„SPORTFIVE ist eine global agierende internationale Sportbusiness- und Marketingagentur mit einem Netzwerk von über 1.200 lokalen Expert:innen. Unser Ziel ist es, die beste datengetriebene Agentur der Welt zu werden und ein kompetenter digitaler Partner im Business zu sein. Um das zu erreichen, haben wir unsere Business-Landschaft komplett umgebaut, denn unser historisch gewachsenes CRM stieß an seine Grenzen. Es gab nur eingeschränkt harmonisierte Stammdaten und nur schwach strukturierte Sales-Prozesse“, erzählt Michael Siebke, Global CTO und Head of Business Solutions bei SPORTFIVE. „Wir haben hohe Ziele und wollen diese gemeinsam mit dem Marktführer erreichen. In enger Zusammenarbeit mit dem Salesforce Partner factory42 haben wir daher die Sales Cloud und Marketing Cloud von Salesforce implementiert. Zudem nutzen wir MuleSoft als zentralen Enterprise Integration Layer. Das Ergebnis gibt uns Recht: Wir haben durch die Digitalisierung der Prozesse erhebliche Effizienz- und Produktivitätssteigerungen erzielt und können die Erwartungen unserer Kund:innen noch besser erfüllen. “
Unser Trailblazer Michael Siebke über…
… ein erfolgreiches Change Management
„Unser umfassender Change Management Prozess hat einen ganz entscheidenden Anteil am Projekterfolg. Wir hatten eine hervorragende Unterstützung des Top-Managements während des gesamten Projektes und das war auch für alle Mitarbeiter:innen sichtbar. Wir haben alle Kolleg:innen regelmäßig involviert. Unser COO Philipp Hasenbein und ich haben zum Beispiel unser internes Podcast-Format genutzt, um den Teams Salesforce näherzubringen. Und im Rahmen unseres globalen Sounding Boards haben wir die Managing Directors und CFOs unserer weltweiten Gesellschaften regelmäßig informiert und mit ins Boot geholt. Darüber hinaus haben wir einen externen Partner dazu genommen, der uns bei dem Aufbau der Trainings für unsere Mitarbeiter:innen unterstützt hat. Die Devise für den Go-Live war „Training first”, d. h. Mitarbeiter:innen haben nur dann Zugang zum System erhalten, nachdem sie ein umfassendes Training erhalten hatten. Damit wollten wir verhindern, dass User:innen Salesforce selbst ausprobieren, Sachen dann nicht funktionieren und sie sagen ,Die Lösung ist nicht gut‘. Heute zeigt uns die hohe User Adoption, dass wir mit unserem Change Management den richtigen Weg gegangen sind.“
… die Mission Impossible
„Wir hatten einen sehr engen Zeitrahmen und daher haftete dem Projekt auch schnell der Nickname „Mission Impossible“ an. Viele konnten sich nicht vorstellen, dass wir innerhalb von acht Monaten ein globales System in dem geplanten Umfang einführen werden. Wir haben diese Skepsis in einem gewissen Rahmen zugelassen, uns aber auf den Glauben an den Erfolg fokussiert. Trotz des hohen Zeitdrucks haben wir uns eine Menge Zeit für die Discovery-Phase genommen. Eigentlich hatten wir dafür nur sechs Wochen eingeplant. Dann haben wir jedoch festgestellt, dass wir mehr Zeit brauchen, um die globalen Anforderungen besser zu verstehen. Daher haben wir die Phase um vier Wochen verlängert, wodurch sich der Zeitraum für die Implementierung verkürzte. Durch die bessere Planung und das geschärfte Zielbild konnten wir die Zeit aber wieder reinholen. Wir haben alle an einem Strang gezogen und hatten ein gemeinsames Ziel. Es standen immer die Business Prozesse im Vordergrund, die Workstreams in der Projektorganisation waren an den wichtigsten Business Areas ausgerichtet. Wir konnten den anvisierten Go-Live-Termin halten und die Sales Cloud global und die Marketing Cloud regional begrenzt parallel ausrollen. Ein ganz entscheidender Faktor in der Zusammenarbeit – sowohl der Mitarbeiter:innen von SPORTFIVE als auch factory42 – war, dass wir Fehler zugelassen haben. Es ging nie um die Schuldfrage, sondern immer nur um die Lösung des anstehenden Problems. Ein oder zwei Wochen vor dem Go-Live verschwand dann auch der Nickname „Mission Impossible“ unter Gejubel, als ein Entwickler im Call das Filmplakat teilte, in dem die Buchstaben ,Im’ durchgestrichen waren. Aber dass wir es schaffen, war ja eh klar.“
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