Die Arbeit türmt sich auf Ihrem Schreibtisch immer höher und Sie wissen schon gar nicht mehr, wo Sie anfangen sollen. Zudem schieben Sie unangenehme Aufgaben oft vor sich her. Kennen Sie das? Dann wird es höchste Zeit für mehr Selbstmanagement! Self-Management-Methoden eignen sich hervorragend, um Ihre Produktivität und Motivation zu steigern.
Thomas Mangold, Autor von Die Selbstmanagement-Formel und Alles im Griff – effiziente Tagesplanung, sieht Selbstmanagement als Quintessenz des modernen Arbeitens: „Je besser ich mich selbst organisieren kann, umso mehr Aufgaben kann ich in weniger Zeit erledigen.“ In diesem Artikel erfahren Sie die 10 besten Selbstmanagement-Tipps von Thomas Mangold. Zusätzlich stellen wir Ihnen digitale Tools vor, mit denen Sie Ihre Produktivität steigern.
Mehr Zeit für das Wesentliche
Die heutige Arbeitswelt stellt Menschen hinsichtlich Konzentration und Organisation vor große Herausforderungen, weil zahlreiche Ablenkungsfaktoren um Aufmerksamkeit buhlen. Nicht mehr nur das klingelnde Telefon und die wissbegierigen Mitarbeiter bringen Sie aus dem Arbeitsrhythmus. Zusätzlich verkürzt die Online-Welt unsere Aufmerksamkeitsspanne immer mehr. E-Mail, Chat, Skype und Social Media sind stets nur einen Klick entfernt und sorgen mit ständigen Mitteilungen für eine dauerhafte Reizüberflutung. Wichtige von unwichtigen Informationen zu trennen wird immer schwieriger, ebenso wie eine effiziente Organisation des Arbeitsalltags. Die Lösung für diese Herausforderungen heißt Selbstmanagement.
Für Thomas Mangold dient die Arbeit an einem optimierten Selbstmanagement vor allem einem Zweck: „Es macht mich nicht nur produktiver, sondern ich schaffe damit auch mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben wie Familie, Freunde und Hobbies.“
10 Tipps für mehr Produktivität und Motivation
Viele Methoden versprechen ein optimiertes Self-Management. Für Thomas Mangold sind folgende 10 Tipps die erfolgversprechendsten:
1. Ziele anvisieren
Nur wer Ziele hat, kann produktiv arbeiten. Zudem sind konkrete Zielsetzungen eine der wichtigsten Faktoren für die eigene Motivation. Kennen Sie stets das „Warum“ Ihres Handelns. Warum arbeiten Sie an diesem Ziel, an diesem Projekt oder an dieser Aufgabe? Darauf müssen Sie immer eine Antwort geben können.
2. Setzen Sie sich Prioritäten
Arbeiten Sie die wichtigen Dinge zuerst ab. Dabei hilft Ihnen die Eisenhower-Matrix. Die nach dem früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannte Methode sortiert bevorstehende Arbeiten danach, wie wichtig und dringend sie sind. Teilen Sie anstehende Aufgaben in diese vier Kategorien auf:
- wichtig und dringend
- wichtig, aber nicht dringend
- unwichtig, aber dringend
- unwichtig und nicht dringend
Es geht bei der Selbstmanagement-Methode sowohl um die Wichtigkeit einer Aufgabe als auch darum, ob sie zum jeweiligen Zeitpunkt zielführend ist. Arbeiten Sie Ihre Tätigkeiten anhand der aus der Matrix erstellten Priorisierung ab. Das hilft Ihnen auch im Projektmanagement. Bestimmte Dinge können Sie delegieren, um mehr Zeit für Wichtigeres zu gewinnen.
3. Eat the frog (Schlucke die Kröte)
Starten Sie mit der unangenehmsten oder schwierigsten Aufgabe in den Tag. Zu Beginn des Arbeitstages haben Sie noch genug Energie und Konzentration, um solche Herausforderungen gut zu meistern. Eine anspruchsvolle Arbeit versetzt Ihr Gehirn automatisch in einen Hochleistungsmodus, der Ihnen auch beim Erledigen weiterer Dinge hilft. Zusätzlich schaffen Sie sich das Unangenehmste aus dem Weg, was alle danach kommenden Arbeiten nur noch halb so mühsam erscheinen lässt.
4. Achten Sie auf Ihren Biorhythmus
Stellen Sie sich die Frage: „Wann bin ich konzentrierter und wann weniger konzentriert?“ Die Antwort darauf hilft Ihnen zu ermitteln, wann Sie während des Arbeitstages welche Aufgaben angehen sollten. Im Nachmittagsloch etwa bieten sich vorrangig Dinge an, die nicht Ihre höchste Konzentration erfordern.
5. Erstellen Sie einen Tagesplan
Planen Sie genau, wann welche Termine und Aufgaben erledigen werden. Nichts ist frustrierender, als am Abend noch jede Menge Aufgaben auf der To-do-Liste zu haben. Ihr Plan darf kein frommer Wunsch sein, sondern muss realistisch bleiben und Ihren Alltagsanforderungen standhalten.
6. Schaffen Sie sich eine Grundlage für fokussiertes Arbeiten
Räumen Sie zum Beispiel Ihren Schreibtisch auf und schauen Sie nur noch maximal einmal pro Stunde auf Ihr privates Smartphone. Reduzieren Sie, soweit möglich, Störungen durch Telefon, E-Mails, Social Media oder Kollegen auf ein Minimum.
7. Arbeiten Sie ähnliche Dinge im Block ab
Vermeiden Sie es, immer wieder zwischen verschiedenen Tätigkeiten hin und her zu springen. Nutzen Sie stattdessen feste Zeitabschnitte, in denen Sie beispielsweise nur E-Mails beantworten oder andere, sich ähnelnde Aufgaben bearbeiten. Sie werden produktiver sein.
8. Machen Sie genügend Pausen
Vergessen Sie nicht, zwischen Ihren Aufgaben kurze Ruhephasen einzuschieben, während denen Sie Stress abbauen und neue Energie tanken. Trinken Sie etwa in Ruhe eine Tasse Kaffee oder gehen Sie eine Runde um Ihr Bürogebäude. Egal was Sie tun, Sie müssen dabei von der Arbeit komplett abschalten! Nutzen Sie zudem die Mittagspause, um sich zu erholen. Nur wer Pausen macht, wird den ganzen Tag produktiv und zielgerichtet arbeiten können.
9. Ernähren Sie sich richtig
Auch die richtige Nahrung hilft Ihnen dabei, konzentriert und erholt zu bleiben. Trinken Sie regelmäßig Wasser. Apps wie Trink!Wasser für iOS und Android erinnern Sie regelmäßig daran, genug Flüssigkeit zu sich zu nehmen. Essen Sie über den Tag verteilt mehrere kleine Zwischenmahlzeiten. In der Mittagspause kommen am besten leicht verdauliche sowie fettarme Speisen mit Gemüse und Salat auf den Tisch. So vermeiden Sie das Mittagstief.
10. Treiben Sie Sport
Ein gesunder Körper ist die Voraussetzung für einen gesunden Geist. Ein körperlicher Ausgleich zwischendurch hilft Ihnen dabei, am Schreibtisch wieder konzentrierter zu arbeiten.
Wenn Sie die 10 Ratschläge berücksichtigen, werden Sie sowohl Ihre Motivation als auch Produktivität steigern. Probieren Sie es aus, es lohnt sich!
Herausforderungen, die es zu meistern gilt
Bei der täglichen Umsetzung der Self-Management-Methoden müssen Sie einige Herausforderungen bewältigen und dürfen dabei niemals die Geduld verlieren. „Viele wollen ihr komplettes Selbstmanagement auf einmal ändern. Das funktioniert aber nicht. Sein Selbstmanagement zu ändern ist ein Marathon und kein 100-Meter-Sprint“, so Thomas Mangold. Am wichtigsten ist es, Schritt für Schritt vorzugehen. Finden Sie zunächst Ihr größtes Selbstmanagement-Problem und suchen Sie dann nach Lösungsmöglichkeiten, die Sie sich nach und nach zur Gewohnheit machen.
Am schwierigsten ist immer der Start, insbesondere wenn Sie die jeweilige Arbeit ungern tun. Wenden Sie den 5-Minuten-Trick an. Nehmen Sie sich zu Beginn einer Aufgabe vor, nur mindestens 5 Minuten daran zu arbeiten und aufzuhören, wenn die Arbeit allzu lästig wird. Wenn Sie den Start aber erstmal geschafft haben, wird Ihnen die Aufgabe gar nicht mehr so schwer erscheinen. Deswegen werden Sie wahrscheinlich nicht schon nach wenigen Minuten wieder aufhören, sondern einfach weiterarbeiten.
Digitale Tools, die Sie unterstützen
Self-Tracking ist kein Randphänomen von Technikfreaks mehr, sondern längst in der Mitte der Gesellschaft und Arbeitswelt angekommen. Smartphones bieten unzählige Sensoren, die etwa Ihre Schritte zählen und auch andere Tracking-Ergebnisse übersichtlich in einer App darstellen. Zudem setzen Betriebe ohnehin immer mehr auf die Digitalisierung von Arbeitsprozessen.
Nutzen Sie die Self-Tracking-Möglichkeiten auch in Ihrem Arbeitsalltag, um Ihre Produktivität zu steigern und Ablenkungsfaktoren zu minimieren. Diverse Apps kümmern sich genau darum. FocusMe blockiert beispielsweise Websites und Anwendungen, die Sie von der Arbeit ablenken. Legen Sie den Zeitraum und die infrage kommenden URLs fest, den Rest erledigt die App. Dadurch kommen Sie erst gar nicht in Versuchung, immer mal wieder bei Facebook vorbeizuschauen. Die Browsererweiterung StayFocused für Google Chrome bietet eine ähnliche Funktion.
Auch Tools wie Google Calendar (Termine), Evernote (Notizen) und Asana (Aufgabenplanung), die Ihre Daten zwischen PC und Smartphone synchron halten, verhelfen Ihnen zu einem strukturierten und damit produktiven Arbeiten.
Achten Sie außerdem darauf, wie und mit welchen Hilfsmitteln Sie am effizientesten arbeiten. Erhöht etwa klassische Musik die Anzahl Ihrer Tastenanschläge, oder arbeiten Sie besser im Stillen? Und wie wirkt sich Kaffee auf Ihre Konzentrationsfähigkeit aus? Die Antworten darauf finden Sie, wenn Sie über einen längeren Zeitraum die entsprechenden Daten mit einem Tool wie TicTrac sammeln und anschließend auswerten.
Selbstmanagement zahlt sich aus
Self-Management ist keine Kunst, sondern ein Lernprozess, den jeder vollziehen kann. Zunächst müssen Sie Zeit investieren und neuen Ideen offen gegenüberstehen, um die Selbstmanagement-Methoden zu verinnerlichen. Später werden Sie durch Ihre optimierte Arbeitsweise umso mehr freie Zeit gewinnen.
Thomas Mangold arbeitet als Autor (Die Selbstmanagement-Formel: mehr Zeit – mehr Spaß – mehr Ruhe) und betreibt die Ratgeber-Website selbst-management.biz. Seit Anfang 2016 beschäftigt sich der diplomierte Sozialpädagoge und Mentaltrainer hauptberuflich mit dem Thema Selbstmanagement.
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