Was ist Vertriebsautomatisierung?

Von: Paul Bookstaber
Autor, Salesblazer
29. August 2023 | 9 Minuten Lesezeit

Vertriebsteams haben seit den Tagen der Klebezettel und Aktenschränke einen langen Weg zurückgelegt. Zuerst kamen die Computer – aber die Kundendaten waren immer noch schwer zu finden und in hundert verschiedenen Systemen versteckt.

Dann kam die Vertriebsautomatisierung. Jetzt konnten Sie Daten toolübergreifend synchronisieren, manuelle Übergaben reduzieren, jedem Team den Zugriff auf dieselben Daten ermöglichen und darüber hinaus Analysen durchführen. Das war gut. Aber was war das Beste daran? Sales Automation stand erst am Anfang.

Heute macht sie dank KI noch viel größere Sprünge. Entdecken Sie die wichtigsten Meilensteine der Automatisierung: wo wir angefangen haben, wo wir jetzt stehen und wohin wir uns entwickeln werden.

Was Sie über Sales Automation wissen sollten

• Was ist Vertriebsautomatisierung?
• Was sind die Vorteile von Sales Automation?
• Wie kann ich meinen Vertrieb automatisieren?
• Beispiele für Sales Automation
• Software und Tools zur Vertriebsautomatisierung: Funktionen, auf die Sie achten sollten

• Die Vertriebsautomatisierung ist der Einsatz von Technologie für lästige manuelle Aufgaben, sodass der manuelle Zeitaufwand und Fehler reduziert werden.
• Die traditionelle Sales Automation hat zwei wesentliche Anwendungen. Die erste bezieht sich darauf, Kundendaten zu erfassen und zu aktualisieren – beispielsweise Geschäftsinformationen aus E-Mails abzurufen und zu Accountdaten hinzuzufügen. Die zweite ist die Workflow-Automatisierung, bei der Aktionen im Verkaufsprozess ehemals manuelle Aufgaben auslösen – wie das Versenden von Angeboten zur Genehmigung.
• Fortgeschrittene Vertriebssoftware-Anwendungen zur Automatisierung konzentrieren sich auf die Datenanalyse. Das Pipeline-Management ist ein hervorragendes Beispiel: Automatisierte Analysen kombiniert mit KI können Risiken bei Opportunities in einer Pipeline basierend auf Abweichungen von den erwarteten KPIs erkennen und wertvolle Handlungsempfehlungen geben, die Vertriebsmitarbeiter:innen und Führungskräfte unterstützen.

Noch beeindruckender ist das Zusammenspiel von Automatisierung und generativer KI. Generative KI kann neue Inhalte wie E-Mails, Anrufzusammenfassungen und Vertriebsberichte anhand von automatischen Datenanalysen oder Eingabeaufforderungen erstellen. Ihr CRM- oder Datensystem kann diese Inhalte dann automatisch an interne Stakeholder oder Kund:innen senden.

Derzeit verbringen Vertriebsmitarbeiter:innen wöchentlich nur 28 % Ihrer Zeit mit dem Verkauf. Der Rest besteht aus wichtigen, aber mühsamen Aufgaben wie der Priorisierung von Leads, der Recherche von potenziellen Kund:innen und der Eingabe von Verkaufsinformationen. Je mehr wir uns auf Sales Automation stützen können, um solche Aufgaben zu erledigen (und gleichzeitig wichtige Kundendaten zu erfassen), desto besser können sich die Verkäufer:innen auf den eigentlichen Verkauf konzentrieren.

Davon profitiert das gesamte Sales-Team. Wenn Sie KI und Automatisierung kombinieren, um die Analyse der Pipeline und der Verkaufsgespräche zu unterstützen, erhalten Manager:innen neue Erkenntnisse für personalisierte Coachings. Vertriebsleiter:innen bekommen geschäftsbezogene Signale, mit denen sie genauere Prognosen erstellen können. Und der Vertrieb profitiert von vernetzten, aktuellen Daten, die den Verkaufsprozess effizienter machen.

Bei Sales Automation dreht sich eigentlich alles um Daten. Im Wesentlichen aktualisiert Sales Automation die Daten basierend auf Aktivitätstriggern (beispielsweise bei Anrufen, dem Eingang von E-Mails oder dem Übergang von Geschäften in die nächste Phase des Verkaufsprozesses). Dank prädiktiver KI geht die Automatisierung im Vertrieb noch einen Schritt weiter. Sie analysiert Pipeline-Daten und sagt voraus, welche Maßnahmen am besten geeignet sind, um Geschäfte voranzutreiben. Wenn Sie generative KI hinzufügen, können Sie automatisch Material (z. B. E-Mails) anhand vorhandener Daten erstellen und so den Verkaufsprozess beschleunigen.

Schauen wir uns genauer an, wie das alles funktioniert:

Die Daten werden in Echtzeit aktualisiert, damit Sie keine Chancen verpassen.

CRM-Software (Customer Relationship Management) ist für Sales Automation unverzichtbar, denn sie verwaltet, organisiert und priorisiert Ihre Kundendaten. Jede Kundeninteraktion hinterlässt eine Spur von Daten: E-Mails, die Sie verschickt haben, Gespräche und Meetings, die Sie geführt haben, Angebote und Verträge, die auf ihre Unterzeichnung warten. Statt diese Daten manuell zu erfassen, kann Sales Automation relevante Informationen – wie vorgeschlagene Meetingzeiten, Preisdetails und neue Kontaktinformationen – abrufen und die Geschäftsunterlagen automatisch aktualisieren. Dadurch erhalten Sie jedes Mal, wenn Sie einen Kundendatensatz aufrufen, aktuelle Informationen.

Was ist, wenn Ihre Daten in einer anderen Software gespeichert sind? Sales Automation kann Daten zwischen verschiedenen Tools sofort synchronisieren, sodass die Mitarbeiter:innen nicht alles im Tech Stack manuell aktualisieren müssen. Noch besser: Wenn Kund:innen auf einer Plattform mit Ihnen interagieren, werden ihre Informationen auf allen anderen Plattformen aktualisiert – so verpassen Sie keinen wertvollen Kontakt mehr.

Durch die Datenanalyse erhalten Sie Erkenntnisse, die den Abschluss beschleunigen.

Vor etwa einem Jahrzehnt, mit dem Aufkommen der KI, gewann Sales Automation an Bedeutung. Plötzlich ging es nicht mehr nur darum, die Organisation zu automatisieren und Daten zu synchronisieren. Auch Analysen wurden automatisiert und mit Hilfe von prädiktiver KI wurden Trends, Anomalien und Ausreißer auf der Grundlage bestimmter Zielkennzahlen aufgedeckt.

Heute können KI-gestützte CRMs automatisch Pipelines analysieren und vorhersagen, wann ein Geschäft möglicherweise ins Stocken gerät. So können Vertriebsleiter:innen eingreifen und die Prognose korrigieren. Doch woher weiß es, wonach es suchen soll? Vertriebsteams – normalerweise Manager:innen und operative Mitarbeiter:innen – legen Parameter und Zielkennzahlen im CRM fest, die Warnungen auslösen. Sie könnten beispielsweise einen Trigger für jedes Geschäft festlegen, das mehr als 10 Tage in einer Phase des Verkaufsprozesses hängt.

KI kann auch Daten aus Verkaufsgesprächen erfassen, um automatisch relevante Schlüsselwörter, Trends und Coaching-Optionen zu ermitteln. Die im CRM definierten Parameter legen fest, wonach es suchen soll – von Bedenken über die Preisgestaltung bis hin zur Erwähnung von Wettbewerbern.

Durch Daten entstehen neue Dinge, die Verkäufer:innen bei allen Schritten unterstützen

Mit generativer KI hat Sales Automation in den letzten Jahren einen weiteren gewaltigen Sprung gemacht. Diese neue Intelligenz geht weit darüber hinaus, eine Aktion zu empfehlen. Sie führt sie für Sie aus. Basierend auf Aktivitätstriggern oder Eingabeaufforderungen führt sie Recherchen durch und erstellt E-Mails, Verkaufsberichte und Prognosen anhand historischer Kundendaten. Sie schreibt sogar Sales Pitches. Dieser Fortschritt ist ein Effizienzschub, den eine kürzlich durchgeführte Studie belegt: Vertriebsprofis glauben, dass sie mit generativer KI durchschnittlich 4,5 Stunden pro Woche einsparen können.

Nachdem wir uns nun angeschaut haben, was Sales Automation ist, beantworten wir die wichtigste Frage: Wie kann ich meinen Vertrieb automatisieren?

Sales Automation betrifft jeden Aspekt des Verkaufsprozesses, vom Lead bis zum Abschluss. Wie kann ich meinen Vertrieb automatisieren? Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Beispiele, wie es funktioniert – von der Lead-Priorisierung über E-Mails bis hin zu genaueren Prognosen.

Kontaktmanagement. Holen Sie Ihre Kontakte aus den Tabellenkalkulationen in ein CRM, sodass Sales Automation sie bei jeder Kundeninteraktion aktualisiert. Anruf oder E-Mail? Die Vertriebsautomatisierung kann die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse erfassen und zu Ihrem Kontaktdatensatz hinzufügen. Noch besser: Sie kann Ihnen bei jedem Aufruf potenzieller Kund:innen wichtige Informationen anzeigen – vom Aktivitätsverlauf über die Kundenkommunikation und internen Account-Anliegen bis hin zu Erkenntnissen aus den sozialen Medien.

Prospecting. Mithilfe voreingestellter Kriterien kann Sales Automation neue Marketing-Leads bewerten und feststellen, ob sie einen Anruf wert sind – und die vielversprechendsten dann an die Verkäufer:innen weiterleiten. Sales Engagement erledigt das automatisch, damit Sie wissen, welche Geschäfte Sie am ehesten abschließen können. Sie können auch E-Mails vorbereiten, die nach dem ersten Kontakt automatisch an Leads gesendet werden, um sie in den Funnel zu bringen.

Opportunity-Management. Automatisierte Workflows können die Vertriebsmitarbeiter:innen bei jeder Opportunity zu den nächsten Schritten im Verkaufsprozess leiten und sicherstellen, dass nichts in der Pipeline zurückbleibt. Sie können auch automatische Trigger für jede Phase einrichten, sodass die Vertriebsmitarbeiter:innen bestimmte Aufgaben erledigen müssen, bevor sie das Geschäft vorantreiben können. Beispielsweise kann ein CRM vor Abschluss der Discovery-Phase von einem:einer Vertriebsmitarbeiter:in verlangen, dass er:sie den Kontakt zu einem:einer wirtschaftlichen Entscheidungsträger:in bestätigt, bevor er:sie in die Verhandlung eintritt.

Gesprächsanalyse. Vertriebsleiter:innen verbringen jede Woche viele Stunden damit, Verkaufsgesprächen zuzuhören sowie nach Trends in den Äußerungen der Kund:innen und nach Coaching-Möglichkeiten zu suchen, um die Arbeit der Vertriebsmitarbeiter:innen zu verbessern. In der Call-Coaching-Software kann Sales Automation diese Telefonate in durchsuchbare Transkripte umwandeln und Trends sowie Coaching-Optionen anhand von Keyword-Analysen für Sie aufzeigen.

Gebietsmanagement. Vertriebsleiter:innen müssen Kategorien wie das Kundensegment und den Verkaufsschwerpunkt berücksichtigen und alle ihre Accounts so auf einer Map platzieren, dass die Kundenabdeckung maximiert und der Umsatz gesteigert wird. Es muss auch für Verkäufer:innen fair sein. Sales Automation kann diese Analyse und Planung übernehmen und Ihnen dabei helfen, mehrere Gebietsmodelle zu erstellen, sie vor dem Roll-out in der Vorschau anzuzeigen und das ganze Jahr über zu optimieren und auszubalancieren.

Vertriebsprognosen. Vertriebsleiter:innen stehen unter dem Druck, zukünftige Umsätze so genau wie möglich vorherzusagen. Zusammen mit KI kann die Vertriebsautomatisierung dabei unterstützen. Sie überwacht den Zustand der Pipeline in Echtzeit, weist auf Geschäfte hin, die Sie möglicherweise verpassen, und gibt Empfehlungen, wie Sie eingreifen können, um diese Geschäfte (und die Prognose) wieder auf Kurs zu bringen.

Erstellen von Angeboten. Sie haben so viel Zeit damit verbracht, eine:n potenzielle:n Kund:in zum Abschluss zu bringen, nur um ihn:sie dann tage- oder sogar wochenlang warten zu lassen, während Sie mühsam ein Angebot erstellen. Sales Automation kann diesen Prozess beschleunigen, sodass er in wenigen Minuten erledigt ist. Sie verfolgt, welche Produkte zum Geschäft gehören, erstellt ein neues Angebot mit den relevanten Kundendaten und sendet es mit wenigen Klicks per E-Mail direkt aus Ihrem CRM an den:die Kund:in.

Wenn Sie ganz in Sales Automation einsteigen möchten, brauchen Sie eine CRM-Software, die Kundendaten auf einer Plattform vereint, diese Daten in Echtzeit aktualisiert, Analytics und KI nutzt und Ihre Daten vertraulich und sicher verwaltet. Darauf sollten Sie achten:

Eine Plattform. Viele Verkäufer:innen sind sich einig: Auch wenn Tools einzeln gut funktionieren, wird es schwierig, wenn Sie sie kombinieren. Da die Kundendaten in verschiedenen Systemen gespeichert sind, kostet es viel Zeit, sie abzugleichen. Beheben Sie dieses Problem, indem Sie Ihre Kundendaten auf einer Plattform vereinen und jedem Team eine einheitliche Kundenansicht bieten.

Echtzeit-Daten. Für welches CRM Sie sich auch entscheiden, es sollte über Echtzeit-Funktionen verfügen, damit die Daten sofort nach der Erfassung verarbeitet und verwendet werden können. Dadurch können Sie Kundendaten nach jeder Interaktion kontinuierlich aktualisieren – beispielsweise nach Verkaufsgesprächen, Website-Besuchen und Konferenzscans. Data Cloud ist ein großartiges Beispiel dafür, wie das in der Praxis funktioniert.

Prädiktive KI. Wenn eine Plattform mit Echtzeitdaten arbeitet, können Sie sie mit prädiktiver KI ergänzen. Während des Verkaufs können Analysetools potenzielle und bestehende Kund:innen in Ihrer Pipeline kontinuierlich überwachen und Ihnen Erkenntnisse und Alerts senden. Wenn niedrige Engagements bestehender SaaS-Kund:innen auf mögliche Abwanderungen hindeuten, können Sie eine Warnung erhalten und ihnen Rabatte oder andere Anreize bieten, damit sie ihren Vertrag aufrechterhalten.

Generative KI für den Vertrieb. Was könnte den Vertrieb besser automatisieren, als einen Computer zu bitten, die Arbeit für Sie zu erledigen? Nutzen Sie eine generative KI, die Ihre tatsächlichen Kundendaten und nicht nur öffentlich verfügbare Daten verwendet, um hyperrelevante Verkaufsmaterialien zu erstellen.

Ein Trust Layer. Wenn wir KI-Modelle auf Kundendaten zugreifen lassen, müssen wir sicherstellen, dass die Daten geschützt sind. Ein Trust Layer kann Kundendaten an generative KI-Modelle senden und sie gleichzeitig sicher und vertraulich halten. So machen wir es bei Salesforce.

Sales Automation ersetzt zwar menschliche Arbeit, aber nicht den Menschen. Es macht die Menschen besser in ihrem Job. Deshalb sollte sich jedes Vertriebsteam unbedingt fragen: „Was kann ich heute noch automatisieren?“

Die Antwort fällt immer anders aus. Eines ist klar: Die menschliche Bindung können nur wir selbst aufbauen. Doch warum sollte Sales Automation nicht den Rest übernehmen?