Cómo centralizar la gestión de datos de pymes

Cada día más organizaciones se pasan al trabajo remoto o híbrido. Es por ello que disponer de un sistema de gestión de datos de pymes centralizado es más importante que nunca. Hoy en día, los empleados necesitan acceder a los mismos datos y en el mismo momento, estén donde estén. Además, requieren una visión completa del cliente, en especial ahora que las interacciones cara a cara son menos frecuentes.

Tener tus datos fragmentados y repartidos en silos es problemático. Actualmente, las empresas necesitan guiar sus decisiones a partir de datos, saber hacia dónde van y por qué. Además, deben estar preparadas para reorientar su curso de acción con mínima antelación. Por ello, su mejor opción es reunir toda la información en un solo lugar; una especie de Estrella Polar de la información que les guíe para tomar decisiones óptimas.

En otras palabras, las empresas actualmente necesitan centralizar la gestión de sus datos. Veamos cómo empezar a hacerlo.

Las ventajas de la gestión de datos centralizada para pymes

Usa una fuente unificada de datos para mejorar la inteligencia empresarial

Cada vez más organizaciones guían sus decisiones con datos. Sin embargo, las empresas tienen problemas para aprovechar las conclusiones valiosas que extraen de sus datos si el resto de partes interesadas utilizan otras fuentes de información. Contar con una fuente de datos unificada, algo conocido también como Single-Source of Truth (SSOT), elimina este problema y pone en manos de las personas que elijas de tu organización la misma información consolidada, accesible en la nube y actualizada en tiempo real.

Mejora la integridad de los datos

Contar con una fuente de datos unificada genera confianza en su integridad. Pero según un informe de KPMG International, 1 de cada 4 encuestados confía poco o directamente desconfía de los datos de su organización. Sin embargo, cuando todas las partes interesadas de una organización utilizan la misma fuente de información, es más fácil creer en la veracidad de las cifras al evaluar el rendimiento empresarial o construir nuevas estrategias.

Mejora la eficiencia operativa

Una plataforma de gestión de datos centralizada para pymes facilita la mejora de la eficiencia operativa. Trabajar con datos fragmentados, fuentes duplicadas o información dudosa son barreras evidentes para el buen funcionamiento de cualquier empresa. Los líderes que no cuentan con un SSOT deben tomar decisiones basadas en la intuición, en lugar de hacerlo desde la razón. Y los vendedores tienen que acercarse a los clientes sin saber qué acciones han realizado con ellos otros departamentos.

Elimina los silos de información

Unir las distintas funciones y departamentos empresariales con datos compartidos permite a todos los implicados obtener una visión más clara de los flujos de trabajo y una perspectiva global de la empresa. Además, elimina los potenciales cuellos de botella. Y no menos importante: permite una colaboración más fluida al eliminar los silos de datos. En un momento en el que la agilidad de la plantilla es una cuestión cada vez más relevante, y los empleados deben ser más y más flexibles, disponer de una visión unificada es un factor clave para tirar adelante el trabajo.

Reduce costes

Las plataformas de gestión de datos centralizadas para pymes pueden generar ahorros inmediatos por varios motivos. Primero, porque reducen los costes informáticos, ya que se eliminan de la ecuación costes fijos de hardware y software correspondientes a soluciones dispares. En segundo lugar, porque mejoran la productividad de los empleados, por ejemplo, mediante la automatización de procesos o el aprendizaje automático.

4 consejos clave para centralizar la gestión de datos de pymes

Comprende de dónde salen tus datos

Un problema habitual en las empresas es el crecimiento exponencial de los datos, que puede resultar caótica. Si tienes información desperdigada en hojas de Excel, ERPs, sistemas antiguos, y más, estás guardando tus agujas en un pajar. Además, las empresas tienden a generar silos de información, más aún si hay grupos que no colaboran (por ejemplo, departamentos que compiten por los mismos objetivos). Conociendo todos tus orígenes de datos, también cartografiarás los sistemas de datos que utilizas en tu empresa, lo que te ofrecerá la oportunidad de eliminar redundancias.

Alinea objetivos mediante la gestión de datos de pymes

Si sumas a una gestión caótica de los datos…

• Esfuerzos repetidos para solucionar los mismos problemas para extraer y acceder a datos de sus silos

• La ausencia de un control de calidad, lo que supone un riesgo para la integridad de los datos

• La ausencia de trazabilidad y transparencia en el proceso que reduce la fiabilidad de los datos

…se podría decir que tienes una receta para el desastre. Por todo esto es clave tener una plataforma que permita centralizar los datos, ahorrar esfuerzos y garantizar la integridad. Además, te permite alinear los objetivos de la empresa mediante una sola herramienta, para que todos remen en la misma dirección.

Optimiza el gobierno de datos

El gobierno de datos, o la serie de normas y procesos que rigen el control de la información, es un aspecto esencial para poder disponer de información fiable y útil. Además, resulta básico para la automatización, gestión o escalabilidad de tus datos. Tu programa de gobierno de datos necesita implementar políticas y procesos, control de versiones, roles de trabajo, aprobaciones mediante flujos integrados y otros dispositivos para asegurar la precisión y trazabilidad. De esta forma, garantizas la calidad de los datos, que estén protegidos y que solo puedan acceder a ellos las personas autorizadas.

Busca formas de monetizar tus datos

Disponer de una buena plataforma de gestión de datos de pymes te ofrece la ventaja añadida de contar con un nuevo recurso en tu empresa, del que puedes sacar un provecho. Tienes varias formas de hacerlo:

• Vender tus datos: la forma tradicional de ganar dinero con algo es venderlo, apostamos a que sabes ya un poco sobre el tema.

• Incorporar los datos en los productos: buena parte del éxito de un producto procede de los datos que ofrece. Por ejemplo, los hoteles deben describir sus habitaciones y entornos, las aplicaciones de viajes compartidos deben ofrecer puntuaciones de usuarios, etc.

• Analítica y toma de decisiones: otra forma de sacar provecho de tus datos es utilizarlos para tomar las mejores decisiones en función de los datos reales que a menudo oculta la maraña de datos.

Unifica los datos y a tu equipo

En conclusión, la gestión de los datos de pymes aporta multitud de ventajas, desde la mejora de la eficiencia hasta la reducción de costes, pasando por la alineación de tu equipo para maximizar sus resultados. Pero la principal, sin duda, es disponer de una fuente de datos unificada que te ofrezca una visión global real de tu empresa, y no solo de una estimación intuida sobre la que tengas que basar tus decisiones.

Para obtener más información sobre estas plataformas y ver cómo funcionan en un entorno real, echa un vistazo a esta demostración rápida de Salesforce.