Conectar los departamentos de pymes puede suponer el éxito o el fracaso de un negocio. Cuando los datos quedan aislados en silos entre varios departamentos, se generan procesos y flujos de trabajo ineficientes y nadie de la empresa logra tener una vista de 360° del cliente ni una vista general clara de toda la empresa. Los empleados se limitan a trabajar con su pieza del puzle y son incapaces de ver cómo encaja su visión en la realidad global de la empresa.
Esto era lo habitual hace un tiempo, pero cada vez hay más pymes en proceso de transformación digital que conectan sus departamentos e integran sus datos. Hoy, las pymes están maniobrando para enfrentarse a los retos de la nueva normalidad y delegan nuevas responsabilidades a sus empleados. Algunos cargos y departamentos tradicionales, como los de ventas, crecen y evolucionan, mientras que otros, como los de marketing, recurren a la automatización para liberarse de la carga de las tareas repetitivas y así poder centrarse por completo en los nuevos estándares de interacción con el cliente.
A medida que los departamentos de pymes evolucionan, también lo hacen los cargos. Echemos un vistazo a los departamentos más importantes para tu pequeña empresa y a cómo estructurar tu empresa para disponer de una hoja de ruta exitosa en la nueva normalidad, en las que le seguirán.
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¿Cuáles son las 6 principales unidades funcionales de una empresa?
Producción
Investigación y desarrollo
Ventas
Marketing
Gestión de recursos humanos
Contabilidad y finanzas
¿Qué departamentos necesita una empresa?
Cada empresa tiene sus necesidades particulares, pero estos son los departamentos más habituales:
Tecnologías de la Información: Uno de los más esenciales, tanto para mantener las redes y programas en funcionamiento como para mantener, desarrollar y proteger los sistemas internos. Algunas pymes necesitarán un equipo dedicado, mientras que otras lo podrán suplir con herramientas como la plataforma Lightning de Salesforce, que facilita el desarrollo e implementación de aplicaciones.
Recursos Humanos: La base de cualquier empresa. Se encargan de la selección de personal, nóminas, ventajas y cumplimiento. El departamento genera gran cantidad de documentación e implica tareas repetitivas, por lo que puede beneficiarse mucho de herramientas de automatización y apoyo.
Ventas: Tanto si ofreces servicios como productos, necesitas un equipo que se dedique únicamente a venderlos. Resulta un departamento indispensable para hacer crecer tu empresa y ampliar tus beneficios. Desde buscar clientes a crear materiales específicos, todo el trabajo de este departamento vale su peso en oro.
Marketing: Se encarga del proceso de generar visibilidad de marca y generar clientes potenciales para la empresa. Sin este departamento, el de Ventas estará en verdaderos apuros. Como sugeríamos antes, hay tareas y tareas de marketing, por lo que automatizar las más tediosas permite dirigir el talento al valor añadido.
Atención al cliente: Los clientes que logres atraer gracias al trabajo de Marketing y Ventas son recursos valiosos y se deben tratar como tal, sea cual sea el canal de contacto. Este equipo se encarga de atender a quienes han confiado en tu empresa como merecen. Sin clientes, tu empresa se hundirá, así que no hace falta decir mucho más sobre la importancia de este departamento, aunque definitivamente sí sobre cómo mejorarlo.
Finanzas: Uno de los motivos más frecuentes por los que las empresas fracasan son las finanzas. Así, tener un departamento que las gestione puede suponer la diferencia entre avanzar o desaparecer. Este departamento se encarga de gestionar las cuentas de cobros y pagos, los presupuestos, la estrategia de negocio financiera, etc.
¿Qué estructura tienen los pequeños negocios?
La estructura más habitual es la llamada “estructura organizativa funcional”. Consiste en agrupar a empleados por las funciones específicas que desempeñan, y cada departamento funciona de forma independiente. Así, cada una de las áreas funcionales o departamentos responden ante un director o vicepresidente que es responsable de todos sus subordinados. La ventaja de este tipo de estructura es que los empleados se dedican a lo que mejor saben hacer, y su desventaja, que cada departamento se centran en su área de influencia, convirtiéndose fácilmente en silos de información y sin brindar la ayuda que podrían a otros departamentos.
¿Cuál es la mejor estructura organizativa para una pyme?
Sin duda, no hay que reinventar la rueda, y si antes decíamos que la estructura organizativa funcional es la más habitual, eso significa que probablemente es la mejor, principalmente porque las tareas recaen en aquellos que las podrán desempeñar con más garantías. Sí es cierto, sin embargo, que se puede mejorar reduciendo o eliminando sus desventajas. Eso pasa por eliminar los silos de información y consolidarla, para lo cual son ideales las herramientas CRM; ofrecer mejor visibilidad y cooperación entre departamentos; y quizás por mejorar las habilidades de los empleados con herramientas especializadas para facilitar la cooperación y la agilidad empresarial.
¿Qué departamentos son necesarios para que una pyme funcione?
Someramente, puesto que ya se ha mencionado de pasada anteriormente, aunque aportando algunos datos nuevos, estos serían los departamentos absolutamente indispensables en prácticamente cualquier empresa:
Ventas y Marketing: ¡Todas las empresas necesitan generar ventas!
Operaciones: Toda empresa necesita cumplir las promesas que hace a sus clientes y entregar los servicios y productos acordados.
Finanzas y Administración: Siempre es necesario tener control de las finanzas y garantizar que se mantiene la infraestructura empresarial.
Crear una estructura organizativa para tu pyme
Aunque puede que las pymes no tengan la necesidad (ni los recursos) de cubrir todos los cargos y departamentos que son habituales en empresas de mayor tamaño, sí es importante crear una estructura organizativa y asegurarse de que todos los cargos están claramente definidos.
Las pymes pueden empezar centrándose en algunas áreas esenciales como Ventas y Marketing, Operaciones y Administración. Analiza qué funciones se deberán cubrir en estos tres departamentos. Puede que Ventas y Marketing requieran un director de RR. PP., un generador de clientes potenciales y un gestor de cuentas, mientras que en Operaciones sea necesario un equipo de desarrollo de producto, operadores de procesamiento y envío, y agentes de servicio al cliente. Algunos puestos, como los relacionados con contabilidad, marketing y desarrollo de productos, pueden externalizarse con proveedores y contratistas.
En lo tocante a liderazgo ejecutivo, las empresas necesitan un pensador creativo e innovador que sepa detectar las oportunidades emergentes, y un cerebro organizador que se centre en la ejecución y el funcionamiento para permitir materializar las oportunidades detectadas. Idealmente, estas responsabilidades las desempeñarán varias personas, pero es posible que un solo líder pueda tener tanto una vista general como pormenorizada de la empresa, o bien que un visionario pueda ser un técnico con las habilidades necesarias para ejecutar los planes.
El futuro de los departamentos de pymes
Los negocios crecen junto a sus necesidades. Puede que aparezcan nuevos cargos o que, con la ayuda de nuevas tecnologías, los cargos existentes se amplíen para cubrir nuevas responsabilidades. Las estructuras organizativas deberían ser flexibles y capaces de evolucionar según sea necesario. Con nuevas herramientas, plataformas de formación y estrategias innovadoras, el futuro de los departamentos de pymes no tiene límites.
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