B2B-Vertrieb: So steigern Sie nachhaltig Ihre Vertriebseffizienz

Am Ende der Wertschöpfungskette eines Unternehmens steht der Vertrieb, daher lastet eine besonders große Bürde auf seinen Schultern. Das Produkt kann noch so gut sein, die Geschäftsidee noch so brillant – wenn der Vertrieb die Ware nicht an den Mann (oder die Frau) bringt, kann kein Unternehmen dauerhaft bestehen. Aus diesem Grund ist der Vertrieb oft das Ziel von Optimierungsbemühungen, um die Vertriebseffizienz zu steigern. Allerdings mit wechselhaften Erfolgen. Vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist der Vertrieb meist noch semi-professionell organisiert.

Stagnation der Vertriebseffizienz: Wo liegen die Ursachen?

Was sind also häufige Gründe dafür, dass der Umsatz stagniert, der Vertrieb hinter seinen Zielen zurückbleibt und die Effizienz leidet? Die Ursachen können im Einzelfall ganz unterschiedlich aussehen, es gibt aber wie in anderen Unternehmensbereichen einige Hauptverdächtige:

• Nebenaufgaben, die eigentlich nicht in den Aufgabenbereich der Mitarbeiter fallen, können sich zu ungewollt großen Zeitfressern entwickeln. Wer wieder und wieder von Kleinkram unterbrochen wird, verliert nicht nur Zeit, sondern auch den Fokus auf wichtigere Tätigkeiten. Bis man sich geistig wieder voll mit den Hauptaufgaben befasst, vergeht dann sogar noch mehr wertvolle Zeit. Wer zum Beispiel ständig an Meetings teilnehmen muss, Kollegen hilft oder die Kaffeemaschine säubert, der kommt selbst kaum dazu, produktiv zu sein. 
• Schlechte Kommunikation ist ein weit verbreitetes Problem, auch im Vertrieb. Oft geht das Führungspersonal davon aus, dass die Mitarbeiter schon wissen, was zu tun ist. Das kann sich aber als fahrlässig herausstellen – besonders bei neuen Mitarbeitern. Eine Strategie für klare und effektive Kommunikation kann dabei helfen, Missverständnisse und Pannen vorzubeugen.
• Auch eine geringe Motivation der Mitarbeiter ist ein Faktor, der zu einer geringen Vertriebseffizienz beitragen kann. Wem die Arbeit keine Freude bereitet und wer keine Anreize für Leistung sieht, drückt sich möglicherweise unterbewusst vor der Arbeit oder geht die Dinge etwas gemächlicher an. Potenziale werden somit nicht vollständig genutzt. Ein solches Verhalten kann außerdem ansteckend auf Kollegen wirken. 

Neben diesen allgemeineren Problemen gibt es jedoch auch für den Vertrieb typische Herausforderungen, wie etwa eine uneinheitliche oder unpassende Verkaufsstrategie oder zu aggressive Kundenakquise. Mit den folgenden Tipps können Sie diese jedoch tatkräftig angehen:

5 Tipps zur Steigerung der Vertriebseffizienz

1. Mitarbeiter qualifizieren und motivieren

Im Vertrieb sind gut ausgebildete und leistungsbereite Mitarbeiter die mit Abstand wichtigste Ressource, denn hier kommt es stark auf menschliche Kompetenzen und Potenziale an und weniger auf technische Aspekte. Schon bei der Auswahl der Mitarbeiter sollten Sie deshalb auf soziale Kompetenzen achten, damit ist es aber noch nicht getan. Eine regelmäßige Fortbildung und interne Schulungsmaßnahmen (z. B. erfahrene Kollegen coachen neue Mitarbeiter) sind sehr zu empfehlen. Auch die Motivation der Belegschaft können Sie steigern. Achten Sie auf die allgemeine Stimmung im Team und mögliche zwischenmenschliche Konflikte und schreiten Sie bei Bedarf ein. Aber auch monetär Anreize wie ein Bonus für Vertragsabschlüsse können adäquate Maßnahmen zur Erhöhung der Motivation darstellen. 

2. Vertriebsprozesse in kleine Schritte aufteilen

Der Vertrieb ist vor allem für Neulinge oft komplex und unüberschaubar. Mit steigender Erfahrung nimmt die Routine zwar etwas zu, es macht aber trotzdem Sinn, den gesamten Vertriebsprozess in kleinere Schritte aufzuteilen, um mehr Klarheit zu schaffen. Zudem können Sie manche der Mitarbeiter auf einzelne Schritte spezialisieren und so ihre Fähigkeiten optimal in die Firma einbringen. Die 7 Phasen des Vertriebsprozesses sind:

Jeder dieser Schritte birgt seine eigenen Herausforderungen: Zum Beispiel müssen bei der Angebotserstellung alle Erkenntnisse aus den vorherigen Schritten aufgegriffen und optimal an den Kunden angepasst werden. 

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3. Sales-Funnel überwachen

Der Sales-Funnel ist ein wichtiges Instrument zur Überwachung des Vertriebsprozesses und gibt an, wie viele (potenzielle) Kunden sich in etwa in welcher Phase der Customer Journey befinden. Dies gibt Aufschluss darüber, an welcher Stelle besonders viele potenzielle Kunden aus dem Funnel ausscheiden, was wiederum auf spezifische Probleme hinweist und den Vertriebsmitarbeitern die Möglichkeit gibt, ihre Energie auf eben diesen Aspekt zu fokussieren. Der Sales-Funnel ist damit eines der wichtigsten Tools im Vertrieb.

4. Vertriebsspezifische Kennzahlen

Wer seine Größe, Effizienz oder den Umsatz messen will, der braucht eine Messgröße dafür. Nicht anders ist es beim Messen des eigenen Vertriebserfolgs. Im Gegensatz zur Körpergröße gibt es im Vertrieb aber kein universell anerkanntes Maß für Erfolg, jedes Unternehmen setzt seine eigenen Maßstäbe und Kennzahlen, um die eigene Entwicklung zu verfolgen. Naheliegenden Kennzahlen sind etwa die erreichten Abschlüsse pro Mitarbeiter und Jahr sowie der Prozentsatz der unqualifizierten Leads, die eine bestimmte Phase im Sales-Funnel erreichen. Wir empfehlen deshalb, dass auch Sie sich damit auseinandersetzen, welche Ziele Sie gerne für Ihren Vertrieb sehen wollen.

5. CRM nutzen

Das mit Abstand wichtigste elektronische Helferlein für den Vertrieb ist ein CRM(customer relationship management)-Programm. Auf dem heutigen Markt gibt es eine Vielzahl verschiedener CRM-Systeme in allen erdenklichen Preis- und Leistungskategorien. CRM-Systeme unterstützen die Mitarbeiter bei fast allen täglichen Aufgaben, von der Generierung von Leads bis zur direkten Kundeninteraktion. Zudem spart das System viel Zeit ein und kann den Anteil der Zeit, den die Vertriebsmitarbeiter mit nicht wirklich wichtigen Dingen verbringen, auf ein Minimum reduzieren. Falls Sie noch kein CRM-System besitzen, ist es Zeit dieses Thema auf die Agenda zu setzen und ihre Vertriebsautomatisierung auszubauen! 

Wie Sie den Knoten im Vertrieb zum Platzen bringen

Je nachdem, wie Sie Ihren Vertrieb organisiert haben und welche Methoden Sie zum Verkauf nutzen, gibt es neben diesen allgemeinen Tipps noch speziellere Strategien zur Optimierung des Vertriebs:

Der Innendienst

Der Innendienst des Vertriebs hat viele Gemeinsamkeiten mit einem typischen Bürojob und arbeitet zudem sehr eng mit dem Außendienst zusammen. Vor allem neue digitale Technologien können dabei das Zusammenspiel zwischen Innendienst und Außendienst verbessern. Der Innendienst profitiert außerdem von klaren Organisationstrukturen innerhalb der Belegschaft und Abläufen für die Planung von Kundentreffen. Zudem ist es ratsam, Prozesse zur Lead-Qualifizierung und zur professionellen Kommunikation mit dem Kunden zu etablieren. 

Der Außendienst

Der Vertriebsaußendienst hingegen bringt andere Herausforderungen mit sich: Die Mitarbeiter sollten hier herausragend gut in direkter Kommunikation geschult sein und ein natürliches Charisma mitbringen. Es macht sich zudem bezahlt, Verhandlungstechniken zu meistern und generell am eigenen Auftritt zu arbeiten. Zur Vorbereitung auf ein Kundengespräch können Hilfsmittel wie zum Beispiel Battlecards zum Einsatz kommen: Auf diesen werden Argumente und Antworten auf die wichtigsten Fragen zum Unternehmen und Produkt vorbereitet. 

Der Kundendienst

Der Kundendienst spezialisiert sich ebenfalls auf Kundenkommunikation, jedoch nicht in persönlichen Treffen, sondern per Telefon oder Mail. Hier geht es weniger um das korrekte Erscheinungsbild oder die Gestik, sondern darum, den richtigen Ton zu treffen. Außerdem müssen die Mitarbeiter im Kundendienst womöglich auch mit schwierigen Kundensituationen umgehen, daher spielen hier Kommunikationsfähigkeiten und Empathie eine besonders große Rolle. 

Vertriebseffizienz steigern ist kein Hexenwerk!

Egal, auf welchem Level sich der Vertrieb in Ihrem Unternehmen aktuell befindet, Potential zur Steigerung gibt es immer. Der wichtigste Schritt ist es, sich den Problemen bewusst zu sein und möglichst genau zu lokalisieren. Sind die Mitarbeiter möglicherweise nicht gut genug geschult, oder führt eine mangelnde Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst zu schlechten Ergebnissen? Je nach Problem erweisen sich verschiedene Lösungsstrategien als zielführend. In fast jedem Fall empfiehlt sich jedoch die Anschaffung eines CRM-Systems, das den Alltag der Mitarbeiter entlastet und mehr Zeit für wichtige Dinge freimacht.

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