Meetings sind eine sehr sinnvolle Institution in Unternehmen im Allgemeinen und im Vertrieb im Speziellen. Hier haben Teams die Gelegenheit zum Austausch, können gemeinsam Lösungen für einzeln auftretende Herausforderungen des Vertriebsalltags entwickeln und das Teamgefühl stärken. Doch scheinen viele Sales Meetings für Vertriebler schier endlos zu sein, bringen wenige bis keine Ergebnisse und fressen Unsummen an Zeit und damit Geld. So sicher wie Meetings einen Gewinn für das Unternehmen darstellen können, so schnell mutieren sie oftmals zu einer Belastung für die Vertriebsmannschaft – wenn Meetings ineffizient vorbereitet und plan- und regellos durchgeführt werden. Unsere Tipps helfen Ihnen, durch effektives Management fruchtbare Meetings zu gestalten.
Team-Meetings sind notwendig, verschlingen jedoch Ressourcen
Sie arbeiten im Sales-Bereich und versuchen, Ihr Unternehmen oder Ihren Vertrieb kontinuierlich weiterzuentwickeln? Sie wollen Ihr Team mobilisieren und sicherstellen, dass Ihre Kollegen alle Informationen und Tools besitzen, um alle Aufgaben zielgerichtet und effektiv zu übernehmen? Meetings sind ein bewährtes wie beliebtes Instrument in der Mitarbeiterführung. Jedoch sind sie selten produktiv und stellen eher Zeitfresser im Alltag dar. Laut der Studie „Managing Your Scarcest Resource“ des amerikanischen Beratungsunternehmens Bain & Company verbringen 17 der befragten Konzerne 15 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings. Werden vorbereitende Teambesprechungen und Folge-Meetings dazugezählt, fallen insgesamt 300.000 Stunden im Topmanagement an. Unter dem Strich belaufen sich die durch Meetings verursachten Kosten auf jährlich 37 Millionen US-Dollar.
Mit kluger Strategie zum optimalen Sales Meeting
Um einen spürbaren Nutzen aus Teamsitzungen zu ziehen, ist es wichtig, bereits bei der Planung und Einladung die genaue Richtung einzuschlagen. Viele Meetings laufen nach ähnlichem Schema ab: Das Sales-Team geht Listen von potenziellen Käufern durch und legt fest, welche Neukundenaufträge im laufenden oder kommenden Monat zu erwarten sind. Besprechungen, an denen Vertriebler gerne teilnehmen und sich zielgerichtet einbringen, sollten jedoch nicht ausschließlich aus dem gemeinsamen Ausloten von Auftragswahrscheinlichkeiten bestehen.
Bedenken Sie bereits bei der Planung: Verkäufer tragen sehr viel Energie in sich und können nur schwer über längere Zeit an einem Meeting teilnehmen. Währenddessen können Sie weder Umsatz machen, noch mit anderen Sales-Kollegen in internen Wettbewerb treten. Sorgen Sie also dafür, bereits Meeting-Einladungen zu schreiben, die Ihr Team anspornen und begeistern – und nicht einfach überflogen werden. Vermeiden Sie abgenutzte Stilblüten oder eine formelle Anrede. Statt „Sehr geehrte Kollegen, wir laden Sie aufgrund der aktuellen Situation des Unternehmens zu einer Besprechung ein.“, formulieren Sie aktiver und verbinden Sie die Einladung mit einer (indirekten) Forderung: „Um auch künftig die richtige Unternehmensroute einzuhalten, liebe Kollegen, brauchen wir Ihre Hilfe. Lassen Sie uns gemeinsam zündende Ideen entwickeln!“. So schaffen Sie bereits im Vorfeld des Meetings eine proaktive Stimmung im Team.
7 Tipps für erfolgreiche Sales Meetings
- Definieren Sie die einzelnen Agendapunkte. Die Häufigkeit von langatmigen Meetings ist meist der primäre Grund, warum Ihre Kollegen missmutig und lustlos in Besprechungen gehen. Per se sind wöchentliche Meetings nicht schlecht. Stellen Sie im Team jedoch stets relevante Themen sicher, die es wirklich wert sind, besprochen zu werden. Reduzieren Sie ebenso die Anzahl der Meeting-Themen und wählen Sie den Zeitpunkt weise aus. Stimmen Sie sich am besten dazu mit Ihren Kollegen ab.
- Setzen Sie ein Zeitlimit. Sales-Mitarbeiter nehmen sich nur für die anberaumte Meeting-Dauer Zeit. Kalkulieren Sie daher mit 30 Minuten und beenden Sie es fünf Minuten vorher. Legen Sie für jeden einzelnen Agendapunkt eine maximale Zeitspanne für das Meeting fest und halten Sie sich während der Sitzung konsequent daran. Entsteht zu einzelnen Themen zusätzlicher Erklärungsbedarf, beraumen Sie dazu ein weiteres Meeting an. So werden Ihre Kollegen diszipliniert, haben ein Interesse daran, schnell fertig zu werden und arbeiten produktiv zusammen: ein selbstverstärkender Effekt.
- Legen Sie Meeting- und Diskussionsregeln fest. Ständige Unterbrechungen, die Benutzung des Smartphone oder auch traditionelle Verspätungen zum geplanten Termin können die Motivation aller Teilnehmer gefährden. Kommunizieren Sie frühzeitig Regeln, um Ihr Team zu disziplinieren. Ein großes Poster, auf dem Ihre Sitzungsregeln festgeschrieben sind, erinnert Ihre Mannschaft permanent daran. Ihre Kollegen können dies jederzeit erweitern und mit neuen Regeln anreichern, die im Laufe der Zeit nötig werden. Verfolgen Sie dabei das Prinzip, dass Ihre Meeting-Regeln so lange akzeptiert werden, bis Ihre Kollegen schriftlich widersprechen.
- Moderieren Sie knapp, straff und rigoros. Ein ungeschriebenes Gesetz menschlicher Natur: Wir interessieren uns mehr für eigene als für Dinge unserer Mitmenschen. Versuchen Sie den Mittelweg zu finden und geben Sie Ihren Kollegen die Möglichkeit, auch selbst mal im Rampenlicht zu stehen. Widmen Sie sich gleichzeitig dem Team und den Agendapunkten, ermahnen Sie bei Störungen stets die Teilnehmer und nehmen Sie Bezug zu den gemeinsam erarbeitenden Geboten. Sprechen Sie auch gezielt Schweiger an, die sich nicht einbringen. Tipp gegen Verspätungen: Verschließen Sie fünf Minuten nach dem angesetzten Termin die Tür. Ihre Kollegen werden sich so den eigenen Schlendrian selbst austreiben.
- Wählen Sie kreative Tagungsorte und ändern Sie Ihre Meeting-Formate. Der runde Tisch des Konferenzraums ist ein guter Ort, um Themen schnell zu diskutieren. Um einem Sales Meeting die Hektik zu nehmen, sollten Sie den sterilen Raum gegen einen anderen Besprechungsort vereinzelt eintauschen. Ein Ausflug in die umliegende Natur oder der Besuch eines Restaurants kann für zusätzliche Impulse im Team sorgen. Wollen Sie im Meeting primär Informationen weitergeben, überschütten Sie Ihr Team nicht verbal mit Daten. Wenn Sie auf PowerPoint-Präsentationen setzen, reduzieren Sie den Umfang der Folien. Fassen Sie sich dabei stets kurz. Ändern Sie beizeiten die Formate, sprechen Sie in Meetings kontinuierlich frei und präsentieren Sie Ihre Themen nur mit einer Slideshow gänzlich ohne Text. Auch kleine Gruppenarbeiten sollten dazu gehören. Das erhöht die Aufmerksamkeit Ihrer Kollegen und vermeidet Langeweile.
- Halten Sie Zwischenergebnisse fest. Wenn die Zeit im Meeting knapp wird, blicken die Teilnehmer immer häufiger auf die Uhr. Entsprechend schnell werden kommende Maßnahmen geplant. Jeder denkt nun: Allen wird schon klar sein, was nun zu tun ist. Leider ist dann oft die Folge, dass Vieles von dem, das im Raum stand, bis zum nächsten Meeting gar nicht umgesetzt wird. Führen Sie Protokoll oder ernennen Sie einen Kollegen zum Protokollanten. Fixieren Sie wichtige Maßnahmen in einem Plan, mailen Sie diesen an alle Meeting-Teilnehmer und klopfen Sie die Umsetzung bis zum nächsten Termin in der Zwischenzeit ab.
- Lockern Sie Meetings auf und lösen Sie Probleme von einzelnen Kollegen nicht in der großen Runde. In Besprechungen mit vielen Teilnehmern ist es ratsam, zwischendurch eine Pause zum Brainstormen einzulegen. So können Dinge in kleinen Gruppen besprochen, anschließend Lösungswege präsentiert und diskutiert werden. Etablieren Sie eine Kultur, in der Teamgefühl und Zusammenarbeit gelebt werden. Sind einige der Agendapunkte nicht für alle Teilnehmer relevant, sollten Sie das Sales Meeting splitten. Nach dem ersten Teil, in dem allgemein wichtige Themen besprochen werden, sollten Sie im zweiten Teil den Austausch mit Kollegen suchen, für die ein bestimmtes Thema relevant ist. Dies trägt enorm zur Effizienz und Zufriedenheit aller Kollegen bei.
Fazit
Meetings können viel mehr sein als eine ungeliebte Pflichtveranstaltung. Versuchen Sie verschiedene Möglichkeiten in der Gestaltung von Meetings umzusetzen. Sie werden merken, dass Ihre Kollegen mit einer neuen Grundhaltung in Sales Meetings gehen und aktiver an den Herausforderungen arbeiten. So erhöht sich die Motivation aller.
Meetings erfordern wie alle Maßnahmen im Sales eine exakte Vorbereitung. Effektivität ist dabei die wichtigste Voraussetzung. Verbinden Sie ein effektives Meeting mit einem effizienten Ablauf. Sorgen Sie für eine gründliche und vollständige Organisation und moderieren Sie konsequent und zielgerichtet. Diese wesentlichen Maßnahmen kosten zwar Zeit und Nerven, werden sich aber langfristig für Sie und Ihren Vertrieb auszahlen.
Weitere Tipps und Trends rund um den Vertrieb finden Sie im kostenfreien E-Book State of Sales Report. Jetzt downloaden!
State of Sales Report: Trends & Insights
Inflation, Lieferengpässe, steigende Kundenerwartungen, sinkende Budgets – erfahren Sie, wie 7.700 Sales-Profis die aktuellen Herausforderungen meistern.
