12 trucos de productividad para pymes

Tras la buena acogida de nuestro artículo anterior sobre claves de productividad para pymes, te presentamos este nuevo artículo con más ideas y trucos.

Mucho más en juego que mejorar la productividad empresarial

La productividad empresarial es esencial para competir y hacerse con una buena posición en el mercado. Cuando las pequeñas empresas son poco productivas, es complicado cumplir los objetivos. Y lo que es peor, puede ser difícil cumplir las expectativas del cliente.

Las buenas noticias son que aumentar la productividad de pymes nunca ha sido tan fácil como en la actualidad. Existen multitud de formas de hacerlo, desde incorporar nuevas tecnologías hasta dotar a los empleados de nuevas habilidades. En una época en que el tiempo es el recurso más valioso, la importancia de trabajar de forma más inteligente (¡y no más duro!) resulta evidente. Ahora que el trabajo remoto ha ganado un peso crítico, es esencial dotar a los empleados de herramientas y estrategias para mantenerse enfocados en su trabajo.

A continuación, te presentamos algunos trucos de productividad para pymes que te pueden ayudar a mejorar día a día.

Los 12 trucos de productividad para pymes esenciales

Aquí van algunos de los mejores trucos de productividad para pymes que hemos recopilado, aunque es probable que leyendo estas píldoras se te ocurran otros.

1. Analiza a qué dedicas el tiempo

Puede que creas que sabes cuánto tiempo dedicas a cada tarea. Sin embargo, si haces varias cosas a la vez (y quién no lo hace hoy en día), puede ser difícil determinar exactamente cuánto tiempo requiere cada tarea. Una solución para ello es instalar alguna herramienta de análisis que te permita desglosar a qué dedicáis tú y tus empleados el tiempo. De esta forma, podrás ver si es posible agrupar tareas o eliminar cuellos de botella para mejorar la productividad. Hay multitud de formas de hacerlo, desde las basadas en la famosa técnica del Pomodoro hasta recopilatorios variados como este.

2. Sube de nivel gracias a la tecnología

Usa la tecnología para conectar a los empleados, permitir la colaboración y preparar tu empresa para el futuro. Ya sea con sistemas de CRM (Gestión de las relaciones con los clientes), soluciones de servicio en el campo o aplicaciones de reuniones virtuales, las pymes aprovechan cada vez más las nuevas tecnologías para ser más productivas. Además, las nuevas tecnologías también permiten obtener vistas globales de los clientes, lo que facilita las ventas, o mantener a los empleados alineados, algo esencial al trabajar de forma remota.

3. Dedica menos tiempo al correo electrónico

En la semana laboral de 4 horas, Tim Ferris presenta la novedosa idea de crear una respuesta automática de correo electrónico y solo responder a los correos dos veces al día. Si bien esto puede no ser factible o práctico para todo el mundo, es indudable que estar disponible a todas horas es un lastre para la productividad. En su lugar, busca formas de atender a tus llamadas y correos en batería durante periodos cortos y controlados de tiempo. Cuando termines, habrás ahorrado tiempo que podrás dedicar a otras cosas.

4. Prioriza según el Principio de Pareto

El Principio de Pareto establece que el 80% de las consecuencias proviene del 20 % de las causas. Así, el 80 % de los resultados suelen proceder del 20 % de esfuerzos, el 80 % de los ingresos suelen proceder del 20 % de clientes, etc. Como nadie dispone de tiempo infinito y hay que tomar decisiones sobre qué hacer y qué dejar de hacer, este es un buen criterio para separar el grano de la paja y centrarse en lo que realmente aporta a tu empresa.

5. Automatiza tareas con la IA

En todas las empresas hay multitud de pequeñas tareas (¡o no tan pequeñas!) repetitivas y tediosas que suponen un derroche de energías valiosas que se podrían invertir en otras cuestiones de más valor añadido. Si esto te resulta familiar, tienes una gran baza en los sistemas de Inteligencia Artificial, que te permitirán automatizar todo tipo de procesos internos, desde la generación de nóminas hasta el seguimiento comercial con clientes.

6. Pregunta a tu plantilla sobre sus ladrones de tiempo

Más allá de los sospechosos habituales, tus empleados sabrán mejor que nadie qué factores lastran la productividad en cada departamento y puesto. Así que no dejes pasar esa oportunidad de mejorar y pregúntales al respecto. Si ves que el equipo se siente incómodo criticando cómo funciona actualmente la empresa, puedes usar algún sistema de encuestas anónimo o parecido. La cuestión es acceder a esa información privilegiada que puede tener un efecto transformador en el conjunto de tu empresa.

7. Mejora la agilidad mediante la formación interna

En todas las empresas sucede que hay ciertos procesos que solo un puñado de empleados domina (incluso a veces solo una), lo cual genera cuellos de botella, un verdadero escollo para la productividad. Una buena forma de solucionarlos y de agilizar la empresa de forma global es recurrir a sistemas de formación internos, que permiten que los empleados mejoren sus competencias y que la empresa gane visibilidad y control sobre la disponibilidad de habilidades.

8. No desaproveches las mañanas

Mantener un buen equilibrio de trabajo y vida privada es importante para mantener la productividad, ya que el agotamiento genera improductividad. Además, las mañanas suelen ser el momento más productivo del día. Así que, si dedicas el viaje al trabajo para leer una novela, meditar o escuchar tu podcast favorito, en realidad contribuyes a tu productividad. Por supuesto, la otra cara de la moneda es aprovechar el viaje para organizar tu día o vaciar tu bandeja antes de pisar siquiera la oficina. Al llegar, podrás dedicarte a cuestiones verdaderamente importantes y terminar antes tu jornada.

Si trabajas desde casa, recomendamos establecer un flujo de trabajo matutino personalizado que te permita rendir al máximo. Por ejemplo, minimizar las pérdidas de tiempo y crear hábitos productivos.

9. Aprovecha los datos para tomar mejores decisiones

Tal y como exploramos en un blog anterior, la gestión de los datos es otra clave para mejorar la productividad empresarial. Ármate con la tecnología adecuada, como un CRM, para lograr desentrañar los datos valiosos de la maraña de información de que ya dispone tu empresa. Con una visión global de cada cliente y de los indicadores clave de rendimiento (KPI) de tu empresa, tendrás criterios objetivos para mejorar.

10. Crea un entorno de trabajo inspirador

El entorno de trabajo contribuye de forma determinante al rendimiento de los empleados. Y no hablamos solo de tener un lugar de trabajo bonito, que por supuesto también ayuda. La cuestión clave es que tu organización aporte valor a los empleados, los ayude a crecer, sea un reto y no solo un conjunto de responsabilidades desconectadas y reglas sin sentido. El lugar donde te gustaría trabajar a ti.

11. Haz que las reuniones sean prehistoria

Según una encuesta de AtTask y Harris Poll, los empleados dedican solo un 45 % de su tiempo a las tareas principales de su cargo, y dedican otro 41 % en reuniones, tareas administrativas e interrupciones. Si ya se han automatizado al máximo las tareas administrativas, queda centrarse en las reuniones. ¿Son todas necesarias? ¿Se podrían hacer reuniones de 30 minutos en lugar de 1 hora? ¿Asisten a las reuniones las personas verdaderamente imprescindibles?

12. Elige una buena banda sonora

¿Te acuerdas de los montajes inspiradores de formaciones de los ’80? Algo que tenían la mayoría en común era una banda sonora sonando a todo trapo de fondo. Pues bien, quizás no sea una idea muy buena dar la bienvenida a tus empleados en la oficina con la banda sonora de Rocky, pero se le puede dar una vuelta de tuerca. Te sorprendería ver cómo llega a influir a nivel subconsciente la música en el humor y la productividad. Algunos estudios sobre el llamado efecto Mozart indican que la música clásica puede mejorar la capacidad de razonamiento espacial. Y si bien no falta quien dude de esta teoría, la posibilidad de aumentar las puntuaciones de cociente intelectual 8 o 9 puntos es demasiado buena como para dejarla pasar. Al fin y al cabo, se ha comprobado que los ratones salen de un laberinto más deprisa escuchando música clásica.

Conclusión sobre la productividad de pymes

Mejorar la productividad de pymes tiene un coste económico cero o negligible si se tienen en cuenta los beneficios que puede aportar a una empresa. Hay multitud de trucos de productividad para pymes y sistemas tecnológicos que permiten mejorar gradualmente y dedicar el tiempo a cuestiones verdaderamente relevantes. Si deseas más información sobre cómo puedes mejorar la productividad empresarial, descarga gratis el libro electrónico

Cinco consejos para la mejora de una pyme que debería conocer. Y si quieres conocer otras formas de mejorar tu competitividad, no dudes en consultar el informe CRM para pequeñas y medianas empresas: La receta del éxito.