebsmanagement

Zu berücksichtigende KPIs: Konversionsrate, generierter Gesamtumsatz, Prozentsatz der Quotenerfüllung, Engagement bei Aktivitäten, Opportunities in der Pipeline, Kundenbindungsrate, potenzielle Risiken und vernachlässigte Accounts (Weitere mögliche KPIs: generierte Leads, Opportunities in der Pipeline, durchschnittlicher Betrag der Geschäftsabschlüsse, Länge des Vertriebszyklus und Aktivitätskennzahlen wie getätigte Anrufe oder versendete E-Mails)

Verwendung: täglich oder wöchentlich

Vorteile: Die Leistung von Vertriebsmitarbeiter:innen lässt sich anhand von drei Kennzahlen besonders genau messen: Konversionsrate, generierter Gesamtumsatz und Prozentsatz der Quotenerfüllung. Wenn Sie diese Angaben in einem Sales Dashboard kombinieren und in Bezug auf die letzten Monate, Quartale oder andere Vertriebsmitarbeiter:innen prüfen, erkennen Sie, ob die Leistung eines/einer Mitarbeiter:in schwach, erwartungsgemäß oder überragend ist. Die anderen hier erwähnten Kennzahlen, wie generierte Leads und durchschnittlicher Betrag der Geschäftsabschlüsse, können frühzeitig signalisieren, dass bestimmte Geschäfte vernachlässigt wurden und wichtige Leistungskennzahlen nicht den Erwartungen entsprechen. Liegen diese Kennzahlen unter den Benchmarks, sollten Sie Verkaufsgespräche und Prozesse genauer prüfen, um Coaching-Möglichkeiten zu identifizieren.

4. Vertriebsrangliste

Für: Vertriebspersonal und -management

Zu berücksichtigende KPIs: Anzahl der neuen Leads, neu generierte Pipeline, Prozentsatz der Quotenerfüllung – jeweils nach Vertriebsmitarbeiter:in (Weitere mögliche KPIs: protokollierte Aktivitäten und Compliance-Rate bei Service-Level-Agreements)

Verwendung: vierteljährlich

Vorteile: Meiner Erfahrung nach sind die meisten Vertriebsmitarbeiter:innen sehr wettbewerbsorientiert und wollen mehr oder größere Geschäfte abschließen als ihre Teamkolleg:innen. Dass Ihre Vertriebsmitarbeiter:innen die Leistung aller Mitglieder des Vertriebsteams sehen, motiviert sie dazu, sich auf der Rangliste nach oben zu arbeiten. Fördern Sie den gesunden Wettbewerb, indem Sie den Personen, die es bis zum Quartalsende an die Spitze der Rangliste schaffen, zusätzliche Anreize bieten. Ein weiterer Vorteil für Manager:innen: Aus dem Dashboard geht hervor, welche Vertriebsmitarbeiter:innen eventuell zusätzliches Coaching benötigen.

5. Dashboard zur Erfolgs-/Verlustquote

Für: Vertriebsmanagement und Führungskräfte

Zu berücksichtigende KPIs: Erfolgs- oder Verlustquote, Erfolgs-/Verlusttrends im Laufe der Zeit, Kundenabwanderungsrate 

Verwendung: vierteljährlich

Vorteile: Achten Sie beim Einrichten dieses Dashboards darauf, Filter für Branche, Unternehmensgröße oder andere Aspekte hinzuzufügen. Sie erkennen dann, wo Ihre Produkte/Services positiv aufgenommen werden oder straucheln. Entsprechend können Sie Ihre Vertriebsstrategie genauer prüfen und die Produktpositionierung für Ihren Zielmarkt anpassen. 

6. Dashboard zu Sales Leads

Für: Vertriebspersonal und Leadgenerierungs-Teams

Zu berücksichtigende KPIs: Neue ausgehende Leads (durch Prospecting), neue eingehende Leads (durch Marketing- oder Werbemaßnahmen), Erfolgsquote nach Leadtyp

Verwendung: wöchentlich

Vorteile: Indem Sie die Quelle der eingeholten Leads genauer prüfen und untersuchen, ob sie umgewandelt werden oder nicht, erkennen Sie die Wirksamkeit Ihrer Prospecting- und Marketingmaßnahmen. Konzentrieren Sie sich auf die Kanäle, über Sie die hochqualifizierte Leads mit hohem Konvertierungspotenzial erhalten, und verwerfen Sie die Leads, die es nicht durch die Pipeline schaffen. 

7. Dashboard zur Pipeline-Generierung 

Für: Vertriebsmanagement, Vertriebspersonal und Marketingteams

Zu berücksichtigende KPIs: Gesamtwert der Sales Pipeline, Wachstumsrate der Pipeline (im Quartalsvergleich), Konversionsrate (Weitere mögliche KPIs: Pipeline-Schnelligkeit bzw. wie schnell ein Lead die Pipeline durchläuft sowie Ziel-Pipeline vs. tatsächliche Pipeline)

Verwendung: wöchentlich

Vorteile: Das Value-to-Sales-Verhältnis der Pipeline ist für jedes Unternehmen ein wichtiger Aspekt zum Erreichen der Zielvorgaben. Das Verhältnis beträgt in der Regel 3:1, kann jedoch je nach Branche und Bedarf variieren. Mit dem Dashboard behalten Sie die Team-Pipeline im Blick und stellen sicher, dass Sie genug Umsatz verbuchen, um Ihre Umsatzziele zu erreichen. Wenn Ihr Umsatzziel beispielsweise 2 Millionen US-Dollar beträgt, sollte sich der Wert der Pipeline auf etwa 6 Millionen US-Dollar belaufen. Anders ausgedrückt: Ist der Pipeline-Wert zu gering, werden Sie Ihre Ziele voraussichtlich nicht erreichen. Sie müssen also das Prospecting entsprechend ankurbeln.

Steigern Sie die Leistung Ihres Teams mit Sales Dashboards

Das Einrichten der Sales Dashboards ist nur der erste Schritt. Die fertigen Sales Dashboards müssen unbedingt jedes Quartal geprüft und aktualisiert werden, damit sie relevant bleiben. Bei regelmäßiger Pflege können Sie optimal von Ihren Tools profitieren und sicherstellen, dass Vertriebsmitarbeiter:innen, Manager:innen und Führungskräfte fortlaufend die nötigen Informationen zur Hand haben, um erfolgreich zu arbeiten und Geschäfte schneller abzuschließen. Und das ist deutlich einfacher, als diese Kennzahlen mühselig aus den Zeilen und Spalten verschiedener Tabellen herauszuklauben.