¿Quieres ganar en eficiencia y productividad? Apuesta por la automatización

Mucha gente malgasta su tiempo haciendo tareas que no aportan valor a su trabajo ni a su empresa. Si te has planteado automatizar algunas de ellas, te ayudamos a saber hasta dónde puedes llegar.

Las inversiones en automatización se han acelerado a medida que esta se ha perfeccionado y extendido a todos los puestos de las empresas.

Imagina lo productivo y eficiente que serías si pudieras eliminar todas las tareas manuales, repetitivas y rutinarias de tu jornada. Imagina que un programa hiciera todas esas tareas por ti y pudieras dedicar todo ese tiempo a los proyectos que más valor aportan a tu empresa, a tus clientes y a ti mismo.

Cada día más empresas dejan de imaginárselo y dan el paso.

Los directivos están priorizando las inversiones en soluciones tecnológicas que mejoran la eficiencia y la productividad. Y la automatización empresarial, como la que ofrece MuleSoft, está a la cabeza de esa lista.

Las empresas llevan décadas invirtiendo en automatización para eliminar las tareas manuales y logar que sus trabajadores se centren en lo que les ayuda a crecer. Las inversiones se han acelerado a medida que la automatización se ha perfeccionado y extendido a todos los puestos. El 85 % de las organizaciones que participaron en un estudio de Deloitte de 2021 afirmaron que se están replanteando la forma de trabajar y están pasando de la automatización por tareas a la automatización integral.

El alcance, la extensión y las razones para automatizar los procesos empresariales siguen evolucionando.

«Durante la pandemia de la COVID-19, la gestión de los costes fue el principal motor de la automatización», explica Joe Surprenant, jefe de ventas de IA y operaciones de datos de Deloitte. «A medida que empezamos a salir de la pandemia y observamos nuevos modelos de talento, la automatización ha ido cobrando fuerza como un asistente para aumentar la eficiencia de las empresas».

Las empresas que adoptan esta visión más amplia de la automatización han ahorrado cientos de millones de euros y han aumentado su productividad, según Surprenant, que pone como ejemplo a los servicios financieros, las aseguradoras y el sector farmacéutico.

A pesar del crecimiento de la automatización, las empresas todavía pueden hacer mucho más para automatizar los procesos de principio a fin en lugar de limitarse a realizar simples automatizaciones por ordenador basadas en tareas.

La automatización de las tareas repercute en la felicidad y la productividad

Muchos trabajadores del conocimiento pierden mucho tiempo introduciendo y recuperando información manualmente en muchos sistemas como parte de un proceso manual de varios pasos. Esto no es precisamente lo mejor que puede aportar una persona, y podría mermar su moral y su compromiso con la empresa.

«La automatización de las tareas rutinarias permite a los trabajadores centrarse en proyectos más estratégicos que les motivan más y que son la razón por la que aceptaron el empleo», dice Surprenant. «Con la automatización conservamos la energía y el entusiasmo de los trabajadores, lo cual es un gran imperativo dada la escasez de talento. La automatización está desempeñando un papel crucial en el compromiso de los empleados.»

En su opinión, esto comienza incluso antes de contratar a alguien. Cuando los procesos de RR. HH. están automatizados, se envía una señal positiva a los posibles empleados para que sepan que la empresa prioriza los procesos digitales.

¿Cómo pueden las empresas identificar las oportunidades de automatización? Matt McLarty, director global de tecnología de campo y vicepresidente de la oficina de transformación digital de MuleSoft, explica que una gran empresa de servicios financieros lo hizo planteando a los empleados una pregunta muy sencilla: ¿Qué es lo más inútil que debes hacer cada día?

«Lo convirtieron en un concurso, con premios», recuerda. «La gente estaba tan frustrada por perder el tiempo en esas tareas que colaboraron ofreciendo todo tipo de información, lo que terminó en una oleada de peticiones para que la empresa las automatizara».

La automatización empresarial puede aplicarse en cualquier momento y lugar

No es necesario entender cómo funciona la automatización. Solamente hay que entender su impacto y lo poderosa que puede ser. A continuación explicamos cómo los distintos departamentos pueden utilizar la automatización para reducir los procesos manuales, recortar costes, cambiar metodologías ineficientes y prestar un mejor servicio a los clientes y empleados:

Finanzas y contabilidad

La automatización de las funciones de planificación financiera y contabilidad libera tiempo para cosas más importantes desde el punto de vista organizativo, como el análisis, la estrategia y la colaboración con las partes interesadas. Un ejemplo son las cuentas por pagar. La captura de datos está automatizada (ya no hay que rebuscar en kilómetros de hojas de cálculo), las facturas se vinculan automáticamente con los documentos pertinentes y las aprobaciones se ponen en marcha solas. Esto no solo es más eficiente, sino que reduce el riesgo de errores.

Marketing

No tiene sentido tener que pulsar «enviar» en cada correo electrónico, campaña o publicación en las redes sociales que crees. Mediante la automatización del marketing, puedes dirigirte a los clientes con mensajes automatizados a través de varios canales. Las mejores herramientas te ayudan a identificar a tu público, a diseñar el contenido más relevante y a activar acciones automáticamente, como ofertas basadas en los horarios y el comportamiento de los clientes. Estos esfuerzos pueden alinearse con un sistema CRM.

Servicio de atención al cliente

No hace falta dedicar un recurso humano para responder a preguntas básicas como «¿Cómo puedo restablecer mi contraseña?» o «¿Dónde está mi pedido?» Los bots de chat, los bots de voz y las herramientas de autoservicio ya se usan en muchos canales y permiten liberar a los agentes para que ayuden a los clientes a solventar situaciones más complejas. La automatización del servicio de próxima generación, que utiliza la IA, la realidad aumentada y el Internet de las cosas (IoT), puede predecir eventos de servicio y resolverlos a través de canales digitales. Además, puede ofrecer a los clientes una visión global del servicio para acceder a las herramientas de autoservicio y a la supervisión automatizada.

Recursos humanos

Los sistemas de RR. HH. pueden automatizar un amplio abanico de tareas, desde el procesamiento de solicitudes de empleo, el seguimiento de las respuestas y la programación de las entrevistas, hasta las ofertas de empleo, las incorporaciones y desvinculaciones de personal, la gestión de las nóminas y la administración de las prestaciones. Mediante el uso de análisis de datos, estos sistemas también pueden proporcionar información sobre la confianza, la productividad y el compromiso de los trabajadores.

Ventas

Una consultoría de gestión estimó que alrededor de un tercio de todas las tareas de ventas pueden ser automatizadas; sin embargo, muchos responsables de toma de decisiones empresariales no lo saben aprovechar. La estrategia y la planificación de las ventas, la identificación y la cualificación de los clientes potenciales, la configuración, la fijación de precios y los presupuestos, la gestión de los pedidos y el servicio posventa son áreas que se prestan a la automatización. Los primeros en adoptarlo, señala la consultoría, han experimentado un aumento del tiempo de interacción con los clientes, una mayor satisfacción por parte de estos y una mejora de la eficiencia de hasta el 15 por ciento en todos los casos.

«Un robot puede vender un producto o un servicio», dice Tim Cortinovis, autor de varios libros sobre automatización. «Un vendedor cualificado se dedica a vender y forjar una relación entre el cliente y la empresa, algo mucho más importante».

Los directivos deben considerar la automatización empresarial como un activo estratégico

Al igual que otras transformaciones digitales, el éxito de la automatización integral depende de los cambios culturales impulsados desde arriba y adoptados en cada función. La formación, los incentivos y los KPI son esenciales.

Se espera que el gasto en los dos principales tipos de automatización empresarial, la automatización de procesos robóticos y la automatización de procesos inteligentes, alcance 19 300 millones de dólares este año, frente a los 13 600 millones de hace dos años. Las ramificaciones son profundas y afectan a la forma en que trabajamos, competimos, innovamos y servimos a los clientes.

«Se necesita un líder fuerte y un jefe de área fuerte para tener la visión de decir: ‘Sé que es difícil y que, en un primer momento, cambiar la forma en que trabajamos va a afectar a nuestro negocio, pero si no lo hacemos ahora, vamos a perder la confianza de nuestros empleados, vamos a perder frente a la competencia y vamos a quedarnos atrás'», concluye Surprenant.