Para muchos de nosotros, la expresión «en el trabajo» siempre se ha referido a un espacio físico: la oficina. Pero ahora, empresas, comunidades, escuelas y organizaciones de todo tipo están resolviendo cómo adaptarse al trabajo desde casa.
Este cambio tan repentino a esta escala plantea una pregunta interesante: cómo podemos hacer que nuestros empleados trabajen sin problemas desde cualquier lugar cuando todo el mundo está distribuido por todas partes. Todos los ejecutivos con los que hablo, independientemente de la función que desempeñan, desde el director ejecutivo hasta el director de TI, pasando por el director de marketing, el director de tecnología, el director de riesgos o el director de operaciones, se están planteando la misma pregunta: ¿qué hago ahora?
No hay una respuesta única ni sencilla. Pero quiero compartir nuestro enfoque en Salesforce para:
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Ayudar a mantener la seguridad y el compromiso de nuestros empleados
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Automatizar nuevos procesos y desarrollar nuevas políticas
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Seguir innovando y aprender nuevas formas de trabajo digital
Espero que esto inspire a otras organizaciones a encontrar nuevas formas de reinventar su forma de trabajar y poner en marcha herramientas y prácticas que permitan a todos trabajar juntos, independientemente de dónde se encuentren.
Crear canales de comunicación abiertos y transparentes
En Salesforce utilizamos Chatter, nuestra herramienta interna de redes sociales, para compartir noticias e información. En momentos como el que vivimos, Chatter es aún más importante, ya que es un único centro para que nuestros ejecutivos y equipos de seguridad compartan actualizaciones. También permite a nuestros empleados hacer preguntas y ver las respuestas públicas.
Aunque contamos con el grupo All Salesforce para compartir la información más importante para cada uno de nuestros más de 50 000 empleados, también hemos creado un grupo para actualizaciones relacionadas con el coronavirus en el que los empleados pueden plantear sus dudas. Cada oficina tiene su propio grupo de Chatter para compartir información localmente. Evitamos aislar la información cuando compartimos preguntas en Chatter.
Nuestros canales de comunicación van más allá de Chatter. Utilizamos la señalización digital en nuestra página de inicio de sesión para compartir anuncios importantes. Tenemos un documento de Quip que se actualiza diariamente con los recursos y directrices más recientes, y que constituye nuestra única fuente de información fiable. Además, nuestro equipo de dirección envía una actualización diaria por correo electrónico con los últimos desarrollos y las dudas más complejas de Chatter. Esta comunicación transparente es crucial en estos momentos en los que todo el mundo busca información actualizada.
Digitalizar procesos para facilitar «el trabajo desde cualquier lugar»
Si nuestros registros y documentos estuvieran en papel, el paso al teletrabajo habría sido mucho más difícil. Somos una empresa tecnológica, por lo que no tenemos muchos procesos en los que se utilice el papel. Sin embargo, hemos trasladado la mayoría de nuestros procesos que antes requerían información de seguimiento en hojas de cálculo o el envío de correos electrónicos a aplicaciones integradas en nuestra plataforma. Hemos creado aplicaciones que digitalizan tareas como aprobaciones de viajes, contenido de marketing y organigramas. En lugar de enviar por correo electrónico la última versión de una hoja de cálculo, todos pueden acceder a la información que necesitan. Además, dado que estos procesos siempre se digitalizaban e integraban en Salesforce, la transición al teletrabajo ha sido más fluida.
Utilizar herramientas que facilitan la colaboración
Soy la primera en admitir que el teletrabajo dificulta la colaboración. Solemos subestimar las conversaciones «en el pasillo» que se convierten en información valiosa que nos ayuda en nuestro trabajo. Además de animar a realizar videollamadas, tanto para reuniones formales como para la «pausa del café», resulta útil disponer de herramientas sociales de colaboración para trabajar en documentos. Quip nos permite trabajar de forma colaborativa y rápida mediante el etiquetado social y el chat en documentos, lo que permite a todos trabajar juntos, desde cualquier lugar.
Por ejemplo, un empleado se dio cuenta de que si no podía desplazarse hasta la ubicación de un cliente, tenía que averiguar cómo realizar una sesión de puesta en común de ideas sin una reunión física. Así que pidió a sus compañeros que aportaran sus sugerencias a través de un documento de Quip. En cuestión de horas, el documento se llenó de ideas. Ahora, todos los empleados de Salesforce pueden ver las herramientas aprobadas y cómo utilizarlas de forma eficaz durante las reuniones virtuales. Ahora, cualquiera puede obtener Quip gratis para facilitar la colaboración virtual.
También utilizamos Trailhead para compartir consejos sobre la colaboración de forma remota y fomentar la calma («mindfulness») durante momentos estresantes. Eche un vistazo a este trailmix para obtener recursos, como consejos sobre cómo vivir y teletrabajar con calma («mindfulness») que han ayudado a nuestro equipo.
Facilitar la búsqueda rápida de información
En las últimas semanas, hemos reducido los desplazamientos, implementado nuevas políticas sobre teletrabajo y animado a los empleados a replantearse sus planes de viaje personales. Ello ha dado lugar a muchas preguntas de nuestros equipos de TI, RR. HH. y servicios en las instalaciones. Es importante facilitar a nuestros empleados la búsqueda de la información que necesitan y el envío de solicitudes de ayuda para obtener asistencia.
Concierge es nuestra herramienta de asistencia de autoservicio que utiliza una interfaz de búsqueda para acceder a artículos de la base de conocimientos y dirigir a los empleados a información relevante según su función y ubicación. Nuestros empleados pueden ver el estado de sus solicitudes con total transparencia, así como interactuar con el personal de asistencia técnica a través del chat en directo. Si simplificamos el proceso de respuesta a las preguntas, nuestros empleados dedicarán menos tiempo a buscar ayuda y obtendrán soluciones de forma más rápida.
Cuidar de los empleados cuyo trabajo no puede realizarse de forma remota
Como ocurre en muchos de sus negocios, no todos nuestros empleados pueden teletrabajar. Por eso seguimos pagando a nuestra plantilla eventual mientras cerramos nuestras oficinas. También somos conscientes de que, debido al cierre de las escuelas, incluso los empleados que podrían trabajar desde casa necesitan ayuda. Por eso, trabajamos con socios regionales y fomentamos la flexibilidad de los directores para aliviar los retos causados por las necesidades relativas al cuidado de los niños que tienen los afectados. Puede que estos pasos no sean posibles para todas las empresas. Pero me siento orgulloso de nuestro equipo de liderazgo por llevar a cabo estas acciones y cuidar de nuestra ohana y del mundo de cualquier forma que esté en nuestra mano.
Siempre ha sido importante ofrecer herramientas y recursos para mantener la productividad y el compromiso de los empleados en el trabajo. Pero ahora más que nunca es nuestra responsabilidad como líderes facilitarles el trabajo para que los empleados puedan centrarse en lo que realmente importa. Espero que estas ideas le ayuden a usted y a sus organizaciones a encontrar formas de sobrellevar estos tiempos tan difíciles.
Nuestra serie Leading Through Change ofrece contenido sobre liderazgo intelectual, consejos y recursos para ayudar a los líderes empresariales a gestionar sus negocios durante la crisis. Eche un vistazo a algunos de nuestros artículos más recientes:
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