La gestión de los servicios de campo o Field Service Management (FSM), es un sistema para organizar y optimizar las acciones realizadas fuera de la oficina, en la ruta o en la entrega del servicio.
Alguno de los ejemplos de Field Service Management son consultas, ventas, mantenimiento, reparaciones, servicio de atención al cliente e inspecciones periódicas.
¿Por qué es importante tener un buen Field Service Management?
A menudo, las empresas ofrecen una amplia gama de Field Services, si este es tu caso, probablemente tengas que hacer malabares con una variedad de tareas, herramientas, individuos y dispositivos móviles.
El encargado de la gestión de los servicios de campo para una empresa que vende dispositivos de atención médica en el hogar, podría ser responsable de lo siguiente:
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Programar las reuniones de ventas y presentaciones.
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Enviar especialistas técnicos para configurar e inspeccionar equipos.
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Seguimiento del progreso de los empleados en el trabajo de campo.
Todas estas partes móviles han de ser rastreadas, organizadas, actualizadas y optimizadas. Y es aquí donde entra en juego Field Service Management: sin un sistema central que se encargue de gestionar estas tareas, resulta prácticamente imposible realizar negocios de manera eficiente.
¿Cómo ha evolucionado el Software de Field Service Management?
En el pasado, la mayor parte del trabajo se realizaba manualmente, lo que implicaba dedicar mucho tiempo a cada tarea y dejaba opción a los errores humanos.
El software de gestión de servicios de campo es una solución tecnológica diseñada para facilitar el trabajo de los gerentes de Field Services, permitiéndoles tener el control de las tareas a partir de la automatización. Además proporciona acceso en remoto a la oficina, actualizaciones en tiempo real, información de los clientes, y muchas otras herramientas.
Field Service Management: aplicaciones prácticas
Field Service Management es útil para cualquier industria que tenga empleados trabajando fuera de la oficina. Las empresas de servicios públicos, salud, construcción, mantenimiento, o telecomunicaciones tienen mucho que ganar con la implementación de una solución de Field Service Management en sus compañías.
Si te cuesta hacerte a la idea de todo lo que pueden ganar empresas de múltiples con FSM aquí tienes unos ejemplos:
Servicios públicos (gas, agua, electricidad)
Para las empresas de servicios públicos, la gestión de los servicios de campo es, particularmente útil, para enviar a sus especialistas a inspecciones y reparaciones, monitorear equipos de forma remota, organizar los horarios de trabajo y proporcionar una visión general de los recursos.
Asistencia sanitaria
El Field Service Management es crucial en el sector sanitario: desde el mantenimiento de registros médicos de forma precisa y actualizada, hasta enviar profesionales de la salud para realizar atención domiciliaria.
FSM facilita el mantenimiento de los dispositivos médicos mediante la gestión de activos, el trabajo de documentación y envío, el seguimiento de los historiales de dispositivos, el cumplimiento del código, y la creación de formularios y documentos necesarios.
Construcción
Una solución de Field Service Management permite actualizar las órdenes de trabajo en tiempo real, garantizar que los recursos necesarios estén disponibles, supervisar a los técnicos, programar tareas, hacer seguimiento de gastos y crear listas de verificación para inspecciones y certificaciones.
Mantenimiento
Un software de Field Service Management facilita la organización de los servicios (limpieza, reparaciones, jardinería…), la programación de los trabajos, el control del progreso; así como disponer de toda la documentación esté disponible en un mismo lugar.
Telecomunicaciones
Las empresas de telecomunicaciones pueden enviar trabajadores a realizar las tareas, supervisar la infraestructura, aportar información a los técnicos y/o abordar directamente los problemas de los clientes con el CRM.
¿Qué tienen en común todas las aplicaciones anteriores?
Todas se ocupan de gestionar múltiples acciones y personas de manera simultánea, a la vez que buscan acciones de mejora y mantenimiento continuos. Esta es la gestión de Field Service en su forma más efectiva.
Ventajas del Field Service Management
Ahora que ya conoces las aplicaciones de un FSM en diferentes sectores, tienes que saber que implantar una solución de Field Service te ofrece numerosos beneficios, tanto inmediatos como a largo plazo: tiempos de reacción más rápidos, mejorar la experiencia del cliente, ahorros de tiempo y recursos…
Sin embargo, existen una serie de errores frecuentes en Field Service que podrían repercutir directamente sobre la productividad y eficacia de tu negocio. En este sentido, nuestro Top Field Service management Software te ayudará a evitar algunos de los errores más comunes y hará que tu equipo funcione al máximo rendimiento.
Beneficios de implementar FSM
Accede a toda la información e interactúa en tiempo real
Con nuestro software Field Service Management, cualquier dispositivo conectado a IOT puede informar de todo tipo de problemas en el momento en que surjan.
Los gestores de Field Service pueden actualizar y enviar a los representantes directamente en sus dispositivos móviles, y los datos de campo operativos se pueden capturar, cargar y analizar a medida que van llegando.
Consigue una mayor tasa de éxito a la primera
La resolución de los problemas en una primera llamada es uno de los KPI más preciados, no obstante, esto no siempre se consigue, y se tiene que volver más de una vez para resolver un problema.
Con el software de Field Service Management adecuado, los trabajadores podrán tener acceso inmediato a una gran variedad de herramientas y recursos para evaluar una situación concreta, ponerse directamente en contacto con expertos, recuperar información de diagnóstico avanzada y otros recursos, para llegar mejor preparados y resolver un problema en el primer intento.
Crea una experiencia de usuario conectada
Seguro que crear una experiencia de cliente de primer nivel es la máxima prioridad en tu plan de negocio.
A través de procesos optimizados, una mayor conectividad y mayor acceso a los datos, contar con una solución de Field Service Management te ayuda a proporcionar un servicio proactivo eficiente y efectivo.
Reduce la carga de trabajo mediante procesos automatizados
Los Field Services necesitan una cantidad sustancial de trabajo administrativo que es, potencialmente lento. Contar con un Software de Field Service Management hace que ahorres tiempo con la automatización de tareas: programación, facturación, envío de recordatorios, órdenes de trabajo…
La automatización de los procesos liberará a los trabajadores y les permitirá enfocarse en la tarea concreta que deban realizar, reduciendo así las probabilidades de cometer errores humanos y manteniendo todo organizado.
Maximiza la eficiencia para ahorrar tiempo y dinero
Ofrecer a tus trabajadores todas las herramientas e información desde el puesto de trabajo permite que puedan trabajar de una manera mucho más eficiente.
Con la capacidad de recopilar, analizar y acceder a los datos, automatizar tareas, agilizar los procesos y reducir las visitas repetidas el FSM ahorrará a tu empresa mucho tiempo y dinero.
Cómo implementar en tu negocio Field Service Management
Si tu empresa ya cuenta con alguna herramienta para gestionar sus Field Services, pero no te da las funcionalidades que necesitas, al principio puede ser complicado implementar un nuevo sistema.
Sin embargo, es importante que tengas en cuenta que el software de Field Service Management tiene que configurarse para cumplir con las metas y objetivos de la empresa, mientras que los trabajadores tendrán que aprender cómo usarlo para sacarle el máximo rendimiento.
Aquí te explicamos los puntos 6 claves para implementar con éxito tu nuevo Field Service Management
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Ten claros tus objetivos a conseguir con FSM
La mayoría de los FSM incluyen ciertas funcionalidades básicas. Sin embargo, éstas también se pueden personalizar para satisfacer las necesidades específicas de tu empresa.
Si tienes una idea clara de los desafíos, objetivos y estrategia de tu negocio, estás en la mejor posición para determinar qué características debe tener tu software de gestión.
2. Nombra Field Services Managers cualificados
En base a los proyectos y sus características, seguramente ya existan en tu empresa managers de Field Service, del mismo modo, se debe designar un Manager (o varios) que supervisen y tomen decisiones relacionadas con la implementación de una nueva solución de FSM.
Estos managers han de tener una visión general de los proyectos para comprender los objetivos futuros, esforzarse por mantener informados a los trabajadores de los cambios y asegurarse que todo el equipo tienen la formación adecuada.
3. Empieza poco a poco
Si es la primera vez que implementas un CRM para Field Services, comienza trabajando en las necesidades más básicas, siempre de menos a más. Eso sí, márcate los objetivos a los que quieres llegar para ir evolucionando.
4. Ten en cuenta los datos
Siempre hay que empezar asegurando que conoces la información que ya tienes recogida y que tienes claro cómo quieres transferirla y seguir recogiéndola a través de tu nuevo sistema.
También es recomendable tener una idea de cómo vas a usar los datos con el fin de alcanzar tus objetivos. Un ejemplo podría ser determinar qué datos se van a recopilar, cómo analizarlos y qué se va a hacer con esa información.
5. Testea
Antes de lanzar oficialmente el Software de Field Service Management en tu empresa, prueba bien todas sus opciones y configuraciones posibles. Esto no solo te servirá para saber si funciona, te ayudará a preparar tus estrategias de FSM y cómo implementar el software en general.
6. Tómate un tiempo para implementarlo en el equipo
No saques conclusiones precipitadas. Al principio necesitarás un proceso de adaptación para que todos los trabajadores y gestores de tu empresa entiendan cómo funciona FSM
La implementación de un sistema de gestión puede durar desde días hasta semanas.
Conclusiones
Como has podido comprobar, Field Service Management software es una solución multifacética. Con sus numerosas aplicaciones, proporciona una solución única con una amplia gama de características y capacidades.
Implementa un FSM en tu empresa y podrás planificar, monitorizar y mejorar la satisfacción de tus clientes, haciendo a tu empresa más competitiva con servicios más eficientes y productivos.
¿Te atreves a implantarlo en tu negocio?
