Sales Support: Was ist Vertriebsunterstützung und warum ist sie wichtig?

Laut dem State of Sales-Bericht verbringen Vertriebsmitarbeiter:innen nur 28 % ihrer Arbeitszeit mit dem Verkaufen. Der Rest entfällt auf manuelle Aufgaben, Planung und die Pflege der Datensätze zu Geschäftsabschlüssen. Im Idealfall würden Vertriebsmitarbeiter:innen mehr Zeit in Interessent:innen und Kund:innen investieren. Doch ohne den nötigen Sales Support – also die Vertriebsunterstützung – für die 72 % ihrer Aufgaben, die nicht direkt auf den Vertrieb bezogen sind, kommen solche persönlichen Verkaufsgespräche nicht zustande.

Erfahren Sie, wie Sales Support Ihre Vertriebsmitarbeiter:innen entlastet, damit sie sich verstärkt auf Beziehungen konzentrieren können und mehr Geschäfte erfolgreich unter Dach und Fach bringen.

Unsere Themen:

• Was ist Sales Support?
• 5 Funktionen des Sales Support
• Warum ist Sales Support wichtig?
• Vorteile und Risiken von Sales Support
• 3 Tools zur Unterstützung Ihres Vertriebsteams

Was ist Sales Support?

Sales Support ist eine Funktion oder Rolle für administrative Aufgaben wie die Pflege von Kundendatensätzen, die Verwaltung von Sales Leads und die Beantwortung von Kundenfragen. In einigen Vertriebsteams umfasst dies Business Development Representatives (BDRs) und Sales Development Representatives (SDRs). Mitarbeiter:innen im Sales Support kümmern sich vorrangig darum, den Vertriebsprozess für die Vertriebsteams zu optimieren und die Kundenbeziehungen zu vertiefen.

5 Funktionen des Sales Support

Kurz gesagt besteht die Aufgabe des Sales Support darin, dem Vertriebsteam die Arbeit zu erleichtern. Der Sales Support arbeitet hinter den Kulissen unermüdlich daran, die Informationen und Ressourcen bereitzustellen, die Vertriebsmitarbeiter:innen für ihre zentrale Aufgabe brauchen: das Verkaufen. Konkret beeinflusst der Sales Support die Arbeit des Vertriebs wie folgt:

1. Lead-Management: Hierzu gehört, dass potenzielle Kund:innen über die Vertriebspipeline nachverfolgt und alle Leads (mithilfe automatisierter Technologie) sofort bearbeitet werden. Wenn beispielsweise ein/e potenzielle/r Kund:in an einer Produktdemo interessiert ist, bucht der Sales Support die Demo und sorgt dafür, dass ein/e Vertriebsmitarbeiter:in die weitere Interaktion übernimmt.

2. Datenmanagement und -analyse: Sales-Support-Teams pflegen und organisieren Kundendaten in CRMs. Sie aktualisieren die Kontaktinformationen der Kund:innen, dokumentieren Vertriebsinteraktionen und erfassen Kundenvorlieben. CRMs mit integrierten Funktionen zur Datenanalyse können helfen, Vertriebstrends und Kundenverhaltensmuster zu erkennen, die für die strategische Vertriebsplanung unverzichtbar sind.

3. Kundenservice und Kommunikation: Dieses Team ist ein wichtiger Dreh- und Angelpunkt zwischen dem Vertriebsteam und den Kund:innen. Es kümmert sich um Kundenanfragen, stellt Produktinformationen bereit und behebt Probleme – allesamt Aspekte einer positiven Customer Experience.

4. Unterstützung bei administrativen Aufgaben: Dies umfasst das Organisieren und Planen von Meetings, die Vorbereitung von Präsentationen und das Dokumentenmanagement. Vor einem wichtigen Sales Pitch bereitet das Sales-Support-Team beispielsweise die Präsentation und die Handouts vor, sodass der/die Vertriebsmitarbeiter:in sich ganz auf das Kundengespräch konzentrieren kann.

5. Vertriebsplanung und strategische Unterstützung: Der Sales Support kann auch bei Aufgaben wie Marktforschung, Wettbewerbsanalyse und der Identifizierung potenzieller Vertriebs-Opportunities helfen. Die gewonnenen Erkenntnisse fließen in den Vertriebsansatz und die Vertriebsstrategie ein und können dank Geschäftsabschluss- und Marktanalysedaten noch effizienter und gezielter ausgerichtet werden.

Die Aufgaben des Sales Support variieren je nach den Anforderungen der einzelnen Teams und Vertriebsmitarbeiter:innen. Wenn der Sales Support jedoch gute Arbeit leistet, entlastet er die Vertriebsteams – und diese können sich verstärkt potenziellen Kund:innen widmen, Vertrauen gewinnen und mehr Abschlüsse erzielen.

Warum ist Sales Support wichtig?

Was ist besser als ein/e Kund:in? Ein/e wiederkehrende/r Kund:in. Und was ist der wichtigste Aspekt beim Aufbau von Kundentreue? Die Customer Experience. Laut einer Studie von PwC sind die Hauptgründe, aus denen Verbraucher:innen sich von einer Marke abwenden, ihrer Erfahrung geschuldet: Mehr als ein Drittel (37 %) der Befragten gab an, Marken aufgrund schlechter Erfahrungen mit dem Produkt oder dem Service verlassen zu haben. Und diese Zahl ist unter jüngeren Verbraucher:innen sogar noch höher.

Eine der wichtigsten Aufgaben des Sales Support ist die Optimierung der Customer Experience. Die zeitnahe Bereitstellung korrekter Informationen sorgt für positive Kundeninteraktionen. Das ist gerade im aktuellen Marktumfeld wichtig: Heute ist es leichter als je zuvor, zwischen Marken zu wechseln und vor einem Kauf Vergleiche anzustellen. Eine hervorragende Customer Experience wirkt sich positiv auf die Markentreue aus und bildet die Grundlage für eine langfristige Beziehung.

Sales-Support-Teams tragen auch entscheidend zur Optimierung der Betriebsabläufe bei. Weil sie sich um administrative Aufgaben, Datenmanagement und die anfänglichen Kundenanfragen kümmern, können sich die Vertriebsmitarbeiter:innen auf Kundengespräche, Geschäftsabschlüsse und Umsatzgenerierung konzentrieren.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Datenanalyse. Sales-Support-Teams sammeln und analysieren Kundendaten, Markttrends und Kennzahlen zur Vertriebsleistung. Sie gewinnen dadurch wichtige Einblicke, die in die strategische Planung einfließen und Unternehmen helfen, Opportunities zu identifizieren, Trendprognosen zu erstellen und fundierte Entscheidungen zu ihren Vertriebsstrategien zu treffen.

Vorteile und Risiken von Sales Support

Ein leistungsstarkes System, das den Erfolg Ihres Teams unterstützt, ist von entscheidender Bedeutung. Nachfolgend finden Sie einige der Auswirkungen von gutem und schlechten Sales Support:

Vorteile:

• Fokus: Da sich der Sales Support um administrative und operative Aufgaben kümmert, können Teammitglieder mit direktem Kundenkontakt einen größeren Teil ihrer Zeit damit verbringen, zu verkaufen und Kundenbeziehungen auszubauen. Diese effizientere Arbeitsweise steigert die Produktivität und führt zu mehr Geschäftsabschlüssen.
• Optimierter Verkaufstrichter: Durch Leadqualifizierung und Nurturing mit Tools wie CRM-Systemen und Chatbots kann der Sales Support die vielversprechendsten Leads ermitteln und schnell durch die Pipeline hin zu den Vertriebsmitarbeiter:innen führen.
• Stärkere Kundenbeziehungen: Konsistente Kommunikation – E-Mail-Marketing, direkte Beantwortung von Fragen und andere Nurturing-Maßnahmen – sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen Kund:innen im Gedächtnis bleibt, und fördert Vertrauen, Treue und Empfehlungen.

Risiken:

• Mangelnder Vertriebsfokus: Ohne ein Support-Team, das bei Routineaufgaben unterstützt, sind Vertriebsmitarbeiter:innen und Account Executives häufig überlastet und haben weniger Zeit für wichtige Vertriebsaktivitäten.
• Vergeudete Zeit: Wenn Leads nicht richtig qualifiziert werden, verschwenden Vertriebsteams ihre Zeit mit unergiebigen Interessent:innen, statt sich auf vielversprechendere Leads mit höherem Konversionspotenzial zu konzentrieren.
• Vernachlässigte Kundenbeziehungen: Sporadische Kommunikation und lange Antwortzeiten führen dazu, dass Kund:innen sich nicht ausreichend geschätzt fühlen. Es besteht das Risiko, dass Ihnen künftige Vertriebschancen entgehen und der Ruf Ihres Unternehmens leidet.

3 Tools zur Unterstützung Ihres Teams

Im aktuellen schnelllebigen Vertriebsumfeld können die richtigen Tools Ihr Vertriebsteam unterstützen und Vorteile für Ihr gesamtes Unternehmen mit sich bringen. Hier einige unserer Favoriten:

• CRM-Tools bieten eine „Single Source of Truth“ für alle Kundendaten. Ein zentraler Hub erleichtert den Zugriff auf Daten und die gemeinsame Nutzung von Informationen in Ihrem Vertriebsteam (und darüber hinaus mit Marketing und Support). So sind alle auf dem gleichen Wissensstand und kein Detail wird vergessen.
• Tools für die Vertriebsautomatisierung können Ihrem Team Routineaufgaben wie Dateneingabe, Terminplanung und das Nachfassen bei Leads abnehmen. Sales-Support- und Vertriebsmitarbeiter:innen können sich daher auf strategische Aufgaben konzentrieren.
• Tools wie Slack helfen Ihren Vertriebsmitarbeiter:innen, schneller miteinander Kontakt aufzunehmen und direkt zusammenzuarbeiten. Slack ermöglicht den mühelosen Austausch von Informationen und Ideen zwischen Teams – ganz gleich, wo sie sich befinden.

Optimieren Sie Ihren Vertrieb mit starkem Sales Support

Ähnlich wie Schauspieler:innen, Künstler:innen und Sportler:innen können auch Vertriebsmitarbeiter:innen im Alleingang nicht ihr Bestes geben. Vom Lead-Nurturing bis hin zum Erstellen ansprechender Präsentationen – der Sales Support übernimmt wichtige Aufgaben, sodass Ihre Vertriebsprofis sich ganz auf das Verkaufen konzentrieren können. Halten Sie Ihren Vertriebsmitarbeiter:innen mit einem kompetenten Support-Team den Rücken frei, geben Sie diesem Team die nötige Technologie zum Nachverfolgen und Analysieren der Vertriebsaktivitäten und sehen Sie zu, wie Ihr Umsatz steigt.