¿Te han preguntado alguna vez si en tu pyme trabajáis con datos de calidad?. ¿Sabes qué significa y que aportan a tu negocio?. En este post queremos despejarte dudas y mostrarte cómo trabajar con datos de calidad en tu negocio, que se reflejará en una mayor productividad y beneficios. Para empezar, unos datos de calidad son aquellos que son precisos. Es decir, registros que carecen de inexactitudes, duplicados y omisiones. Dichos datos permiten que tu pequeña empresa funcione más rápido, con menos interrupciones y de forma más eficiente. Unos datos obsoletos suponen un importante quebradero de cabeza y, además, marcan la diferencia entre cerrar nuevas ventas o enviar mensajes que nunca llegan a los clientes. Para las empresas esta diferencia se traduce en unos costes correspondientes al 12 % de los beneficios. Según la revista Forbes representan unos 3,1 billones de dólares anuales de la economía norteamericana. Afortunadamente, cuidar la calidad de los datos no tiene por qué ser engorro y, además, ¡el esfuerzo merece mucho la pena!.
¿Cómo deben ser unos datos de calidad?
Te ponemos un ejemplo muy visual. Abre los contactos de tu móvil y échales un vistazo. ¿Hay muchos duplicados o con direcciones antiguas que ya no son válidas?. Si es así, se trata de datos obsoletos. Una lista de contactos perfectamente limpia tendrá tan solo una entrada por contacto, con toda la información consolidada en cada uno de ellos: nombre, dirección postal y de email, números de teléfono, etc. Igualmente pasa con la base de datos con los que trabajas en tu pyme. Si la actividad de tu pequeña empresa depende de información obsoleta estás perdiendo tiempo y dinero. Desaprovechas oportunidades a causa de malas decisiones tomadas sobre información incorrecta, como correos electrónicos devueltos o previsiones inexactas. Si utiliza un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) o estás considerando la posibilidad de hacerlo, mantener unos datos de calidad resulta crucial para aprovechar estas herramientas al máximo. Es especialmente recomendable si utiliza cualquier tipo de automatización de marketing, gestión de redes sociales u otras funciones que dependan de la información de contacto de tus clientes.
Cinco pasos para tener de forma fácil unos datos de calidad
¡La buena noticia es que no hay que ser un experto en ingeniería informática ni un friki de la tecnología para mantener la calidad de los datos en tu pyme!. La tarea consiste, fundamentalmente, en establecer un plan y seguirlo a rajatabla. ¡Ten en cuenta estos cinco pasos que te proponemos y no te desvíe del camino!:
1. Establece un plan
Observa los datos que recopila tu pyme. Determina cuáles usas realmente. A continuación, identifica cuáles faltan y de cuáles podrías prescindir. Determina si hay datos obsoletos, así como los motivos por los cuales han quedado en desuso. Por ejemplo, la mayoría de las empresas realizan un seguimiento de la información básica de contacto de todos los clientes, vendedores o proveedores. ¿Recopilas y realizas un seguimiento de todo lo que necesitas?. ¿Ciertos campos se encuentran obsoletos en muchas entradas?. ¿Hay muchos duplicados?. Identifica los puntos débiles del conjunto actual y tus métodos de recopilación. A continuación, establece un plan a fin de arreglarlos de cara al futuro. Es posible que tengas que emplear un tiempo en este paso, pero ordenar los datos antes de continuar, ¡te compensará!.
2. Comprueba la información cuando la introduzca
Aprovechando el plan que has establecido durante el paso uno, define un procedimiento de comprobación de todos los datos en el momento de incluirlos. No importa si actúas individualmente realizando un seguimiento de cada nuevo cliente o si dispones de un equipo que usa un CRM. En cualquier caso, debes asegurarte de que la persona o personas encargadas de incluirlos en tu base de datos de clientes sigan el procedimiento para filtrarlos en el momento de su introducción. Dedicar un tiempo extra para volver a revisarlos puede ahorrarle mucho esfuerzo adicional a tu pyme y evitará la pérdida de oportunidades de venta a largo plazo.
3. Revisa la precisión de los datos
Literalmente. Revise la precisión de cada entrada. Según el tamaño de tu empresa y de su base de datos, este paso puede llevarte entre una o dos horas, a menos que emplees una herramienta de software o cuentes con la ayuda de un experto. Otra idea sencilla de aplicar es solicitar a tus clientes el envío de su información actualizada. Compara sus respuestas con tu lista de contactos conforme obtengas la información.
4. Elimina los datos duplicados
¿Recuerdas el ejemplo de los contactos de tu móvil con el que empezamos?. Las entradas duplicadas pueden causar un absoluto caos entre los equipos de ventas que buscan nuevas oportunidades, a través de las listas de contacto de la empresa. De nuevo, si tu pyme es pequeña y dispone de una base de datos de clientes relativamente reducida, es posible que puedas eliminar los duplicados manualmente. De lo contrario, consulta esta publicación nuestro blog para obtener algunos consejos a la hora de abordar este proceso, lo que incluye aplicaciones útiles, tanto gratuitas, como de pago, si ya eres usuario de Salesforce.
5. Una vez que tienes unos datos de calidad, sigue el procedimiento al introducir los nuevos
Si has seguido nuestros pasos, ¡ya tienes unos datos de calidad!. Es decir, datos precisos y ordenados. Ahora el mantenimiento es tan sencillo como continuar con la labor realizada desde el paso uno al cuatro, como te hemos ido indicado. Establece un plan para recopilar aquellos que necesita (y ninguno más), vuelve a comprobarlos en el momento de introducirlos en tu base de datos y revisa su exactitud de manera periódica. Con esto debería bastar. Ten en cuenta que los equipos de ventas con varias personas que necesitan hacer búsquedas podrían precisar revisar y eliminar duplicados con más frecuencia, que las empresas más pequeñas. Partiendo de esta base, tan solo deberás ampliar tu base de datos de clientes en función de la evolución de las necesidades de tu pyme, y asegurarte de que utilizas las mejores herramientas empresariales para sacar el máximo partido a los datos de tu negocio, mediante la automatización, la previsión y la oferta de un servicio de asistencia que ofrezca una experiencia de cliente de calidad. ¿Buscas una herramienta que te ayude a comenzar tu transición a unos datos de calidad?. Encuentra más información sobre Salesforce para pymes, el CRM diseñado para pymes o examina nuestras soluciones adicionales para pequeñas empresas.
