Teletrabajo: ¿cómo está evolucionando y cómo cambiará la forma de trabajar?

Smart working, teletrabajo, trabajo híbrido: desde los primeros meses de 2020, estos conceptos han irrumpido en el día a día de empresas y trabajadores. En la actualidad, los nuevos modelos de organización del trabajo basados en la flexibilidad y la autonomía parecen destinados a quedarse y a cambiar de forma decisiva el mundo laboral.

La difusión del teletrabajo en España

Durante 2021 y la primera mitad de 2022, empresas privadas de todos los tamaños han consolidado e integrado el teletrabajo en sus propios procesos y en las políticas de gestión del personal. A finales de 2021, con la emergencia sanitaria casi finalizada, las personas que trabajaban desde casa en España superaban todavía los 4 millones y, todavía hoy, el 81 % de las grandes empresas pretende continuar con el teletrabajo incluso cuando termine la pandemia, poniendo en marcha proyectos estructurados de tipo híbrido.

En concreto, los trabajadores de las grandes empresas que teletrabajan han constatado una mejora de la conciliación laboral y familiar y valoran positivamente su propia eficacia y eficiencia al trabajar desde casa, aunque reconocen dos aspectos críticos que son típicos del nuevo panorama laboral: el aumento del estrés tecnológico y el riesgo de descuidar el descanso, trabajando más horas de lo previsto.

Distinta es la situación para las PYMES: en 2021, el 53 % puso en marcha proyectos de trabajo remoto, pero solo el 35 % ha declarado querer seguir con esta modalidad. En parte, este menor interés por el teletrabajo depende de las características de los sectores donde la presencialidad es fundamental y el teletrabajo tiene difícil aplicación (por ejemplo: sectores manufacturero, minorista, hostelería). En otros casos, se debe a dificultades de las PYMES a la hora de afrontar algunos de los retos que plantea esta transición: desde la adaptación de las tecnologías digitales y la formación del personal, a la necesidad de desarrollar una nueva cultura empresarial basada en la confianza y en la evaluación de los resultados.

Integrar un modelo de teletrabajo bien estructurado trae consigo nuevas oportunidades de innovación y crecimiento, pero obliga a hacer cambios a nivel de los procesos productivos, de las dinámicas de trabajo y también de la cultura empresarial. Saber afrontar estos retos será fundamental para obtener los beneficios que este nuevo enfoque de la organización del trabajo puede ofrecer a empresarios y trabajadores.

Smart working, teletrabajo, trabajo remoto, trabajo híbrido: ¿en qué se diferencian?

El término smart working designa una modalidad de gestión del trabajo que deja a las personas flexibilidad y autonomía por lo que respecta a los lugares y los tiempos en los que desarrollar sus funciones, puesto que se basa en la consecución de los objetivos y en la evaluación de los resultados en vez del control de la presencia y de los horarios de trabajo.

Con la vuelta gradual al trabajo presencial tras la emergencia, el teletrabajo ha vuelto en su forma híbrida (hybrid work), que alterna el trabajo presencial con el trabajo remoto. El smart working híbrido no prevé que el trabajo se haga al 100 % fuera de la oficina, ni mucho menos desde casa, sino que el trabajador pueda gestionar de manera flexible y autónoma los tiempos y los lugares, trabajando en espacios facilitados por la empresa o en remoto: desde casa, de viaje, en soluciones de coworking o adoptando formas de nomadismo digital.

Las modalidades de trabajo híbrido más extendidas prevén la alternancia dentro de la semana de jornadas laborales en la oficina y jornadas laborales desde casa, una solución que permite mantener un buen equilibrio entre las exigencias de la vida personal y los beneficios de la interacción con compañeros y supervisores. A veces se alternan semanas enteras de trabajo presencial y remoto, una opción que facilita la contratación de trabajadores que viven lejos de la sede y que contribuye a reducir los desplazamientos.

Smart Working: oportunidades y retos de una nueva forma de trabajar

Autonomía y flexibilidad, espacio de trabajo, tecnología y competencias digitales son las características principales del Smart Working y algunos de los motores de cambio más importantes que están en marcha en el mercado laboral.

Trabajo flexible y autónomo: cómo está cambiando la cultura empresarial

Una de las oportunidades de cambio más preciadas es quizá el reto más difícil y reside en el plano de la cultura empresarial.

La premisa para un proyecto de smart working realmente eficaz es adoptar un modelo de gestión de los recursos humanos basado en la confianza y la responsabilización, más que en el control. Se acabó el estar atados a unos horarios y a la presencialidad: el mérito los que trabajan desde casa se mide en base a objetivos claros y se reconoce en función de los resultados.

Una empresa competitiva e innovadora sabe fomentar la autonomía de los colaboradores y recoge los frutos en términos de eficiencia, de calidad del trabajo y de implicación de los empleados. La satisfacción de los empleados que se implican, responsabilizan y que se sienten valorados mejora la productividad y atrae el talento.

Aparte de los procesos y sistemas de gestión del trabajo, también hay que repensar los modelos de evaluación y de feedback, no solo para monitorizar la productividad, sino también para reconocer el mérito de los trabajadores. Uno de los aspectos críticos del teletrabajo es precisamente la sensación de desconexión y aislamiento que puede experimentar un empleado que está alejado físicamente del equipo, los supervisores y el empresario, una situación en la que resulta más difícil (y, por eso, es aún más importante) reconocer los esfuerzos y demostrar que se aprecia el trabajo bien hecho.

Home office, smart office u oficina en casa: cómo está cambiando el espacio de trabajo

El espacio de trabajo es el primer banco de pruebas en el que se mide el cambio, empezando por las home offices u oficinas en casa creadas durante el confinamiento y mejoradas con el paso del tiempo, siguiendo algunas directrices y consejos sobre cómo teletrabajar mejor desde casa.

Con el regreso al trabajo híbrido y presencial, el cambio ha afectado también a los ambientes de las principales empresas que han rediseñado los espacios de trabajo para favorecer una modalidad más flexible y compartida. En un contexto en el que las personas se alternan, trabajando de forma presencial y en remoto, por días o semanas, se puede apostar por superar el concepto de puesto individual y fijo, diseñando oficinas que se inspiren en los espacios de coworking.

Las ventajas de un ambiente que fomenta la colaboración y la socialización en las jornadas de trabajo presencial son múltiples. Puede estimular la interacción y mejorar la calidad del trabajo, colmar las posibles lagunas de la comunicación digital entre compañeros y, sobre todo, crear conexiones que mantengan vivo el apoyo social, cuya ausencia se ha notado tanto en la experiencia de los trabajadores obligados a teletrabajar al 100 % durante la pandemia.

Igual que el trabajo híbrido puede contribuir a reducir desplazamientos y emisiones, desde el punto de vista de la sostenibilidad medioambiental y social, repensar y reducir los espacios de trabajo presencial puede ser la ocasión perfecta para limitar el consumo, mejorar la eficiencia energética y reducir la huella ecológica de la empresa.

Herramientas operativas y tecnologías digitales para el teletrabajo

El teletrabajo no es posible sin una adecuada infraestructura digital, que incluye, no solo hardware y dispositivos suficientemente potentes y actualizados, sino también una conexión rápida y fiable, sistemas de seguridad informática, protocolos que protejan la privacidad de los trabajadores y los clientes, VPN, herramientas de social networking internas en la empresa, aplicaciones y software compatibles, seguros y actualizados.

Si el trabajo se debe poder realizar en cualquier parte con la misma facilidad con la que se hace en el propio puesto «tradicional», las tecnologías a disposición de los trabajadores que trabajan desde casa deben permitirles comunicarse con todos los niveles de la empresa, localizar rápidamente información y recursos, recibir soporte técnico y formación, estar al tanto de la contratación de nuevos empleados y socializar con los compañeros.

La transformación en marcha tiene también que ver en gran medida con las inversiones de las empresas en las herramientas operativas que, a su vez, contribuirán a crear los nuevos hábitos laborales de los empleados, tanto en modalidad presencial como en teletrabajo. De hecho, cada vez será más importante evitar que se creen brechas tecnológicas entre quienes trabajan in situ o en remoto.